ทำให้ทีมจำหน่ายผลิตภัณฑ์ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย monday.com

(บทความนี้เป็นผู้สนับสนุน) วิธีการทำงานของทีมผลิตภัณฑ์กำลังเปลี่ยนไป: อุตสาหกรรมซอฟต์แวร์กำลังเปลี่ยนไปทำงานทางไกลอย่างรวดเร็ว ในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว 43% ของคนอเมริกันที่มีงานทำต้องใช้เวลาอย่างน้อยก็ทำงานนอกสถานที่ และจำนวนนั้นก็เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ผลิตภัณฑ์ดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จมากมายในตลาดปัจจุบันได้รับการออกแบบและพัฒนาโดยทีมงานที่จัดจำหน่าย ทีมดังกล่าวไม่มีสำนักงานในความหมายดั้งเดิม ทุกคนเลือกทำงานจากที่ที่ต้องการ ทั้งในด้านภูมิศาสตร์และการทำงาน (ใน coworking space ร้านกาแฟ โฮมออฟฟิศ ฯลฯ)

แม้ว่าทีมผลิตภัณฑ์ที่จำหน่ายอาจฟังดูน่าดึงดูดใจ แต่การสร้างกระบวนการออกแบบที่มีประสิทธิภาพในทีมดังกล่าวนั้นต้องใช้ความพยายามอย่างมาก การทำงานร่วมกันและการสื่อสารเป็นความท้าทายที่สำคัญที่สุดสองประการที่ทีมแบบกระจายต้องเผชิญ การจัดการทีมแบบกระจายต้องมีความเข้าใจในวิธีที่บุคคลในทีมของคุณดำเนินการ ตลอดจนต้องมีชุดเครื่องมือดิจิทัลที่ทำให้การดำเนินงานของทีมมีประสิทธิภาพมากที่สุด นั่นคือเหตุผลที่การลงทุนในเครื่องมือและเทคโนโลยีระยะไกลที่เหมาะสมจึงมีความสำคัญสำหรับผู้จัดการผลิตภัณฑ์

หากคุณเป็นผู้จัดการทีมที่ต้องการสร้างกระบวนการออกแบบที่แข็งแกร่งสำหรับทีมแบบกระจาย บทความนี้ก็เหมาะสำหรับคุณ คุณจะพบความท้าทายที่พบบ่อยที่สุด 7 ข้อที่ทีมผลิตภัณฑ์แบบกระจายควรเอาชนะและเรียนรู้ว่าเครื่องมือการจัดการทีมชื่อ monday.com (เดิมคือ dapulse ) สามารถช่วยพวกเขาได้อย่างไร

1. สร้างความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการ

เมื่อพูดถึงการจัดกระบวนการทำงานในทีมระยะไกล เป้าหมายหลักประการหนึ่งคือการทำให้ทั้งทีมเข้าใจตรงกัน ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องกำหนดเป้าหมายและทำให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมเข้าใจและยอมรับ การสร้างความเข้าใจเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกลเนื่องจากการโต้ตอบมักจะกระจัดกระจายมากขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมรู้สิ่งต่อไปนี้:

• เป้าหมายโดยรวมของโครงการคืออะไร? เมื่อทีมเข้าใจกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์อย่างชัดเจน (สิ่งที่พวกเขาต้องการสร้างและเหตุผล) ความเข้าใจนั้นจะกระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วม

• พวกเขาคาดหวังอะไรจากพวกเขา และพวกเขาเหมาะสมกับภาพรวมอย่างไร? ผู้คนต้องการทราบบทบาทของตนในกระบวนการนี้ แม้ว่าสมาชิกในทีมทุกคนจะลงลึกในรายละเอียดเมื่อทำงานในโครงการ แต่การเข้าใจภาพรวมจะช่วยให้พวกเขาจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

• คนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการกำลังทำอะไร? สมาชิกในทีมแต่ละคนควรมีทัศนวิสัยว่าสมาชิกในทีมคนอื่นๆ กำลังทำอะไรอยู่

ยิ่งทุกคนรู้มากเท่าไหร่ พวกเขาก็ยิ่งสามารถทำงานเป็นทีมได้ดีขึ้นเท่านั้น

เห็นภาพกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์

ช่วยให้ทุกคนในทีมรู้ว่าคาดหวังอะไรจากพวกเขาและเมื่อใดที่ทำได้โดยใช้คุณลักษณะของ monday.com ที่ชื่อว่า “ไทม์ไลน์” ไทม์ไลน์ทำให้งานเป็นภาพมากขึ้น — สมาชิกในทีมจะสามารถดูว่างานแต่ละงานมีกำหนดการเมื่อใด ใช้เวลานานแค่ไหน และเหมาะสมกับทั้งโครงการอย่างไร เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณเห็นไม่เพียงแค่ว่าสมาชิกในทีมของคุณกำลังทำงานอะไรอยู่ แต่ยังรวมถึงวิธีกระจายงานเหล่านั้นเมื่อเวลาผ่านไปด้วย เหมาะอย่างยิ่งเมื่อกิจกรรมบางอย่างขึ้นอยู่กับกิจกรรมอื่นๆ (เช่น นักพัฒนากำลังรอการจำลองจากนักออกแบบ)

2. จัดการภาระงานของทีม

อย่างที่ทุกคนที่เคยทำงานในทีมระยะไกลจะบอกคุณว่าการทำงานระยะไกลนั้นค่อนข้างแตกต่างจากการทำงานแบบเห็นหน้ากัน ผู้จัดการโครงการหลายคนพบว่าการจัดการปริมาณงานของทีมเป็นเรื่องยาก

ทีมผลิตภัณฑ์ส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์ติดตามโครงการเพื่อวางแผนและประเมินงานของพวกเขา โดยปกติ ทีมงานจะเตรียมงานทั้งหมดในรายการงาน ซึ่งแต่ละงานจะมีคำอธิบายข้อความและเวลาโดยประมาณ ข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดของแนวทางนี้คือไม่ได้เป็นตัวแทนมากนัก ตัวอย่างเช่น บอร์ด Kanban ที่ใช้โดยทีมผลิตภัณฑ์จำนวนมากในปัจจุบัน ไม่ได้เป็นตัวแทนมากนัก แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยจากการชำเลืองดูบอร์ดเพื่อทำความเข้าใจลำดับงานที่ควรเสร็จสิ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขามีการขึ้นต่อกัน

ติดตามทุกสิ่งที่ทีมของคุณกำลังทำงานอยู่

ต้นทุนการโต้ตอบ (เช่น ความพยายามทางปัญญาหรือทางกายภาพที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น) มีบทบาทสำคัญในประสบการณ์ผู้ใช้ของผลิตภัณฑ์ ยิ่งต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น อินเทอร์เฟซสำหรับผู้ใช้ปลายทางก็จะยิ่งใช้งานน้อยลงเท่านั้น หากผู้จัดการโครงการต้องเปลี่ยนไปใช้ผลิตภัณฑ์อื่นเพื่อดูความคืบหน้าของทีม จะทำให้เกิดความขัดแย้งโดยไม่จำเป็นและขัดขวางการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพของทีม

monday.com รวบรวมและแสดงข้อมูลความคืบหน้าอย่างมีเหตุผลและเข้าใจได้ เครื่องมือนี้มีคุณสมบัติที่เรียกว่าบอร์ด กระดานเป็นที่ที่สมาชิกในทีมทุกคนสามารถติดตามทุกสิ่งที่ทีมกำลังทำงานอยู่ ข้อได้เปรียบหลักของบอร์ดคือช่วยให้ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถติดตามความคืบหน้าของทีมในแบบเรียลไทม์ และดูได้ทันทีว่าใครกำลังทำงานเกี่ยวกับอะไรและดูว่ามีอะไรอยู่บ้าง

สื่อสารสถานะปัจจุบัน

แต่ละทีมต้องการกลไกที่ช่วยให้เข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว

วิธีหนึ่งในการแก้ปัญหานี้คือการใช้รหัสสีสำหรับองค์ประกอบต่างๆ การเข้ารหัสสีช่วยเพิ่มความเร็วในการค้นหาด้วยภาพ เนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้กรองวัตถุ (หรือวัตถุ) ใดวัตถุหนึ่งได้อย่างรวดเร็วโดยทราบสีที่เกี่ยวข้อง monday.com ใช้รหัสสีเพื่อระบุสถานะปัจจุบันของงาน ตัวอย่างเช่น ง่ายที่จะดูว่ามีอะไรติดค้างอยู่บ้าง เพียงแค่ดูที่กระดานและค้นหางานทั้งหมดที่มีสีแดง

สร้าง แก้ไข และมอบหมายงานในไม่กี่คลิก

การเพิ่มงานในเครื่องมือการจัดการโครงการอาจฟังดูไม่น่าตื่นเต้นนัก โดยทั่วไป ยิ่งใช้เวลามากเท่าไร ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ก็จะยิ่งมีความสุขน้อยลงเท่านั้น

monday.com ทำให้กระบวนการป้อนข้อมูลง่ายขึ้น ผู้จัดการสามารถเพิ่มแถวบนกระดานได้อย่างรวดเร็ว — monday.com เรียกพวกมันว่าพัลส์ พัลส์สามารถเป็นงาน โครงการ ภารกิจ ไอเท็มที่ต้องทำ ฯลฯ การสร้างพัลส์นั้นทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

หลังจากที่คุณสร้างพัลส์แล้ว เพียงแค่กำหนดให้กับสมาชิกในทีม

ปรับแต่งแพลตฟอร์มตามความต้องการของคุณ

ไม่มีกระบวนการออกแบบที่เป็นสากล ทุกโครงการมีความแตกต่างกันและต้องมีกระบวนการออกแบบของตัวเอง เครื่องมือการจัดการผลิตภัณฑ์ควรปรับเปลี่ยนได้อย่างมาก ทีมผลิตภัณฑ์ควรสามารถปรับแต่งกระบวนการได้ตามความต้องการ โดยไม่ต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการปรับแต่ง

monday.com สามารถปรับแต่งได้อย่างมากและให้ผู้ใช้กำหนดค่าได้เกือบทุกตัวเลือก คุณสามารถปรับแต่ง monday.com เพื่อจัดการเวิร์กโฟลว์หรือกระบวนการใดๆ เพื่อจัดการกับความท้าทายและจัดการทุกอย่างโดยพื้นฐาน

เมื่อพูดถึงการสร้างบอร์ด คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นจากศูนย์ เทมเพลตจำนวนมากช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น เทมเพลต "งานของทีม" จะมีประโยชน์มากสำหรับทีมผลิตภัณฑ์

หลังจากเลือกเทมเพลตตามความต้องการของคุณแล้ว คุณปรับแต่งเทมเพลตได้โดยจัดการส่วนต่างๆ ทีมผลิตภัณฑ์มักต้องรวมงานเป็นกลุ่ม โดยแต่ละกลุ่มแสดงถึงเหตุการณ์สำคัญ (เช่น "รุ่น 1" "รุ่น 2" เป็นต้น) การทำเช่นนี้ใน monday.com นั้นค่อนข้างง่าย ในฐานะเจ้าของบอร์ด คุณสามารถมีกลุ่มได้มากเท่าที่คุณต้องการ

แต่มันไม่ได้หยุดเพียงแค่นั้น คุณสามารถใช้คุณลักษณะรายการตรวจสอบเพื่อแยกย่อยงานให้ดียิ่งขึ้นไปอีก ตัวอย่างเช่น งานแต่ละงานสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนที่ต้องทำเล็กๆ น้อยๆ ได้ คุณลักษณะนี้มีประโยชน์เมื่อต้องทำกิจกรรมบางอย่างก่อนที่จะทำงานให้เสร็จ — ตัวอย่างเช่น หากข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ต้องได้รับการอนุมัติจากนักออกแบบสองสามคนก่อนที่จะสามารถส่งมอบให้กับทีมพัฒนาได้ รายการตรวจสอบอยู่ภายในพัลส์ในส่วน "การอัปเดต" และสามารถช่วยสร้างโครงสร้างสำหรับแต่ละพัลส์

วางแผนภาระงานของทีมด้วยสายตา

นักออกแบบ นักพัฒนา และผู้จัดการมักทำงานกับกรอบเวลาที่ถูกบีบอัดและโปรเจ็กต์พร้อมกัน ทีมต้องสามารถตอบสนองต่อข้อเสนอแนะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของตนได้อย่างรวดเร็วจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้ใช้ ตามวงจรการสร้าง-วัดผล-เรียนรู้ ทีมผลิตภัณฑ์ควรมีความยืดหยุ่นมาก ควรพร้อมที่จะนำข้อเสนอแนะจากช่วงการทดสอบไปใช้และปรับกระบวนการออกแบบตามข้อมูลใหม่ ความยืดหยุ่นในระดับเดียวกันควรอยู่ในผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่ทีมใช้

การใช้ไทม์ไลน์ของ monday.com ทำให้สามารถแก้ไขและปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมได้ โปรแกรมแก้ไขภาพทำให้กระบวนการจัดการงานง่ายขึ้น ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถดูว่าแต่ละโครงการอยู่ที่จุดใด สามารถดูและมุ่งเน้นไปที่พื้นที่ของการต่อสู้ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ไทม์ไลน์ช่วยให้เห็นความสามารถของสมาชิกในทีมแต่ละคนในช่วงเวลาที่กำหนด (เช่น อีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า) เห็นว่าพวกเขามีที่ว่างสำหรับทำงานเพิ่มเติมและที่ที่พวกเขาต้องมอบหมายงานให้ผู้อื่น

3. สร้างการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพ

การสื่อสารมีบทบาทสำคัญในกระบวนการออกแบบ เมื่อพูดถึงการออกแบบผลิตภัณฑ์ สมาชิกในทีมทุกคนจะต้องเข้าใจตรงกัน ทีมที่กระจายตัวจะไม่มีโอกาสจัดการประชุมแบบเห็นหน้ากันตามปกติซึ่งแตกต่างจากทีมที่จัดไว้ เมื่อคุณโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน คุณไม่สามารถคาดหวังให้สิ่งต่างๆ ทำงานในลักษณะเดียวกันได้ รูปแบบการสื่อสารที่ไม่ดีอาจทำให้สมาชิกในทีมบางคนรู้สึกเหมือนกำลังทำงานอยู่ในสุญญากาศ

เครื่องมือมีความสำคัญมากกว่าในการทำงานระยะไกลเพราะเป็นเครื่องมือพื้นฐานสำหรับการสื่อสาร เป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมรู้สึกเชื่อมโยงกัน

รวมศูนย์การสื่อสารทั้งหมด

ในโลกปัจจุบัน เราสื่อสารกับเครื่องมือต่างๆ มากมาย ตั้งแต่อีเมลแบบดั้งเดิมไปจนถึงโปรแกรมส่งข้อความออนไลน์ เช่น Skype, WhatsApp, Slack และ Facebook Messenger การต้องเปลี่ยนจากเครื่องมือการจัดการงานไปเป็นเครื่องมือสื่อสารอื่นอาจสร้างความเครียดได้ ที่แย่กว่านั้น ข้อมูลบางอย่างอาจสูญหายระหว่างการเปลี่ยนแปลง (เช่น กล่องจดหมายอีเมลสามารถเติมเต็มได้จนถึงจุดที่สมาชิกในทีมมองข้ามอีเมลสำคัญ)

ทีมผลิตภัณฑ์สามารถใช้ monday.com เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารเดียวสำหรับที่ทำงาน และมันจะเป็นทางออกที่ดีกว่ามากเพราะช่วยให้สามารถสื่อสารในบริบทของแต่ละงานได้ ด้วย monday.com คุณไม่จำเป็นต้องใช้อีเมลสำหรับการสื่อสารภายในอีกต่อไป เมื่อสมาชิกในทีมคลิกที่พัลส์บนกระดานใด ๆ กล่องจะเปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้าจอซึ่งแสดง "การอัปเดต" เพียงระบุชื่อผู้ใช้ (“@johndoe”) แล้วส่งข้อความของคุณ สิ่งที่ยอดเยี่ยมก็คือ เธรดการแชทจะคงอยู่กับงานนั้น ดังนั้นการค้นหาการสนทนาหลังจากผ่านไประยะหนึ่งจึงค่อนข้างง่าย

ลดการประชุมและเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมที่จำเป็น

การประชุมเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการสื่อสาร เมื่อพูดถึงการทบทวนแผนงานและการระดมความคิดในการออกแบบ ไม่มีอะไรมาทดแทนการประชุมได้ แต่สำหรับทีมแบบกระจาย จำนวนชั่วโมงที่เป็นไปได้สำหรับการประชุมแบบเรียลไทม์สามารถถูกจำกัดได้ ดังนั้นการใช้เวลานั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุดจึงเป็นสิ่งสำคัญ ทีมที่กระจายตัวควรพยายามลดจำนวนการประชุมอย่างต่อเนื่องและเพิ่มประสิทธิภาพของเวลาที่สมาชิกในทีมมีร่วมกันให้มากที่สุด

ยกตัวอย่างการประชุมแจ้งกำหนดการรายสัปดาห์ การประชุมนี้จัดขึ้นในวันจันทร์ และสมาชิกในทีมจะมารวมตัวกันเพื่อหารือเกี่ยวกับแผนงานสำหรับสัปดาห์ สำหรับหลายๆ ทีม การประชุมดังกล่าวไม่ค่อยเกิดผล บ่อยครั้ง ข้อมูลที่แชร์ในการประชุมกำหนดการรายสัปดาห์จะล้าสมัยหลังจากการประชุมไม่นาน และสมาชิกในทีมจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญของงาน

monday.com ช่วยประหยัดเวลาในการประชุมของทีมได้มาก แทนที่จะพูดถึงแผนสำหรับสัปดาห์ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นเป้าหมายที่ทำได้รายสัปดาห์ ซึ่งจะช่วยให้สมาชิกในทีมวางแผนสัปดาห์ตามสิ่งที่พวกเขาต้องทำ

แบ่งปันทรัพยากรที่มีค่ากับทั้งทีม ไม่ใช่สมาชิกรายบุคคล

ลองนึกภาพคุณพบแหล่งข้อมูลที่มีค่าจริงๆ และต้องการแบ่งปันกับเพื่อนๆ ของคุณ คุณทวีตเกี่ยวกับเรื่องนี้และส่งลิงก์ไปยังการแชทเป็นกลุ่ม คุณได้รับคำติชมเช่น "แหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยม! ขอบคุณ!" จากบางคนในแชท ไม่นานหลังจากนั้น เพื่อนร่วมงานส่วนใหญ่ของคุณก็ลืมทรัพยากรไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่สามารถใช้ทรัพยากรนั้นในงานที่ทำอยู่ได้ในขณะนี้ เศร้าใช่มั้ย? เราสามารถทำได้ดีกว่า

แทนที่จะส่งลิงก์ไปยังแชทกลุ่ม ให้แชร์แหล่งข้อมูลทั้งหมดที่คุณพบในกระดานแยกต่างหาก monday.com มีเทมเพลตชื่อ “Design Inspiration & Resources” สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับวิธีการนี้คือการที่สมาชิกในทีมสามารถค้นหาแหล่งข้อมูลเฉพาะได้ง่ายขึ้นเมื่อพวกเขาต้องการจริงๆ

จัดการประชุมการวางแผนและการระดมความคิดที่ดีขึ้น

การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นกิจกรรมทั่วไปในการจัดการโครงการที่คล่องตัว สมาชิกในทีมมารวมตัวกัน หารือเกี่ยวกับงาน และโหวตว่าต้องดำเนินการอย่างไรในการวิ่งครั้งต่อไป

monday.com รวมการลงคะแนนเสียง สมาชิกในทีมสามารถใช้คอลัมน์โหวตเมื่อพวกเขาต้องการตัดสินใจบางอย่างร่วมกันเป็นทีม เพียงเพิ่มคอลัมน์โหวตลงในกระดาน แล้วสมาชิกในทีมจะลงคะแนนได้ในคลิกเดียว

แจ้งสมาชิกในทีมแบบเรียลไทม์

ความกลัวว่าจะพลาด (FOMO) เป็นปัญหาทั่วไปในทีมแบบกระจาย เมื่อทำงานทางไกล สมาชิกในทีมอาจกลัวที่จะพลาดข้อมูลสำคัญ เป็นผลให้พวกเขาใช้เวลามากในเครื่องมือสื่อสาร เช็คเมลและร่อซู้ล สิ่งนี้อาจทำให้เสียสมาธิจริงๆ สมาชิกในทีมควรใช้เวลาน้อยลงในเครื่องมือสื่อสารและมีเวลามากขึ้นในเครื่องมือที่ใช้ในการออกแบบ (เครื่องมือสำหรับการสร้างต้นแบบและการพัฒนา) มันง่ายเกินไปที่จะเสียเวลาอ่านข้อความและตอบกลับทั้งวัน

เครื่องมือสื่อสารควรให้ข้อมูลที่สำคัญเมื่อสมาชิกในทีมต้องการ ควรมีกลไกการแจ้งที่มีประสิทธิภาพ monday.com แจ้งเตือนผู้ใช้ผ่านเดสก์ท็อปและมือถือแบบเรียลไทม์ แพลตฟอร์มนี้มีแอพสำหรับ iOS และ Android แอปนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถเชื่อมต่อกับโทรศัพท์หรือแท็บเล็ตและตอบสนองได้อย่างรวดเร็วจากทุกที่ นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดกฎการแจ้งเตือนเองได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจัดการกิจกรรมที่จะทริกเกอร์อีเมลได้

สร้างตารางงานให้กับทีมของคุณ

หากทีมของคุณมีการกระจายไปทั่วโลก และคุณจำเป็นต้องจัดการประชุม คุณต้องแน่ใจว่าจะไม่เกิดขึ้นในชั่วโมงที่น่าอึดอัดใจ (เช่น ตอนกลางดึก) คงจะดีถ้าได้เห็นชั่วโมงการทำงานของสมาชิกในทีม

บอร์ดกำหนดการทำงานเป็นรากฐานที่สำคัญของการดำเนินธุรกิจของคุณ สมาชิกในทีมในแต่ละเขตเวลาสามารถมอบเวลาให้กับพวกเขาได้ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการผลิตภัณฑ์จัดกำหนดการประชุมในเวลาที่เหมาะสมกับทุกคน

4. ให้ผู้ใช้มีส่วนร่วมในกระบวนการออกแบบ

ผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จในเชิงพาณิชย์ส่วนใหญ่สร้างขึ้นโดยมุ่งเน้นที่กลุ่มเป้าหมาย นักออกแบบทราบดีว่าหากต้องการเผยแพร่ผลิตภัณฑ์ที่ประสบความสำเร็จ พวกเขาจำเป็นต้องแนะนำผู้ใช้จริงให้รู้จักกับกระบวนการออกแบบ การมีส่วนร่วมของผู้ใช้จะมีประสิทธิภาพและมีอิทธิพลมากที่สุดในช่วงเริ่มต้นของการพัฒนาผลิตภัณฑ์ เนื่องจากต้นทุนในการเปลี่ยนแปลงจะเพิ่มขึ้นเมื่อระบบพัฒนาขึ้น โดยทั่วไป ยิ่งคุณสร้างลูปการตอบรับที่รัดกุมเร็วเท่าไร ผลิตภัณฑ์ในขั้นสุดท้ายก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น

แบ่งปันการออกแบบกับผู้ใช้และรวบรวมคำติชมอันมีค่า

ความคิดเห็นที่ทีมผลิตภัณฑ์ได้รับจากผู้ใช้นั้นมีค่าอย่างยิ่ง สามารถตรวจสอบได้ว่าทีมออกแบบกำลังดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้อง

บน monday.com ผู้ใช้สามารถสร้างบอร์ดและเลือกว่าจะแบ่งปันกับใคร ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังทำงานกับลูกค้า คุณสามารถตั้งค่าบอร์ดสำหรับโครงการของพวกเขาและเชิญพวกเขาให้ทำงานในฐานะแขกได้ บอร์ดสามารถรวมคุณสมบัติหลักที่คุณต้องการใช้งาน ทันทีที่คุณแชร์กระดาน ลูกค้าจะได้รับการแจ้งเตือน จากนั้นจะสามารถเปิดกระดาน ตรวจสอบแผน และขอแก้ไขได้

5. ค้นหาข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย

เอกสารเป็นความท้าทายอีกประการหนึ่ง ทีมแบบกระจายไม่มีพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันทางกายภาพซึ่งพวกเขาสามารถแชร์เอกสารผลิตภัณฑ์ได้ ข้อมูลอาจถูกจัดเก็บในที่ต่างๆ เช่น อีเมล คลาวด์ไดรฟ์ คอมพิวเตอร์ในพื้นที่ ฯลฯ อาจทำให้สมาชิกในทีมพลาดข้อมูลสำคัญและไม่ทราบข้อมูลดังกล่าว สิ่งนี้นำไปสู่ความรู้ที่กระจัดกระจาย

รวมศูนย์เอกสารทั้งหมด

การมีเอกสารทั้งหมดในที่เดียวมีความสำคัญต่อความสำเร็จ monday.com ซิงค์ข้อมูลทั้งหมดในฮับเดียวที่เข้าถึงได้ สมาชิกในทีมทุกคนสามารถจัดเก็บการสนทนาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ แพลตฟอร์มนี้มีตัวเลือกในการอัปโหลดไฟล์ประเภทต่างๆ เพียงแค่ลากและวาง ครั้งต่อไปที่นักออกแบบต้องการแชร์ข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์ สิ่งที่พวกเขาต้องทำคืออัปโหลดไฟล์ไปยังแพลตฟอร์ม

ค้นหาอะไรก็ได้และทุกอย่าง

ใครก็ตามที่เคยทำงานกับฐานความรู้จะบอกคุณว่าฟังก์ชันการค้นหาที่สำคัญเป็นอย่างไร หากไม่มีการค้นหาที่เหมาะสม โอกาสในการค้นหาข้อมูลจะลดลงอย่างมาก

monday.com ช่วยให้คุณค้นหาสิ่งที่ทีมของคุณเคยทำได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงรูปภาพ การอัปเดต โครงการ และการมอบหมาย งานของคุณจะกลายเป็นฐานความรู้ที่หลากหลาย

ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณต้องการค้นหาเวอร์ชันล่าสุดของข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกช่องค้นหา เลือกแท็บ "ไฟล์" แล้วป้อนชื่อโครงการเป็นคำค้นหา

6. ทำให้เครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นส่วนหนึ่งของทีม

แพลตฟอร์มที่คุณเลือกสำหรับการจัดการทีมควรมีลักษณะที่สอง เทคโนโลยีควรทำงานให้กับคุณและทีมของคุณ ไม่ใช่ในทางกลับกัน

ลดเวลาที่จำเป็นในการเรียนรู้เครื่องมือให้เหลือน้อยที่สุด

เมื่อคุณแนะนำเครื่องมือใหม่ในกระบวนการออกแบบ เป้าหมายหนึ่งควรมีข้อตกลงทั้งหมดในการทำงานโดยใช้เครื่องมือนี้ ข้อตกลงนี้ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไปเพราะสมาชิกในทีมมักสงสัยเกี่ยวกับ "เครื่องมือวิเศษที่จะแก้ปัญหาทั้งหมด" ต่อไป ที่แย่กว่านั้นคือพวกเขาต้องใช้เวลาเพิ่มเติมในการเรียนรู้วิธีใช้งาน ไม่มีใครอยากเรียนรู้ซอฟต์แวร์ใหม่

ข้อดีที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของ monday.com คือความเป็นธรรมชาติ ไม่ว่าคุณจะเคยใช้แอปที่คล้ายคลึงกันมาก่อนหรือไม่ ก็สามารถเลือกใช้ monday.com ได้โดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมใดๆ สมาชิกในทีมจะสามารถเข้าใจวิธีการใช้เครื่องมือโดยไม่ต้องเตรียมการ

ปรับขนาดได้

เมื่อบริษัทต่างๆ เลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกัน พวกเขามักจะคิดว่ามันเป็นการลงทุน พวกเขาต้องการเครื่องมือที่จะปรับขนาดตามธุรกิจ

monday.com เหมาะสำหรับทีมทุกขนาด ตั้งแต่นักแปลอิสระสองคนที่ทำงานร่วมกันไปจนถึงการทำงานร่วมกันนับพันทั่วโลก เครื่องมือนี้ปรับขนาดได้กับคุณ ตั้งแต่ความเรียบง่ายไปจนถึงความซับซ้อน อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ เมื่อธุรกิจของคุณขยายตัว monday.com จะทำให้การเปลี่ยนไปใช้เวอร์ชันพรีเมียม (สแตนดาร์ด โปร หรือเอ็นเตอร์ไพรส์) ไม่ใช่เรื่องยาก และรับฟีเจอร์ระดับพรีเมียมของแพลตฟอร์มมากขึ้น

รวมแพลตฟอร์มกับเครื่องมือที่มีอยู่

เครื่องมือการจัดการงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมที่หวังผลลัพธ์ที่ดี แต่กล่องเครื่องมือของทีมยังต้องสนับสนุนกระบวนการออกแบบ (สำหรับการสร้างต้นแบบและการพัฒนา) และการรวบรวมสิ่งประดิษฐ์การออกแบบ (เช่น บน Google Drive หรือ Dropbox) จำเป็นอย่างยิ่งที่เครื่องมือการจัดการทีมจะต้องทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่นๆ ที่ทีมใช้ได้อย่างราบรื่น

เมื่อพูดถึงการรวมระบบ monday.com มีส่วนสำคัญในระบบนิเวศซอฟต์แวร์ที่จัดตั้งขึ้น สามารถเชื่อมต่อกับ Dropbox, Zapier, Google Drive และเครื่องมือแบ่งปันอื่นๆ ในฐานะสมาชิกในทีม คุณสามารถแนบไฟล์ม็อคอัพกับการอัปเดตของคุณ โดยแชร์ในบริบทของงานที่เกี่ยวข้อง

monday.com ยังมาพร้อมกับสถาปัตยกรรม API แบบเปิด ซึ่งช่วยให้นักพัฒนาสามารถสร้างการผสานการทำงานของตนเองได้

7. ทำให้ทีมมีแรงจูงใจ

การมีบรรยากาศที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ผู้นำทีมไม่ควรแค่ปรับให้เข้ากับแต่ละคนในทีมเท่านั้น แต่ควรมองหาวิธีเพิ่มการมีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง

เฉลิมฉลองความสำเร็จกับสมาชิกในทีม

เป็นธรรมดาที่ผู้คนจะแสวงหาการยอมรับ ความจำเป็นในการอนุมัติทางสังคมผลักดันให้เรามองหาคำยืนยันจากคนที่เรารู้จัก (พ่อแม่ เพื่อน เพื่อนร่วมงาน) เมื่อมีคนรับรู้ผลลัพธ์ของเราโดยพูดอะไรง่ายๆ อย่าง “เยี่ยมมาก!” เรารู้สึกมีแรงบันดาลใจที่จะทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายของเรา จำเป็นสำหรับผู้เล่นในทีมที่จะต้องได้รับการยอมรับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานจากระยะไกล

monday.com มีคุณสมบัติบางอย่างที่ช่วยสร้างความรู้สึกยอมรับ อย่างแรกคือฟีเจอร์ยกนิ้วให้ ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วเป็นปฏิกิริยาเชิงบวกต่อกิจกรรม คนส่วนใหญ่คุ้นเคยกับสิ่งนี้จากเครือข่ายโซเชียล ผู้คนคุ้นเคยกับการวัดผลของโพสต์ตามจำนวนไลค์ที่พวกเขาได้รับ monday.com ให้คุณยกนิ้วให้งานของเพื่อนร่วมทีมของคุณ

คุณสมบัติที่ดีอีกประการหนึ่งคือ GIF แบบเคลื่อนไหว คุณสามารถทำให้ความคิดเห็นมีชีวิตชีวาขึ้นด้วย GIF monday.com ให้คุณเลือก GIF นับพันรายการเมื่อตอบกลับเพื่อนร่วมทีม ซึ่งจะช่วยเพิ่มบุคลิกให้กับความคิดเห็นของคุณ

สุดท้ายแต่ไม่ ท้ายสุด monday.com มีคุณสมบัติลูกปา ทันทีที่นักออกแบบทำงาน "อยู่ระหว่างดำเนินการ" ล่าสุดบนกระดานเสร็จ พวกเขาจะเห็นเอฟเฟกต์กระดาษปาแบบเคลื่อนไหวได้ รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ นี้ช่วยเพิ่มความสุขเล็กๆ น้อยๆ และกระตุ้นให้สมาชิกในทีมมีกระดานสีเขียวทั้งหมด

บทสรุป

การสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพในทีมแบบกระจายนั้นยาก สิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับทีมที่จัดไว้อาจไม่ได้ผลกับทีมแบบกระจาย และสิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับทีมที่กระจายตัวหนึ่งก็ไม่จำเป็นสำหรับอีกทีมหนึ่งเสมอไป

สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมโดยเน้นที่ลำดับความสำคัญดังต่อไปนี้:

• ให้ความสำคัญกับความโปร่งใส
  เก็บข้อมูลสำคัญที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้

• อยู่ด้านบนของกิจกรรมของทีม
  ทำความเข้าใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมของคุณกำลังทำอะไรและที่ใดที่ทีมอยู่ในกระบวนการได้อย่างรวดเร็ว

• สร้างระบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
  รากฐานของทีมแบบกระจายคือการสื่อสาร สร้างระบบการประชุมและนิสัยที่ดีเพื่อให้ผู้คนสื่อสารกัน

• ลดอุปสรรคในการเข้า
  เลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่จะทำให้ทุกคนเจ็บปวดน้อยที่สุด ควรเป็นจุดอ้างอิงที่นำทุกอย่างมารวมกัน