คำแนะนำเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานของคุณ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็น ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรือจะพูดคุยกับใครก็ตาม

อย่างไรก็ตาม ในที่ทำงาน ทักษะการสื่อสารอาจเป็นลักษณะส่วนบุคคลอย่างหนึ่งที่สามารถกำหนดความสำเร็จในอาชีพของคุณได้ อันที่จริง การขาดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถขัดขวางปัจจัยอื่นๆ เช่น ประสิทธิภาพ วัตถุประสงค์ และขวัญกำลังใจของบริษัท

คำว่า “ทักษะการสื่อสารที่ดี” ถูกใช้มากเกินไปจนผู้คนไม่มั่นใจในความหมายของมัน ทักษะการสื่อสารที่ดีบ่งชี้ว่าสามารถเข้าใจคำแนะนำและถ่ายทอดข้อมูลด้วยวิธีที่เรียบง่ายแต่ชัดเจน เป็นหนึ่งในทักษะพื้นฐานที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถมีได้ในฐานะพนักงาน อันที่จริง ทักษะการสื่อสารเป็นสิ่งแรกที่ผู้สัมภาษณ์ตัดสินในผู้สมัคร

องค์ประกอบของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

บ่อยครั้งที่ผู้คนลืมไปว่าทักษะการสื่อสารที่ดีเป็นมากกว่า "ความสามารถในการพูดได้ดี" แน่นอนว่าความสามารถทางภาษามีความสำคัญต่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ แต่มีองค์ประกอบอื่น ๆ อีกมากมายในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ฟังอย่างกระตือรือร้น

การสื่อสารเป็นถนนสองทาง ด้วยเหตุนี้ การฟังจึงมีความสำคัญพอๆ กับการพูด ในที่ทำงาน คุณต้องฟังคนตรงหน้าเพื่อทำความเข้าใจกระบวนการคิดของพวกเขา หากไม่ตั้งใจฟัง คุณอาจพูดบางอย่างที่นอกเรื่องซึ่งส่งผลให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการฝึกฝนการฟังอย่างกระตือรือร้นคือการถามคำถาม คุณยังสามารถใช้ถ้อยคำใหม่และพูดซ้ำกับพวกเขาได้ สิ่งนี้จะทำให้อีกฝ่ายมั่นใจว่าคุณเข้าใจสิ่งที่พวกเขาพยายามจะสื่อสาร

ความอดทน

คุณจะเจอคนหลากหลายกลุ่มในที่ทำงานของคุณ ระหว่างการสนทนา อาจทำให้หงุดหงิดและหนักใจเมื่อดูเหมือนคุณไม่เข้าใจประเด็น ดังนั้น การฝึกความอดทนไม่เพียงแต่กับผู้อื่นแต่กับตนเองด้วย คุณไม่สามารถคาดหวังให้ทุกคนที่คุณพบเข้าใจคุณได้ตั้งแต่ครั้งแรก ใช้เวลาของคุณและทำให้พวกเขาเข้าใจ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณอยู่ในตำแหน่งผู้นำ เช่น ผู้จัดการหรือหัวหน้าทีม คุณต้องอดทนกับทีมของคุณเพื่อให้พวกเขารู้สึกมั่นใจและสามารถสื่อสารกับคุณได้อย่างเปิดเผยมากขึ้น การสื่อสารแบบเปิดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานเป็นทีม

ความชัดเจนและความสามัคคี

ก่อนที่คุณจะเริ่มการสนทนาใดๆ ในที่ทำงานของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มีวัตถุประสงค์เบื้องหลัง จดบันทึกไว้ในหัวของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่คุณพยายามจะบรรลุจากการสื่อสารนี้ สร้างโครงร่างของจุดที่คุณต้องการส่ง เนื่องจากมีความสำคัญเท่ากับการส่งข้อความที่ถูกต้อง การทำอย่างชัดเจนและสอดคล้องกันจึงเป็นสิ่งสำคัญ การขาดความชัดเจนจะนำไปสู่ความสับสนและข้อผิดพลาด ซึ่งจะส่งผลให้เกิดความล่าช้าและการตัดสินใจที่ไม่ดีในท้ายที่สุด ไม่ว่าคุณจะกำลังพูดกับเพื่อนร่วมงาน รุ่นพี่หรือลูกน้อง อย่าลืมทำให้บทสนทนาชัดเจนและตรงประเด็น ความชัดเจนจะส่งผลให้สิ่งต่าง ๆ ดำเนินการได้ทันท่วงที

ความเข้าอกเข้าใจ

การทำงานเป็นส่วนหนึ่งของทีมหมายความว่าคุณจะต้องเปิดรับความคิดของผู้อื่นเช่นกัน ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะเห็นด้วยกับพวกเขาหรือไม่ก็ตาม คุณจำเป็นต้องค้นหามันในตัวเองเพื่อเปิดรับความคิดและความคิดเห็นของพวกเขา แม้ว่าคุณจะไม่เห็นด้วยกับใครก็ตาม คุณต้องเคารพความคิดเห็นของพวกเขา ใช่ พูดง่ายกว่าทำ แต่คุณต้องเห็นอกเห็นใจคนๆ นั้น พยายามเข้าใจว่าทำไมพวกเขาถึงมีพฤติกรรมบางอย่าง ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถถามคำถามเพื่อทำความเข้าใจสถานการณ์ของพวกเขาได้ดีขึ้น

ทัศนคติเชิงบวก

เราทุกคนมีวันหรือวันที่แย่เมื่อเรารู้สึกว่าอยู่ภายใต้สภาพอากาศ แม้ว่าการปล่อยให้ตัวเองมีเวลาเพื่อเร่งความเร็วก็เป็นเรื่องปกติ แต่อย่าพกพลังงานนั้นไปทำงาน อย่าปล่อยให้มันส่งผลต่อวิธีที่คุณจัดการกับคนในที่ทำงาน พยายามรักษาทัศนคติที่ดีในที่ทำงานโดยไม่คำนึงถึงสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นในชีวิตส่วนตัวของคุณ ในทางกลับกัน หากคุณมีปัญหากับคนในที่ทำงาน ให้พูดออกไป! ยื่นมือออกไปหาคนเหล่านั้นและหาวิธีที่จะผ่านพ้นและเอาชนะปัญหาของคุณ ไม่ว่าคุณจะทำอะไร เพียงจำไว้ว่าให้จัดการกับสถานการณ์ เพราะถ้าคุณเลือกที่จะระงับมัน ความท้าทายของคุณจะยิ่งใหญ่ขึ้นเท่านั้น จนถึงจุดที่เป็นภาระของคุณและทำให้เรื่องแย่ลงไปอีก

โทนเสียง

น้ำเสียงเป็นองค์ประกอบสำคัญในกระบวนการสื่อสาร สามารถกำหนดอารมณ์ทั้งหมดของการสนทนาได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเริ่มบทสนทนาด้วยท่าทีหงุดหงิดหรือก้าวร้าว คนที่คุณคุยด้วยมีแนวโน้มสูงจะตอบสนองในลักษณะเดียวกัน โทนเสียงรวมถึงอารมณ์ที่คุณรวมไว้ตลอดจนระดับเสียงที่คุณใช้ หนึ่งประโยคสามารถสื่อความหมายได้หลากหลายขึ้นอยู่กับน้ำเสียงและคำที่คุณเลือกเน้น นอกจากนี้ น้ำเสียงยังใช้ได้กับการสนทนากับเพื่อนร่วมงานเท่านั้น แต่ยังใช้ได้กับงานที่ต้องพบปะกับลูกค้าด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณไม่ต้องการทำให้สถานการณ์แย่ลงกับลูกค้าที่โกรธจัดอยู่แล้ว คุณต้องพูดคุยกับพวกเขาอย่างใจเย็น

ความซื่อสัตย์และการเปิดกว้าง

การสื่อสารที่ดีต้องการคนซื่อสัตย์และเปิดเผยต่อกัน พยายามเปิดใจเมื่อคุณพูดคุยกับใครสักคน ให้คำมั่นสัญญาที่จะเข้าใจมุมมองของพวกเขาก่อนที่จะสรุปหรือหันกลับมาหาพวกเขาซึ่งนำไปสู่การโต้แย้งที่ไม่มีจุดหมาย พยายามเจรจาและเข้าถึงจุดกึ่งกลาง การเข้าถึงทุกการสนทนาด้วยใจที่เปิดกว้างจะส่งผลให้ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น ยิ่งกว่านั้นจงซื่อสัตย์เสมอ หากคุณมีปัญหาในที่ทำงาน ให้ติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการของคุณ ชี้ให้เห็นสิ่งที่อาจรบกวนคุณ หากคุณเข้าไปด้วยวิธีการที่ตรงไปตรงมา พวกเขาจะสัมผัสได้และดื่มด่ำกับการสนทนาอย่างแท้จริง

วิธีการใช้การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

ในฐานะนายจ้าง สิ่งสำคัญคือคุณต้องพยายามใช้การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานของคุณ ท้ายที่สุดแล้ว การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนำไปสู่พื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิผล แต่เมื่อคุณต้องรับมือกับผู้คนจำนวนมากในคราวเดียว มันอาจจะดูล้นหลามเล็กน้อย นี่เป็นเพราะพวกเขาต่างกันในแง่ของบุคลิกภาพ กระบวนการคิด ความสามารถในการเข้าใจ จริยธรรมในการทำงาน และอื่นๆ

ต่อไปนี้คือวิธีการสองสามวิธีที่คุณสามารถใช้การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่างพนักงานของคุณ:

โครงการฝึกอบรมพนักงาน

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ พนักงานแต่ละคนมีความแตกต่างกัน ไม่จำเป็นที่ทุกคนจะต้องเข้าสังคมหรือมีความสามารถเชิงโต้ตอบ บางครั้งคุณต้องนำมันออกมาจากผู้คน วิธีที่ดีในการดำเนินการนี้คือการจัดโปรแกรมการฝึกอบรมพนักงานในที่ทำงาน โปรแกรมเหล่านี้สามารถแนะนำผู้คนเกี่ยวกับวิธีการผ่อนคลายต่อหน้ากันและรู้สึกสบายใจในการเข้าสังคมมากขึ้น พนักงานสามารถเรียนรู้ว่าการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถเพิ่มระดับผลิตภาพได้อย่างไร โปรแกรมของคุณสามารถประกอบด้วยหัวข้อต่างๆ เช่น ทักษะการฟัง พื้นฐานการสื่อสาร การสื่อสารออนไลน์ ฯลฯ

ยกตัวอย่าง

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการให้พนักงานเข้าร่วมด้วยการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือการเป็นตัวอย่าง การสร้างแบบจำลองการสื่อสารที่ดีและมีประสิทธิภาพต่อหน้าพนักงานของคุณอาจเป็นวิธีที่ดีในการส่งเสริมการเรียนรู้ทางสังคม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและบริษัทที่ลักษณะและทัศนคติของนายจ้างสามารถมีผลกระทบสำคัญต่อความคิดของพนักงาน งานส่วนใหญ่ของพวกเขาเกี่ยวข้องกับการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันในชีวิตประจำวัน

ดังนั้นหากนายจ้างเป็นแบบอย่างที่ดี ลูกจ้างก็จะปฏิบัติตาม พนักงานจะจำลองพฤติกรรมตามตัวอย่างที่เจ้านายกำหนด ในทางกลับกัน ถ้าคุณทำงานในบริษัทใหญ่ คุณสามารถจับคู่พนักงานใหม่กับพนักงานเก่าที่ฝึกฝนการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพอยู่แล้ว

หัวหน้างาน

อีกวิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการใช้ทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานของคุณคือการให้พนักงานที่มีทักษะในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเข้ามามีบทบาทในการควบคุมดูแลหรือความเป็นผู้นำ ด้วยการเป็นหัวหน้าทีมหรือหัวหน้างาน พนักงานเหล่านี้สามารถถ่ายทอดทักษะเหล่านี้ไปยังเพื่อนร่วมงานได้ เป็นผลให้ทีมหรือกลุ่มที่พวกเขาจะรับผิดชอบจะทำตาม นอกจากนี้ เมื่อพนักงานเห็นคนได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นระดับหัวหน้างาน ไม่เพียงแต่จะกำหนดมาตรฐานที่เหมาะสมสำหรับพนักงานแต่ละคน แต่ยังกระตุ้นให้พวกเขาทำงานให้หนักขึ้นด้วยทักษะของตนเอง

การประเมินผลการปฏิบัติงาน

การประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นแหล่งแรงจูงใจที่ดีให้กับพนักงาน นโยบายที่นายจ้างสามารถนำไปใช้ได้คือการรวมทักษะการสื่อสารและประสิทธิภาพไว้ในรายงานการปฏิบัติงานหรือการประเมิน ด้วยวิธีนี้ พนักงานจะได้รับแรงจูงใจในการทำงานเกี่ยวกับทักษะการสื่อสารและบรรลุเป้าหมาย คุณยังสามารถกำหนดเป้าหมายสำหรับพนักงานและให้สิ่งจูงใจเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้ คุณสามารถเสนอรางวัลหรือตั้งโปรแกรมรางวัลสำหรับพนักงานที่บรรลุเป้าหมายในการสื่อสาร

แบบฝึกหัดการสร้างทีม

แบบฝึกหัดการสร้างทีมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ผู้คนผูกพันและทำความรู้จักกัน และยิ่งมีความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงานมากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งสื่อสารกันได้ดีขึ้นเท่านั้น ให้ทีมและพนักงานของคุณมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่จะทำให้พวกเขาทำงานร่วมกันเพื่อเสริมสร้างการสื่อสารระหว่างกัน

ลดความซับซ้อนของช่องทางการสื่อสาร

บริษัทส่วนใหญ่มีส่วนร่วมในช่องทางและเครือข่ายการสื่อสารที่เข้มงวดซึ่งทำให้ยากต่อการสื่อสารภายในองค์กรอย่างเสรี การตรวจสอบช่องทางการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง เช่น อีเมล ข้อความโต้ตอบแบบทันที ช่องสัญญาณหย่อน ฯลฯ จะเพิ่มความเครียดที่ไม่จำเป็นให้กับพนักงานของคุณเท่านั้น สร้างช่องทางการจ้างงานที่ง่ายขึ้นและไม่ล้นมือพนักงาน ทำให้ผู้บริหารระดับสูงเปิดกว้างและเข้าถึงได้มากขึ้นสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชา เมื่อช่องทางการสื่อสารง่ายขึ้น พนักงานจะมีส่วนร่วมในการสื่อสารบ่อยขึ้น ซึ่งจะส่งผลให้ทักษะการสื่อสารของพวกเขาดีขึ้น

ดำเนินการแบบตัวต่อตัว

ได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพว่าพนักงานมีแนวโน้มที่จะพูดและสื่อสารกันมากขึ้นเมื่อพูดเป็นการส่วนตัว ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องจัดการประชุมแบบตัวต่อตัวกับนายจ้างของคุณบ่อยๆ ไม่ว่าจะเป็นพนักงานใหม่ที่เข้าร่วมเป็นน้องใหม่หรือเพื่อนร่วมงานที่ทำงานในบริษัทของคุณมา 4 ปีแล้ว ให้เวลากับทุกคน รักษาท่าทางของคุณให้สงบและทรงตัวตลอดเซสชั่น รักษาการสบตาอย่างเป็นธรรมชาติและทำให้พวกเขารู้สึกสบายตัว

ใช้ระบบคำติชม

การสื่อสารทางเดียวสามารถไปได้ไกลเท่านั้น การส่งข้อความ อีเมล จดหมายข่าว ฯลฯ – พวกเขาส่งข้อความเพียงด้านเดียวเท่านั้น นำระบบคำติชมไปใช้ในระบบของบริษัทของคุณ ส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมและส่งข้อเสนอแนะ กระตุ้นให้พวกเขาถามคำถาม สิ่งนี้จะไม่เพียงทำให้พวกเขารู้สึกได้ยิน แต่ยังช่วยให้พวกเขาสื่อสารกับฝ่ายจัดการได้ดีขึ้น ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้แบบฟอร์มออนไลน์หรือระหว่างการประชุมเจ้าหน้าที่ วิธีนี้เหมาะสำหรับการต้อนรับการปรับปรุงและแนวคิดที่แท้จริงที่สามารถนำมาพิจารณาได้

เราทุกคนมีรูปแบบและวิธีการสื่อสารที่แตกต่างกันโดยไม่คำนึงถึงสาขาที่เราทำงาน พนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงานที่สำนักงาน การช่วยให้พวกเขาติดต่อกับพันธกิจและวิสัยทัศน์ขององค์กรเป็นวิธีหนึ่งในการปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงาน ยิ่งช่องทางการสื่อสารในที่ทำงานเปิดกว้างและมีประสิทธิภาพมากเท่าไร เราก็ยิ่งสามารถจัดการกับข่าวลือและขาดความไว้ใจที่เกิดขึ้นเมื่อพนักงานรู้สึกว่าไม่ได้ยินหรืออยู่ในวงจรนั้นได้ดียิ่งขึ้น