เอกสารที่ดีขึ้นและการสื่อสารในทีมด้วยเอกสารการออกแบบผลิตภัณฑ์

กระบวนการทั่วไปในการทำงานเป็นนักออกแบบผลิตภัณฑ์ในบริษัทหรือบริษัทสตาร์ทอัพอาจคุ้นเคยกับคุณอยู่แล้ว: มีการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่เพื่อใช้เป็นโซลูชันการออกแบบ จากนั้นคุณทำงานเกี่ยวกับข้อเสนอการออกแบบและนำเสนอต่อหน้าผู้คน 1–3 คนเพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะ

บางครั้งกระบวนการนี้ใช้ได้ดี แต่บางครั้งก็ไม่ได้ผล ตัวอย่างเช่น บางคนกำลังยุ่งอยู่กับการตั้งใจทำงานให้เสร็จ และไม่ใช้เวลามากพอที่จะให้ข้อเสนอแนะที่ชัดเจนและรัดกุมสำหรับข้อเสนอการออกแบบของคุณ

อาจเกิดขึ้นได้เช่นกันว่าแม้ว่ากระบวนการของคุณจะดี แต่คุณยังคงต้องการทำให้กระบวนการเป็นทางการโดยการเขียนการตัดสินใจ ติดตามการทำซ้ำ และขั้นตอนการออกแบบโดยทั่วไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาปัจจุบันที่เราพบว่าเราทำงานจากระยะไกลเนื่องจากโควิด19

การบันทึกกระบวนการมีประโยชน์มากมาย ตัวอย่างเช่น ทำให้งานของคุณมองเห็นได้ชัดเจนขึ้น สร้างโอกาสในการรับคำติชมจากผู้คนจำนวนมากขึ้น ปรับปรุงการสื่อสารโดยรวม และให้ภาพที่ชัดเจนว่าคุณลักษณะได้รับการออกแบบอย่างไรพร้อมบริบทและข้อควรพิจารณาทั้งหมด

การล่มสลายของนักออกแบบ ฮีโร่

ประมาณปี 2018 ฉันทำงานเป็น Product Designer ระยะไกลจากมาดริดในบริษัทที่ดำเนินงานในละตินอเมริกา ซึ่งเกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้กับทีมอื่นๆ จากเม็กซิโกและเซาเปาโล บราซิล

ก่อนที่ฉันจะเริ่มทำงานที่บริษัทนี้ ฉันมีประสบการณ์การทำงานที่แตกต่างกันมากมายในการทำงานในสภาพแวดล้อมขนาดเล็กและขนาดใหญ่จากภาคส่วนต่างๆ เช่น สื่อข่าว สตูดิโอออกแบบ โซเชียลเน็ตเวิร์ก ระบบปฏิบัติการบนมือถือ ก่อตั้งบริษัทสตาร์ทอัพด้านอีคอมเมิร์ซ และแม้กระทั่งงานฟรีแลนซ์กับบริษัทสตาร์ทอัพรายเล็กรายอื่นๆ

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาฉันได้ปฏิบัติตามแนวทางเดียวกันนี้ คุณได้รับบางคนนั่งอยู่ในห้องเดียวกัน เสนอวิธีแก้ปัญหา จัดเตรียมหน้าจอ โฟลว์ รับคำติชม และนำเสนออีกครั้ง หลังจากทำซ้ำไปบ้างแล้ว งานของคุณจะพร้อมเข้าสู่ขั้นตอนการพัฒนา

อย่างไรก็ตาม วิธีการเดียวกันนี้หยุดทำงาน หลังจากเข้าร่วมทีมได้ไม่นาน ฉันก็รู้ว่าเพียงแค่นำเสนอการออกแบบของฉันในแฮงเอาท์วิดีโอยังไม่เพียงพอ ฉันกำลังสร้างข้อเสนอจำนวนมาก แต่ฉันไม่สามารถได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้ายจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและเพื่อนร่วมทีมของฉัน ฉันสับสนและถามตัวเองต่อไปว่า เกิดอะไรขึ้น? ฉันไม่ได้ออกแบบโซลูชันที่ดีที่สุดใช่หรือไม่ ฉันไม่ได้ส่งมอบงานที่มีคุณภาพดีใช่หรือไม่? ทุกคำถามเหล่านั้นทำให้ฉันหมดความมั่นใจในตัวเอง ปัญหาคือฉันต้องปรับกระบวนการของฉันให้เข้ากับสภาพแวดล้อมนี้

ทันทีที่ฉันรู้ว่ากระบวนการของฉันใช้ไม่ได้ผล ฉันก็เริ่มอ่านบทความมากมายเกี่ยวกับวิธีการทำงานในฐานะนักออกแบบจากระยะไกล ผลกระทบของนกนางนวล (เมื่อมีคนเข้ามาทำงานของคุณ บริษัทอื่นกำลังเข้าใกล้การทำงานร่วมกันจากระยะไกล และวิธีที่พวกเขาทำให้กระบวนการของพวกเขาเป็นทางการโดยการเขียนลงไป หลังจากอ่านเนื้อหาทั้งหมดนี้แล้ว ฉันสงสัยว่านักพัฒนาซอฟต์แวร์กำลังเผชิญกับปัญหาเดียวกันนี้อย่างไร พวกเขาทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมระยะไกลในลักษณะเกือบไม่ตรงกันได้อย่างไร พวกเขามาถึงข้อตกลงขั้นสุดท้ายได้อย่างไร ฉันค้นพบว่าที่จริงแล้ว ชุมชนนักพัฒนาซอฟต์แวร์มีกระบวนการที่ทำงานได้ดีสำหรับพวกเขาอยู่แล้ว ซึ่งเรียกว่าคำขอดึง

คำขอดึงช่วยให้คุณแนะนำการเปลี่ยนแปลงในฐานรหัสที่ใหญ่ขึ้นโดยจัดทำเอกสารและตรวจสอบการตัดสินใจของคุณด้วยคำติชมของผู้อื่น ด้วยวิธีนี้ การเปลี่ยนแปลงที่คุณแนะนำผสมผสานอย่างลงตัวกับมาตรฐานและการเชื่อมต่อทั้งหมดที่โค้ดมีอยู่แล้ว นี่คือสิ่งที่ฉันต้องการเพื่อให้บรรลุ แต่แน่นอนว่าเป็นแนวทางในการออกแบบแฟชั่น ขอแนะนำให้คุณรู้จักกับ Product Design Doc

เอกสารการออกแบบผลิตภัณฑ์

เอกสารการออกแบบผลิตภัณฑ์ (PDD) เป็นเอกสารที่แปลงปัญหาที่คุณต้องการแก้ไข บริบท และแนวทางแก้ไขขั้นสุดท้ายให้เป็นแนวทางแบบวนซ้ำหรือตามขั้นตอน

ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถ บันทึกขั้นตอนการออกแบบทั้งหมดของคุณ เป็นเอกสารเดียวที่สามารถแชร์กับทุกคนในบริษัทของคุณและจะเป็นฐานความรู้สำหรับการตัดสินใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่คุณทำ ฟังดูดีใช่มั้ย มาดูรายละเอียดกันเลย

แนวคิดโดยรวม

PDD สามารถอธิบายได้ใน 4 แนวคิดหลัก: Metadata, Context, Stages และ Feedback

• ข้อมูลเมตา เป็นเพียงข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับเอกสาร เช่น ชื่อ วันที่ สถานะ และอื่นๆ

  

• บริบท คือสิ่งที่คนอื่นต้องอ่าน เพื่อทำความเข้าใจข้อเสนอการออกแบบของคุณ ให้คิดเกี่ยวกับคำอธิบาย ปัญหา บทคัดย่อ หรือเป้าหมายของสิ่งที่คุณต้องบรรลุ

• ขั้นตอน คือการทำซ้ำต่างๆ ของการออกแบบของคุณ โดยทั่วไปจะเริ่มมุ่งเน้นไปที่โซลูชันที่กว้างขึ้น และในแต่ละขั้นตอนจะเน้นที่รายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น แต่ละขั้นตอนจะขึ้นอยู่กับก่อนหน้านี้และกล่าวถึงข้อเสนอแนะที่ได้รับ นี่เป็นวิธีที่มีโครงสร้างในการไปถึงจุดสุดท้ายซึ่งปัญหาที่แก้ไขแล้วจะไม่ปรากฏขึ้นอีก

• คำติชม หมายถึงความคิดเห็น ความคิดเห็น คำขอ และคำแนะนำทั้งหมดที่คุณรวบรวมจากบุคคลอื่น คุณสามารถรวบรวมคำติชมจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือสมาชิกในทีมของคุณ

ด้วยแนวคิดทั้งสี่นี้ คุณสามารถสร้างรูปแบบต่างๆ ของ PDD เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ ทุกบริษัท/โครงการมีความแตกต่างกันและสิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับฉัน ไม่จำเป็นต้องทำงานในลักษณะเดียวกันสำหรับคุณ แต่ถ้าคุณครอบคลุมแนวคิดหลัก 4 ประการนี้ใน PDD ของคุณ ก็น่าจะใช้ได้ในเกือบทุกสถานการณ์

โครงสร้างตัวอย่าง

หลังจากเข้าใจแนวคิดหลักแล้ว ฉันจะแบ่งปันโครงสร้างที่ฉันใช้ในระหว่างที่อยู่ในบริษัทนั้นกับคุณ มีส่วนต่างๆ ดังนี้

• ชื่อเรื่อง ควรกระชับ ชัดเจน และแตกต่างจากชื่อ PDD อื่นๆ ที่คุณมีอยู่แล้วได้ง่าย
• สถานะ ระบุว่าเอกสารของคุณอยู่ในขั้นตอนใด:
• ร่าง
  ยังคงทำงานเกี่ยวกับการกำหนดบริบท ไม่พร้อมสำหรับความคิดเห็น
• S30, S60, S90
  ขั้นตอนต่างๆ (30%, 60%, 90%) ของโซลูชันของคุณ (รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนในภายหลัง)
• สมบูรณ์
  คำติชมทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้วและไม่มีจุดที่ขาดหายไป ป.ป.ช. เสร็จแล้ว
• บทคัดย่อ คือคำอธิบายของปัญหาที่คุณต้องออกแบบ โดยทั่วไปจะเชื่อมโยงกับการอ่านอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องซึ่งเป็นประโยชน์ที่คุณอาจมี
• เป้าหมาย คือประเด็นสำคัญที่โซลูชันของคุณต้องมุ่งเน้น นี่คือรายการตรวจสอบที่คุณจะตรวจสอบอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังมาถูกทาง
• S30 (หรือ Stage 30% ) เป็นข้อเสนอแรกที่คุณทำโดยอิงตามนามธรรมและเป้าหมาย โดยเน้นที่โซลูชันที่กว้างขึ้นแทนที่จะเป็นรายละเอียด อาจโดยการจัดหาโครงลวดที่มีความเที่ยงตรงต่ำหรือเทคนิคที่คล้ายคลึงกัน นี่คือขั้นตอนที่โซลูชันที่เสนออาจใช้แนวทางที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงและคาดว่าจะมีข้อเสนอแนะที่สำคัญเกิดขึ้น
• S60 (หรือ Stage 60% ) คือโซลูชันของคุณที่ 60% ของความสมบูรณ์ และใช้ข้อเสนอแนะจาก S30 มีรายละเอียดน้อยกว่า S90 แต่ระบุจุดประสงค์ในการแก้ปัญหาของคุณอย่างชัดเจน คุณจัดเตรียมโครงลวดที่มีความเที่ยงตรงสูงพร้อมกรณีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องมากขึ้นและคำจำกัดความของโฟลว์บางส่วน คุณอาจได้รับคำติชมบางประเภทโดยส่วนใหญ่จะเน้นไปที่กรณีที่ไม่ได้รับและสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดเล็กน้อย
• S90 (หรือ Stage 90% ) เป็นขั้นตอนที่มีวิธีแก้ปัญหาที่ 90% ของความสมบูรณ์และนำผลตอบรับจาก S60 ไปใช้ ขั้นตอนนี้มุ่งเน้นไปที่รายละเอียดที่ดีที่สุดของการออกแบบของคุณ รวมถึงสถานการณ์ต่างๆ ทั้งหมด เคสเข้ามุม การออกแบบภาพ และแม้แต่ต้นแบบ คาดว่าจะมีความคิดเห็นเล็กน้อย

คุณอาจจะถามตัวเองว่า ฉันจำเป็นต้องทำตามลำดับขั้นตอนและหลักการตั้งชื่อแบบเดียวกันหรือไม่? ไม่คุณไม่ทำ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อพื้นที่งานจาก S30, S60 และ S90 เป็นเพียงแค่: Exploration, Proposal, Solution

คุณยังสามารถเปลี่ยนลำดับงานเพื่อให้งานละเอียดที่สุด (S90, Solution) อยู่ด้านบนสุดของเอกสารและขั้นตอนการอ่านจะเปลี่ยนจากขั้นตอนสุดท้ายไปเป็นขั้นตอนแรก (S30, Exploration)

แม่แบบ

เริ่มต้นอย่างรวดเร็วด้วยเทมเพลตที่มีให้สำหรับแพลตฟอร์มการเขียนทั่วไป ข้อควรจำ: หลักการตั้งชื่อของส่วนต่างๆ นั้นปรับแต่งได้โดยสิ้นเชิง หากคุณไม่ชอบ Abstract ให้ใช้ Brief , About หรืออะไรก็ได้ที่เหมาะกับความต้องการของคุณ แนวคิดหลักที่คุณต้องรักษาไว้คือการสร้างการวนซ้ำที่แตกต่างกันเพื่อเน้นในแต่ละขั้นตอน คุณสามารถเปลี่ยนชื่อ S30 ตามการสำรวจ, S60 ตามข้อเสนอ และ S90 ตามโซลูชัน

• กระดาษ
• ความคิด
• Google Docs
• ตัวอย่างในชีวิตจริง

ประโยชน์หลักของการใช้ PDD

1. ทุกการตัดสินใจจะได้รับการบันทึกไว้
   หมายความว่าแม้ว่าคุณจะออกจากบริษัท/โครงการของคุณ (และจะเกิดขึ้นไม่ช้าก็เร็ว) ความรู้ทั้งหมดที่เกิดขึ้นรอบ ๆ จะติดอยู่ในบริษัทตลอดไป เพื่อให้คนอื่น ๆ สามารถดูและทำซ้ำจากที่ที่คุณจากไป

2. ปรับปรุงการสื่อสาร
   การรับผู้คนที่แตกต่างจากทีมของคุณใน PDD เพื่อให้ข้อเสนอแนะช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและตระหนักถึงการตัดสินใจที่ทำ

3. จำกัดการเปลี่ยนแปลงที่ไม่สิ้นสุดจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
   ทุกขั้นตอนมุ่งเน้นไปที่มุมที่แตกต่างกันของปัญหา โดยเริ่มจากการแก้ปัญหาที่กว้างขึ้นไปสู่การแก้ปัญหาที่แคบลง ซึ่งช่วยให้ผู้คนสามารถมุ่งเน้นไปที่ปัญหาเดียวในแต่ละครั้ง โดยช่วยพวกเขาในขั้นตอนการปิด

4. ผลิตภัณฑ์นี้สร้างขึ้นจากการทำงานร่วมกัน
   แทนที่จะให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกำหนดโซลูชันเฉพาะ เราปล่อยให้ทีมวิศวกรรม การออกแบบ และทีมอื่นๆ มีส่วนร่วมกับโซลูชันที่ทำให้พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชัน

บันทึกสุดท้าย

เมื่อปิดเรื่องราวเกี่ยวกับบริษัทที่อยู่ห่างไกลแห่งนี้ ฉันได้ทำงานที่นั่นเป็นเวลาหลายเดือน และฉันก็สามารถใช้ Product Design Docs ได้อย่างน้อยใน 5 โครงการที่แตกต่างกัน ความหงุดหงิดของฉันลดลงอย่างมาก และฉันก็สามารถบรรลุข้อตกลงร่วมกันเกี่ยวกับข้อเสนอการออกแบบของฉันได้ ดังนั้นผลิตภัณฑ์จึงมีการพัฒนาต่อไป ตั้งแต่นั้นมา บริษัทก็เติบโตขึ้นอย่างมาก และงานบางส่วนที่ฉันทำในช่วงเวลานั้นยังคงถูกใช้งานอยู่

PS: ฉันเริ่มเขียนบทความนี้ในปี 2019 จากนั้นในปี 2021 ฉันเห็นว่า Abstract กำลังสร้างผลิตภัณฑ์สำหรับบันทึกขั้นตอนการออกแบบ ฉันจึงตัดสินใจกลับมาดำเนินการให้เสร็จสิ้น ดูเหมือนว่าจะยังคงเป็นหัวข้อที่เกี่ยวข้อง

บรรณานุกรม

• วิธีเรียกใช้แบบฝึกหัดการออกแบบบนทีมระยะไกล โดย Hannah Hearth
• หลีกเลี่ยงผลกระทบของนกนางนวล: กรอบความคิด 30/60/90 สำหรับคำติชม โดย Lauren Moon
• คุณออกแบบเอกสารการออกแบบอย่างไร? โดย จอห์น ไซโตะ
• พลังของเอกสารการออกแบบโดย Brendan Fagan
• ขอแนะนำโน้ตบุ๊คโดย Matt Colyer