คู่มือการ Offboarding ในปี 2022

Offboarding เป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ แม้ว่าจะเริ่มต้นด้วยทีม HR ที่เริ่มกระบวนการ แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีก็รวมอยู่ด้วย การสัมภาษณ์ที่ไม่ดีหนึ่งครั้งสามารถกลายเป็นคนในวงที่มุ่งร้ายซึ่งจะทำให้บริษัทต้องเสียเงินเป็นพัน เพื่อให้ถูกต้อง คุณต้องมีโซลูชันที่ช่วยลดความเสี่ยงของการสูญหายของข้อมูล แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการใช้ประโยชน์สูงสุดจากกระบวนการนั้นโดยใช้แนวทางการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์แบบ Zero Trust

หากการเริ่มต้นใช้งานหมายถึงสิ่งที่บริษัททำเพื่อปรับตัวให้เข้ากับบุคลากรใหม่เมื่อเขาตกลงที่จะรับงาน การออกจากงานหมายถึงสิ่งที่ตรงกันข้าม การแยกตัวเริ่มต้นขึ้นหากพนักงานจะไม่ทำงานที่นี่อีกต่อไป และเพื่อให้ถูกต้อง ระบบที่ช่วยในการให้บริการสัมพันธ์กับบุคคลนั้นอย่างประณีตที่สุดจึงเป็นสิ่งจำเป็น

ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลต่อไปนี้จึงเป็นแนวทางในการเลิกใช้งานในปี 2022 และสิ่งที่องค์กรจำเป็นต้องรู้

Offboarding คืออะไร?

มีเหตุผลที่แตกต่างกันสำหรับการแยก บางครั้งเกิดขึ้นเพราะข้อพิพาทเรื่องเงินเดือนหรือเมื่อบริษัทขอพนักงานมากเกินไป ไม่ว่ามันจะเป็นอะไร บริษัทก็หวังว่าการแยกจากกันนี้อยู่ในเงื่อนไขที่เป็นมิตร ส่วนที่เศร้าที่สุดคือมันไม่ได้เป็นอย่างนั้นเสมอไป

การเปลี่ยนผ่านที่ประสบความสำเร็จเป็นกุญแจสำคัญสำหรับบริษัทที่ต้องการเติบโตในระยะยาว และวิธีที่ถูกต้องในการเริ่มต้นกระบวนการก็คือการตอบรับจากการสัมภาษณ์เพื่อออกจากงาน อีกขั้นหนึ่งคือการแบ่งปันความรู้กับผู้อื่น

การประสานงานกิจกรรมนอกเครื่องบินเป็นงานของทีมทรัพยากรบุคคล สำหรับธุรกิจขนาดกลางนั่นไม่ใช่ปัญหา อย่างไรก็ตาม บริษัทขนาดเล็กมักไม่ค่อยมีทีม HR ที่ทุ่มเทอยู่เบื้องหลัง บ่อยครั้ง คุณอาจจัดการกระบวนการในฐานะเจ้าของบริษัท ในบางกรณี หัวหน้างานโดยตรงหรือผู้จัดการสำนักงานควรจัดการเรื่องนี้

ในระหว่างการแยกจากกันนั้น คนงานอาจนำของใช้ส่วนตัวที่ไม่ได้เป็นของบริษัทไป ในเวลาเดียวกัน พนักงานอาจใช้เวลาเล็กน้อยกับ HR ที่ลงนามในเอกสารหนึ่งหรือสองฉบับ เขาต้องส่งอุปกรณ์ รวบรวมคำติชมผ่านการสัมภาษณ์เพื่อออกจากงาน และปิดใช้งานรหัสผ่านและสิทธิ์การเข้าถึง

กลยุทธ์ที่ดีในการออกจากช่วงเปลี่ยนผ่านทำให้แน่ใจได้ว่าจะไม่มีการเข้าถึงแบบเปิดและไม่มีการสิ้นสุดใดๆ ไม่ควรสูญเสียสิ่งใด และไม่ควรมีโอกาสเกิดการละเมิดความปลอดภัย ดังนั้น คุณต้องทำอย่างถูกต้องเพื่อลดความเสี่ยงของการสูญเสียข้อมูล

ประโยชน์ของกลยุทธ์การยกเลิกที่มีประสิทธิผลคือ:

• การเปลี่ยนบทบาทอย่างราบรื่น
• ความสามารถในการผูกปลายหลวม
• รับคำติชมโดยตรงและตรงไปตรงมา
• โอกาสในการออกจากบริษัทด้วยความประทับใจในขั้นสุดท้าย
• เปิดประตูทิ้งไว้เพื่อกลับมาในอนาคต

คิดว่าการเลิกจ้างเป็นส่วนหนึ่งของภาพรวมของวงจรชีวิตบุคลากร เริ่มตั้งแต่วันแรกของพนักงานจนถึงหลังออกจากงาน

แต่ก่อนอื่น คุณต้องเข้าใจวิธีสร้างและปรับวงจรชีวิตพนักงานของคุณให้เหมาะสม หากคุณทำผิด คุณเสี่ยงต่อการถูกฟ้องร้อง สูญเสียความลับทางการค้า ทรัพย์สินขององค์กร หรือแบรนด์นายจ้างที่ไม่ดี คุณมักจะหลีกเลี่ยงแต่ละกลยุทธ์ด้วยกลยุทธ์ที่ดีเพียงปลายนิ้วสัมผัสแทน

ดังนั้นรู้เป้าหมายของคุณ ดังนั้น คุณอาจต้องการ:

• ลดความเสี่ยง
• ปรับปรุงประสิทธิภาพ
• เพิ่มผลผลิต

Offboarding ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

ความผิดพลาดเกิดขึ้นได้เสมอ พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันของเรา และข้อผิดพลาดในการเลิกจ้างก็ไม่มีข้อยกเว้นเช่นกัน ที่สำคัญไม่ต้องกลัวความล้มเหลวในช่วงเวลานี้ ยิ่งล้ม ยิ่งเรียนรู้

ลงรายการข้อผิดพลาดที่เห็นบ่อยที่สุดเพื่อเรียนรู้สิ่งที่คาดหวัง นี่คือ:

• ไม่ค่อยเน้นความปลอดภัย

กลยุทธ์ทางออกที่ถูกต้องช่วยให้พนักงานลาออกจากบริษัทด้วยเงื่อนไขที่ดี แต่การรักษาความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของคุณ เนื่องจากจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณในระยะยาว

• ไม่มีตัวตนเกินไป

การบอกเลิกมักดูเหมือนเป็นการหย่าร้าง เริ่มด้วยดี แต่สุดท้ายก็ไม่ค่อยสงบ ไม่ว่าเหตุผลในการออกจากทีม HR ของคุณจะต้องเป็นมิตร เว้นแต่สถานการณ์จะสั่งให้เปลี่ยนกลยุทธ์

• ไม่ใช้ข้อมูลเพื่อสร้างกลยุทธ์ offboarding ที่มีประสิทธิภาพ

ทุกอย่างเกิดขึ้นด้วยเหตุผล. ทำการ offboarding ไม่ว่ากระบวนการออกจะเป็นอย่างไร คุณจะต้องปรับปรุงเมื่อเวลาผ่านไป ด้วยเหตุนี้ การวัดจึงเป็นหัวใจสำคัญ หากไม่มีข้อมูล คุณจะไม่เห็นตำแหน่งของคุณหากไม่มีข้อมูล

• ข้ามออกจากการสัมภาษณ์

เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะหลีกเลี่ยงการออกจากการสัมภาษณ์ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่เห็นรายละเอียดเชิงลึกที่สร้างภาพรวม คุณควรสละเวลาเพื่อเรียนรู้วิธีปรับปรุงสถานที่ทำงานของคุณ

• ไม่รักษาความรู้

การแบ่งปันความรู้เป็นหนึ่งในขั้นตอนแรกที่ต้องทำเมื่อพนักงานตัดสินใจลาออกจากบริษัท เป็นวิธีลดต้นทุนการฝึกอบรมและการเรียนรู้ของบุคลากรในอนาคต

• การเลิกใช้งานและการรักษาความปลอดภัย

เพื่อให้คุณทราบว่าเหตุใดการรักษาความปลอดภัยจึงมีความสำคัญ ต่อไปนี้คือข้อมูลบางส่วนที่ต้องเรียนรู้ ผู้เชี่ยวชาญด้านไอที 52% รู้จักคนที่ยังคงสามารถเข้าถึงข้อมูลของอดีตพนักงานได้ และถึงแม้มันจะเป็นสิ่งที่เราไม่อยากนึกถึง แต่เวลาก็มาถึงแล้ว ทำอย่างถูกต้องเพื่อไม่ให้ผู้คนเข้าถึงระบบและเครือข่ายของบริษัทหลังจากที่พวกเขาออกไป

ผู้ปฏิบัติงานที่มีอยู่มักเป็นสาเหตุของความเสี่ยงด้านความปลอดภัย หากคุณมีบุคลากรที่อยู่ห่างไกล ก็ถึงเวลาตรวจสอบช่องว่างของคุณ นี่คือสิ่งที่ควรพิจารณา:

• ข้อมูลสูญหาย

เป็นเรื่องยากที่องค์กรจะไม่ดูแลข้อมูลของตน คุณพยายามอย่างเต็มที่ที่จะลงทุนเวลา เงิน และความพยายามในการปกป้องข้อมูลสูญหาย มิฉะนั้น บริษัทของคุณจะไม่สามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ยังเป็นวิธีปกป้องลูกค้าของคุณอีกด้วย เพื่อสร้างความไว้วางใจและความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณ คุณต้องแน่ใจว่าได้รับประสบการณ์ที่ปลอดภัยของข้อมูล อุดช่องว่างถ้าคุณไม่ต้องการที่จะเป็นส่วนหนึ่งของสถิติที่น่าเศร้า ตามที่รายงานการตรวจสอบการละเมิดข้อมูลระบุว่า พนักงานประมาณ 40 เปอร์เซ็นต์ได้ขโมยข้อมูลจากสำนักงานเดิมของพวกเขา

• ปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ไม่ว่าโดยเจตนาหรือโดยบังเอิญ อดีตพนักงานของคุณจะใช้ข้อมูลที่เป็นความลับ สิ่งต่าง ๆ เกิดขึ้น ส่วนที่ไม่ดีคือกฎหมายการปฏิบัติตามกฎระเบียบนั้นเข้มงวด การจัดการพวกเขาเป็นงานที่ยาก

• เสียชื่อเสียง

เรื่องชื่อเสียง. ชื่อเสียงที่ดีจะหายไปในไม่กี่นาที ข้อมูล On?e สูญหาย คุณเสี่ยงต่อการสูญหายระหว่างลูกค้า ผู้ขาย และคู่ค้า

• สูญเสียผลผลิต

ระบบราชการไม่ใช่เตียงกุหลาบ อย่างไรก็ตาม มันสำคัญมาก เอกสารบุคลากรที่สูญหายหนึ่งฉบับจะลดประสิทธิภาพของคุณ

เคล็ดลับสำหรับการสร้างกลยุทธ์ Offboarding ที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณเริ่มต้นด้วยการสร้างกลยุทธ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากลยุทธ์นั้นถูกกำหนดให้เป็นส่วนหนึ่งของสถาปัตยกรรมความปลอดภัย Zero Trust ของคุณ นั่นเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเนื่องจากใช้หลักการของสิทธิพิเศษน้อยที่สุดโดยเนื้อแท้

จากมุมมองทางเทคโนโลยี เป็นการดีที่จะให้พนักงานเข้าถึงงานได้น้อยที่สุด ดังนั้น คุณจะทำให้ง่ายต่อการทำตามขั้นตอนการแยกและหลีกเลี่ยงปัญหาต่างๆ เช่น สิทธิพิเศษที่คืบคลาน

ข้อดีอีกประการของแนวทางการรักษาความปลอดภัย Zero Trust คือการรวมศูนย์ ทำความเข้าใจว่าใครคือผู้ใช้ของคุณและดูสิ่งที่พวกเขาทำและเมื่อใด ใช้วิธีการแบ่งกลุ่มย่อยด้วย บล็อกผู้ใช้ทุกครั้งที่เข้าถึงได้

ตอนนี้ มาดูเคล็ดลับในการสร้างกลยุทธ์การแยกที่มีประสิทธิภาพกัน

• สร้างกระบวนการ offboarding ของแบรนด์

นั่นคือส่วนที่สร้างสรรค์ที่สุดของกระบวนการ ปีศาจอยู่ในรายละเอียด นั่นหมายความว่าแม้การอ้างถึงอดีตพนักงานของคุณในฐานะศิษย์เก่าจะสร้างการรับรู้โดยรวมที่ดีขึ้นของแบรนด์ของคุณ บ่อยครั้งที่อดีตพนักงานของคุณอาจกลายเป็นผู้รับเหมาหรือลูกค้าของคุณในวันหนึ่ง และด้วยประสบการณ์การทำงานที่ดี พวกเขามักจะมาหาคุณมากขึ้น ปฏิบัติต่อพนักงานของคุณในแบบที่คุณต้องการให้ได้รับการปฏิบัติในสถานการณ์เดียวกัน

• จัดระบบทุกอย่าง

สร้างแผนรายละเอียดที่เป็นไปตามบางระบบ อธิบายแต่ละขั้นตอนของกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรสูญหาย รวมการชำระเงินหลังเลิกงาน 401(k)s คู่มือสำหรับการเปลี่ยนการประกันสุขภาพ การส่งมอบทรัพย์สินทางกายภาพและทางปัญญา และการลงนามในข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูลและการแจ้งเตือนการไม่แข่งขัน

• สร้างโปรโตคอลการแบ่งปันความรู้ที่โปร่งใส

การแบ่งปันความรู้กับพนักงานคนอื่นเป็นสิ่งสำคัญ ช่วยประหยัดเงินและเวลาในการรักษาผู้เล่นหลักคนอื่นๆ ในทีมให้มีส่วนร่วม ด้วยโปรโตคอลสำหรับการแบ่งปันความรู้อย่างราบรื่น บริษัทของคุณยังคงโปร่งใส

• เอกสารการถ่ายทอดความรู้

แม้จะผ่านกระบวนการที่เป็นทางการ คุณก็ชนะ คุณลดการหยุดชะงักและทำให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่น อย่าให้สิ่งใดมากระทบการดำเนินงานในแต่ละวัน กุญแจสำคัญคือการประหยัดเวลาและเงิน และถ่ายทอดความรู้ไปยังผู้เล่นหลักในทีมอื่นโดยปราศจากความเครียด

• ข้อเสนอแนะแบบสองทาง

ไม่เพียงสำคัญที่จะได้ยินจากประสบการณ์ที่เขาได้รับจากคนงานที่ลาออกเท่านั้น คำติชมเป็นถนนสองทาง และมีข้อมูลมากมายให้เรียนรู้ที่คุณอาจไม่ทราบ มี 'ซานตาบาร์บาร่า' เกิดขึ้นในชีวิตประจำวันของทุกบริษัทเสมอ มันหายากเมื่อคุณรู้กลเม็ดเด็ดพรายทั้งหมด การตัดสินใจที่ผิดจะส่งผลเสีย

แล้วมีอะไรต่อไป?

เมื่อคุณคิดว่าคุณพร้อมแล้ว ให้คิดสองครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำการบ้านเสร็จแล้วและเตรียมเอกสารประกอบขั้นสุดท้าย ตรวจสอบเอกสาร ขอหนังสือสถานะสวัสดิการสำหรับทีม HR

ปัญหาเงินร้อนสำหรับคนงาน ดังนั้นอย่าพลาดกับเช็คเงินเดือนสุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมค่าจ้างและค่าคอมมิชชั่นที่ค้างชำระ ค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ ค่าชดเชย ยอดคงเหลือในบัญชีการใช้จ่ายด้านสุขภาพ และค่าลาพักร้อนที่ไม่ได้ใช้

คุณมีความสุขที่ได้ร่วมงานกับบริษัทที่เปิดเผยต่อสาธารณะหรือไม่? เพิ่มข้อมูลนี้ลงในเว็บไซต์บริษัทของคุณ อัพเดทครับ สร้างบล็อกโพสต์หรือป๊อปอัปจดหมายข่าวที่ช่วยให้ผู้ชมของคุณทราบ

เนื่องจากไม่มีซอฟต์แวร์แบบครบวงจรสำหรับกระบวนการทั้งหมดขององค์กรของคุณ การสร้างกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพจึงต้องใช้เวลา กลัวที่จะไม่เรียนรู้จากความล้มเหลวของคุณ คุณจะได้รับกระบวนการยกเลิกที่ปลอดภัยที่สุด