14 ความลับในการติดตามเวลา ที่นักออกแบบทุกคนต้องรู้

ไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์หรือพนักงานในบริษัทออกแบบกราฟิก กระบวนการออกแบบยังคงเหมือนเดิม มีหลายขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในทุกประเภทการออกแบบที่สร้างวิธีการที่ซับซ้อนเพื่อให้ได้ผลงานสร้างสรรค์ที่ดีที่สุด และเมื่อคุณทำงานหลายโครงการพร้อมกัน มันจะน่าเบื่อมากถ้าทักษะในองค์กรของคุณขาดหายไป

ดังนั้นการจัดการเวลาและการติดตามเวลาจึงเป็นส่วนสำคัญของชีวิตของผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบกราฟิก คุณอาจต้องรายงานต่อหัวหน้าของคุณในฐานะส่วนหนึ่งของงานของคุณ หรือคุณอาจต้องทำเพื่อการปฏิบัติที่น่าพอใจของคุณ แต่ด้วยการออกแบบ การติดตามทุกขั้นตอนและทุกกระบวนการอาจเป็นเรื่องยากเล็กน้อย เนื่องจากมีลักษณะที่ลื่นไหล ดังนั้นเราจึงได้รวบรวมความลับในการติดตามเวลา 14 ข้อที่นักออกแบบทุกคนต้องรู้

ความลับเหล่านี้เป็นคำแนะนำของผู้เชี่ยวชาญ และพวกเขาพูดถึงวิธีที่คุณสามารถติดตามงานในสายงานออกแบบของคุณโดยมีความยุ่งยากน้อยที่สุด มาดูรายละเอียดกันเลย

1. รายการเวลาด้วยตนเองเป็นไปได้มากกว่าสำหรับผู้เริ่มต้น:

เข็มหมุด

สำหรับผู้เริ่มต้น ไม่แนะนำให้ทำตามสเปรดชีตขนาดยาวและคู่มือที่ซับซ้อน ขั้นตอนการติดตามเวลาอย่างง่ายเริ่มต้นจากการจดเวลาด้วยตนเองลงในเอกสารส่วนตัวของคุณ นั่นเป็นขั้นตอนพื้นฐานที่ผู้เริ่มต้นทุกคนควรทำก่อนที่จะเข้าสู่สูตรการติดตามช่วงเวลาที่ยากลำบาก การติดตามทุกอย่างตั้งแต่วันแรกไม่สำคัญ

หากคุณต้องการรวมสิ่งนี้ไว้ในกิจวัตรของคุณ ให้เริ่มต้นง่ายๆ การจับเวลาบนโทรศัพท์และจดบันทึกรายการการหยุดทำงานของจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานหรือโครงการบางอย่างอาจเป็นขั้นตอนแรกในอุดมคติของคุณ ดังนั้นอย่าทำให้มากเกินไปเพื่อให้การปฏิบัตินี้สะดวกและง่ายต่อการรวม

2. แบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอน:

เข็มหมุด

กิจกรรมที่แพร่หลายที่สุดในหมู่นักออกแบบที่มีการติดตามเวลาคือการแบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนสำคัญ ช่วยให้คุณวิเคราะห์ได้ว่าขั้นตอนใดต้องใช้เวลาและสิ่งที่คุณทำได้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวม คุณอาจมีกระบวนการที่แตกต่างกันสำหรับโครงการต่างๆ ดังนั้น เพื่อให้การติดตามเวลาของคุณมีรายละเอียดมากขึ้น คุณสามารถแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นส่วนสำคัญๆ ทั่วไป และวิเคราะห์เวลาของพวกเขาเพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้นกับกระบวนการนั้นกันแน่

การวางแผน การวิจัย การวางแนวความคิด การออกแบบ การทดสอบ และการส่งมอบเป็นขั้นตอนพื้นฐานของโครงการออกแบบใดๆ พวกเขาทั้งหมดสามารถมีส่วนสำคัญอื่นๆ ได้เช่นกัน ดังนั้นตามโครงการของคุณ คุณสามารถสร้างแผนกและติดตามเวลาของพวกเขาได้

3. การวิเคราะห์ความสามารถของคุณเป็นสิ่งสำคัญก่อนที่จะให้น้ำหนักในทุกขั้นตอน:

เข็มหมุด

เมื่อต้องตัดสินใจเรื่องเวลาโดยประมาณสำหรับแต่ละกระบวนการ คุณไม่จำเป็นต้องตัดสินใจอย่างรีบร้อน นี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับกระบวนการประมาณของโครงการ หลังจากฝึกฝนการติดตามเวลามาระยะหนึ่งแล้ว คุณสามารถประมาณเวลาโดยประมาณสำหรับโครงการที่จะเกิดขึ้น แต่ก่อนหน้านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบความสามารถของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว

นักออกแบบแต่ละคนไม่เหมือนกัน ดังนั้นอย่าใส่เครื่องติดตามเวลาตามข้อมูลออนไลน์แบบสุ่มหรือแรงกดดันจากเพื่อนฝูง รู้ความสามารถและขีดจำกัดของคุณ แล้วตัดสินใจว่าต้องใช้เวลาเท่าไรในการทำกระบวนการเฉพาะให้เสร็จสิ้น เป็นสิ่งสำคัญสำหรับนักออกแบบทุกคนในการสร้างรายงานการติดตามเวลาที่ถูกต้อง

4. ทุกกิจกรรมเล็ก ๆ ไม่สามารถเป็นส่วนหนึ่งของการติดตามเวลา:

เข็มหมุด

คุณมีแนวโน้มที่จะเพิ่มกิจกรรมเล็กๆ ของคุณลงในแผนการติดตามเวลา ซึ่งไม่เป็นประโยชน์ที่ควรทำ ขั้นตอนสำคัญมาตรฐานบางขั้นตอนเป็นส่วนสำคัญของการติดตามเวลา และขั้นตอนเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการเอาใจใส่จากคุณ แต่คุณไม่ควรรวมชื่อกิจกรรมที่กำหนดเองในการติดตามเวลา เพราะแทนที่จะช่วยให้คุณได้แนวคิดที่ชัดเจน สิ่งเหล่านี้อาจสร้างความสับสนและความยุ่งยากให้กับโครงการของคุณ

ด้วยแนวทางปฏิบัติในการติดตามเวลา ง่ายกว่าดีกว่าสิ่งอื่นใด ดังนั้นพยายามทำให้ทุกองค์ประกอบน้อยที่สุดและหลีกเลี่ยงการเพิ่มกิจกรรมโครงการเล็กๆ ที่ไม่จำเป็นลงในแผน คำแนะนำง่ายๆ คือการใช้คำศัพท์ที่กว้างขึ้นแทนกิจกรรมเล็กๆ น้อยๆ เพื่อสร้างแผนการติดตามเวลาที่สมบูรณ์แบบ

5. ช่วงเวลามีประโยชน์มากเสมอ:

เข็มหมุด

เพื่อเป็นการส่งเสริมการฝึกติดตามเวลา มีเทคนิคที่เป็นประโยชน์บางอย่างที่สามารถทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น การแบ่งวันของคุณออกเป็นช่วงเวลาเป็นหนึ่งในนั้น แน่นอน คุณสามารถแบ่งออกเป็นสัปดาห์และวันได้เช่นกัน แต่โดยปกติ นักออกแบบทำงานทุกวันและชอบที่จะแบ่งเวลาเป็นชั่วโมง การแบ่งวันของคุณออกเป็นช่วงเวลาและการกำหนดแต่ละช่วงตึกให้กับกิจกรรมเฉพาะคือรูปแบบการติดตามเวลาที่เรียบง่ายกว่า

โดยขั้นตอนนี้ จะทำให้เข้าใจสัดส่วนเวลาของแต่ละกิจกรรมได้ง่ายขึ้น และคุณจะตื่นตัวและชัดเจนมากขึ้นเกี่ยวกับวิธีจัดการทุก ๆ ชั่วโมงและตัดสินใจเรื่องน้ำหนัก ดังนั้นจึงเป็นเคล็ดลับง่ายๆ ที่ยอดเยี่ยมในการฝึกติดตามเวลาในแต่ละวันให้มากขึ้น

6. แรงกดดันที่เกิดจากการติดตามเวลาสามารถปรับปรุงผลผลิตได้:

เข็มหมุด

ตามหลักการแล้ว ความกดดันไม่ใช่วัตถุประสงค์หลักของการติดตามเวลา และการติดตามเวลาที่เข้มงวดในสำนักงานก็ไม่เป็นประโยชน์ต่อทุกคนเช่นกัน แต่ถ้าคุณมองในแง่ดี การติดตามเวลาย่อมสร้างความกดดันและวินัยอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งคุณสามารถใช้เป็นความท้าทายในเชิงบวกและหันไปหาคุณ

ก่อนการติดตามเวลา คุณอาจกำลังทำงานในรูปแบบฟรีสไตล์ แต่ตอนนี้ คุณทำตามรูปแบบบางอย่างและจัดระเบียบเวลาของคุณได้เป็นอย่างดี ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างแน่นอน การจัดการที่ดีและกระบวนการออกแบบที่มีระเบียบวินัยช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วยิ่งขึ้น ดังนั้น แทนที่จะจมอยู่กับความกดดัน ให้ลองตั้งค่าความกดดันที่รับได้และสนุกกับมันด้วยผลลัพธ์ที่คาดไม่ถึง

7. ตัวติดตามเวลาอัตโนมัติสามารถเสนอวิธีแก้ปัญหาที่น่าทึ่ง:

เข็มหมุด

มีซอฟต์แวร์และเครื่องมือติดตามเวลาอัตโนมัติที่น่าตื่นตาตื่นใจมากมายในตลาด คุณสามารถค้นหาได้ฟรีและสำหรับเวอร์ชันที่ต้องชำระเงินเช่นกัน มีการใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กรขนาดใหญ่เพื่อทำให้สิ่งต่างๆ ราบรื่นขึ้น เครื่องมือเหล่านี้มีฟังก์ชันและตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมเพื่อรองรับกิจกรรมการติดตามเวลาของคุณ คุณจะได้รับประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมที่ทำให้กระบวนการติดตามเวลาน่าตื่นเต้นและสนุกสนานยิ่งขึ้น

เครื่องมืออัตโนมัติสามารถดูแลทุกกิจกรรมย่อยและที่สำคัญสำหรับคุณและให้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ นอกจากนี้ คุณยังสามารถรับการวิเคราะห์และรายงานต่างๆ บันทึกข้อมูลของคุณ สร้างองค์ประกอบใหม่ และทำให้เป็นมืออาชีพมากขึ้น ดังนั้น หากคุณต้องการเข้าถึงสิทธิประโยชน์ในการติดตามเวลาขั้นสูง คุณควรใช้เครื่องมือติดตามเวลาอันชาญฉลาด

8. ต้องมีการคำนวณที่เข้มงวดและเป็นกลาง:

เข็มหมุด

หากคุณเป็นนักออกแบบเฉพาะที่ต้องการใช้การติดตามเวลาสำหรับตัวคุณเอง สิ่งสำคัญคือต้องซื่อสัตย์กับกระบวนการอย่างสมบูรณ์ หลังจากได้รับข้อมูลการติดตามของโครงการทั้งหมดแล้ว คุณต้องคำนวณและหาข้อสรุปที่เหมาะสม ไม่มีขอบเขตของข้อแก้ตัวและผลลัพธ์ที่สับสนสำหรับแนวทางปฏิบัติในการติดตามเวลาที่ถูกต้อง

คุณต้องเข้มงวดและใช้การคำนวณที่เป็นกลางเพื่อทราบสถานะที่แม่นยำของการติดตามเวลาของคุณ รายงานครึ่งกลางไม่มีประโยชน์สำหรับนักออกแบบที่ต้องการได้รับประโยชน์จากการติดตามเวลาที่มีระเบียบวินัย ดังนั้น ในระยะยาว ควรทำมาตรฐานให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นจะดีกว่า พยายามตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สังเกตข้อมูลอย่างมีวิจารณญาณและจัดทำรายงานที่เหมาะสม

9. จัดหมวดหมู่โครงการและสร้างแท็กเป็นขั้นตอนสำคัญ:

เข็มหมุด

ส่วนการรายงานคาดหวังความสนใจและความพยายามมากพอๆ กับส่วนการติดตามเวลา เมื่อคุณจัดการหลายโครงการ คุณต้องเข้าใจลักษณะและความคาดหวังของแต่ละโครงการ การติดตามเวลาในแต่ละวันไม่สามารถช่วยให้คุณเจาะลึกลงไปในสายงานโครงการได้ เริ่มวิเคราะห์ข้อมูลการติดตามเวลาตามโครงการ จากนั้นสร้างแท็กที่กำหนดเองสำหรับโครงการประเภทต่างๆ เพื่อให้งานของคุณมีระเบียบและราบรื่นยิ่งขึ้น

คุณสามารถทำเช่นนี้ได้บนพื้นฐานของกิจกรรมหลัก ผลงาน ลูกค้า หรือกำหนดเวลา ตามงานและตลาดของคุณ คุณต้องทำตามขั้นตอนนี้และสร้างหมวดหมู่และแท็กเพื่อวัตถุประสงค์ในการติดตามเวลา

10. การรบกวนและการแก้ไขไม่สอดคล้องกัน:

เข็มหมุด

สิ่งหนึ่งที่คุณต้องเข้าใจในการติดตามเวลาว่าสิ่งรบกวนสมาธิและการแก้ไขที่ตามมานั้นไม่ใช่ส่วนที่สอดคล้องกันในการติดตามเวลาของคุณ เป็นไปได้ในระยะเริ่มต้น แต่ห้ามไม่ให้กลายเป็นส่วนหนึ่งตามธรรมชาติ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนจากการเริ่ม ให้ลองใช้กรอบเวลาที่ทำให้ไขว้เขวในตารางเวลา

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถฝึกสมองให้ใช้สิ่งที่ทำให้ไขว้เขวและกิจกรรมอื่นๆ ในช่วงเวลานั้นเท่านั้น—ความฟุ้งซ่านน้อยลงผลลัพธ์ก็จะยิ่งสูงขึ้น และในที่สุดก็ไม่มีการแก้ไขใดๆ ดังนั้นจงฝึกตัวเองให้ทำตามรูปแบบที่มีระเบียบวินัยและใช้เวลาอย่างชาญฉลาดสำหรับรายงานการติดตามเวลาที่สมบูรณ์แบบ

11. การรักษาเอกสารส่วนตัวและรายงานเป็นส่วนผสมที่เป็นความลับ:

เข็มหมุด

แม้ว่าคุณจะมีรุ่นพี่ที่ต้องรายงานตัว แต่ก็ควรเก็บบันทึกส่วนตัวและรายงานไว้ ข้อมูลการติดตามเวลาอาจมีปัจจัยที่ส่งผลกระทบได้หลากหลาย และหากคุณใช้เครื่องมืออัตโนมัติ ตัวแปรจำนวนมากจะไม่อยู่ในการควบคุมของคุณ และนั่นเป็นสาเหตุที่การติดตามเวลาส่วนตัวสามารถช่วยคุณได้มากในการวิเคราะห์งานจริงของคุณ และง่ายต่อการบำรุงรักษาและดึงผลลัพธ์ที่มีผลได้ง่าย

ดังนั้นให้รวมรายการเวลาส่วนตัวในแนวทางการติดตามเวลาของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณพึ่งพาเครื่องมือหรือวิธีการจากภายนอก ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถให้การวิเคราะห์การติดตามเวลาที่เป็นรูปธรรมแก่ลูกค้าหรือนายจ้างของคุณ

12. กิจกรรมที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ยังมีความสำคัญ:

เข็มหมุด

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ กระบวนการออกแบบสามารถมีชั้นของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการวิจัย การวางแผน การจัดเตรียม และการออกแบบ ดังนั้น เมื่อคุณมีเวลาติดตามงานของคุณสำหรับโครงการใดโครงการหนึ่ง คุณต้องรวมกิจกรรมที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ด้วยเช่นกัน เนื่องจากกิจกรรมเหล่านี้มีส่วนช่วยอย่างมากในผลลัพธ์สุดท้าย

ชั่วโมงการวิจัยของคุณ การรวบรวมการอนุมัติและใบอนุญาตที่จำเป็น การแก้ไขหลายรายการ และกิจกรรมย่อยอื่นๆ อีกมากมายที่คุณอาจไม่ได้รวมไว้เป็นงานออกแบบหลักควรถูกนับรวมในรายงานการติดตามเวลาด้วย เพราะพวกเขาทำให้โครงการของคุณเสร็จสมบูรณ์และเสียค่าใช้จ่ายหลายอย่าง

13. ประมาณการโครงการและตรวจสอบทุกครั้ง:

เข็มหมุด

หลังจากดำเนินการตามแนวทางปฏิบัติในการติดตามเวลาที่เหมาะสมมาระยะหนึ่งแล้ว คุณสามารถไปยังส่วนการประเมินและติดตามผลได้ ด้วยโปรเจ็กต์ใหม่ทุกโครงการ คุณสามารถประมาณเวลาล่วงหน้าแล้วตรวจสอบเป็นระยะๆ เพื่อดูว่าคุณจะเข้าใกล้การคาดคะเนของคุณเองแค่ไหน

เป็นขั้นตอนที่สำคัญเพราะจะช่วยให้คุณมีอำนาจเหนือวงจรการจัดการเวลาของคุณ อย่างช้าๆ คุณจะรู้ว่าคุณจะลงทุนในกิจกรรมและโครงการต่างๆ กี่ชั่วโมงก่อนทำงาน แต่มันสามารถเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคุณได้สังเกตรูปแบบการติดตามเวลาของคุณอย่างมีวิจารณญาณและเรียนรู้เกี่ยวกับระบบการทำงานของคุณ

14. ไม่จำเป็นต้องใช้วิธีการและมาตรฐานที่ซับซ้อน:

เข็มหมุด

หากคุณเชื่อว่าการติดตามเวลาอย่างมืออาชีพที่ซับซ้อนเท่านั้นที่สามารถช่วยกระบวนการออกแบบของคุณได้ ถือว่าคุณคิดผิดอย่างร้ายแรง บางครั้งคุณไม่จำเป็นต้องใช้วิธีที่ยากลำบากเพราะตัวเลือกง่ายๆ ก็สามารถทำงานได้ดีเช่นกัน ตามรูปแบบการทำงานและความเข้าใจของคุณ คุณสามารถคิดแผนพื้นฐานใดๆ เพื่อติดตามเวลาได้อย่างเหมาะสม

แรงจูงใจที่สิ้นสุดของการติดตามเวลาคือการมีข้อมูลที่ชัดเจนของเวลาและงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งไม่จำเป็นต้องรวมถึงกระบวนการและมาตรฐานที่ซับซ้อน พยายามทำให้มันง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามและนำไปใช้ทุกครั้งที่คุณทำงานในโครงการใหม่

การติดตามเวลาช่วยให้นักออกแบบรู้ขอบเขตความเชี่ยวชาญและการปรับปรุงของตนเองได้อย่างแท้จริง การส่งมอบงานออกแบบที่ประสบความสำเร็จเป็นเป้าหมายสูงสุดของงานของนักออกแบบ แต่การส่งมอบภายในระยะเวลาที่เหมาะสมก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน การนำแนวทางปฏิบัติในการติดตามเวลามาใช้ตั้งแต่เริ่มต้นอาชีพสามารถช่วยคุณได้มากในระยะยาว

ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างราบรื่นด้วยทักษะองค์กรที่ดีขึ้น และเมื่อถึงจุดหนึ่ง นักออกแบบทุกคนรู้สึกว่าแต่ละกระบวนการของเขาควรมีกรอบเวลาที่แน่นอนในการคาดการณ์โครงการที่สมบูรณ์ก่อนที่จะตกลงกำหนดเวลาที่แน่นอน ดังนั้น ด้วยความลับที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณคงพอมีไอเดียแล้วว่าจะเริ่มต้นอย่างไรและต้องดำเนินการที่ไหน

คุณสามารถได้รับการชำระเงินที่ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพดีขึ้นด้วยแนวทางปฏิบัติในการติดตามเวลาที่เหมาะสม ดังนั้นให้สังเกตรูปแบบการทำงานของคุณและเริ่มใช้แนวทางปฏิบัติในการติดตามเวลาด้วยลำดับความสำคัญสูงสุดเพื่อให้กลายเป็นผู้ที่ดีที่สุดในตลาด