เคล็ดลับ 12 ข้อในการจัดการลูกค้าออกแบบกราฟิกของคุณ
เผยแพร่แล้ว: 2021-07-01การจัดการลูกค้าเป็นส่วนหนึ่งของงานออกแบบกราฟิก เมื่อทำงานเป็นฟรีแลนซ์ งานนี้จะกลายเป็นสิ่งสำคัญยิ่งขึ้นเมื่อคุณทำงานเป็นกองทัพคนเดียว คุณต้องทำการขาย โน้มน้าวลูกค้า ดำเนินการโครงการทั้งหมด แล้วเรียกเก็บเงิน หากคุณกำลังทำงานกับกลุ่มหรือเอเจนซี่ สิ่งนี้จะง่ายขึ้นเล็กน้อยเมื่อคุณมีคนมาช่วยงานเหล่านี้ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด การพัฒนาทักษะการจัดการลูกค้าจะเป็นประโยชน์เสมอ เคล็ดลับต่อไปนี้สามารถช่วยคุณได้ในความพยายามนี้:
1) กำหนดขอบเขตโครงการ:
สิ่งแรกและสำคัญที่สุดที่คุณต้องทำคือกำหนดขอบเขตของโครงการที่คุณจะทำ เนื่องจากการออกแบบกราฟิกเป็นภาคที่ลื่นไหล ขอบเขตจึงเปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก แต่สิ่งนี้สามารถขัดต่อคุณได้เกือบตลอดเวลาหากไม่ได้กำหนดขอบเขต จะเป็นการดีที่สุดหากคุณมีความชัดเจนเกี่ยวกับจำนวนตัวเลือกที่คุณจะให้และจำนวนการทำซ้ำที่คุณจะให้ สิ่งนี้จะผูกมัดงานที่คุณทำ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถวางแผนงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และด้วยเหตุนี้จึงส่งมอบสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้อย่างแท้จริง
2) มีความชัดเจนของบทบาท:
ส่วนสำคัญของโครงการที่นักออกแบบกราฟิกหลายคนพลาดไปคือการสรุปบทบาทของผู้คน สิ่งนี้จะมีความสำคัญมากขึ้นเมื่อลูกค้าของคุณเป็นกลุ่มใหญ่หรือบริษัทองค์กร ในกรณีเช่นนี้ สิ่งที่เกิดขึ้นคือทีมลูกค้าไม่แน่ใจว่าใครกำลังทำอะไร ดังนั้นในช่วงเริ่มต้นของโครงการ จะเป็นการดีกว่าถ้าคุณกำหนดบทบาทให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น มีบุคคลหนึ่งจากทีมลูกค้าเป็นบุคคลที่ติดต่อได้เพียงคนเดียว กำหนดรอบลำดับชั้นสำหรับการอนุมัติด้วย สิ่งนี้จะปรับปรุงการดำเนินงานสำหรับโครงการทั้งหมดของคุณ และทำให้แน่ใจว่าคุณจะไม่โดนสิ่งกีดขวางบนถนน
3) ถามคำถามเพิ่มเติมเพื่อทำความเข้าใจบทสรุป:
นักออกแบบหลายคนเข้าใจผิดว่าไม่เข้าใจบทสรุปอย่างถูกต้อง สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ผลร้าย เนื่องจากคุณอาจสร้างบางสิ่งที่ไม่ใช่สิ่งที่ลูกค้าต้องการ จะช่วยได้ถ้าคุณมีชุดแบบสอบถามที่คุณสามารถขอให้ลูกค้ากรอกได้ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา คุณจะได้รับความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องรู้ก่อนเริ่มโครงการ คุณสามารถแปลเป็นเอกสารที่มีประโยชน์ซึ่งสามารถใช้เป็นรายการตรวจสอบสำหรับคุณได้ อย่าอายที่จะถามคำถาม มีบางครั้งที่แม้แต่ลูกค้าก็ไม่แน่ใจว่าพวกเขาต้องการอะไร และคำถามของคุณจะช่วยให้พวกเขามีความชัดเจนมากขึ้น
4) ให้คำพูดที่ชาญฉลาดและเปลี่ยนแปลงได้เสมอ:
ลูกค้าจะอยู่ข้างหลังคุณเสมอเพื่อให้หมายเลขสนามเบสบอลหรือใบเสนอราคาโดยเร็วที่สุด แต่คุณไม่ควรรีบเร่งกระบวนการนั้น เมื่อคุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตและบทสรุปแล้ว คุณสามารถสร้างไทม์ไลน์ของโครงการและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องได้ คุณสามารถสร้างใบเสนอราคาที่เหมาะสมได้ โปรดทราบว่าลูกค้าจะพยายามเจรจากับคุณเสมอ ดังนั้นให้เก็บบัฟเฟอร์นั้นไว้เมื่อเสนอราคา นอกจากนี้ยังช่วยถ้าคุณให้ตัวเลือกใบเสนอราคาตัวแปรไคลเอ็นต์ได้ จากใบเสนอราคาที่พวกเขาอนุมัติ คุณสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับปริมาณพลังงานที่คุณต้องการใส่ในโครงการและเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใส่จำนวนบัฟเฟอร์สำหรับการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายด้วย สุดท้าย อย่าลืมเพิ่มค่าใช้จ่ายแอบแฝง เช่น การซื้อภาพสต็อกหรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ของบุคคลที่สามที่คุณน่าจะได้รับ
5) รวบรวมเนื้อหาที่จำเป็นทั้งหมดจากลูกค้า:
ก่อนเริ่มโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวบรวมทุกสิ่งที่คุณต้องการจากลูกค้าแล้ว ซึ่งจะอยู่ในไฟล์ที่เปิดอยู่ของโลโก้ หลักเกณฑ์เกี่ยวกับแบรนด์ และองค์ประกอบอื่นๆ นักออกแบบจำนวนมากที่กำลังเร่งรีบที่จะเริ่มโครงการ พลาดขั้นตอนนี้ไป เช่นเดียวกับประเด็นข้างต้น จะเป็นประโยชน์ถ้าคุณมีรายการตรวจสอบที่พร้อมสำหรับงานนี้ คุณสามารถส่งรายการตรวจสอบนี้ให้กับลูกค้าและรับไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการ มีลูกค้าไม่มากที่จะจัดระเบียบได้ดีพอที่จะมีไฟล์ทั้งหมดที่มีประโยชน์ มีโอกาสที่พวกเขาอาจไม่มีไฟล์เหล่านั้นด้วยซ้ำ เนื่องจากผู้ออกแบบคนก่อนๆ จะไม่แชร์กับพวกเขา หากคุณต้องการก้าวไปอีกขั้น คุณสามารถเป็นอาสาสมัครและรับไฟล์เหล่านั้นจากนักออกแบบได้ นี่เป็น win-win เนื่องจากนักออกแบบจะเข้าใจรูปแบบไฟล์ที่คุณต้องการ
6) ใส่สิ่งต่าง ๆ ในการเขียน:
อย่าเริ่มทำงานในโครงการจนกว่าคุณจะได้รับการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของการเซ็นสัญญาจ้างงานหรือแม้แต่อีเมลจากบุคคลที่ใช่ในทีมของลูกค้า บ่อยครั้งที่นักออกแบบเริ่มทำงานเกี่ยวกับการอนุมัติด้วยปากเปล่าเท่านั้นที่จะผิดหวังในภายหลัง นอกจากนี้ การอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรจะชี้แจงขอบเขตของงานและข้อตกลงทางการค้า มีบางครั้งที่คุณจะส่งข้อเสนอหลายรายการ เป็นการดีกว่าที่จะให้ความกระจ่างว่าใครได้รับการอนุมัติ นักออกแบบส่วนใหญ่รอการชำระเงินล่วงหน้า จากนั้นจึงเริ่มทำงาน คุณสามารถรับสายนี้ได้ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าและระดับความไว้วางใจที่คุณสร้างไว้กับพวกเขา
7) สื่อสารอย่างสม่ำเสมอด้วยความชัดเจน:
กุญแจสู่ความสำเร็จในทุกโครงการคือการสื่อสาร มันจะช่วยได้ถ้าคุณชัดเจน เฉียบขาด และมั่นใจในการสื่อสารของคุณ เมื่อคุณเริ่มโครงการ คุณควรแก้ไขโหมดการสื่อสาร หากคุณกำลังติดต่อกับลูกค้าในพื้นที่ การประชุมแบบเห็นหน้าและโทรศัพท์เป็นตัวเลือกที่ดี แต่ฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่ทำงานจากระยะไกล ดังนั้นการพึ่งพาอีเมลและแฮงเอาท์วิดีโอจึงเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า คุณยังสามารถตั้งค่าเครื่องมือของบริษัทอื่น เช่น Slack หรือ Asana ที่สามารถช่วยคุณสื่อสารกัน แชร์ไฟล์ และแม้กระทั่งติดตามความคืบหน้าของโครงการ นอกจากนี้ เมื่อใดก็ตามที่คุณกำลังสื่อสารกับลูกค้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารของคุณอยู่ในเงื่อนไขของคนธรรมดาเพื่อทำความเข้าใจสิ่งที่คุณพูด อย่าใช้ศัพท์แสงทางเทคนิคมากเกินไปเพื่อสร้างความประทับใจ สิ่งนี้อาจย้อนกลับมาเพราะพวกเขาไม่เข้าใจสิ่งที่คุณพูด ในฐานะนักออกแบบกราฟิก คุณสามารถแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณกำลังพยายามจะสื่ออะไรด้วยสายตา ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะสามารถเข้าใจความคิดสร้างสรรค์ของคุณ
8) การออกแบบสำหรับลูกค้าและไม่ใช่ตัวคุณเอง:
จะเป็นการดีที่สุดถ้าคุณจำได้ว่าคุณทำงานให้กับลูกค้ารายใดรายหนึ่งตลอดเวลา และผลลัพธ์ควรเป็นสิ่งที่พวกเขาต้องการ นี่เป็นหนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยที่สุด ในฐานะนักออกแบบ คุณจะต้องสร้างบางสิ่งตามทักษะ ประสบการณ์ และสิ่งที่คุณรู้สึกว่าดูดีจริงๆ แต่มีโอกาสที่ลูกค้าจะไม่ชอบ หลายครั้งที่ลูกค้ามีวิสัยทัศน์เลือนลางในสิ่งที่พวกเขาต้องการ นี่คือเหตุผลที่การสรุปข้อมูลที่เหมาะสมมีความสำคัญมาก เพราะคุณจะเข้าใจถึงความคาดหวังของลูกค้าอย่างยุติธรรม แต่ไม่ว่าอย่างไร นักออกแบบทุกคนก็มักจะเจอสิ่งกีดขวางนี้ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าลูกค้าได้ว่าจ้างให้คุณออกแบบในช่วงหัวเลี้ยวหัวต่อนี้ และด้วยเหตุนี้พวกเขาจะมีวิธีของพวกเขา สองสิ่งที่สามารถช่วยคุณได้ที่นี่ ขั้นแรก คุณต้องพัฒนาพลังที่น่าเชื่อเพื่อแนะนำลูกค้าและอธิบายข้อดีของการออกแบบของคุณ จากนั้นคุณสามารถมาที่จุดกึ่งกลางซึ่งทั้งคุณและลูกค้าพึงพอใจ ตัวเลือกที่สองคือคุณไม่ควรยึดติดกับโครงการมากเกินไป ปฏิบัติเหมือนทำงาน ดังนั้นเมื่อคุณไม่พบความคืบหน้าใดๆ กับลูกค้าเกี่ยวกับการออกแบบ คุณสามารถเลิกยืนกรานและทำตามสิ่งที่ลูกค้าต้องการได้
9) เรียนรู้ที่จะปฏิเสธลูกค้า:
ครั้งแล้วครั้งเล่า คุณจะเจอลูกค้าที่มีความต้องการมากเกินไปหรือต้องการใช้ประโยชน์จากบริการของคุณ นี่คือเวลาที่คุณต้องยืนขึ้นและปฏิเสธ หากคุณเริ่มยอมรับสิ่งที่ลูกค้าพูด คุณอาจต้องพบกับปัญหามากมาย คุณต้องวาดเส้นแบ่งระหว่างความยืดหยุ่นเพื่อรองรับลูกค้าและการใช้งานมากเกินไป เช่นเดียวกับจำนวนการเปลี่ยนแปลงที่ลูกค้าให้หรือประเภทของการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาให้ หากคุณรู้สึกว่าแบบอักษรหรือสีเฉพาะที่ลูกค้าต้องการจะไม่เข้ากับการออกแบบ คุณต้องสื่อสารกับเขาและไม่ดำเนินการเปลี่ยนแปลงต่อไป คุณต้องเข้าใจว่าคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาและมีประสบการณ์และความรู้ในการออกแบบมากขึ้น ที่ควรนับสำหรับบางสิ่งบางอย่าง ในขณะเดียวกัน อย่าพยายามทำตัวเป็นคนหยาบคาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำลายความสัมพันธ์ในการทำงานกับลูกค้า
10) ปฏิบัติตามเส้นเวลา:
ในฐานะนักออกแบบกราฟิก คุณต้องเคารพไทม์ไลน์ของโครงการที่คุณให้ไว้กับลูกค้า วิธีที่ดีในการบรรลุเป้าหมายนี้คือ คุณแบ่งงานเป็นส่วนย่อยๆ และมีกำหนดเวลาสำหรับแต่ละส่วน การทำงานในลักษณะนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าคุณจะไม่พลาดกำหนดเวลา และคุณจะรู้ด้วยว่าเมื่อไรที่คุณอยู่หลังไทม์ไลน์ จะช่วยได้หากคุณแน่ใจว่าลูกค้าปฏิบัติตามไทม์ไลน์ด้วย นี่เป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณกำลังมองหาการอนุมัติ กำหนดกลไกการติดตามพร้อมกับเมทริกซ์การเลื่อนระดับกับลูกค้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับการอนุมัติหรือไฟล์ตรงเวลา ขอแนะนำให้ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีสำหรับสิ่งนี้ Asana หรือ Trello เป็นสิ่งที่ดีที่จะลอง จะเป็นการดีที่สุดถ้าคุณจำได้ว่าใบเสนอราคาที่คุณให้ไว้นั้นอิงตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้ของโครงการ หากคุณยิงเกินกว่านั้น มันจะส่งผลเสียในเชิงพาณิชย์กับคุณ ยิ่งคุณใช้เวลาทำโปรเจ็กต์มากเท่าไหร่ ก็ยิ่งมีโอกาสเปลี่ยนแปลงมากขึ้นเท่านั้น แต่คุณต้องการทำให้โครงการเสร็จสิ้นอย่างรวดเร็วเพื่อให้คุณสามารถดำเนินโครงการใหม่ได้
11) ให้ผลลัพธ์สุดท้ายในลักษณะที่มีโครงสร้าง:
วิธีที่เหมาะสมที่สุดในการทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จคือการจัดหาผลงานทั้งหมดให้กับลูกค้าในลักษณะที่มีโครงสร้างที่ดี คุณควรคำนึงถึงสิ่งที่ส่งมอบที่จับต้องได้เสมอและสมัครเข้าร่วมในข้อเสนอที่คุณส่ง เช่น ไฟล์โลโก้ในรูปแบบเฉพาะ หรือแม้แต่เปิดไฟล์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งมอบทุกสิ่งที่คุณสัญญาไว้ หากคุณไม่ได้ส่งมอบโปรเจ็กต์ส่วนประกอบเฉพาะ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสื่อสารกับลูกค้าและชี้แจงให้กระจ่าง สำหรับงานนี้ คุณควรมีขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานหรือรายการตรวจสอบที่สามารถช่วยคุณได้ หากความต้องการของลูกค้าเป็นไฟล์ที่พร้อมสำหรับการพิมพ์ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำการแก้ไขการออกแบบอย่างเหมาะสมเพื่อให้พร้อมสำหรับการพิมพ์ นอกจากนี้ยังช่วยแชร์บทสรุปผู้บริหารเมื่อสิ้นสุดโครงการที่พูดถึงงานที่ทำในโครงการและไฟล์ที่คุณกำลังส่ง
12) รับรองความสัมพันธ์หลังเลิกงาน:
สำหรับการขยายธุรกิจ สิ่งสำคัญคือการรักษาความสัมพันธ์ที่ดี เช่นเดียวกับกรณีของการออกแบบกราฟิก คุณต้องแน่ใจว่าคุณจบโปรเจ็กต์ด้วยบันทึกที่ดีและแม้หลังจากนั้น ให้รักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า การออกแบบกราฟิกโดยทั่วไปเป็นงานที่เกิดซ้ำ และพวกเขาอาจต้องการจ้างคุณอีกครั้ง สิ่งหนึ่งที่ดีที่คุณสามารถทำได้คือให้เกินขอบเขตของคุณและแนะนำพวกเขาเกี่ยวกับการสร้างแบรนด์ เว็บไซต์ หรือสิ่งอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบ คุณสามารถเพิ่มมูลค่าได้ด้วยการมอบชัยชนะอย่างรวดเร็วให้พวกเขา มีโอกาสที่ดีที่สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นกับคุณมากขึ้น นอกจากนั้น มันจะเป็นประโยชน์ถ้าคุณเป็นแบรนด์แอมบาสเดอร์สำหรับพวกเขาและเปลี่ยนเส้นทางโอกาสในการขายทุกครั้งที่ทำได้ ขั้นตอนเล็กๆ เหล่านี้จะช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าได้
การจัดการลูกค้าเป็นสิ่งที่คุณเรียนรู้จากประสบการณ์ อย่างไรก็ตาม ประเด็นข้างต้นมีประโยชน์มาก กุญแจสำคัญคือการจัดการโครงการทั้งหมดของคุณด้วยความเคารพและพัฒนาทัศนคติเชิงบวก นี้จะช่วยให้คุณได้ลูกค้ามากขึ้นและสร้างชื่อเสียงที่ดีในอุตสาหกรรมการออกแบบกราฟิก