Как использовать еженедельные дизайнерские встречи

Эти вопросы возникли у меня в голове, когда команда дизайнеров начала быстро расти у меня на глазах. Как руководитель группы я столкнулся с новой задачей: убедиться, что в общении моей команды достаточно повторений, чтобы способствовать развитию команды. Участвуйте в еженедельных дизайнерских встречах.

Дальнейшее чтение на SmashingMag:

• Стать лучшим фасилитатором
• Как оптимизировать творческий диалог
• Как эффективно общаться в ИТ-проектах
• На стене: как работающие стены раскрывают творческий потенциал

Эта проблема

Принимая Design Kit от IDEO.org как часть нашего образовательного плана, курс побуждал нас (команду дизайнеров) встречаться неделю за неделей для обсуждения и решения реальных проблем проектирования. Закончив курс, мы вернулись к нашим добрым старым привычкам, состоящим из ежедневных стендапов и совещаний по понедельникам с остальными командами. Но вот что самое забавное: команда дизайнеров продолжала чувствовать необходимость встречаться и обсуждать определенные темы, тем более что команда была разделена между двумя офисами. Имея это в виду, мы подумали, почему бы не реализовать идею еженедельных внутренних совещаний по дизайну?

Формат

Мы собрались вокруг и попытались найти структуру, которая соответствует нашим потребностям. Мы искали способ поддерживать связь команды, делиться прогрессом наших текущих задач, предотвращать возможные препятствия, решать проблемы, обсуждать темы, представляющие общий интерес, и улучшать свои навыки. После нескольких мозговых штурмов мы придумали часовой формат, который подходил нашей небольшой команде из четырех дизайнеров. Мы даже дали этой встрече прозвище: Дизайнерский киоск.

Структура

Вкратце, The Design Kiosk состоит из:

• 10 минут на прохождение наших текущих задач и наших главных приоритетов для целей компании и ключевых результатов (OKR);
• 15 минут на то, чтобы поделиться последними прочитанными статьями, найденными ссылками и другими полезными ресурсами, которые мы обнаружили (до трех для каждого участника);
• 5 минут, чтобы поделиться кратким советом по дизайну, который мы узнали на прошлой неделе (Photoshop, Sketch или другой); например, нажатие «Alt» на панели Photoshop отображает кнопку «Сброс» — ура! ;
• 25 минут на обсуждение основной темы (это может касаться того, как принять последние тенденции в дизайне, или как улучшить наши навыки презентации, или как организовать руководство по стилю для веб-сайта нашего агентства);
• 5 минут на то, чтобы подвести итоги, написать четкие действия, которые необходимо предпринять, и определиться с основной темой на следующую неделю.

Шаблон электронной таблицы

Чтобы хранить и отслеживать все, что обсуждалось и чем делились, мы создали шаблон электронной таблицы поверх структуры. Это практически наш собственный журнал встреч, к которому мы возвращаемся каждый раз, когда хотим проверить ресурс или обсудить то, что было решено. Это отличный инструмент, чтобы не терять фокус и держать все в правильном направлении. Шаблон разбит на листы для каждой недели и соответствует структуре Design Kiosk. Вы можете сами проверить шаблон и посмотреть пример заметок о собрании.

Как это работает

Иметь структуру и шаблон для работы недостаточно. Мы установили несколько основных правил, чтобы собрания проходили должным образом. Вот как на самом деле проходит встреча:

1. Все участники должны участвовать.
2. Встреча проходит в пятницу — это позволяет нам быть в курсе того, что будет на следующей неделе.
3. У каждой встречи есть отдельный координатор, ответственный за подготовку шаблона и составление повестки дня по основной теме. Этот человек следит за тем, чтобы все заполнили шаблон на эту неделю, указав статусы своих задач и рекомендуемые ресурсы.
4. Назначенный координирует всю встречу и просматривает каждый пункт в списке.
5. Координатор следит за тем, чтобы мы не отклонялись от основной темы. Они несут ответственность за побуждение своих коллег к участию и выражению своего мнения.
6. На протяжении всей встречи координатор делает заметки и составляет список немедленных действий, которые необходимо предпринять.
7. В конце встречи определяется новая тема и координатор на следующую неделю.
8. Процесс повторяется.

Этот процесс переключения координаторов между товарищами по команде обеспечивает разнообразие и добавляет уникальности каждой встрече, сохраняя при этом участие каждого члена.

После 10 встреч

Результаты

Оглядываясь назад на первые 10 встреч, мы изучили более 100 ресурсов и решили 2 основные задачи дизайна.

Первая проблема заключалась в том, чтобы признать, что у каждого из нас есть своя зона комфорта, когда дело доходит до дизайна пользовательского интерфейса — использование одних и тех же безопасных шаблонов и моделей поведения с самого начала. Чтобы справиться с этим, мы решили создать задания, в которых каждый из нас должен был создать пользовательский интерфейс для определенных смарт-устройств (IoT) с использованием текущих тенденций. Второй задачей было улучшение наших навыков презентации в команде и индивидуально. Мы участвуем во многих конференциях, митапах и торговых презентациях, поэтому каждый должен практиковать свои речи, кейсы и жесты. Для этого основные 25 минут были зарезервированы для отработки навыков подачи. Сосредоточение внимания на этих двух проблемах было вдохновляющим шагом — улучшения были ясно видны с каждым раундом слайдов или концепций, которые мы представляли на последующих мероприятиях и торговых презентациях. Это принесло пользу не только команде, но и компании.

Более того, наша контент-команда приняла модель встречи (адаптировав ее к своим потребностям), а команда разработчиков создала собственный формат, вдохновленный нашей моделью.

Умный пример

Давайте немного отмотаем назад и подробно расскажем о том, как мы начали выходить из нашей зоны комфорта в дизайне пользовательского интерфейса с помощью таких встреч.

Во-первых, мы организовали встречу, на которой обсудили основные визуальные тенденции в пользовательском интерфейсе и веб-дизайне (от ярких цветов и плавных градиентов, смелой типографики, тонких теней и размытия, пользовательских карточек и пользовательских сеток до диалоговых интерфейсов, видео и VR). и опыт дополненной реальности — и это лишь некоторые из них).

Для следующей встречи мы подготовили несколько заданий. Каждый из нас должен был выбрать «умное устройство» и создать экран воображаемого интерфейса приложения. Мы пошли с умным мусорным ведром, умным холодильником и умной шваброй. Каждый из нас выбрал для индивидуальной работы одну из концепций. Эти предложения позволили нам сходить с ума и свободно исследовать новые паттерны и тренды. На следующей неделе мы представили наши концепции и дали друг другу обратную связь всего за 25 минут (потому что это была главная тема недели).

Одного набора заданий было недостаточно. В следующем месяце мы сделали еще одну партию интерфейсов для смарт-продуктов, на этот раз для сковороды, дверного звонка, визора и биометрического сканера.

Понимая, что эти практики полезны для команды, мы решили, что у нас должно быть одно ежемесячное собрание для концепций пользовательского интерфейса и другое для репетиций презентации.

Проблемы

Во время этих 10+ встреч мы столкнулись с несколькими проблемами и изменениями.

Во-первых, когда речь идет о домашней работе, мы не встречаемся снова, пока все не закончат свое задание. Удобно пропускать встречу только потому, что «у нас не было времени». Кроме того, очень важно, чтобы все посещали встречи (кроме случаев, когда люди в отпуске — в конце концов, мы всего лишь люди). И давайте не будем забывать о непредсказуемой жизни агентства, которая вынуждает нас менять график работы.

Мы убрали раздел «Советы по дизайну», потому что он казался немного натянутым, а советы начали добавляться просто для того, чтобы их добавить. Итак, мы решили, что если нам есть чем поделиться, мы сделаем это при перечислении ссылок и ресурсов, таким образом оставив больше времени для основной темы.

Сначала присутствовало всего три коллеги. Теперь, когда участвует больше участников (включая коллегу, изучающую UX-дизайн, чтобы она могла сменить карьеру), мы думаем о том, чтобы добавить дополнительное время к встречам.

Последние мысли

Оглядываясь назад на то, как много мы исследовали и открыли во время этих встреч, мы не собираемся отказываться от них. Команда взволнована, и если бы нам нужно было вернуться и что-то изменить, это было бы организовано раньше. Встречи помогают команде общаться, сотрудничать и расти. Если вы являетесь частью команды, я рекомендую вам попробовать и адаптировать формулу шаблона к потребностям вашей группы.