10 советов по организации клиентских записей (2023 г.)

Краеугольным камнем любого успешного бизнеса являются структура, безопасность и организация, поэтому важно иметь контроль над всеми вашими документами, особенно упорядочивая записи клиентов.

Отслеживание клиентских записей может быть утомительным или трудным, но в конечном итоге это поможет вам стать более эффективным и действенным. В современном мире утечек данных и киберпреступлений никогда нельзя быть слишком осторожным.

Рекламное сообщение

То, как вы выполняете резервное копирование, защиту и организацию файлов ваших клиентов, может занять время и быть дорогостоящим. Тем не менее, вы несете полную ответственность за правильное обращение с ними и их безопасность. Наша цель в этом избранном посте — помочь вам разобраться в ваших вариантах и ​​найти доступные решения.

Вот 10 советов по организации, защите и резервному копированию записей клиентов.

10 советов по организации клиентских записей

Приколоть

1. Бумажная и электронная резервная копия файлов

Решите, хотите ли вы сохранить бумажные файлы, электронные файлы или и то, и другое. Ваше решение должно учитывать, сколько места у вас есть.

В то время как электронное резервное копирование занимает очень мало места, файлы клиентов необходимо часто копировать в случае сбоя компьютера или повреждения данных. Вы можете создавать резервные копии в Backblaze B2 или другом облачном хранилище, чтобы повысить безопасность данных и обеспечить их доступность.

Что касается резервного копирования и организации файлов с помощью печатной копии, эти файлы занимают гораздо больше места и могут потребовать дополнительных ресурсов для их безопасности. Тем не менее, наличие как цифровых, так и печатных копий клиентских записей будет лучшим вариантом.

2. Используйте защиту паролем и выделенный компьютер

Если вы будете хранить свою файловую систему на компьютере, используйте защиту паролем , которую предлагает ваша операционная система, особенно если файлы содержат какую-либо личную информацию.

Если возможно, держите отдельный компьютер или ноутбук для деловых целей. Небольшие недорогие ноутбуки без большого количества наворотов отлично подходят в качестве выделенных резервных копий для небольших бизнес-файлов и других записей.

3. Используйте безопасное хранилище хорошего качества для бумажных копий

Вам понадобится безопасное место для файлов, содержащих конфиденциальную информацию? Для личной и конфиденциальной информации может потребоваться запирающийся шкаф или сейф, чтобы защитить ее от посторонних глаз.

Инвестирование в запирающееся хранилище отличного качества может принести пользу вашему бизнесу в долгосрочной перспективе. Если вы собираетесь хранить файлы в бумажном виде, купите картотечный шкаф. Хотя картонные коробки или стопки папок на вашем столе — это простое решение, в долгосрочной перспективе они нецелесообразны.

Небольшой запирающийся шкаф для документов с двумя или тремя ящиками стоит недорого и подходит для любого начинающего бизнеса.

4. Используйте основной индекс

Главный индекс — это удобный способ поиска файлов, особенно при наличии большого количества клиентов. Записи в вашем мастер-каталоге (который может быть компьютерным файлом, простой картотекой или Rolodex) должны содержать неконфиденциальную информацию для идентификации клиента, такую ​​как имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

5. Попробуйте использовать кодовую систему

Также может быть полезно пометить папки с файлами и записи в главном указателе соответствующими идентификационными кодами. Например, вы можете использовать имя клиента и дату вашей первой работы с ним в буквенно-цифровой комбинации.

Например, если Джон Смит впервые нанял вас 22 марта 2023 года, ваш код для его файла может быть JSM-32223. Ваши собственные лично созданные коды будут иметь быструю интерпретацию для вас, когда вам нужно перейти прямо к файлу.

6. Использование заметок может быть полезным

Делайте заметки в своих файлах. Личные заметки о клиентах помогут вам быстрее вспомнить людей и их потребности, а не просматривать множество страниц всего файла в поисках небольшой части информации, которую вы ищете.

7. Попробуйте онлайн-инструмент

Онлайн-инструменты могут быть удобны для хранения, а теперь доступно множество программ, и информация резервируется для вас автоматически. Если вы выбираете онлайн-инструмент, сначала проверьте его и просмотрите отзывы.

Спросите вокруг о безопасности, конфиденциальности и надежности в вашей сфере бизнеса. Если у вас есть сомнения или вы нашли слишком много плохих отзывов, держитесь подальше и ищите инструмент для подачи заявок с высоким рейтингом.

Также стоит помнить, что онлайн-файлы не так безопасны, как файлы на вашем персональном компьютере или в картотеке.

8. Найдите время для организации

Уделите время работе с вашими файлами. Если у вас нет всего на компьютере или в Интернете, ваша файловая система не будет автоматически организовываться. Не позволяйте документам накапливаться на вашем столе.

В то время как «организованный хаос» в теории забавен, ходьба по столу, заваленному стопками бумаг, не внушает доверия покупателю. Не откладывайте подачу документов до тех пор, пока не утонете в бумажной работе. Всего несколько минут в конце каждого дня или полчаса раз в неделю достаточно, чтобы привести файлы в порядок.

9. Уничтожьте старые документы

Обязательно уничтожьте старые и несуществующие файлы; никогда не выбрасывайте их в мусорное ведро целиком. Кража неизмельченных документов, содержащих личную информацию, является одним из основных методов кражи личных данных. Инвестируйте в измельчитель.

Небольшие персональные шредеры, которые уничтожают диски и более тяжелые материалы, а также бумагу, удобны, недороги и всегда полезны. Некоторые магазины канцелярских товаров предлагают услуги по уничтожению конфиденциальных документов.

10. Попросите кого-нибудь помочь

Если вы чувствуете, что не можете справиться со своей регистрацией, возможно, вам стоит нанять кого-то, кто сделает это за вас.

Предприятия, которые только начинают работать, не имеют много мелких денег, но вам не нужен кто-то на постоянной основе. Попросите друга или члена семьи, у которого есть опыт подачи документов, помочь вам за небольшую дополнительную плату.

Советы по организации клиентских записей — резюме

Таким образом, упреждающий подход к резервному копированию и организации записей вашего клиента станет одной из самых важных мер безопасности, которые вы можете реализовать для своего бизнеса.

Это серьезная проблема в мире хакеров со злым умыслом уничтожить вас и вашего клиента. Делайте все возможное, чтобы оставаться на вершине организации и защиты клиентских записей, и вы будете готовы на случай, если произойдет немыслимое.

Быть организованным, снижать ответственность и снижать риски всегда приятно владельцам бизнеса!