Добавьте время в свое расписание как профессионал

Эта статья была любезно поддержана нашими дорогими друзьями из Trafft, чья миссия состоит в том, чтобы помочь людям автоматизировать часть своего бизнеса, связанную с бронированием, независимо от того, являются ли они индивидуальными предпринимателями или корпоративными компаниями. Спасибо!

Многие из нас, в том числе и я, могут не осознавать, на что они тратят свое время каждый день. Некоторые из приложений, которые теперь доступны для iPhone или Android, могут помочь нам понять, сколько времени мы тратим на игры, электронную почту или просмотр YouTube на нашем телефоне. Это, однако, может захватить только часть вашего дня.

Одно из моих любимых видео, которое я лично смотрел три или четыре раза, — это видео Макса Джозефа о том, как читать больше. Техники, описанные в этом видео, можно применять ко всем аспектам жизни, несмотря на то, что в нем основное внимание уделяется чтению большего количества книг.

Объяснение в том, что сначала нужно понять, сколько страниц вы сможете прочитать за пять минут. Если вы прочитаете 10 страниц за этот период, то за тридцатиминутный сеанс вы прочитаете в среднем 60 страниц, что позволит вам закончить до 420 страниц в неделю при получасовом чтении каждый день. Это может быть от 40 до 50 книг в год!

Эти же принципы можно применить и к нашим рабочим задачам. Конечно, наши рабочие цели не так линейно масштабируемы, как чтение, поэтому нам нужно соответствующим образом распределять и устанавливать правильные ожидания. Я не могу не подчеркнуть, что если мы слишком амбициозны в наших графиках, это может вызвать усталость и потерю мотивации. Я верю в следование методу Помидора, но 30-минутный блок очень полезен ; это не так много времени, но этого достаточно, чтобы хотя бы одна задача или подзадача были успешно выполнены.

На изображении выше я наметил три примерных дня, которые могут быть, а могут и не быть из моих собственных дней. Каждое число выше — это час дня с полуночи до 23:59, а квадрат представляет собой 30-минутные блоки. В своих записях за весь день я ставлю один цветовой код для своих рабочих часов и буду иметь отдельную диаграмму специально для разделения рабочего времени.

Вы можете видеть, что в течение рабочего дня я отметил темно-синим цветом «выполнение задач», что представляло собой дизайн продукта для моего случая. Далее встречи, и, наконец, работа над презентациями. Фиолетовый, зеленый и желтый представляют собой тот же ключ, что и весь день, чтобы уменьшить путаницу.

Оба эти временных графика, подобные моему, могут быть похожи на то, что вы испытываете сегодня. Расписания разбросаны и не организованы; этот формат в значительной степени настраивает вас на неудачу.

Давайте теперь посмотрим на разбивку того, как мы проводим день на работе:

Встречи

Я думаю, можно с уверенностью сказать, что мы все презираем встречи, хотя они кажутся бесконечными. В такие времена я действительно ценю компании, в которых я работал, которые придерживаются культуры «Это могло быть электронное письмо или сообщение в слаке». В каком-то смысле это заставляет людей задуматься о том, нужно ли назначать встречу и отнимать у людей время, а если встреча является подготовкой, перед теми, кого приглашают, необходимо представить четкую повестку дня. Совещания сложны при управлении расписанием , если только вы не находитесь в должности или компании, которая сводит встречи к минимуму.

Позже в этой статье мы вернемся к методам управления собраниями. Это может потребовать некоторой ловкости с вашей стороны, когда вы только начинаете, но в долгосрочной перспективе вы получите отличные результаты.

Забавный факт : я провел время с середины марта до середины апреля 2020 года, чтобы посмотреть, сколько встреч было добавлено в мое расписание из-за COVID-19 и удаленной работы. Хотя со временем он выровнялся, начало было ужасным. Почти целая неделя времени в течение этого месяца была посвящена встречам, многие из которых могли быть перепиской по электронной почте.

Создание целей

Сделайте шаг назад, сделайте глубокий вдох и взгляните на все задачи, которые вам нужно выполнить на макроуровне. Давайте категорически разделим наши задачи, это могут быть разные роли или названия проектов. Что касается того, как вы продолжите, вы можете поместить категории в две колонки: одну для личных и одну для работы . (Лично я считаю, что разделение этих двух частей помогает поддерживать разделение между личной и рабочей жизнью.)

Что касается целей моей работы, я ставлю перед собой следующие задачи:

• Охват
• Маркетинг
• Сеть
• Исследования рынка
• Дизайн и развитие
• Учусь
• Время открытия

В моем списке я классифицировал только свои рабочие задачи и предоставляю вам возможность выполнить то же самое для личных задач отдельно.

Обучение — это то, где я могу проводить небольшие онлайн-сессии, посещать конференции, читать сообщения в блогах — все, что угодно, чтобы улучшить свои навыки. Важно иметь эту категорию, чтобы дать себе время для развития навыков. Худшее, что вы можете сделать с собой, — со временем застаиваться.

Открытое время позволит вам заменить любую из других категорий или взять на себя некоторые другие побочные задачи. В зависимости от вашего расписания вы можете разбросать их по всей неделе или все сразу в определенный день — лично я стараюсь делать это каждый вторник и четверг.

Этот список будет отличаться в зависимости от вашей роли или бизнес-модели. Если у вас есть команда, может быть категория для управления командой или сплочения команды. Неделя за неделей их приоритеты могут меняться, поэтому каждую неделю выделенное время необходимо оценивать и соответствующим образом планировать.

Организация задач

Теперь, когда мы определили наши категории, нам нужно поместить все наши задачи и элементы невыполненной работы в каждую категорию. Для этой части я бы продолжил использовать любой инструмент, который вам наиболее удобен. Лично я предпочитаю использовать Microsoft To-Do , так как он легко синхронизируется с моим календарем. Но вы можете подготовиться любым удобным для вас способом. После того, как задачи организованы, не забудьте расставить приоритеты по своему усмотрению.

Планирование недели

В начале каждой недели или накануне вечером рекомендуется планировать свои цели и категории, которые помогут вам достичь этих целей на этой неделе. Например, вы можете полностью сосредоточиться на маркетинге, обучении и информационно-разъяснительной работе, поэтому вы можете просто добавить эти блоки в свой календарь.

В зависимости от вашего рабочего стиля , вы можете решать каждый день или разделить свой день на половины или четверти. Лично я предпочитаю посвящать полдня конкретным задачам, поскольку двух часов часто бывает недостаточно, чтобы сделать что-то существенное.

Из этого вы можете видеть, что наш день, если рассматривать его в предыдущем формате квадратных блоков, выглядит гораздо более организованным и спланированным изо дня в день.

Мы надеемся, что встречи должны быть запланированы в тех же блоках, к которым они относятся, и постарайтесь максимально соблюдать свое расписание. Открытое время запланировано для отображения как свободное, что позволяет выполнять специальные задачи и входящие встречи с клиентами во время тех блоков, которые могут появиться. Важно иметь эти блоки, чтобы обеспечить некоторую гибкость, поскольку мы не хотим быть слишком жесткими. .

Я добавляю задачи внутри каждого блока как детали. Это позволяет мне управлять многодневными задачами, и так намного проще. Вы можете видеть, что мои задачи распределены по категориям справа — так я могу сосредоточиться на том, что нужно сделать . Вы можете видеть, что я добавил подзадачи, выделенные в блоке, который указан в моем списке задач.

Если вам нужно обсудить встречу с вашей командой — вы можете просто каскадировать встречи с блоками. Календарь может начать выглядеть хаотично в часы пик, но это организованный хаос.

Задачи резервного копирования

Иногда проекты проваливаются, задачи завершаются раньше, чем ожидалось, или возникает блокировка. Использование этого блочного плана позволяет нам брать задачи и оставаться сосредоточенными на одной и той же категории, а не переходить к другой категории и менять мышление. Просто возьмите следующую задачу, доступную в этой категории, чтобы сохранить импульс.

Совет : я бы не советовал перегружать конкретный блок задачами, так как это может привести к тому, что вы потеряете концентрацию или почувствуете, что ничего не делается. Вместо этого добавьте две или три управляемые задачи и, при необходимости, добавьте больше в блок. Если вы знакомы с agile-планированием для команд — думайте об этом как о своем личном спринте и agile-планировании, естественно, со временем ваше умение оценивать задачи, которые вы можете выполнить за определенное время, улучшится. Может быть, даже у вас будет период размышлений, очень похожий на ретро, ​​с вашей командой или с самим собой, если вы, как и я, представляете моноспектакль.

Клиенты и услуги

Как бы нам ни хотелось иметь 100% контроль над нашим календарем, это просто невозможно. Многие факторы, включая клиентов и членов команды, создают конфликты в графиках. В предыдущем разделе мы узнали, как внутренне управлять расписаниями.

Во многих случаях мы хотим создать клиентский опыт, но мы также не хотим тратить слишком много времени на создание расписаний и управление ими. С помощью таких инструментов, как Trafft, которые имеют возможности программного обеспечения для планирования встреч, мы можем легко настроить наши календари, чтобы клиенты могли напрямую бронировать время у вас . Конечно, последнее, что нам нужно, это еще один инструмент в сарае для управления, и Trafft проделал очень умную работу по автоматизации большей части процесса, включая прием платежей, управление услугами и выставление счетов клиентам.

Настройка календаря с Traft

Формат блочного календаря, о котором я упоминал ранее, идет рука об руку с Trafft. У вас могут быть разные типы услуг или приоритет клиентов в зависимости от разных критериев. С помощью Trafft мы можем легко создавать услуги и назначать конкретное время , когда эти услуги могут быть забронированы — и, если ваш календарь подключен, время бронирования также будет блокировать время, недоступное в вашем календаре.

Для моего варианта использования — мои услуги разделены на то, как долго клиент оценивает работу проекта. В зависимости от моей загруженности и типа проектов, которые у меня сейчас есть, от меня могут потребовать отказаться от некоторых проектов. Trafft также предоставляет быстрые шаблоны электронной почты, которые я могу настроить и добавить некоторые переменные, чтобы они оставались динамичными.

Это отличный способ по-прежнему собирать потенциальных клиентов, но при этом информировать клиентов о ситуации. Одна функция, которая мне действительно нравится, — это возможность задерживать электронную почту — так она не кажется такой автоматизированной. Я могу отправить автоматический ответ через пару часов после того, как клиент заполнил форму.

Вы могли заметить выше, что есть опции для дополнительных категорий — это позволяет вам разделить различные услуги, например, консультации по проекту или новые запросы по проекту от платных услуг, где клиент может точно знать, что он хочет (или уже обсуждал с вами)

Хотя я лично не беру плату за консультацию, эта опция доступна с использованием способов оплаты Stripe и PayPal.

С командами

Если в вашем бизнесе есть несколько сотрудников, которые берут на себя определенную услугу, вы можете легко изменить форму встречи в соответствии с вашими потребностями или провести A / B-тестирование , какой способ лучше всего подходит для вас.

Одна из моих любимых функций, которая часто отсутствует во многих программах для форм встреч, — это возможность настроить порядок формы. По умолчанию выбирается предпочитаемый сотрудник, а затем выбираются доступные услуги этого сотрудника.

В моих сервисах имеет смысл позволить новому клиенту выбрать предпочитаемую дату и время:

Если вам посчастливилось иметь офис-менеджера для управления телефонными звонками (или вы делаете это самостоятельно), назначить встречу можно легко через портал сотрудников и назначить сотрудников на основе указанного времени и даты.

Выставление счетов

При бронировании встреч вы даже можете устанавливать разные цены в зависимости от сотрудника и его стажа. Для небольших проектов цена услуги может отличаться, но также может потребоваться сотрудник с меньшим стажем работы, поэтому в счете-фактуре и забронированной услуге может быть указана другая цена для клиента, как показано на рисунке.

Как и следовало ожидать, с Trafft счет может быть легко настроен с использованием вашего фирменного логотипа и цветов. Вы можете перетащить свой логотип и выбрать один из восьми цветов стиля.

Цели и KPI

Последней и важной функцией, которая действительно позволяет Trafft выделиться среди остальных, является предстоящая функция отслеживания ключевых показателей эффективности и целей. Понимание того, сколько времени и доходов сотрудник получил благодаря конкретным услугам, — отличный способ способствовать развитию вашего бизнеса — либо сосредоточившись на услугах, которые менее используются сотрудником, либо улучшая и расширяя и без того отличные услуги, которые они предоставляют вашей компании.

Заключение

Поскольку мы все суетимся, особенно в наше время, мне очень хотелось найти и внедрить метод и какой-нибудь дополнительный продукт, который улучшит наш рабочий процесс , не добавляя к нему ничего. Твердое убеждение в том, что продукты должны работать на вас, а не наоборот, лично для меня сузило перспективы до Trafft. Если у вас есть отзывы или другие программы и методы управления временем, я буду рад услышать об этом!