Инструменты, необходимые для совместной работы удаленной команды дизайнеров

Коронавирус изменил условия работы вашего офиса? Ваша команда дизайнеров теперь работает удаленно?

Возможно, вы изо всех сил пытаетесь сохранить свою команду вместе из-за снижения производительности или общения. К сожалению, когда люди работают из дома, прокрастинация может стать новой нормой; стандарты работы могут снизиться, и вы также можете заметить меньше (или вообще отсутствие) общения или задержку ответов.

Поскольку удаленная работа может повлиять на вашу команду дизайнеров, вы можете внедрить инструменты, чтобы ваши сотрудники работали эффективно. Мы собираемся рассказать вам о нескольких вариантах, которые помогут удовлетворить эту потребность. Продолжайте читать для получения дополнительной информации!

Командные чаты

Один из самых простых способов поддерживать связь вашей команды друг с другом — использовать приложения командного чата. Эти приложения позволяют вашей команде создать офисную среду с помощью программного обеспечения, похожего на обмен мгновенными сообщениями.

Каждое из доступных приложений имеет различные варианты обмена сообщениями с членами вашей команды, но обычно включает в себя возможность обращения ко всей вашей команде и доступность прямых сообщений. Как правило, вы сможете создавать каналы или беседы с избранными членами команды или на определенные темы.

Помимо поддержания связи со всеми, вы обнаружите, что эти приложения упрощают совместную работу, мозговой штурм идей и получение обновлений о текущих проектах. Каждый член команды может настроить свои уведомления в зависимости от того, где он живет — если он окажется в другой точке земного шара, он будет просматривать сообщения в обычное рабочее время.

Приложения для командного чата позволяют вам создать корпоративную культуру, поддерживая вовлеченность членов вашей команды (даже если разговор не о работе). Вы можете использовать приложения для менее формального контакта, чем электронная почта, что позволяет расцвести потенциальным дружеским отношениям. .

При регулярном использовании коммуникационных приложений вы заметите, что у сотрудников повышается чувство ответственности, повышается вовлеченность и появляется возможность тщательно отслеживать любые проблемы. Вы можете проводить конкурсы, интерактивные собеседования с сотрудниками или командообразующие упражнения.

Даже если часть вашей команды никогда не встречалась лично, они почувствуют новое чувство связи с другими сотрудниками и менеджерами. Это большое преимущество для команд, которые в основном работают удаленно, и поможет снизить текучесть кадров.

Облачное хранилище

Независимо от того, работаете ли вы дома или в офисе, вам нужен удобный способ хранения документов. Во многих обычных офисных условиях вы будете хранить документы на сетевом сервере, доступ к которому возможен только в офисе.

Многие офисы переходят на облачные хранилища, чтобы сотрудники могли работать из любого места и при этом иметь доступ к корпоративным файлам. Независимо от того, решите ли вы использовать Google Диск, Dropbox, OneDrive или другой сервис, вы, скорее всего, будете довольны новой и улучшенной производительностью вашей команды.

Чтобы выбрать, какая услуга лучше всего соответствует потребностям вашей компании, вам нужно будет посмотреть на цены, предлагаемые функции и доступность поддержки (и по какой цене). Некоторые услуги предлагают бесплатное хранилище для отдельных лиц и небольших компаний, но вы обычно обнаруживают, что службы облачного хранения масштабируют свои планы в зависимости от размера вашей организации.

В целом, вы заметите, что у облачного хранилища есть много преимуществ, в том числе тот факт, что оно экономично, легко доступно из любого места, где есть Интернет, безопасно и масштабируемо. Он также хорошо подходит для проектов, требующих сотрудничества с несколькими членами команды или отделами, предоставляя нескольким людям одновременный доступ к одному и тому же документу и просматривая изменения в режиме реального времени.

Интеграция программного обеспечения

В зависимости от типа программ, которые вы решите использовать для группового чата и хранения данных, вы можете оптимизировать их производительность с помощью программной интеграции. Эти интеграции позволяют запускать и работать вместе различным приложениям и программам, а не отдельным программам.

Microsoft Team Integrations — одно из наиболее известных программ для интеграции. Это программное обеспечение позволяет вам и вашей команде связать каждое из ваших приложений друг с другом, чтобы беспрепятственно переходить от программы к программе, обеспечивая легкий доступ ко всем данным.

Вы обнаружите, что любой тип интеграции программного обеспечения лучше всего работает с облачным хранилищем; однако традиционное серверное хранилище тоже может работать. Выбранный тип интеграции программного обеспечения должен быть оптимизирован для всех ваших приложений и программ. Например, если вы используете Slack для командного общения, Trello в качестве доски и Google Диск в качестве хранилища, вам нужно найти программное обеспечение для интеграции, которое предназначено для использования с этими программами.

Хотя каждую из ваших программ можно легко запустить самостоятельно, вы обнаружите, что интеграционное программное обеспечение повышает производительность за счет дальнейшего улучшения обмена информацией о конкретных проектах; вы также заметите, что данные передаются быстрее и проще через интеграционное программное обеспечение, чем через отдельные программы.

Доски для совместной работы

Очень похожая на доску в офисе, виртуальная доска позволяет членам команды видеть текущие проекты и сотрудничать в режиме реального времени. Вместо того, чтобы проводить регулярные встречи для работы над различными планами, вы можете легко наблюдать за ходом каждого этапа проектирования, позволяя всем членам команды предлагать идеи, когда это необходимо.

Приложения для белой доски позволяют публиковать документы из облачного хранилища, могут интегрироваться с приложениями командного чата и позволяют каждому члену команды точно видеть, какие задачи ему назначены. Эти приложения также позволяют привлекать клиентов для наблюдения за ходом их конкретных проектов, давая им возможность исправить любые недостатки до окончательной презентации.

Неизменно, некоторые люди будут отдавать предпочтение той или иной программе для белой доски — лучший способ выбрать программное обеспечение для белой доски вашей компании — сравнить, какие опции работают с вашим программным обеспечением, которое уже используется. Если вы выберете приложение для белой доски только потому, что оно недорогое, вы почувствуете, что это бесполезная услуга, что в конечном итоге приведет к пустой трате денег, времени и усилий.

Какую бы программу для белой доски вы ни выбрали, она должна быть удобной для пользователя, чтобы адаптация была простой, и ваша команда хотела использовать это программное обеспечение. Эти приложения отлично подходят для больших идей, которые требуют много места и должны иметь возможность легко прикреплять любые необходимые файлы. Вы можете выбрать приложение, которое лучше всего подходит для вашей команды, будь то презентация или мозговой штурм.

Обязательно дважды проверьте совместимость предпочитаемой доски — некоторые из них могут лучше работать с компьютерами под управлением Microsoft, другие — с Apple iOS. Некоторые приложения для белой доски хорошо работают при использовании любой из этих операционных систем и могут легко использоваться с Chrome OS.

Решение о том, должна ли удаленная работа стать новой «нормальной»

Когда вы решите использовать приложение командного чата, облачное хранилище, интеграцию программного обеспечения, вы начнете замечать, что удаленная работа может казаться нормальной и что многие люди даже предпочитают ее. Члены команды все еще могут испытывать трудности с удаленной работой; во многих случаях это происходит из-за отсутствия надзора и незнакомого с чувством «отсутствия надзора».

Если вы обнаружите, что это по-прежнему является проблемой, подумайте о том, чтобы найти другие приложения для повышения производительности, которые позволяют отслеживать рабочее время, списки дел или даже автоматизируют части вашего отдела. Хотя поначалу удаленная работа может быть довольно сложной, вы и ваша команда в конечном итоге начнете наслаждаться свободой, которую она дает!