Советы по проведению продуктивных удаленных совещаний

Не так давно встречи в основном проводились лично. К большому огорчению многих веб-дизайнеров (включая меня), удаленные встречи не получили широкого распространения среди клиентов. Какая разница в несколько лет.

Совещания постепенно переходили на удаленные платформы. Затем разразилась пандемия COVID-19. Внезапно Zoom и аналогичные провайдеры стали предпочтительным вариантом. В наши дни вы, скорее всего, проведете встречу из своей гостиной, а не из офиса клиента. Здесь нет жалоб.

Удаленные собрания не только защищают нас от вирусов, но и экономят огромное количество времени. Больше никаких утомительных поездок и пропущенных писем, на которые нужно отвечать.

Однако за такой уровень удобства приходится платить. Удаленные встречи могут быть неловкими и изобилующими перерывами. Некоторые технически сложные клиенты, возможно, еще не освоили основы ( хм, пожалуйста, включите микрофон ).

Хотите знать, как получить максимальную отдачу от этого дивного нового мира? Прочтите несколько советов, которые помогут вам продуктивно проводить удаленные собрания.

Найдите тихое место

Технология позволяет нам подключаться к видеоконференции практически из любого места. Но все равно важно правильно выбрать место.

В идеале вы найдете тихое, свободное от отвлекающих факторов место для общения. В конце концов, трудно быть продуктивным в разрушительной среде. Фоновый шум, люди, двигающиеся позади вас, животные и дети, соперничающие за внимание, — все это препятствия на пути к цели.

Это означает, что нужно избегать многолюдных общественных мест, таких как кафе или многолюдные открытые площадки. Слишком много шансов, что что-то пойдет не так. Кроме того, это выглядит немного непрофессионально.

Если вы работаете из дома, постарайтесь найти небольшое место, где вы можете побыть в одиночестве, желательно с дверью, которую вы можете закрыть. Возможно, вы не сможете предотвратить лай вашей собаки или звонок в дверь (таким образом, взбудораживая собаку), но вы можете свести к минимуму помехи.

Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше каждый может сосредоточиться на поставленной задаче.

Установите повестку дня

Никто не выигрывает от встречи, которая идет наперекосяк. Вы знаете, те, которые занимают слишком много времени и отклоняются от темы, не имеющей отношения к делу. Когда они, наконец, заканчиваются, возникает чувство облегчения, а не достижения. И это, кажется, особенно распространено в удаленной обстановке.

Вот где немного планирования может иметь большое значение. Установив и поделившись повесткой дня собрания, все участники будут знать, чего ожидать.

Повестки дня могут быть очень гибкими, что полезно, если вы не самый организованный человек в мире. Вам не нужно планировать все до минуты. Даже общий план и предполагаемые сроки сделают свое дело.

Повестки дня для хоста — это простой способ поддерживать беседу в нужном русле. Когда вы закончите с определенной темой, вы можете взглянуть на повестку дня и сказать: «Давайте перейдем к следующему пункту». Это бесценный инструмент повышения производительности.

Воспользуйтесь преимуществами инструментов модерации

Какую бы платформу для собраний вы ни выбрали, есть вероятность, что в нее включены некоторые инструменты модерации пользователей. Они позволяют отключать звук участников и передавать роль «ведущего» другим.

Важно использовать эти функции ответственно. Вы же не хотите управлять встречей железной рукой. Скорее всего, это повредит процессу сотрудничества.

Тем не менее, они эффективны для мероприятий с большим количеством участников. Это может помешать людям говорить друг о друге. Это также быстрый способ заглушить чью-то разрушительную обратную связь микрофона или другие разнообразные шумы.

Роль ведущего особенно удобна, так как позволяет другим участникам делиться своими экранами. Это помогает им проиллюстрировать свои тезисы и ставит всех на одну доску.

Если ваша встреча становится общедоступной, инструменты модерации помогут взять ситуацию под контроль. Точно так же вы можете использовать их с самого начала, чтобы обеспечить бесперебойную работу.

Запись для дальнейшего использования

Вы когда-нибудь уходили с личной встречи, забыв несколько деталей? Это случается даже с самыми преданными из записных книжек.

К счастью, большинство платформ для удаленных совещаний предоставляют функцию записи. Это позволяет и вам, и другим участникам вернуться назад и сослаться на ключевую информацию.

Запись особенно полезна для тренировок. Вокруг разбросано много информации, и некоторые концепции могут потеряться в этой мешанине. Наличие видео дает клиентам возможность помочь себе. Это также может уберечь вас от получения панического электронного письма или двух.

Также стоит отметить потенциальные проблемы с конфиденциальностью, связанные с записью. Хотя на некоторых платформах будет отображаться уведомление о том, что собрание записывается, также рекомендуется объявить об этом. Лучше быть в безопасности, чем потом сожалеть.

Получите максимум от удаленных совещаний

Преимущества удаленных совещаний неоспоримы. Они лучше для окружающей среды и вашего плотного графика. Но это все еще упирается в производительность.

Поскольку встречи такого типа часто более неформальны, существует тенденция отказываться от подготовки и сосредоточенности. Это приводит к виртуальным тусовкам, которые разбросаны и затягиваются. Вряд ли это рецепт успеха.

Решение состоит в том, чтобы смешать готовность старой школы с новейшими технологиями. Поместите себя в среду, свободную от отвлекающих факторов. Напишите основную повестку дня, которую вы можете использовать, чтобы направить участников на правильный путь. И используйте полезные инструменты, предлагаемые выбранной вами платформой.

В совокупности эти шаги помогут сохранить ваши встречи в нужном русле и сэкономят вам массу времени. Вот как должен работать бизнес в 21 веке.