Как преодолеть проблемы с вводом данных для программных продуктов

Эта статья была любезно поддержана нашими дорогими друзьями из Flatfile, которые создают красивые, ориентированные на человека приложения для устранения барьеров между людьми и данными. Спасибо!

Компании, готовые платить хорошие деньги за новое программное обеспечение, скорее всего, не начинают с нуля. У них налаженный бизнес с хорошо выстроенными и задокументированными процессами. Таким образом, у них есть тонны данных для переноса.

В результате решение о внедрении нового приложения не принимается легкомысленно. Внутренние процессы должны измениться. Чтобы заставить команду принять новое решение, может потребоваться время. Интеграция с существующими системами и внешними инструментами может быть проблемой. Ах да, и есть еще вопрос соответствия, о котором нужно беспокоиться.

Это означает, что на новое программное обеспечение оказывается большое давление, чтобы обеспечить первоклассный опыт с самого начала. Если вы не сможете предоставить компаниям простой и интуитивно понятный способ загрузки своих данных, в результате вы можете ожидать высоких показателей оттока клиентов.

Если вы разрабатываете продукт, которому нужны данные от клиентов, чтобы иметь какую-либо ценность, вот что вам нужно знать о построении процесса адаптации данных.

Как сбор данных коррелирует с удовлетворенностью пользователей

Программное обеспечение для бизнеса — это, по сути, просто пустая коробка, ожидающая заполнения данными своих пользователей. Без возможности безупречной загрузки данных пользователей программное обеспечение становится практически бесполезным.

Давайте посмотрим, что произойдет, если вы правильно настроите процесс загрузки данных.

Преимущества конечного пользователя

Если вы справитесь с вводом данных, ожидайте, что ваши конечные пользователи получат следующие преимущества:

• Они будут более уверены в своем решении.
  Благодаря полным и точным данным, переданным в ваше программное обеспечение, пользователи действительно увидят, насколько они ценны, вскоре после регистрации. Это оставляет мало места для пересмотра их решения, что приводит к большей удовлетворенности продуктом в целом и, в конечном итоге, к большему количеству денег для вашего бизнеса.
• Вы получите больший командный бай-ин.
  Положительный опыт адаптации данных позволяет клиентам быстрее использовать ваш продукт, сокращая время, необходимое им для получения ценности. Так что на самом деле онбординг данных создает основу для того, как ваши клиенты и их команда будут видеть остальную часть вашего приложения.
• Они добьются большего успеха с программным обеспечением.
  Поскольку пользователям не придется беспокоиться о форматировании и очистке данных или устранении неполадок в процессах импорта с ошибками, они могут получить больше от продукта и его функций.

Преимущества для разработчиков программного обеспечения

Поставщик программного обеспечения (вы и/или ваш клиент) также получает преимущества:

• Повысить удовлетворенность пользователей.
  Вашим конечным пользователям не нужно быть техническими волшебниками, чтобы понять, как встраивать данные в ваш продукт. Когда вы легко с этим справитесь, вы уменьшите отток, привлечете больше пользователей и удержите больше лояльных пользователей в долгосрочной перспективе.
• Тратьте меньше времени на обслуживание клиентов.
  Вы можете перестать беспокоиться о том, что вам придется поддерживать ошибочный процесс загрузки данных, а также брать на себя такие задачи, как форматирование и проверка данных, для ваших пользователей. Вместо этого направьте свое время и энергию на улучшение отношений с клиентами, вместо того чтобы все время тушить пожары.
  Келли Эбботт, соучредитель и технический директор Tablecloth, может подтвердить это:
  

  «Мы сократили время, затрачиваемое на работу с файлами, на 95%. По сути, время от времени мы работали всеми руками, чтобы решить эти проблемы».

• Будьте более уверены в своем продукте.
  Когда у вас есть гибкое и мощное решение для адаптации данных, вам не нужно ограничивать, какие данные ваши пользователи могут или не могут импортировать. Это больше не ограничение.
  Как объясняет Эбботт:

  «Это заставило нас задуматься о данных, которые мы запрашиваем у клиентов. Нам больше не нужно избегать запроса данных, для исправления которых может потребоваться слишком много времени. Flatfile устраняет эту проблему и повышает нашу готовность экспериментировать с различными типами данных, которые мы можем включить в наш анализ. Чем больше времени мы тратим на работу с различными типами данных, тем больше вероятность того, что мы найдем понимание, которое создаст дополнительную ценность на рынке. Это необходимо для такого стартапа, как мы».

• Экономить деньги.
  Хотя вам придется потратить деньги на стороннее решение для адаптации данных, вы сэкономите своей компании время и деньги, которые в противном случае тратились бы на управление специально созданным средством импорта данных, процессом адаптации и взаимоотношениями с клиентами. (Например, скатерть сэкономила десятки тысяч долларов, когда они внедрили Flatfile.)

Проблемы адаптации данных для программных продуктов

Давайте посмотрим на распространенные проблемы при загрузке данных и на то, как Flatfile Concierge их устраняет:

Задача № 1: необходимо собрать много данных

Подписываясь на новое программное обеспечение для бизнеса, пользователи, вероятно, рассчитывают заранее выполнить небольшую работу, например заполнить основную информацию об учетной записи, настроить параметры и добавить пользователей. Последнее, что вы хотите сделать, это удивить их импортером данных, который заставит их работать больше.

Допустим, например, вы создали CRM.

Если программное обеспечение не предназначено для стартапов и других новых предприятий, пользователям придется брать с собой массу внешних данных. Например:

• Контактная информация для клиентов, потенциальных клиентов, поставщиков, партнеров и членов команды;
• Существующие данные о клиентах, такие как учетная запись и история продаж;
• Перспективные данные, такие как история общения;
• Подробная информация о воронке продаж;
• Командные и индивидуальные цели и показатели.

Если ваша CRM напрямую не интегрируется с каждой из предыдущих CRM ваших пользователей, как они собираются переносить эти данные? Скопировать и вставить? CSV-шаблоны?

Кроме того, вы должны думать обо всех других источниках, из которых CRM получает информацию. Платежные шлюзы. Электронные таблицы, которые живут на диске отдела продаж. Подписанные контракты, которые были отправлены по электронной почте или факсу в вашу компанию. Есть много данных, поступающих из разных мест и от разных людей.

Исправление

Flatfile Concierge может решить эту проблему несколькими способами.

Во-первых, он позволяет импортировать данные из различных типов файлов:

• CSV,
• ТСВ,
• XLS,
• XML,
• И больше.

Благодаря такой гибкости вашим пользователям не придется беспокоиться о переносе данных в файл определенного типа и последующем устранении ошибок, возникающих во время переноса. Flatfile Concierge может обрабатывать различные типы файлов, различные типы данных и легко проверять все это.

Еще одна вещь, о которой следует подумать, — это то, как ваше программное обеспечение будет отслеживать и систематизировать каждый импортированный файл и соответствующие ему данные.

Что Flatfile позволяет вашим пользователям делать, так это создавать совместные рабочие пространства для размещения данных. Когда член команды добавляет новые данные в рабочее пространство, создается запись, содержащая:

• Дата загрузки,
• Имя файла,
• Пользователь, отправивший данные,
• Количество добавленных строк,
• История версий,
• Ошибки загрузки.

Это позволит держать вещи организованными, а также держать всех подотчетными за данные, которые они вносят. А благодаря тому, что эта информация легко доступна с централизованной панели управления, не будет секрета в отношении того, что было загружено, кем и когда. Ошибки импорта также можно исправить совместно, без необходимости повторной загрузки данных электронной таблицы.

Задача № 2: данные импортируются из разных штатов

Когда вы даете пользователям вашего программного обеспечения возможность передавать свои данные в ваш продукт, вы или команда разработчиков не можете сделать многого с точки зрения форматирования или очистки данных конечных пользователей заранее. И вы не должны. Ваша работа заключается в том, чтобы клиенты видели ценность программного обеспечения; не мучиться с импортом данных.

Вы можете дать им шаблон электронной таблицы, но это потребует от них затрат времени на переформатирование всех своих данных. Вы можете указать им в базе знаний, но, опять же, это предполагает, что ваши конечные пользователи будут готовы выполнять эту дополнительную работу.

На самом деле ваши пользователи будут спешить, чтобы проникнуть внутрь нового программного обеспечения и приступить к работе. Они не собираются останавливаться, чтобы справиться с этим. Это работа программного обеспечения.

Однако многие решения для ввода данных не очень хорошо справляются с запутанными электронными таблицами. Мало того, что им трудно распознать некоторые данные (часто из-за того, что модель данных не соответствует их собственной), так еще и приложение отказывается принимать определенные столбцы электронной таблицы.

Даже если это вина конечного пользователя за то, что он неправильно организовал или пометил свои данные или не научил свою команду, как это сделать (или просто не знал, что делать в первую очередь), как вы думаете, кого они будут винить в конце концов? когда их данные не будут импортированы?

Исправление

Импортер Flatfile Concierge работает на основе искусственного интеллекта, а это означает, что ваше программное обеспечение (и импортер данных) действительно может выполнять работу за ваших конечных пользователей.

Используя расширенную логику проверки, импортер данных может выяснить, что это за данные и куда они поступают.

Хотя Flatfile будет автоматически сопоставлять столбцы и соответствующие данные с фактическими полями данных вашего программного обеспечения, пользователи получают возможность убедиться в этом, прежде чем допустить их в систему:

Прежде чем это произойдет, вы можете немного поработать над серверной частью, чтобы Flatfile знал, что делать с данными ваших пользователей:

• Создавайте целевые модели данных, чтобы Flatfile мог перемещаться по сложным форматам электронных таблиц и типам данных, которые ваши пользователи, скорее всего, попытаются импортировать.
• Создайте шаблон с правилами проверки, чтобы искусственный интеллект Flatfile точно знал, как все отобразить.
• Проверяйте импортированные данные по другим базам данных, чтобы помочь импортеру контекстуализировать, проверять и очищать данные с течением времени.

После того, как вы сделали эту предварительную работу, остальное будет легко.

Основная часть работы будет выполняться Flatfile Concierge, когда он преобразует импортированные данные во что-то чистое и полезное. На самом деле около 95% импортированных столбцов автоматически сопоставляются с вашим программным обеспечением благодаря машинному обучению Flatfile и системе нечеткого сопоставления.

Конечный пользователь будет иметь возможность просмотреть те части своих данных, которые содержат ошибки. Если они их найдут, они смогут исправить ошибки внутри Flatfile, а не исправлять их в электронной таблице и повторно импортировать.

Задача № 3: Получение и отслеживание данных от нескольких пользователей

Когда на кухне много поваров, есть ряд вещей, которые могут пойти не так.

Иногда данные могут храниться на компьютерах членов команды или, что еще хуже, отправляться по электронной почте, что может представлять собой серьезную проблему безопасности для конфиденциальных данных. Это может произойти, если пользователям не предоставлен доступ к программной платформе или они считают средство импорта данных слишком пугающим для использования.

С другой стороны, с неправильным процессом загрузки данных он может стать бесплатным для всех, когда люди добавляют к данным компании все, что им заблагорассудится. Несмотря на то, что данные импортируются, отсутствует структура проверки, поэтому база данных компании заполнена ошибками и повторяющимися записями.

Ваши конечные пользователи должны иметь возможность поддерживать порядок, контроль и безопасность при работе с чем-то столь серьезным, как данные компании, особенно если вы хотите, чтобы ваше программное обеспечение можно было использовать.

Исправление

Flatfile Concierge разработал процесс загрузки данных как совместный.

Как видите, администраторы компании могут приглашать определенных сотрудников (т. е. клиентов) для добавления данных в свои рабочие области. Но это не просто приглашение к импорту данных.

Администраторы имеют возможность создать процесс утверждения. Они получают:

• Запросите конкретные наборы данных у членов команды.
• Контролируйте, в какие рабочие области им разрешено импортировать данные.
• Просмотрите все отправленные данные перед передачей утвержденных данных на платформу.

Администраторы также могут импортировать данные от имени клиента. Flatfile Concierge гарантирует, что ввод данных никогда не станет тупиком для клиентов.

Это не только гарантирует, что правильные данные попадут в программное обеспечение, но и контролируемый поток означает, что данные в конечном итоге будут более чистыми и точными. Все это, в то же время обеспечивая беспрепятственный ввод данных для пользователей.

Задача № 4: безопасность данных всегда вызывает беспокойство

Когда дело доходит до разработки веб-сайтов и приложений, конфиденциальность и безопасность пользователей являются главным приоритетом. Если наши клиенты и посетители не верят, что их информация защищена от посторонних глаз (и не продается рекламодателям), они в первую очередь перестанут использовать наши решения.

То же самое происходит и с программным обеспечением — хотя им приходится беспокоиться не только о личных данных компании.

Часто, когда компании импортируют данные в программное обеспечение (как пример CRM), они импортируют личные и конфиденциальные данные своих клиентов . Позвольте этому быть скомпрометированным, и вы можете попрощаться со своим программным обеспечением.

Итак, да, само программное обеспечение должно быть защищено. Это данность. Но то же самое происходит и с вашим процессом адаптации данных. Это огромная точка уязвимости, если ее не остановить.

Исправление

Первое, что делает Flatfile Concierge, — это побуждает пользователей отказываться от обмена конфиденциальными данными по электронной почте, FTP и другим незащищенным платформам, предоставляя удобное решение для регистрации данных.

Во-вторых, он предоставляет аутентифицированное и совместимое рабочее пространство для пользователей, чтобы они могли импортировать, проверять и публиковать свои данные в вашем программном обеспечении.

Вот как Flatfile Concierge защищает свои рабочие пространства:

• Каждый соавтор входит в средство импорта данных через аутентифицированное приглашение.
• Данные шифруются при передаче и хранятся в зашифрованной корзине Amazon S3.
• Платформа загрузки данных на 100 % соответствует GDPR.
• Flatfile соответствует требованиям HIPAA и SOC2 и при необходимости может быть адаптирован к другим требованиям соответствия.

Кроме того, после успешного переноса данных в ваше приложение они удаляются из Flatfile. Таким образом, вам нужно беспокоиться только о защите ваших данных в вашем программном обеспечении, а не на предыдущих платформах, к которым они были затронуты.

Подведение итогов

Из-за недостаточного или подверженного ошибкам процесса загрузки данных вы, поставщик программного обеспечения и его конечные пользователи будете тратить слишком много времени на ручную очистку и проверку электронных таблиц. Это произойдет не только во время первоначальной регистрации пользователя. Если средство импорта данных не справляется с этой задачей, вы все будете тратить массу времени и ресурсов каждый раз, когда данные должны быть загружены или переданы на платформу от существующих клиентов.

Конечно, все это предполагает, что ваш импортер может даже получить пользовательские данные в программное обеспечение. (К сожалению, это происходит со слишком большим количеством специализированных решений.)

Само собой разумеется: ваш процесс ввода данных должен быть безупречным для вашей команды и клиентов. Это единственный способ поддерживать низкий уровень оттока пользователей и высокую удовлетворенность пользователей.

Онбординг данных — действительно сложный процесс. Избавьте себя от хлопот, пытаясь разработать собственное решение для адаптации данных, и избавьте себя от времени, пытаясь устранить проблемы с ним. Благодаря импортеру данных на основе искусственного интеллекта, такому как Flatfile Concierge, обо всем позаботятся за вас.