Оптимизируйте рабочие процессы Jira с помощью этих рекомендаций
Опубликовано: 2022-07-22Запущенная Atlassian почти два десятилетия назад и изначально предназначенная для разработчиков программного обеспечения, Jira с тех пор зарекомендовала себя как решение для управления проектами для Agile-команд по всему миру. Хотя Jira по-прежнему в основном используется командами разработчиков, гибкая функциональность Jira может работать практически для любой команды в любой организации.
Однако с такой гибкостью связан риск сложности: одна из наиболее частых жалоб, которые я слышу о программном обеспечении, заключается в том, что его разросшиеся рабочие процессы неуправляемы. Итак, как должны быть созданы рабочие процессы, чтобы ускорить внедрение и поддерживать эффективность?
Я использую Jira уже 12 лет в разных отраслях и на различных должностях в сфере управления проектами, бизнес-аналитики и администратора Jira. Эти рекомендации по рабочему процессу Jira помогут вам оптимизировать настройку и максимально использовать преимущества гибкости во всех областях вашей организации.
Как адаптировать рабочие процессы Jira для любого отдела
От реализации стандартных рабочих процессов разработки до проектирования процессов с более сложными требованиями — администратор Jira может адаптировать возможности программного обеспечения к любой части своей организации. Если вам нужно отслеживать процессы за пределами ИТ, Jira может предложить больше, чем обычное представление доски спринтов. Вот несколько способов, которыми различные отделы и компании могут улучшить использование Jira:
| Тип организации | Рекомендуемая настройка Jira | Преимущества |
|---|---|---|
| Отдел кадров со сложным процессом найма, охватывающим несколько систем | Создайте доску найма, которая использует рабочие процессы в зависимости от типа нового найма, определяя путь, который сотрудники отдела кадров проходят через различные системы для настройки каждого найма. | Планирование различных путей найма позволяет HR-персоналу правильно и полностью настраивать новых сотрудников с первого раза, экономя время на адаптации и дорогостоящие исправления позже. |
| Отдел маркетинга , который хочет управлять повторяющейся работой, такой как кампании | Установите каждую кампанию в рамках проекта как эпопею. Повторяющиеся карточки задач можно загружать в начале каждой кампании, гарантируя одинаковое выполнение всех соответствующих процессов и действий. | Повторяющийся рабочий процесс задач гарантирует, что каждая кампания выполняется максимально эффективно и всесторонне. Кроме того, представление дорожной карты Jira можно использовать для представления запланированного графика в реальном времени в сравнении с фактическим статусом каждой кампании. |
| ИТ-компания с несколькими группами разработчиков, которые не обязательно работают одинаково (возможно, из-за недавнего приобретения или команд, подчиняющихся разным организациям). | Используйте проекты, которые содержат несколько досок и один общий рабочий процесс, где у каждой группы есть доска, представляющая то, как они работают. Доски могут быть Kanban, Scrum или смесью. | Команды по-прежнему могут работать так, как им удобно, но работа над проектом отслеживается и сообщается единообразно. Это уменьшает давление на команду, чтобы изменить свои процессы исключительно для целей отчетности проекта или программы. |
| Любая организация , которая регулярно выполняет запланированные задачи, такие как отчетность по KPI или взаимодействие с внешними поставщиками. | Используйте автоматизацию Jira для создания задач и управления ими на основе определенного расписания. Задачи могут выполняться через рабочие процессы по мере необходимости, чтобы гарантировать завершение процесса. | Вся работа сосредоточена в одном месте, и членам команды не нужно полагаться на заметки в календаре или последующие электронные письма, чтобы выполнять задачи по расписанию. |
Управление рабочим процессом Jira
При использовании нескольких рабочих процессов для разных функций администраторы могут столкнуться с трудностями при управлении многочисленными схемами. Если администратор в конечном итоге использует разные схемы рабочего процесса для каждого проекта, полученные доски становится практически невозможно поддерживать. Чтобы избежать этого, целенаправленно создавайте и поддерживайте рабочие процессы. Вот мои три главные рекомендации для этого:
1. Найдите точки соприкосновения
Разные имена столбцов на доске не обязательно требуют разных рабочих процессов для поддержки каждого из них. Найдите общие черты в рабочих процессах проекта, состояниях и переходах. Шаг или статус «Выполняется» может охватывать этап разработки для ИТ, этап сбора требований для офиса управления проектами и этап создания для маркетинговой кампании. Если они могут следовать общему статусу и рабочему процессу, вы можете уменьшить объем поддерживаемых элементов Jira. Это также снижает вероятность пропущенного перехода в конкретном проекте.
2. Сосредоточьтесь на том, что
Часто люди создают шаги рабочего процесса для каждого члена команды, у которого есть действие, что может привести к тому, что рабочий процесс выглядит как спагетти и доска со слишком узкими столбцами для чтения. Вместо этого сосредоточьтесь на типе задачи, то есть на том, что, а не на том, кто или как. Итак, как вы управляете рабочим процессом, в котором есть несколько шагов проверки и утверждения, которые похожи по своей природе и происходят примерно в одно и то же время, но выполняются разными людьми? Используйте такие функции, как циклические функции, пост-функции и средства автоматизации, которые позволяют элементу находиться на этапе рабочего процесса утверждения (который также можно использовать для некоторых этапов тестирования в рабочем процессе разработки), но при этом представлять несколько действий, задач и контрольных точек.
Имейте в виду, что столбцы доски связаны со статусами, поэтому для 15 статусов потребуется либо 15 столбцов, каждый с одним статусом, либо несколько статусов на столбец. Если для вашего представления доски действительно требуется 15 отдельных статусов, вам может потребоваться создать более сложный рабочий процесс. Однако если представление доски включает несколько статусов для каждого столбца, подумайте об упрощении рабочего процесса, чтобы он соответствовал столбцам.
3. Используйте данные там, где это возможно
Jira управляется данными, поэтому часто более эффективно использовать данные, а не шаг рабочего процесса, для представления статуса задачи. Вместо того, чтобы переводить пользовательскую историю из «Требования» в «Критерии принятия» и «Проверено», вы можете представить каждую из этих категорий как один статус, где каждая задача относится к определенному полю или элементу данных.
Если вы придерживаетесь подхода, основанного на данных, вы также можете воспользоваться преимуществами автоматизации и планирования элементов для перемещения по рабочему процессу по мере завершения и документирования работы, а не ждать, пока кто-то переместит карточки. Для этого можно использовать атрибуты данных, такие как стандартные поля, настраиваемые поля или метки.
Например, чтобы уменьшить шум в большом рабочем процессе разработки, все три статуса требований могут находиться в одном шаге требований рабочего процесса. Когда требование готово для критериев приемлемости, владелец задачи добавляет метку «Требуется AC» или проверяет настраиваемое поле «Готово для AC», и Jira автоматически назначит его для тестирования. Это упрощает процесс так же, как и несколько шагов, но упрощает рабочий процесс. Это особенно важно, если у вас есть рабочий процесс, который может поддерживать параллельные шаги или для которого порядок может быть гибким.
Два чистых примера рабочего процесса Jira
На следующих диаграммах показаны эффективные и управляемые рабочие процессы, состоящие из состояний, переходов и разрешений, которые можно применять в различных сценариях.
Рациональный общий рабочий процесс утверждения можно использовать для всех видов бизнес-задач, таких как маркетинговые предложения, а также для различных частей задач разработки, таких как требования.
Хороший рабочий процесс разработки может поддерживать несколько плат и может поддерживать несколько групп разработчиков, работающих по-разному. Опять же, он фокусируется на том, что, а не на том, кто. Этот рабочий процесс может поддерживать множество типов досок, организаций, этапов проекта и бизнес-задач. Хотя это может показаться сложным, это во многом связано с количеством переходов, которые необходимы командам, использующим его, для эффективного управления элементами.
Распространенные проблемы и решения Jira
Гибкость Jira означает, что вы должны целенаправленно настраивать и поддерживать рабочие процессы. Вам также необходимо убедиться, что вы не используете рабочие процессы по умолчанию, когда другие подходы более подходят. Некоторые распространенные проблемы можно устранить, выполнив следующие действия:
| Проблема | Следующие шаги |
|---|---|
| У меня слишком много разных типов рабочих процессов. | Составьте «супернабор» всех статусов рабочего процесса, сгруппировав похожие статусы. Создайте один общий рабочий процесс и преобразуйте каждый в этот новый. |
| Мои рабочие процессы сложны. | Потратьте некоторое время на опрос коллег, чтобы узнать, как они используют доску и связанные с ней отчеты. Скорее всего, они не используют все шаги рабочего процесса или нет необходимости в отдельных шагах. Начните с создания упрощенной версии одного сложного рабочего процесса и убедитесь, что все соответствующие функции отчетности и процесса по-прежнему доступны. |
| Элементы в конечном итоге теряются или находятся в неправильном состоянии. | Если у вас много разных рабочих процессов и досок, вы, вероятно, сталкивались с этой проблемой. Во-первых, вам нужно просмотреть все несопоставленные статусы в каждой из настроек вашей доски. Легко обновлять рабочие процессы, но забудьте добавить новый статус в столбец доски. Даже если есть статусы, которые вы не используете на доске, лучше оставить их в списке невыполненных работ, а не удалять, чтобы вы не потеряли видимость карточки, если внесете изменения. Во-вторых, упростить рабочие процессы, чтобы свести к минимуму количество простаивающих или потерянных карт. |
| Мне нужно много рабочих процессов, потому что в разных ситуациях мы делаем что-то по-разному. | Взгляните на свои ситуации и определите, основаны ли они на типе проблемы или на каких-то других данных. У вас по-прежнему может быть много рабочих процессов, но их можно сделать общими для типов задач или какой-либо другой сущности. Затем упростите способ управления ими. Например, вы можете поддерживать три рабочих процесса для типов задач (простая задача, задача с тестированием/утверждением, задача с развертыванием) и объединять их в различные схемы рабочих процессов, а не поддерживать 18 рабочих процессов для задач по проектам. |
Используйте эти методы для успешного рабочего процесса
Многие организации могли бы найти дополнительные возможности для использования Jira, но они уже перегружены рабочими процессами своих ИТ-проектов. Применяя эти рекомендации и лучшие практики, вы можете расширить использование Jira, не увеличивая административную нагрузку. Если у вас есть опыт использования Jira в других организациях, используйте его в качестве вдохновения, но не ограничивайте свое мышление тем, как вы видели его использование для определенного проекта или отрасли. Не забудьте найти точки соприкосновения, сосредоточиться на том, что и использовать данные, где это возможно. Это гарантирует, что вы используете всю гибкость, которую может предложить Jira. И как только все подразделения вашей организации будут эффективно использовать Jira, вам будет проще обсуждать и внедрять глобальные ключевые показатели эффективности, улучшения процессов и другие инициативы в рамках всего бизнеса.