Как использовать сводную таблицу в Excel? Пошаговое руководство

Сводная таблица в Excel — одна из самых пугающих и мощных функций. Когда у вас есть большие наборы данных и вам нужно найти определенные данные из партии, сводная диаграмма помогает обобщить данные. Эксперты Excel любят именно эту функцию Excel. Многие считают сводные таблицы сложными. Но если вы будете следовать хорошему примеру со сводной таблицей , вы поймете основы функции.

В этой статье вы узнаете, как создать сводную таблицу в Excel и как использовать сводные диаграммы .

Что такое сводная таблица — краткое введение

Сводная таблица в Excel — это не что иное, как сводка ваших данных, представленная в виде диаграммы, посредством которой отображается ваш отчет. На основе вашей информации вы также можете исследовать тенденции с помощью сводной диаграммы . В электронной таблице Excel, когда у вас есть длинные столбцы и строки со значениями, сводная таблица помогает суммировать данные. Чтобы быть точным, сводные таблицы извлекают смысл из огромных объемов данных в электронной таблице Excel. Pivot также позволяет группировать данные по-разному, чтобы вы могли делать соответствующие выводы.

Эксперты Excel считают, что сводную таблицу в Excel можно считать отчетом. С помощью сводной таблицы вы получите интерактивное представление ваших данных. Для создания сводной таблицы не требуются формулы, и вы можете по-разному рассматривать одни и те же данные в таблице. Как было сказано ранее, сводка помогает группировать данные по категориям, фильтровать данные для исключения или включения категорий, разбивать данные на месяцы, годы, дни и т. д., а также строить диаграммы.

Изучите онлайн-обучение по науке о данных в лучших университетах мира. Участвуйте в программах Executive PG, Advanced Certificate Programs или Master Programs, чтобы ускорить свою карьеру.

Изучите наши популярные курсы по науке о данных

Для чего нужна сводная таблица в Excel?

Новички в MS Excel часто путаются в использовании и функциях сводной таблицы. Но как только они узнают, как работает эта функция Excel, многие концепции становятся ясными. Как упоминалось ранее, основная цель сводной диаграммы и сводной таблицы — быстро суммировать огромные объемы данных. Изучение примера сводной таблицы поможет вам понять, как работает эта функция.

Ниже перечислены некоторые практические ситуации и сценарии, в которых сводная таблица выступает в качестве отличного решения:

1. Объединение повторяющихся данных

Предположим, вам нужно обновить довольно много URL-адресов после завершения редизайна блога. Но программное обеспечение для создания отчетов в блогах не могло хорошо справляться со своей задачей, разделяя показатели «просмотра» для одного сообщения между двумя отдельными URL-адресами. В электронной таблице у вас есть два разных экземпляра каждого сообщения в блоге. Для получения точных данных необходимо сопоставить итоговые значения просмотров для каждого повторяющегося значения.

В этом случае пригодится сводная таблица в Excel . Вам не нужно искать и объединять метрики из повторяющихся значений вручную. Используйте сводную таблицу и суммируйте свои данные по заголовку сообщения в блоге. Показатели просмотров из дубликатов сообщений будут автоматически агрегированы.

2. Сравнение продаж различных продуктов

Ежемесячный рабочий лист продаж обычно содержит тысячи строк, содержащих данные о ежемесячных продажах различных продуктов. Таким образом, если вы хотите узнать, какой продукт (ы) принес больше денег, вы не можете сделать это вручную. Сортировка данных вручную из такого огромного объема данных невозможна. Вместо этого вы можете использовать сводную диаграмму для агрегирования данных о продажах для каждого продукта.

3. Добавление значений по умолчанию в пустые ячейки

Каждый набор данных, который вы вводите в MS Excel, не будет заполнять каждую ячейку. Часто, когда вы ожидаете ввода новых данных в MS Excel, это может задерживаться. А поскольку пустых ячеек может быть много, это только усилит путаницу.

В таких случаях полезно использовать сводную таблицу в Excel . Вы можете настроить сводную таблицу и заполнить пустые ячейки значениями по умолчанию, такими как TBD (подлежит определению) или $0. Для больших таблиц данных вы можете пометить ячейки с помощью этой функции, особенно когда несколько человек работают над одним листом.

Получение численности сотрудников для разных отделов

Вы можете автоматически вычислять вещи, найденные в таблице MS Excel, с помощью сводных таблиц. Среди многих других вещей, подсчет строк с общими данными часто имеет важное значение.

Предположим, на листе Excel перечислены сотрудники организации — имена сотрудников и их соответствующие отделы. Когда вы создаете сводную таблицу в Excel из этих данных, вы можете показать название отдела и количество сотрудников в каждом отделе. Вам не нужно считать каждую строку вручную для сортировки названия отдела.

Как создать сводную таблицу в Excel?

Вот как создать сводную таблицу в Excel :

Шаг 1. Ввод данных в ряд столбцов и строк

Для каждой сводной таблицы вам понадобится базовая таблица Excel, содержащая полные данные. Введите значения в определенные наборы столбцов и строк. Вы можете классифицировать свое значение в самой верхней строке или самом верхнем столбце в зависимости от того, что они представляют.

Шаг 2. Сортировка данных по определенному атрибуту

После того, как вы ввели все данные в лист Excel, вы должны отсортировать эти данные для удобства управления и преобразования в сводную таблицу. Для сортировки данных необходимо щелкнуть вкладку «Данные» в верхней панели навигации электронной таблицы Excel и выбрать значок «Сортировка» чуть ниже нее. Появится окно, и вы сможете отсортировать данные по любому столбцу и в любом порядке.

Шаг 3. Выделение ячеек для создания сводной таблицы в Excel

После того, как вы ввели данные на лист Excel и отсортировали их в соответствии со своими предпочтениями, вы должны выделить ячейки, которые хотите обобщить в сводной диаграмме или таблице. В верхней панели навигации нажмите «Вставить», а затем выберите значок «Сводная таблица». Вы можете сделать еще одну вещь — на рабочем листе щелкните в любом месте и выберите «Сводная таблица». Вы можете вручную ввести диапазон ячеек, которые хотите включить в сводную таблицу.

Вы получите поле с параметрами, в котором вы можете установить диапазон ячеек. Вы также можете перенести сводную таблицу на новый лист или сохранить ее на существующем листе. Сделав свой выбор, нажмите OK.

Шаг 4. Перетащите поле в область «Метки строк».

По завершении шага 3 вы получите пустую сводную таблицу в Excel . Вы должны перетащить поле, помеченное в соответствии с именами столбцов в электронной таблице, в область « Метки строк ». Определяется уникальный идентификатор, на основе которого сводная таблица будет организовывать ваши данные.

Шаг 5. Перетащите поле в область «Значения».

Теперь, когда вы знаете, как организовать свои данные, следующим шагом будет добавление некоторых значений. Для этого вам нужно перетащить поле в область «Значения» .

Шаг 6: Тонкая настройка расчетов

По умолчанию вы можете вычислить сумму определенного значения. Но в то же время вы можете изменить это значение на максимальное, минимальное или среднее, в зависимости от того, что вы хотите рассчитать.

Теперь ваши данные классифицируются по вашим предпочтениям и предпочтениям. Вы можете сохранить его для дальнейшего использования.

Читайте наши популярные статьи о науке о данных

Вывод

Теперь вы получили базовое представление о сводных таблицах в Excel . Таким образом, вы можете использовать сводную таблицу для реальных случаев использования. Кроме того, если вы владеете формулами MS Excel, вы можете быстро настроить сводные таблицы с минимальными усилиями.

Присоединение к сертификационной программе по аналитике данных upGrad

Область аналитики данных предлагает кандидатам чрезвычайно прибыльные возможности трудоустройства. Аналитики данных используют колоссальные объемы данных, создаваемых каждый день, для извлечения значимых закономерностей для принятия решений на основе данных. Это очень прибыльная и хорошо оплачиваемая профессия.

Карьера в области аналитики данных — это выгодная возможность в современной отрасли. Аналитики данных работают с огромными объемами данных для извлечения важной информации. Чтобы отточить свои навыки в области анализа данных, вы должны присоединиться к сертификационной программе по анализу данных upGrad . При поддержке Fullstack Academy вы получите сертификат Калифорнийского технологического института по анализу данных по завершении курса. В ходе курса вы сможете освоить навыки визуализации данных, Python и SQL, что проложит вам путь к тому, чтобы стать отличным аналитиком данных.