KPI Cure: как аналитика медицинских данных может улучшить финансы медицинского центра

Согласно отчету McKinsey & Co за 2022 год, поставщики медицинских услуг США могут в совокупности сократить расходы более чем на 1,5 триллиона долларов за следующие шесть лет за счет повышения производительности. Когда дело доходит до повышения эффективности, здравоохранение является особенно сложной отраслью. Существуют естественные ограничения на реинжиниринг организаций здравоохранения, потому что на карту поставлены жизни, а не только прибыль. Тем не менее, поставщики находятся под огромным давлением в плане оптимизации производительности, особенно после пандемии COVID-19, которая нарушила предоставление услуг и привела к тому, что больницы США в совокупности столкнулись с убытками в миллиарды долларов.

Быстрое внедрение электронных медицинских карт (ЭМК) за последнее десятилетие значительно улучшило уход за пациентами и эффективность работы, но еще многое предстоит сделать.

Как основатель и генеральный директор консалтинговой фирмы Marion Street Capital, я работал с многочисленными поставщиками медицинских услуг в течение последних нескольких лет, чтобы повысить производительность и увеличить прибыль, не жертвуя при этом качеством обслуживания пациентов. У меня и моей команды есть большой опыт в разработке инструментов анализа данных, и мы используем информацию, которую они предоставляют, для разработки ключевых показателей эффективности (KPI) и надежного плана управления этими показателями. Используя этот учебник, мы помогли клиентам оптимизировать уход за тысячами пациентов и сэкономить более 50 миллионов долларов.

Использование аналитики медицинских данных для разработки стратегии

KPI отличаются от других бизнес-показателей тем, что они специально разработаны для управления стратегией, предоставляя цели производительности, контрольные точки и информацию для принятия решений. Например, объем продаж — распространенная метрика, но сама по себе она представляет собой только результат. Напротив, KPI, призванные помочь увеличить объем продаж, могут включать такие измерения, как количество новых потенциальных клиентов и время отклика продавца.

Учитывая неослабевающее финансовое давление на отрасль здравоохранения, ключевые показатели эффективности имеют решающее значение и могут помочь поставщикам повысить ценность своих услуг, сократить расходы, оптимизировать операции, оптимизировать распределение ресурсов и предоставлять более качественные услуги.

Как найти правильные KPI

Ключевым моментом является выбор наиболее продуктивных ключевых показателей эффективности и разработка структуры, объединяющей заинтересованные стороны, такие как руководители хирургических отделений и финансовые руководители, по всей организации. Мы используем две широкие категории для организации данных поставщика: операционные и финансовые.

Операционные KPI

Эти показатели направлены на улучшение использования ресурсов и результатов лечения пациентов и могут включать в себя различные измерения, такие как следующие примеры, которые мы помогли разработать для одного из наших клиентов, инновационной клиники лечения расстройств, связанных с употреблением опиоидов, в США:

• Использование поставщика медицинских услуг, т. е. сколько времени каждого медицинского работника (в часах или процентах) тратится на оплачиваемые услуги с пациентами.
• Неявка пациента
• Уникальные встречи с пациентами
• Отток пациентов (прием и выписка)
• Наблюдались уникальные пациенты
• Услуги на одного пациента за визит

Заголовки новостей, как правило, сосредоточены на медицинских процедурах и ценах на лекарства, когда речь идет о расходах на здравоохранение, но труд, как правило, является самым большим фактором роста расходов. Вот почему поставщикам, которые хотят сократить расходы, было бы полезно сосредоточиться на более эффективном использовании своей рабочей силы, например, на сборе данных, чтобы администраторы могли оптимизировать потоки пациентов и сократить время ожидания, на развертывании компьютерных и мобильных приложений, чтобы помочь врачам справляться с административными задачами и увеличивать затрачиваемое время. с пациентами и отправка пациентам автоматических напоминаний о записи на прием, чтобы уменьшить количество неявок и сэкономить время персонала.

Финансовые KPI

Другая категория KPI — финансовая, и многие из них аналогичны показателям, используемым в других отраслях, например, операционный денежный поток или чистая прибыль.

Однако некоторые ключевые показатели эффективности, связанные с финансами, уникальны для здравоохранения, например, стоимость лекарств для пациентов за пребывание и вся подкатегория, ориентированная на отношения с плательщиками, чаще всего со страховыми компаниями. Это важные показатели для управления потоком доходов поставщика и повышения его эффективности, и они включают в себя такие данные, как:

• Уровень отказов в удовлетворении требований
• Срок рассмотрения страхового возмещения
• Ставка возмещения: сумма в долларах, выплачиваемая страховщиками.

Постановка целей по улучшению операционных KPI может привести к лучшему обслуживанию и операционным результатам, в то время как то же самое для финансовых показателей напрямую укрепит итоговый результат. Общая цель выбора ключевых показателей эффективности состоит в том, чтобы выяснить, какие цели оказывают наибольшее влияние, сохраняя при этом согласованность между персоналом и руководством в отношении общих целей. Также очень важно со временем корректировать ключевые показатели эффективности, пересматривая их по мере изменения условий.

Однако прежде чем провайдеры доберутся до этого момента, им необходимо иметь эффективную информационную панель для визуализации и интерпретации этих показателей.

Создание информационных панелей

Сила KPI заключается в том, что они превращают данные в идеи. Но чтобы управлять этими знаниями и преобразовывать их в эффективность, поставщикам нужен эффективный способ представления этих данных. Как правило, я считаю, что наиболее эффективным и привлекательным способом является визуальная панель инструментов.

Первый шаг, который мы обычно делаем с клиентом, — убедиться, что мы понимаем конкретные цели организации — например, сокращение операционного дефицита при составлении плана технологической инфраструктуры бизнеса и того, где она генерирует данные. Мы также опрашиваем сотрудников различных подразделений, чтобы понять, как они могут использовать данные для улучшения процесса принятия решений — например, изучая электронные медицинские записи, чтобы выявить общие тенденции, такие как средняя продолжительность пребывания пациентов, — без нарушения конфиденциальности пациентов.

Как только мы определим, какие данные отслеживать, мы начинаем создавать стек данных, информационный ресурс, которым мы будем управлять и улучшать на этом пути. Первым шагом является организация информации в базу данных, хранилище данных (набор баз данных) или озеро данных (хранилище, в котором хранится больше необработанной информации для моделирования и анализа). Каждый из них является полезным средством хранения контента, но существуют разные варианты использования, в которых один из них более выгоден, чем другие.

Затем мы создаем панель мониторинга с помощью платформы бизнес-аналитики (BI), такой как Tableau, Power BI или Qlik Sense, и используем ее для извлечения информации из базы данных или озера данных организации.

Сегментация информации

Развертывание успешной стратегии KPI требует определения наиболее полезных показателей и функций для каждой панели мониторинга, чтобы люди, которые взаимодействуют с ними, могли работать продуктивно. Разным заинтересованным сторонам нужны разные точки данных и будут разные ключевые показатели эффективности, поэтому важно сегментировать данные для правильной аудитории. Например, вы можете создать операционную панель мониторинга для врачей и медицинского персонала, а финансовые ключевые показатели эффективности перенести на другую панель мониторинга для администраторов и руководителей. Грамотность в отношении данных, скорее всего, сильно различается в разных организациях, поэтому важно представлять информацию и предоставлять рекомендации, варианты просмотра и фильтры таким образом, чтобы не перегружать людей.

Цель состоит в том, чтобы максимизировать возврат инвестиций, разрабатывая стабильный и воспроизводимый процесс. Но мы также хотим максимизировать автоматизацию и свести к минимуму потребность в человеческом взаимодействии при получении и обновлении данных.

Практический пример приборной панели

Для нашего клиента клиники по расстройствам, связанным с употреблением опиоидов, мы разработали три панели управления: одну для медицинского персонала, другую для отдела выставления счетов и третью для руководителей клиники. Эта система и контрольные показатели, которые она измеряет, помогли организации получить свободный денежный поток в размере 19,5 млн долларов за второй год своей деятельности — деньги, которые были реинвестированы в социальные программы для сообщества.

Панель данных клиники

Эта доска извлекает данные непосредственно из системы электронных медицинских карт клиники и подробно анализирует ежедневную производительность и операции в различных областях бизнеса. Мы также разделили информационную панель на следующие страницы для еще более конкретной аудитории:

• Резюме: Эта страница актуальна для всех в клинике и показывает некоторые из основных клинических КПЭ: предоставленные оплачиваемые услуги, госпитализации, выписки и перепись (количество уникальных пациентов, посетивших клинику в тот день).
• Использование: главный медицинский директор, главный операционный директор и операционные руководители (например, директора или старшие менеджеры) просматривают эту страницу, на которой показано количество услуг и время, затрачиваемое на услуги каждым врачом в день или неделю.
• Удержание: главный операционный директор и операционные руководители используют эту страницу для подробного изучения данных о поступлении и выписке по дате, медицинском персонале, источнике направления, программе, к которой относятся пациенты при поступлении, и многом другом.
• Неявки: эта страница позволяет главному операционному директору и операционным руководителям отмечать определенные тенденции, такие как неявки на прием. Например, наш клиент увидел, что пациенты, которые были в программе менее 30 дней, пропускали 20% приемов, а те, кто был в программе более 30 дней, пропускали 10% из них.
• Отчет главного врача: главному врачу нужен был специальный отчет, составленный специально для него, в котором содержалась бы количественная оценка и информация о положительных тестах на наркотики и количественных медицинских ошибках, которые могли потребовать быстрого решения или сообщения.
• Персонал: Главный операционный директор и руководители операций используют эту страницу, чтобы понять, как укомплектовать клинику персоналом в любую смену. Как ретроспективно, так и прогнозируемо, он сообщает поставщикам о любой прошлой нехватке или избытке персонала, а затем использует эти данные для прогнозирования количества сотрудников, которые потребуются для удовлетворения спроса в определенные дни и часы в будущем. Эта страница, созданная в рамках специального запроса с использованием процессов Six Sigma и Lean, остается оперативным отчетом на панели инструментов для постоянного мониторинга по мере роста клиники.

Платежная панель данных

Эта информационная панель извлекает информацию из системы выставления счетов за медицинские услуги и отображает оценку медицинских требований, которые, как мы ожидаем, клиника получит в качестве дохода. Он также отображает тенденции среди конкретных плательщиков страховых услуг, например, как быстро они платят и сколько они платят по сравнению с нашими ожиданиями.

Финансовая группа использует оценку непогашенных требований для расчетов с клиентами, а группа по выставлению счетов использует эту информационную панель, чтобы понять тенденции требований и определить проблемы, которые им необходимо решить. Например, если средний DSO определенного плательщика — количество дней, которое требуется для обработки и оплаты претензии — увеличивается с 15 дней до 25, команда может использовать фильтры на панели инструментов, чтобы определить и изучить определенные типы претензий, которые могут занять больше времени, и провести мозговой штурм. решения.

Панель управления C-suite

При этом данные со всех других информационных панелей преобразуются в сводное представление ключевых показателей эффективности, наиболее важных для операционных и финансовых показателей. Эта информационная панель также увязывает еженедельные цели, которые мы помогли установить для клиники, включая приемы пациентов, услуги на одного пациента, госпитализацию и выписку, а также выручку и дебиторскую задолженность, чтобы руководители могли сравнивать фактические результаты с прогнозами.

Поскольку мы отслеживаем ключевые показатели эффективности в разных областях организации здравоохранения, у каждой из них может быть свой владелец или ответственная сторона. Мы используем то, что мы называем «динамической петлей обратной связи», чтобы поддерживать поток информации, регулярно пересматривая, интерпретируя и обсуждая значения KPI относительно целей с заинтересованными сторонами. Это позволяет нам постоянно переоценивать эффективность показателей и их влияние на деятельность и прибыльность организации.

Краудсорсинговые решения

По мере развития любой организации возникают проблемы, требующие решений, выходящих за рамки простого достижения и превышения контрольных показателей. Иногда данные также сигнализируют о наличии проблем, для которых нет очевидных решений. В этой ситуации может помочь опрос всех вовлеченных сторон.

Например, одна информационная панель, которую мы разработали для клиента из сферы здравоохранения в прошлом году, показала значительное сокращение сеансов группового консультирования в их клинике. Путем краудсорсинга информации из нескольких областей организации мы получили целостное представление об инициативе группового консультирования и внесли временные коррективы, такие как более детализированные отчеты о групповом консультировании и более активное продвижение услуги планировщиками, чтобы смягчить тенденцию к снижению и увеличить количество сеансов. . Вот несколько примеров того, что мы обсуждали с разными группами персонала:

• Медицинские счетоводы: какой доход клиника получает от группового сеанса по сравнению с эквивалентной услугой?
• Другой медицинский персонал: как повышенное внимание к групповым занятиям повлияет на их график и взаимодействие с пациентами? Медицинский персонал подталкивал пациентов к посещению индивидуальных занятий вместо групповых? И если да, то почему?
• Другой оперативный персонал: Были ли негативные отзывы о групповых занятиях в опросах пациентов, которые могли привести к тому, что пациенты избегали их? Есть ли другие операционные изменения, которые мы можем использовать, чтобы сделать групповые занятия более эффективными и приятными?

В результате данных, которые мы собрали с помощью этих информационных панелей и обсуждений, руководители клиник запустили несколько инициатив, чтобы запланировать больше групповых занятий и продвигать их через каналы связи с пациентами. Количество групповых занятий увеличилось на 476% с октября 2021 г. по июнь 2022 г., а показатель неявки среди пациентов снизился на 13,2%. Это увеличение способствовало росту средней еженедельной выручки на 58% за тот же период времени.

Другие KPI в сфере здравоохранения: что можно и чего нельзя делать

В медицинских учреждениях положительные результаты лечения пациентов должны преобладать над прибыльностью, поэтому тот факт, что ключевые показатели эффективности так сильно зависят от данных для повышения эффективности, может вызвать опасения по поводу потенциальных конфликтов. Имея это в виду, один индикатор, которого мы специально избегаем, — это привязка поощрительного вознаграждения персонала к объему услуг, предоставляемых пациентам, поскольку это может способствовать более коротким взаимодействиям и плохим отношениям между поставщиком и пациентом.

Еще один способ, которым мы попытались разрешить потенциальные конфликты, продолжая рассматривать объем, — это разработать KPI под названием Active Census, определяемый как количество активных пациентов, включенных в программу лечения в клинике. Это побуждает клиницистов и других ключевых сотрудников разрабатывать методы, которые позволяют пациентам оставаться в программе. Такой вид качественного взаимодействия приводит к большему удержанию пациентов и их результатам.

Принятие во внимание нескольких ключевых показателей эффективности также имеет решающее значение для понимания и представления полного повествования. Взгляд только на одну метрику часто дает неточную картину. Если бы главный врач изучил загрузку поставщика в одиночку и увидел, что один поставщик работал от 30 до 35 оплачиваемых часов из 40 в неделю в течение нескольких недель, а другой работал от 20 до 25 часов в каждую из тех же недель, руководитель мог бы сделать вывод, что первый провайдер был более продуктивным и заслуживал большей надбавки или бонуса. Однако второй клиницист, возможно, имел более высокий уровень неявок, а это означает, что его часы не были связаны с производительностью труда или трудовой этикой.

Каждая организация уникальна, и единого ответа на вопрос о том, как двигаться вперед в отрасли здравоохранения, не существует. Тем не менее, я видел, как, казалось бы, незначительные изменения, такие как сокращение количества неявок, могут иметь каскадный эффект во всей организации. При правильном использовании аналитика медицинских данных открывает огромные возможности для улучшения итоговых показателей и качества медицинской помощи, поскольку персонал и руководство работают над достижением общих целей.