Представляем Float.com: лучшую альтернативу электронным таблицам

(Это рекламный пост.) На сегодняшнем высококонкурентном рынке очень важно двигаться быстро. Ведь все мы знаем, как гласит известная поговорка: «Время – деньги». Чем быстрее ваша продуктовая команда движется при создании продукта, тем выше шанс, что он преуспеет на рынке. Если вы руководитель проекта, вам нужен инструмент, который поможет вам максимально эффективно использовать время каждого члена вашей команды.

Хотя творческие группы обычно работают над новыми и инновационными продуктами, многие по-прежнему используют устаревшие инструменты для управления своей работой. Электронные таблицы являются одним из наиболее распространенных инструментов в наборе инструментов руководителя проекта. Хотя этого может быть достаточно для команды из двух или трех человек, по мере роста команды управление рабочим временем становится сложной задачей.

Всякий раз, когда менеджеры проектов пытаются управлять своей командой, используя только электронные таблицы, они обычно сталкиваются со следующими проблемами:

1. Недостаток видимости

Понимание того, что на самом деле происходит в проекте, требует много работы. Трудно визуально понять, кто занят, а кто нет. В результате некоторые члены команды могут оказаться перегруженными, а у других будет слишком мало работы. Вы также не получите четкой разбивки того, сколько времени уделяется конкретной работе и конкретным клиентам, что имеет решающее значение не только для целей выставления счетов, но и для информирования вашего агентства о будущих решениях, например, кого нанять следующим.

2. Трудно отчитываться перед заинтересованными сторонами

С электронными таблицами в качестве основы управления проектами преобразование данных о людях и времени в осязаемую информацию является сложной задачей. Визуализация данных также практически невозможна из-за ограниченного набора функций построения диаграмм, предоставляемых электронными таблицами. В результате составление отчетов с помощью электронных таблиц становится трудоемкой задачей. Чем больше людей и действий в проекте, тем больше времени руководитель проекта будет тратить на отчетность.

3. Электронные таблицы управляют задачами, а не людьми

Управление проектами с помощью отдельных электронных таблиц — это катастрофа, ожидающая своего часа. Хотя одна электронная таблица может дать четкую разбивку по одному проекту, она не может показать перегрузку и недогрузку отдельных членов команды во всех проектах.

4. Отсутствие общего обзора проекта

В отрасли хорошо известно, что многие дизайнеры страдают узким кругозором: без общей картины проекта их внимание переключается на решение текущих задач. Но проблема туннельного зрения не ограничивается дизайнерами; он также существует в управлении проектами.

Когда менеджер проекта использует такой инструмент, как электронная таблица, обычно сложно (или даже невозможно) создать общий обзор проекта. Даже когда руководитель проекта тратит много времени на создание этого обзора, картина устаревает, как только меняется направление компании.

5. Риск устаревшей информации

Разработка продукта происходит быстро, поэтому руководителям проектов сложно постоянно отслеживать и вносить все необходимые изменения в электронную таблицу. Это не только отнимает много времени, но и не очень весело — и, как следствие, часто не выполняется.

Как технологии делают нашу жизнь лучше: представляем Float

Цель технологии всегда состояла в том, чтобы уменьшить механическую работу, чтобы сосредоточиться на инновациях. В креативном или продуктовом агентстве конечной целью является автоматизация как можно большей части процесса проектирования продукта и управления людьми, чтобы команда могла сосредоточиться на глубокой работе творчества и исполнения.

Имея это в виду, давайте рассмотрим Float, приложение для управления ресурсами для креативных агентств. Float упрощает понимание того, кто над чем работает, становясь единым источником правды для всей вашей команды.

Помощь менеджерам по продуктам в преодолении трудностей управления временем и персоналом

Float облегчает командное сотрудничество и делает работу более эффективной. Вот как:

1. Visual Team Planner: краткий обзор команды и задач

Float позволяет визуально планировать задачи с помощью вкладки «Расписание». В этом представлении вы можете распределять и обновлять назначения проекта. Интерфейс перетаскивания упрощает планирование вашей команды.

Вот пример просмотра расписания :

Но это не все. Вы можете сделать больше:

• Приоритизировать задачи
  Вы можете сделать это, просто переместив их поверх других.
• Повторяющиеся задачи
  Просто нажмите «Shift» и перетащите выбранную задачу в новое место.

• Расширить задачу
  Если кому-то в вашей команде требуется дополнительное время для завершения задачи, вы можете увеличить время одним щелчком мыши с помощью визуального интерфейса.
• Разделить задачу
  Когда становится очевидным, что кому-то в вашей команде нужна помощь с задачей, легко разделить задачу на части и поручить каждую часть другому члену.

2. Встроенная отчетность и статистика

Встроенная в Float функция отчетности и статистики («отчеты об использовании») может сэкономить руководителям проектов часы ручной работы в конце недели, месяца или квартала.

Относительно легко настроить формат отчета. Ты сможешь:

• Выбрать роли членов команды (сотрудники, подрядчики, все) в «Люди»;
• Выберите тип задач (предварительные, подтвержденные, выполненные) в «Задаче».

Важно отметить, что Float позволяет вам определять различные роли для членов команды. Например, если кто-то работает неполный рабочий день, вы можете указать это в настройках «Профиль» и указать, что его работа является неполной. Эта функция также пригодится, когда вам нужно рассчитать бюджет.

Вы можете отправить членам команды по электронной почте их индивидуальные часы на неделю.

3. Поиск и фильтрация: вся необходимая информация у вас под рукой

Вся информация о вашей команде находится в одном месте. Вам не нужно использовать разные электронные таблицы для разных проектов; чтобы добавить новый проект, просто нажмите «Проекты» и добавьте новый объект.

Вы также можете использовать инструменты фильтрации, чтобы выделить конкретные проекты. Простой способ быстро просмотреть релевантные задачи — отфильтровать по тегам, оставив только определенные типы проектов (например, проекты с подрядчиками).

4. Получение общего обзора всех ваших проектов

С Float у вас всегда будет запись о том, что и когда произошло. - Установите вехи в настройках проекта и следите за предстоящими вехами в своей ленте активности .

• Детализируйте пользователя или команду и просмотрите их расписание. Когда вы видите, что у кого-то превышен график (красный цвет сообщит вам об этом), вы можете переместить других членов команды на это задание и перегруппировать их.

Вы можете просматривать по дням, неделям или месяцам, что позволяет легко уменьшить масштаб и увидеть большую картину вашего проекта.

5. Снижение риска устаревшей информации

Вам не нужно переключаться между несколькими инструментами, чтобы узнать все, что вам нужно знать. Это означает, что ваша информация будет актуальной (гораздо проще управлять вашим проектом, используя один инструмент, а не множество).

Float можно легко подключить ко всем используемым вами сервисам.

Заключение

Если управление проектами вашей команды оставляет желать лучшего, Float не представляет никакой сложности. Float позволяет легко просматривать все, что вам нужно знать о проектах вашей команды, в одном месте, предоставляя менеджерам проектов информацию и функциональные возможности, необходимые им для работы в быстро меняющемся мире цифрового дизайна и разработки. Начните работать с Float сегодня!