Повышение эффективности работы групп распределенных продуктов с помощью monday.com

(Это спонсируемая статья.) Способы работы продуктовых команд меняются: индустрия программного обеспечения быстро переходит на удаленную работу. Только в США 43% работающих американцев хотя бы некоторое время работали удаленно, и в последние годы это число неуклонно растет. Многие успешные цифровые продукты, представленные сегодня на рынке, были спроектированы и разработаны распределенной командой. У таких команд нет офиса в традиционном понимании. Каждый выбирает работать из того места, где ему нравится, как географически, так и функционально (в коворкинге, кофейне, домашнем офисе и т. д.).

Хотя распределенная продуктовая команда может показаться вам заманчивой, создание эффективного процесса проектирования в такой команде требует больших усилий. Сотрудничество и общение — две наиболее серьезные проблемы, с которыми сталкиваются распределенные команды. Управление распределенной командой требует понимания того, как работают люди в вашей команде, а также набора цифровых инструментов, который делает работу команды максимально эффективной. Вот почему инвестиции в правильные удаленные инструменты и технологии так важны для менеджеров по продуктам.

Если вы руководитель группы и хотите наладить надежный процесс проектирования для распределенной команды, то эта статья для вас. Вы найдете семь наиболее распространенных проблем, которые должны преодолеть команды распределенных продуктов, и узнаете, как инструмент управления командой под названием monday.com (ранее dapulse ) может помочь им в этом.

1. Создайте общее понимание целей проекта

Когда дело доходит до организации рабочего процесса в удаленной команде, одна из ключевых целей — держать всю команду на одной волне. Руководство должно ставить цели и следить за тем, чтобы все в команде понимали и принимали их. Построение взаимопонимания особенно важно для удаленных команд, потому что взаимодействие имеет тенденцию быть спорадическим. Убедитесь, что все в команде знают следующее:

• Каковы общие цели проекта? Когда команда четко понимает стратегию продукта (что они хотят создать и почему), это понимание мотивирует участие.

• Что от них ожидается и как они вписываются в общую картину? Люди хотят знать свою роль в этом процессе. Несмотря на то, что каждый член команды будет глубоко вникать в детали при работе над проектом, понимание общей картины поможет им сосредоточиться на том, что действительно важно.

• Что делают другие люди, участвующие в проекте? Каждый член команды должен иметь представление о том, над чем работают другие члены команды.

Чем больше все знают, тем лучше они могут работать в команде.

Визуализируйте процесс разработки продукта

Помочь всем в команде узнать, что от них ожидается и когда это возможно, используя функцию monday.com под названием «хронология». Временная шкала делает задачи более наглядными — члены команды смогут видеть, когда запланирована каждая задача, сколько времени она займет и как она вписывается во весь проект. Этот инструмент позволяет вам видеть не только то, над какими задачами работают члены вашей команды, но и то, как эти задачи распределяются во времени. Он отлично подходит для случаев, когда одни действия зависят от других (например, разработчики ждут макетов от дизайнеров).

2. Управляйте рабочей нагрузкой команды

Любой, кто когда-либо работал в удаленной команде, скажет вам, что удаленная работа сильно отличается от работы лицом к лицу. Многим менеджерам проектов трудно управлять рабочей нагрузкой команды.

Большинство продуктовых команд используют программное обеспечение для отслеживания проектов, чтобы планировать и оценивать свою работу. Обычно команда подготавливает всю работу в виде списка задач, в котором каждая задача имеет текстовое описание и оценку времени. Самым большим недостатком этого подхода является то, что он не очень репрезентативен. Например, канбан-доски, используемые сегодня многими продуктовыми командами, не очень репрезентативны — с одного взгляда на доску практически невозможно понять, в каком порядке должны выполняться задачи, особенно когда они имеют зависимости.

Отслеживайте все, над чем работает ваша команда

Стоимость взаимодействия (то есть когнитивные или физические усилия, необходимые для выполнения действия) играет жизненно важную роль в пользовательском опыте продукта. Чем больше усилий требуется для выполнения операции, тем менее удобным становится интерфейс для конечного пользователя. Если менеджеру проекта приходится переключаться на другие продукты, чтобы увидеть прогресс команды, это создаст ненужные трения и помешает команде работать эффективно.

monday.com собирает и отображает данные о прогрессе в логичной и понятной форме. Инструмент имеет функцию, называемую доской. На доске все члены команды могут отслеживать все, над чем работает команда. Основное преимущество доски заключается в том, что она позволяет менеджерам по продуктам отслеживать прогресс команды в режиме реального времени и мгновенно видеть, кто над чем работает, и видеть, как обстоят дела.

Сообщить текущий статус

Каждой команде нужен механизм, позволяющий с первого взгляда понять, что происходит.

Одним из способов решения этой проблемы является использование цветового кодирования для различных элементов. Цветовое кодирование ускоряет визуальный поиск, поскольку позволяет пользователям быстро фильтровать определенный объект (или объекты), зная связанный с ним цвет. monday.com использует цветовое кодирование для обозначения текущего статуса задачи. Например, легко увидеть, где что-то застряло, просто взглянув на доску и найдя все задачи, окрашенные в красный цвет.

Создавайте, изменяйте и назначайте задачи в несколько кликов

Добавление задач в инструмент управления проектами звучит не очень интересно. Как правило, чем больше времени это занимает, тем менее счастливым будет менеджер по продукту.

monday.com упрощает процесс ввода данных. Менеджеры могут быстро добавлять строки на доску — monday.com называет их импульсами. Импульсы могут быть задачами, проектами, миссиями, задачами и т. д. Для создания пульса требуется всего несколько кликов.

После создания импульса просто назначьте его члену команды.

Адаптируйте платформу к вашим потребностям

Не существует такой вещи, как универсальный процесс проектирования. Каждый проект уникален и требует собственного процесса проектирования. Инструмент управления продуктом должен быть очень адаптивным к изменениям; команда разработчиков должна иметь возможность настраивать процесс в соответствии со своими потребностями, не прилагая особых усилий для настройки.

monday.com чрезвычайно настраиваемый и позволяет пользователю настроить практически любой параметр. Вы можете настроить monday.com для управления любым рабочим процессом или процессом, для решения любых задач и для управления практически всем.

Когда дело доходит до создания доски, вам не нужно начинать с нуля. Множество шаблонов позволяют быстро начать работу. Например, шаблон «Командные задачи» будет очень полезен для продуктовых команд.

Выбрав шаблон для своих нужд, вы можете настроить его, манипулируя различными разделами. Продуктовым командам часто приходится объединять задачи в группы, при этом каждая группа представляет собой веху (например, «Выпуск 1», «Выпуск 2» и т. д.). Сделать это в monday.com относительно просто. Как владелец доски, вы можете иметь столько групп, сколько захотите.

Но это не останавливаться на достигнутом. Вы можете использовать функцию контрольного списка, чтобы еще больше разбить задачи. Например, каждую задачу можно разбить на более мелкие шаги. Эта функция удобна, когда необходимо выполнить несколько действий, прежде чем задача может быть завершена, например, если спецификация продукта должна быть одобрена несколькими дизайнерами, прежде чем ее можно будет передать команде разработчиков. Контрольный список находится внутри импульса в разделе «Обновления» и может помочь создать структуру для каждого импульса.

Планируйте рабочую нагрузку команды визуально

Дизайнеры, разработчики и менеджеры часто работают в сжатые сроки и одновременно ведут проекты. Команда должна иметь возможность быстро реагировать на отзывы о своем продукте от заинтересованных сторон и пользователей. Следуя циклу «создание-измерение-обучение», команда разработчиков продукта должна быть очень гибкой; он должен быть готов реализовать обратную связь с сессиями тестирования и скорректировать процесс проектирования в соответствии с новой информацией. Одинаковый уровень гибкости должен быть во всех продуктах, которые использует команда.

Используя временную шкалу monday.com , можно вносить исправления и повышать эффективность команды. Визуальный редактор упрощает процесс управления задачами. Менеджер по продукту может видеть, где находится каждый проект в каждой точке, а также быстро и эффективно видеть и фокусироваться на проблемных областях.

Временная шкала позволяет увидеть возможности каждого члена команды за определенный период времени (скажем, следующие несколько недель), увидеть, где у них есть место для выполнения дополнительной работы, а где им нужно делегировать задачи другим.

3. Создайте эффективные внутренние коммуникации

Коммуникация играет решающую роль в процессе проектирования. Когда дело доходит до дизайна продукта, важно, чтобы все члены команды были на одной волне. В отличие от совмещенных команд, распределенная команда не будет иметь возможности проводить регулярные личные встречи. Когда вы отказываетесь от общения лицом к лицу, вы не можете ожидать, что все будет работать точно так же. Плохо налаженные модели общения могут привести к тому, что у некоторых членов команды возникнет ощущение, будто они работают в вакууме.

Инструменты имеют большее значение в удаленной работе, потому что они являются основой для общения. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что все в команде чувствуют себя связанными.

Централизованное общение

В современном мире мы общаемся с помощью самых разных инструментов: от традиционной электронной почты до онлайн-мессенджеров, таких как Skype, WhatsApp, Slack и Facebook Messenger. Необходимость переключаться с инструмента управления задачами на другой инструмент для общения может вызвать стресс. Хуже того, некоторая информация может быть потеряна во время перехода (например, почтовый ящик электронной почты может заполниться до такой степени, что член команды может пропустить важное электронное письмо).

Продуктовые команды могут использовать monday.com в качестве единой платформы для общения на своем рабочем месте. И это было бы гораздо лучшим решением, потому что оно позволяет общаться в контексте каждой задачи. С monday.com вам больше не нужно использовать электронную почту для внутреннего общения. Когда член команды нажимает на пульс на любой доске, справа от экрана открывается окно, показывающее «обновления». Просто упомяните имя пользователя («@johndoe») и отправьте сообщение. Самое замечательное, что ветка чата остается с этой задачей, поэтому найти беседу через некоторое время относительно легко.

Сократите количество встреч и оптимизируйте необходимые встречи

Встречи – неотъемлемая часть процесса общения. Когда дело доходит до рассмотрения планов и мозгового штурма по проектным решениям, ничто не заменит совещание. Но для распределенной команды количество потенциальных часов, доступных для совещаний в реальном времени, может быть ограничено, поэтому очень важно использовать это время наилучшим образом. Распределенная команда должна постоянно стараться сокращать количество совещаний и максимизировать эффективность времени, которое члены команды проводят вместе.

Возьмем в качестве примера еженедельное стартовое совещание. Эта встреча происходит в понедельник, и члены команды собираются вместе, чтобы обсудить планы на неделю. Для многих команд такие встречи редко бывают продуктивными. Довольно часто информация, предоставленная на еженедельном стартовом совещании, устаревает вскоре после совещания, и членам команды необходимо перераспределить приоритеты задач.

monday.com экономит команде огромное количество времени на совещаниях. Вместо обсуждения плана на неделю продакт-менеджер может разбить сложные задачи на недельные достижимые цели. Это поможет членам команды планировать неделю на основе того, что им нужно сделать.

Делитесь ценными ресурсами со всей командой, а не с отдельными членами

Представьте, что вы нашли действительно ценный ресурс и хотите поделиться им со своими коллегами. Вы пишете об этом в Твиттере и отправляете ссылку в групповой чат. Вы получаете отзывы вроде: «Отличный ресурс! Спасибо!" от некоторых людей в чате. Вскоре после этого большинство ваших коллег забывают о ресурсе, особенно если они не могут использовать его в работе, которой занимаются прямо сейчас. Грустно, да? Мы можем сделать лучше.

Вместо того, чтобы отправлять ссылку в групповой чат, делитесь всеми найденными ресурсами на отдельной доске. На monday.com есть шаблон под названием «Дизайн-вдохновение и ресурсы». Самое замечательное в этом подходе то, что членам команды будет намного проще найти конкретный ресурс, когда он им действительно нужен.

Организуйте лучшее планирование и мозговой штурм

Приоритизация задач — типичная деятельность в гибком управлении проектами. Члены команды собираются вместе, обсуждают задачи и голосуют за то, что нужно реализовать в следующем спринте.

monday.com включает в себя голосование. Члены команды могут использовать колонку для голосования, когда они хотят решить что-то вместе, как команда. Просто добавьте столбец для голосования на доску, и члены команды смогут отдать свой голос одним щелчком мыши.

Уведомление членов команды в режиме реального времени

Страх пропустить (FOMO) — распространенная проблема в распределенных командах. При удаленной работе члены команды могут бояться упустить важную информацию. В результате они проводят много времени в средствах связи, проверяя почту и мессенджеры. Это может сильно отвлекать. Члены команды должны тратить меньше времени на инструменты коммуникации и больше времени на инструменты, которые они используют для проектирования (инструменты для прототипирования и разработки). Слишком легко тратить день на чтение сообщений и ответы.

Инструмент коммуникации должен предоставлять жизненно важную информацию именно тогда, когда она нужна членам команды; он должен иметь эффективный механизм уведомления. monday.com уведомляет пользователей через настольные и мобильные устройства в режиме реального времени. Платформа имеет приложение для iOS и Android. Приложение позволяет членам команды оставаться на связи на своем телефоне или планшете и быстро реагировать из любого места. Также можно настроить правила уведомлений. Например, вы можете управлять тем, какое действие запускает электронное письмо.

Создайте график работы для вашей команды

Если ваша команда рассредоточена по всему миру и вам нужно организовать встречу, вы должны быть уверены, что это не произойдет в неподходящее время (например, посреди ночи). Было бы здорово увидеть часы работы членов команды.

Доска рабочего графика является краеугольным камнем вашего бизнеса. Члены команды в каждом часовом поясе могут установить удобное для них время. Это помогает менеджерам по продуктам планировать встречи в удобное для всех время.

4. Вовлекайте пользователей в процесс проектирования

Большинство коммерчески успешных продуктов были созданы с упором на целевую аудиторию. Дизайнеры знают, что если они хотят выпустить успешный продукт, им необходимо познакомить реальных пользователей с процессом проектирования. Участие пользователей наиболее эффективно и влиятельно на ранних стадиях разработки продукта, поскольку стоимость внесения изменений увеличивается по мере развития системы. Как правило, чем раньше вы создадите сильную петлю обратной связи, тем лучше будет конечный продукт.

Делитесь проектами с пользователями и собирайте ценные отзывы

Отзывы, которые команда разработчиков продукта получает от пользователей, чрезвычайно ценны. Это может подтвердить, что команда разработчиков движется в правильном направлении.

На monday.com пользователи могут создать доску и выбрать, с кем ею поделиться. Например, если вы работаете с клиентом, вы можете настроить доску для его проекта и пригласить его поработать в качестве гостя. На доске могут быть указаны ключевые функции, над которыми вы хотите поработать. Как только вы поделитесь доской, клиент получит уведомление, а затем сможет открыть доску, просмотреть план и запросить изменения.

5. Легко находите всю необходимую информацию

Документация — еще одна проблема. Распределенные команды не имеют физически общего пространства, где они могут обмениваться документацией по продукту. Информация может храниться в самых разных местах: в электронной почте, на облачных дисках, на локальных компьютерах и т. д. Это может привести к тому, что члены команды упустят важную часть информации и не узнают о ней. Это приводит к фрагментарности знаний.

Централизованное хранение всех документов

Наличие всех документов в одном месте имеет решающее значение для успеха. monday.com синхронизирует всю информацию в едином доступном центре. Все члены команды могут хранить все соответствующие обсуждения в базе данных с возможностью поиска. Платформа предоставляет возможность загружать различные типы файлов простым перетаскиванием. В следующий раз, когда дизайнеру потребуется поделиться спецификациями продукта, все, что ему нужно сделать, это загрузить файл на платформу.

Ищите все и вся

Любой, кто когда-либо работал с базой знаний, скажет вам, насколько важна функциональность поиска. Без надлежащего поиска ваши шансы найти информацию значительно уменьшаются.

monday.com позволяет вам быстро найти все, над чем когда-либо работала ваша команда, включая изображения, обновления, проекты и задания. Ваша работа становится богатой базой знаний.

Например, когда вам нужно найти последнюю версию спецификации продукта, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть поле поиска, выбрать вкладку «Файлы» и ввести название проекта в качестве поискового запроса.

6. Сделайте инструмент для совместной работы естественной частью команды

Платформа, которую вы выбираете для управления командой, должна ощущаться как вторая натура. Технологии должны работать на вас и вашу команду, а не наоборот.

Минимизируйте время, необходимое для изучения инструмента

Когда вы вводите новый инструмент в процесс проектирования, одной из целей должно быть полное согласие на работу с этим инструментом. Этого соглашения не всегда легко достичь, потому что члены команды обычно скептически относятся к очередному «волшебному инструменту, который решит все их проблемы». Хуже всего то, что им приходится тратить дополнительное время на изучение того, как им пользоваться. Никто не хочет изучать новое программное обеспечение.

Одним из самых значительных преимуществ monday.com является его интуитивность. Независимо от того, использовали ли вы ранее подобное приложение, monday.com можно освоить без обучения. Члены команды смогут понять, как использовать инструмент без подготовки.

Масштабируемость

Когда компании выбирают инструмент для совместной работы, они часто рассматривают его как инвестицию. Им нужен инструмент, который будет масштабироваться вместе с бизнесом.

monday.com подходит для команды любого размера, от двух фрилансеров, работающих вместе, до тысяч сотрудников по всему миру. Инструмент легко масштабируется вместе с вами, от простого к сложному. Кроме того, по мере расширения вашего бизнеса monday.com позволяет безболезненно перейти на премиум-версию (Standard, Pro или Enterprise) и получить больше премиум-функций платформы.

Интегрируйте платформу с существующими инструментами

Инструмент управления задачами необходим любой команде, надеющейся на хорошие результаты. Но набор инструментов команды также должен поддерживать процесс проектирования (для прототипирования и разработки) и сбора артефактов дизайна (например, на Google Диске или в Dropbox). Очень важно, чтобы инструмент управления командой легко интегрировался с другими инструментами, которые использует команда.

Что касается интеграции, monday.com делает все возможное, чтобы стать частью устоявшейся экосистемы программного обеспечения. Он может подключаться к Dropbox, Zapier, Google Drive и другим инструментам обмена. Как член команды, вы можете прикрепить файл макета к своим обновлениям, поделившись им в контексте задач, к которым он относится.

monday.com также имеет открытую архитектуру API, которая позволяет разработчикам создавать собственные интеграции.

7. Поддерживайте мотивацию команды

Правильная атмосфера очень важна. Лидеры команд должны не только быть на одной волне с каждым членом команды, но и постоянно искать способы повышения вовлеченности.

Отмечайте успехи вместе с членами команды

Для людей естественно искать признания. Потребность в социальном одобрении заставляет нас искать подтверждения у людей, которых мы знаем (родители, друзья, коллеги). Когда кто-то признает наши результаты, говоря что-то простое, например: «Отличная работа!», мы чувствуем мотивацию работать над достижением наших целей. Командным игрокам важно получать признание, особенно при удаленной работе.

У monday.com есть несколько функций, которые помогают создать ощущение признания. Первый — это функция «большой палец вверх», которая в основном является положительной реакцией на действие. Большинство людей знакомы с этим из социальных сетей. Люди привыкли измерять эффект поста количеством лайков, которые он получает. monday.com позволяет вам оценить работу ваших товарищей по команде.

Еще одна приятная особенность — анимированные GIF-файлы. Вы можете оживить комментарии с помощью GIF-файлов. monday.com позволяет вам выбирать из тысяч GIF-файлов, когда вы отвечаете товарищам по команде, что придаст вашим комментариям немного индивидуальности.

И последнее, но не менее важное: на monday.com есть функция конфетти. Как только дизайнер выполнит свою последнюю «незавершенную» задачу на доске, он увидит анимированный эффект конфетти. Эта тонкая деталь добавляет немного удовольствия и мотивирует членов команды иметь полностью зеленую доску.

Заключение

Наладить эффективный процесс в распределенной команде сложно. То, что работает для совместной команды, не обязательно будет работать для распределенной команды, а то, что работает для одной распределенной команды, не обязательно будет работать для другой.

Создайте культуру удаленной работы, сосредоточив внимание на следующих приоритетах:

• Отдавайте предпочтение прозрачности.
  Держите важную информацию доступной для всех.

• Будьте в курсе активности команды.
  Поймите, что делает каждый член вашей команды и на каком этапе процесса находится команда.

• Выстроить эффективную систему коммуникаций.
  Основой распределенных команд является общение. Создайте здоровую систему встреч и привычек, чтобы поддерживать общение людей.

• Снизьте порог входа.
  Выберите инструмент для совместной работы, который будет наименее болезненным для всех. Это должна быть точка отсчета, которая объединяет все.