Управление цифровыми активами: полное руководство

Источник изображения: Pexels.com

Управление цифровыми активами представляет собой программное и системное решение, которое позволяет предприятиям хранить, организовывать, управлять, извлекать и распространять цифровые активы организации. Возможно, вам интересно, что такое управление цифровыми активами. Ну, управление цифровыми активами относится к бизнес-процессу и технологии управления информацией.

Что такое цифровые активы?

Цифровые активы относятся к любой форме контента, который можно хранить в электронном виде, что позволяет вам создавать, публиковать, управлять и делиться с кем-либо внутри и за пределами вашей организации. Сегодняшняя быстро меняющаяся цифровая среда означает, что нет предела тому, что включает в себя цифровые активы.

Такие файлы, как видео, фотографии, документы, видеоролики и другие медиафайлы, считаются активами. Практически каждый отдел занимается цифровыми активами, которые способствуют росту и успеху вашей организации. Интересно, что платформа управления цифровыми активами позволяет членам команды в вашей организации эффективно искать, сотрудничать и обмениваться активами.

Каковы преимущества управления цифровыми активами?

Эффективная цифровая трансформация требует от организаций управления каждым цифровым файлом в своей медиа-экосистеме. Чем больше растет ваш бизнес, тем больше ваша библиотека цифровых активов.

Существует множество преимуществ, связанных с управлением цифровыми активами для вашей организации.

1. Быстрый и легкий доступ к файлам

Каждый, кто хочет понять управление цифровыми активами, может столкнуться с тем, что тратит слишком много времени на один файл.

Большинство решений по управлению цифровыми активами основаны на облаке и, следовательно, позволяют каждому круглосуточно и без выходных получать доступ к цифровым активам из любой точки мира, если у них есть подключение к Интернету. Программное обеспечение позволяет предприятиям хранить весь свой цифровой контент в одном централизованном месте. Таким образом, внутренние и внешние акционеры могут быстрее найти то, что им нужно.

Точно так же те компании, которые понимают управление цифровыми активами, имеют доступ к правам и разрешениям, которые могут быть адаптированы к потребностям различных пользователей, гарантируя, что нужные люди будут иметь доступ к системе.

2. Актуальный контент

Если вы хотите понять управление цифровыми активами, вам необходимо понимать, что риск устаревших файлов значительно снижается. Управление цифровыми активами гарантирует, что основные активы легко обновляются после загрузки.

Благодаря актуальной информации ваш бизнес остается в тонусе, потому что есть готовая информация о текущем рынке. Пользователи системы также могут быть уверены, что им нужно хорошо работать, используя самую последнюю информацию.

3. Повышает безопасность важных активов

Управление цифровыми активами устраняет риск потери важной бизнес-информации. Это предотвращает потерю ваших файлов, обеспечивая безопасное и надежное хранение в центральном месте, в отличие от того, что происходит с внешними жесткими дисками.

4. Улучшает прямой обмен файлами

С помощью системы управления цифровыми активами вы можете легко делиться своими файлами с другими пользователями в системе. Например, ваши внутренние и внешние заинтересованные лица нуждаются в доступе к большому количеству информации о вашей компании.

Вы можете контролировать использование активов после того, как поделитесь ими с разными пользователями, поскольку система позволяет вам устанавливать даты истечения срока действия и отслеживать историю обмена.

5. Сократите эксплуатационные расходы

Управление цифровыми активами снижает эксплуатационные расходы. Система управления цифровыми активами может сэкономить вашей организации много времени, затрачиваемого на выполнение важных задач, и, следовательно, повысить эффективность организации.

Управление цифровыми активами может помочь повысить окупаемость инвестиций за счет более быстрого создания, хранения, поиска и распространения ваших цифровых активов.

Проблемы, связанные с управлением цифровыми активами

Вы скоро достигнете конечного результата, если не будете адекватно управлять своими цифровыми активами. Вот некоторые проблемы, с которыми сталкиваются компании при управлении цифровыми активами, и способы их решения.

Доступность активов

Вы вряд ли сможете контролировать свои цифровые активы, если у вас нет работающей системы цифрового управления. Скорее всего, не те люди используют не те активы, что может дорого обойтись вашему бизнесу.

К счастью, вы можете восстановить контроль с помощью централизованного решения, которое помогает наладить рабочие процессы, управляет доступом к системе и оптимизирует процесс утверждения, чтобы нужные файлы попадали в нужные руки.

Отключенная рабочая сила

Если вы неадекватно управляете своими цифровыми активами, существует высокая вероятность того, что вы работаете с отключенной рабочей силой.

Вы можете воспользоваться преимуществами единой платформы, которая помогает улучшить совместную работу и совместное использование. С помощью платформы управления цифровыми активами вы можете повысить производительность команды за счет демократизации активов, улучшения согласованности между каналами и создания гибких рабочих процессов.

Программное обеспечение для управления цифровыми активами расширяет возможности вашей команды, поскольку у них есть единый источник информации обо всех активах вашего бренда. Информационная безопасность также значительно улучшена, поскольку она позволяет вашей команде хранить, совместно использовать, организовывать и совместно использовать свою цифровую библиотеку.

Потерянное время и деньги

Вы продолжите считать значительные убытки, если ваша команда потратит драгоценное время на поиск неуместных активов. С помощью централизованной платформы ваши сотрудники могут организовывать, отслеживать и обслуживать все активы вашего бизнеса, давая им время сосредоточиться на развитии вашего бизнеса.

Когда вам следует инвестировать в программное обеспечение для управления цифровыми активами?

• Когда требуется много ресурсов, чтобы найти свои активы. Программное обеспечение для управления цифровыми активами может помочь, если поиск и обмен цифровыми файлами занимает несколько минут. Он поставляется с широким спектром инструментов, которые могут помочь вам упорядочивать и искать файлы.
• Когда к вашим ресурсам нет удобного доступа, доступность имеет решающее значение для производительности членов команды. Если ваша команда не может легко получить доступ к файлам, может быть сложно сдвинуть сроки, и также могут быть распространены несоответствия брендов.
• Предположим, вам нужна безопасность корпоративного уровня для совместного использования и доступа к хранилищу. Вы должны заблокировать важные деловые документы в стабильной и безопасной среде. Система управления цифровыми активами позволяет вам пользоваться безопасным центром обработки данных для круглосуточного мониторинга.
• Если вы испытываете узкие места во время творческого сотрудничества. С помощью системы управления цифровыми активами вы можете получать оповещения в режиме реального времени, которые улучшают коммуникацию по проекту. Например, ваша рабочая сила будет обновляться при добавлении новых файлов и комментариев.

Последние мысли

Управление цифровыми активами используется во всех отраслях, где задействованы цифровые активы. При поиске лучшего программного обеспечения для управления цифровыми активами для вашей компании вы должны сначала определить текущие проблемы своего бизнеса.

• Определите ключевых пользователей и обсудите функциональные возможности, которые им требуются.
• Создайте список важных функций, которые следует учитывать при поиске поставщиков услуг по управлению цифровыми активами.
• Будьте внимательны при выборе типа платформы управления цифровыми активами, которая подходит для вашего бизнеса. Например, вы можете оценить преимущества облачной системы управления цифровыми активами по сравнению с установленным на месте решением для вашего бизнеса.
• Выберите лучшее программное обеспечение, которое принесет пользу вашему бизнесу и которое будут использовать ваши сотрудники.