Совместное использование файлов — это забота: лучшие способы обмена файлами с клиентами

Как графический дизайнер, половина вашего рабочего дня может показаться, что вы пытаетесь найти способ поделиться большими файлами со своими клиентами. Если вы создаете большие рекламные материалы, макеты веб-сайтов, электронные книги или видеоконтент любого рода, ваши файлы, вероятно, будут очень объемными, и многие традиционные способы передачи документа в формате Word вам не подойдут. Если вы постоянно ищете лучшие решения для обмена файлами, у нас есть несколько советов, которые вы можете попробовать. Приведенные ниже предложения предназначены для дизайнеров, создателей и всех, кто работает с большими типами файлов.

6 быстрых и безопасных решений для обмена файлами

Загрузить на общий Диск

Штырь

На данный момент существует несколько различных пространств в стиле «диск», где вы и ваш клиент можете использовать свои почтовые клиенты или аналогичный путь для входа в общее облачное пространство. Проблема с этими папками на Диске заключается в том, что они более ограничены в пространстве, чем вы можете себе представить. Как дизайнер, ваши файлы могут перерасти такое пространство, и в этот момент вам придется либо заплатить, либо начать удалять ценные файлы.

Используйте внутреннюю систему чата

Штырь

Если вы общаетесь со своим клиентом через внутреннюю систему чата или программное обеспечение для чата, вы можете довольно легко отправлять файлы. Большинство чат-систем позволяют перетаскивать файлы из вашего внутреннего хранилища, хранилища в стиле Dropbox или из любого места, где вы храните свои файлы для себя. Предостережение относительно использования собственных возможностей передачи файлов большинства чат-систем заключается в том, что большинство чат-систем ограничивают размер файла, который они готовы передать, а некоторые вообще не могут поддерживать видеофайлы. Вы можете заархивировать все, что можете, но, в конце концов, вам необходимо будет обновиться, если ваши файлы станут слишком большими. В качестве альтернативы вы также можете легко вставлять ссылки на файлы, загруженные в Dropbox, без каких-либо ограничений по размеру , используя настольные или мобильные клиенты Dropbox, за исключением ограничений квоты в вашей учетной записи Dropbox.

Делитесь доступом к собственному хранилищу

Штырь

Зачем вообще заморачиваться с отправкой файлов? Храните свои файлы в облаке и предоставьте вашему клиенту безопасный пароль или точку доступа к пространству. Таким образом, вы загружаете файлы только один раз. Это можно сделать разными способами. Если вы храните свои файлы где-то внутри и хотите, чтобы ваш клиент мог безопасно входить в систему, вы можете предоставить ему учетную запись хранилища паролей. Таким образом, они никогда не увидят ваш пароль и не получат внешнего доступа к вашему хостингу, а когда вы будете готовы отключить доступ, у вас будет контроль. Однако есть более простой способ: если вы уже используете платформу хранения, такую ​​​​как Dropbox или аналогичную, вы можете просто добавить своего клиента в качестве пользователя в это пространство. Когда вы загружаете туда, ваш клиент будет иметь доступ и снова — когда вам нужно отключить доступ, у вас есть полный контроль. Если вы ищете баланс между быстротой и простотой, безопасностью и пропускной способностью, вы можете выбрать такой инструмент, как Dropbox или аналогичный.

Отправка на большом жестком диске + курьер

Штырь

Это более крупная, красивая и дорогая версия записи документов из колледжа на флэш-накопитель, чтобы носить их с собой в школу и обратно. Хотя удаление файлов из облака кажется немного старомодным, загрузка их на внешний жесткий диск так же безопасна, как и сам жесткий диск. Работая через курьера, вы можете гарантировать (и оплатить) защиту этих файлов. Вот как огромные, технологические корпорации с известными именами передают файлы, когда необходимо обеспечить безопасность. Это, вероятно, менее реалистично для вас, если вы работаете с более ограниченным бюджетом, но для небольшого агентства или для тех, у кого есть правительственная / юридическая / другая клиентура, ориентированная на безопасность, это может быть хорошим вариантом.

Используйте случайный инструмент для обмена файлами в браузере

Штырь

Вы будете удивлены, насколько большие файлы могут обрабатывать некоторые из этих онлайн-сайтов для передачи файлов. Один поиск в Google покажет десятки вариантов, и большинство из них работают — ваш получатель получит ваш файл целиком и быстрее, чем вы могли ожидать. Большой риск для этих трансфертных продуктов заключается в том, что они не обещают безопасности. Если вы просто создаете случайный рекламный или маркетинговый актив, вам может быть удобно быстро передать его своему клиенту, не беспокоясь о безопасности, но для внутренних активов или чего-либо, защищенного в рамках NDA вашего клиента, это, вероятно, не лучший выбор.

FTP-обмен файлами

Штырь

Этот старый метод обмена файлами может показаться немного устаревшим или громоздким для тех из вас, кто развил свой бизнес в облаке, но он все еще работает и, в отличие от нашего предыдущего предложения, ДОВОЛЬНО безопасен. Основная причина, по которой дизайнеры и другие креативщики не используют этот метод, заключается в том, что они не знают о его существовании. Будучи одним из менее удобных и более внутренних способов передачи файлов, FTP-действия могут отпугнуть людей. Вот дружеское руководство о том, как управлять FTP-передачей файлов.

Обмен файлами не всегда кажется идеальным, не так ли? Вы ищете правильное сочетание простоты и оперативности, пропускной способности для размера ваших файлов, доступности и безопасности, которые могут показаться вам поиском совершенства, которого не существует. Однако, если вы готовы поэкспериментировать с более техническими вариантами, более медленными вариантами или вариантами, требующими дополнительной работы, вы можете найти что-то, что подойдет для вашего бизнеса. Кто знает, возможно, вы найдете идеальное решение после того, как попробуете несколько из них.

Что вы думаете?

Прокомментируйте ниже и сообщите нам, как вы отправляете свои самые большие и самые плохие файлы своему клиенту и почему вы предпочитаете метод, который вы используете в настоящее время. Мы хотели бы обсудить, что работает для разных отраслей или потребностей.

Если вы знаете графического дизайнера, разработчика, создателя или любого, кому будет полезен обзор лучших способов обмена файлами, поделитесь этой статьей!

*Это спонсируемый пост для Dropbox. Все мнения мои собственные. Dropbox не связан с другими упомянутыми продуктами или услугами и не поддерживает их.