Un cadru eficient de rentabilitate a investiției pentru dezvoltarea unei politici de lucru de oriunde

„Schimbarea tectonică cauzată de COVID-19 a schimbat „munca” dintr-un substantiv într-un verb. De la un loc în care am mers la un lucru pe care îl facem, indiferent de loc.” — Joe Brady, CEO - America, The Instant Group

Companiile de astăzi se confruntă cu presiuni extraordinare din partea angajaților actuali și potențiali pentru a oferi aranjamente de lucru mai flexibile și există mai multe opțiuni ca niciodată. În timp ce trecerea bruscă la munca de la distanță cauzată de pandemia de COVID-19 a fost inițial haotică, munca de acasă (WFH) s-a dovedit mult mai viabilă decât se așteptau cei mai mulți. Companiile – și industrii întregi – care nu s-au gândit anterior să adopte astfel de politici caută acum să le facă permanente pentru a atrage și a păstra angajații.

Acum că am depășit în mare măsură barierele culturale și tehnologice din calea lucrului de acasă, următoarea frontieră logică este lucrul de oriunde (WFA). Acest nivel de libertate și flexibilitate a fost odată eliminat ca o fantezie. Dar acum, având în vedere contextul Marii Demisii și redeschiderea granițelor globale, dacă să ofere sau nu angajaților opțiunea de a lucra de oriunde va fi probabil cel mai important lucru pentru mulți angajatori – și angajați – în 2022.

Principalele bariere în calea lucrului de oriunde sunt problemele legale și fiscale. Riscurile cheie includ respectarea taxelor (pentru angajați și angajatori), preocupări legate de imigrare, legile locale de muncă și probleme de securitate a datelor. Deși inițial aceste riscuri pot părea descurajante, ele pot fi gestionate. Companiile majore, precum Spotify și Revolut, au deja politici WFA. Astfel de politici nu oferă neapărat angajaților libertate absolută. Mai degrabă, ele pot fi proiectate pentru a oferi lucrătorilor un anumit grad de flexibilitate, impunând în același timp limitări strategice pentru a minimiza riscurile.

Am lucrat în EMEA, APAC și SUA și am petrecut o perioadă semnificativă de timp ca lucrător de la distanță. Sunt expert contabil și am ocupat funcții de conducere pentru multinaționale globale, permițându-mi să călătoresc în peste 150 de locații. Am experimentat direct provocările legate de gestionarea problemelor complexe legate de impozitul pe corporații, impozitele individuale și dreptul muncii în mai multe jurisdicții.

Familia mea și cu mine am găsit că munca de oriunde îmi schimbă viața. Fiica mea de 5 ani a trăit deja în patru țări și a călătorit în peste 20. Puterea să lucrăm de oriunde ne-a permis să ne cufundăm cu adevărat în diferite culturi și să ne urmărim pasiunile în moduri pe care nu le-am putea niciodată în vacanțe scurte. Acest nou mod de lucru m-a inspirat să-mi înființez propria companie: acum sfătuiesc corporații și persoane despre cum să transform WFA în realitate.

Deoarece WFA este un domeniu politic nou și în evoluție, care implică reglementări dintr-un număr enorm de țări, există încă mai multe întrebări decât răspunsuri. Acestea fiind spuse, angajatorii reușesc să avanseze și să ia decizii în ciuda unor ambiguități. Cea mai simplă – și poate cea mai bună – modalitate de a evalua riscurile și recompensele oferite de o politică WFA este prin prisma unui cadru cuprinzător de rentabilitate a investiției. Acest tip de analiză vă poate ajuta să luați o decizie informată dacă adoptarea unei politici WFA este alegerea potrivită pentru organizația dvs. și vă poate ajuta să optimizați o politică pentru nivelul dumneavoastră de toleranță la risc.

De la „Lucrează de acasă” la „Lucrează de oriunde”

Am menționat presiunea crescândă cu care se confruntă angajatorii din partea angajaților pentru a le permite să lucreze nu doar de la distanță, ci din ce în ce mai mult de oriunde. Vă puteți întreba: care este exact diferența?

WFH se referă la angajații cu normă întreagă ale căror companii le permit să lucreze de la distanță, de obicei din confortul casei lor. Politicile WFH se aplică în mod obișnuit lucrătorilor care stau într-o singură țară și pot alege să lucreze „de acasă” fie o parte, fie tot timpul.

Politicile WFA sunt diferite. Acestea permit angajaților să lucreze de la distanță în străinătate în mod temporar, de obicei mai mult de șapte zile, dar mai puțin de 365. Duratele din acest interval se încadrează într-o zonă gri legală în multe țări. Aceste sejururi sunt mai lungi decât călătoriile standard de afaceri, dar nu necesită o schimbare permanentă a rezidenței.

Deși WFA nu este un concept nou pentru unii (inclusiv eu), este ceva care a scapat adesea prin fisurile de reglementare. Cu toate acestea, pe măsură ce un număr tot mai mare de persoane se alătură rangurilor WFA, rezidența temporară este probabil să fie supusă unui control de reglementare sporit și a unei aplicări mai stricte. Acest peisaj în schimbare este cu atât mai mult motiv pentru a dezvolta o politică WFA bine concepută, care vă protejează compania de riscurile legale și fiscale.

Politici WFA: Ce au de câștigat angajatorii?

Atât datele concrete, cât și dovezile anecdotice puternice indică faptul că permiterea angajaților să lucreze de la distanță poate oferi beneficii tangibile angajatorilor, ajutându-i să atragă și să rețină talentele de top, crescând satisfacția și productivitatea angajaților și reducând nevoia și costul spațiului de birou. Angajatorii care oferă permanent opțiunea WFA beneficiază de beneficiul suplimentar al accesului la fondul global de talente. Compania de software GitLab estimează beneficiul net pe care îl primește de la a fi o companie complet la distanță la 18.000 USD per muncitor pe an.

Chiar și înainte de pandemie, cercetările academice de la universități de top au sugerat că permiterea muncii la distanță ar putea crește productivitatea angajaților. Un studiu din 2013 condus de profesorul de economie la Stanford, Nicholas Bloom, a constatat că tranziția de la munca tradițională de birou la lucrul de acasă a dus la o creștere cu 13% a productivității angajaților. Un studiu observațional ulterior realizat de profesori de la Universitatea Harvard și de la Universitatea Northeastern a constatat că permiterea angajaților să treacă de la WFH la WFA a dus la o creștere suplimentară a productivității cu 4,4%.

Mesajul angajaților este clar și consecvent: aranjamentele de lucru inflexibile sunt unul dintre motivele principale pe care aceștia îl invocă pentru a părăsi locul de muncă. Într-un sondaj recent de la GoodHire, 74% dintre respondenți au spus că ar avea nevoie de o formă de aranjament de lucru la distanță pentru a rămâne la locurile de muncă actuale.

Un număr tot mai mare de dovezi sugerează că mulți lucrători ar fi chiar dispuși să accepte o reducere de salariu pentru opțiunea de a lucra de la distanță în mod permanent. În timp ce suma variază în funcție de sursă, în general, majoritatea celor chestionați spun că ar accepta reduceri de salariu de 5% până la 10% pentru a face aranjamentele de lucru la distanță permanente.

Care sunt dezavantajele politicilor WFA?

Există descurajări pentru adoptarea unei politici WFA, principalul dintre ele coșmarul conformității pe care WFA îl poate crea. Vom privi acest lucru în primul rând din perspectiva angajatorului, care în general se confruntă cu o expunere la riscuri mai mari. Cu toate acestea, angajații care lucrează de la distanță într-o altă țară decât reședința fiscală permanentă pentru perioade lungi de timp se confruntă și cu anumite riscuri.

Riscul principal cu care se confruntă angajatorii în scenariile WFA este posibilitatea de a declanșa „sediu permanent” (PE). PE descrie activitățile unei afaceri într-o țară străină care sunt substanțiale și în curs de desfășurare, suficient pentru a genera obligații fiscale în acea țară. Diferitele țări și tratatele lor fiscale respective pot folosi criterii ușor diferite pentru a defini PE, dar majoritatea se bazează pe îndrumările din articolul 5 din Modelul de convenție fiscală a OCDE.

Există două modalități principale prin care o întreprindere poate declanșa PE: operarea unui loc fix de afaceri (fizic sau virtual) într-o țară și/sau compensarea unui agent dependent în acea țară (de obicei cineva cu puterea de a semna contracte în numele companiei). ). Directorii superiori și oamenii de vânzări sunt exemple tipice de agenți dependenți, deși desemnarea variază în funcție de țară și situație. Din aceste motive, atât natura activității desfășurate într-o țară, cât și durata și gradul de regularitate cu care se desfășoară acea activitate, sunt factori importanți de luat în considerare atunci când vă dezvoltați politica WFA.

Să presupunem că un director senior al companiei dvs. – cineva care este responsabil pentru deciziile strategice majore și care are autoritatea de a semna contracte în numele companiei – dorește să locuiască în casa lor de vară în străinătate timp de șapte luni în fiecare an. Natura activității desfășurate, combinată cu durata semnificativă de timp petrecută într-o singură țară și natura recurentă a vizitelor, va declanșa probabil PE prin eșecul atât a testelor „loc fix de afaceri” cât și a „agentului dependent”.

Dacă o țară străină consideră că compania dvs. are un sediu permanent acolo, riscați să suportați o factură de impozit pe profit considerabil mai mare. Pe de altă parte, un dezvoltator de software junior care lucrează de la un Airbnb pe o insulă din Caraibe timp de o lună pe an este puțin probabil să declanșeze PE.

PE prezintă cel mai mare risc financiar atunci când le permite angajaților să facă WFA, dar nu este singurul risc. Am subliniat celelalte riscuri majore în tabelul următor.

Cum puteți dezvolta și optimiza politica WFA a companiei dvs. într-un mod care să maximizeze beneficiile potențiale, atenuând în același timp cele mai semnificative riscuri? Cu un cadru ROI.

Un cadru de rentabilitate a investiției pentru politicile WFA

În același mod în care investitorii calculează rentabilitatea unei investiții, companiile caută adesea să estimeze (sau, după fapt, să măsoare) rentabilitatea unei decizii strategice de afaceri în raport cu costul acesteia. Un cadru ROI poate fi un instrument util atunci când se dezvoltă o politică WFA sau se compară opțiunile de politică. Intrările vor fi, fără îndoială, imprecise, deoarece ar fi imposibil să se atribuie valori numerice concrete fie costurilor, fie beneficiilor implicate. Indiferent, acest cadru teoretic vă poate ajuta să vedeți cum pot fi modificate diverse aspecte ale politicii dvs. pentru a vă maximiza rentabilitatea investiției, fie prin creșterea beneficiilor, fie prin scăderea costurilor.

Pentru scopurile noastre, partea „cost” a ecuației ar trebui să ia în considerare cheltuielile administrative suplimentare ale implementării unei politici WFA, precum și „costul” fiecăruia dintre riscurile primare enumerate în graficul următor. Puteți estima costul oricărui risc dat înmulțind probabilitatea ca rezultatul negativ să apară cu costul penalizării care ar fi suportată.

De exemplu, oferirea unei polițe WFA timp de 30 de zile pe an prezintă o probabilitate extrem de scăzută ca orice angajat să declanșeze PE într-o țară străină. Deși costul penalizării PE este mare, probabilitatea de a suporta acel cost este neglijabilă în acest scenariu, astfel încât oferirea acestei politici lasă compania într-o poziție destul de sigură.

Dimpotrivă, un risc inacceptabil ar putea fi acela de a permite cuiva într-un rol cu ​​risc ridicat, cum ar fi vânzările, să petreacă mai mult de jumătate din an într-o țară în care există un risc semnificativ de a crea un sediu permanent care ar putea costa milioane de companii. În acest caz, ar fi greu să construiți un caz de afaceri care să le permită să lucreze de oriunde.

(În graficul precedent, costul estimat al înlocuirii unui angajat provine de la Gallup, iar unele sondaje referitoare la preferințele lucrătorilor au fost efectuate de Goodhire, Owl Labs și Vidyard.)

Pe măsură ce dezvoltați și comparați potențialele politici WFA, luați în considerare patru întrebări cheie. Răspunsurile vor lua în considerare în mod direct rentabilitatea investiției unei anumite opțiuni de politică, permițându-vă să vă optimizați politica prin maximizarea beneficiilor și minimizând riscurile.

1. Este WFA o opțiune viabilă pentru compania dumneavoastră?

Nu toate lucrările pot fi făcute bine de la distanță. Acest lucru poate părea evident, dar nu este întotdeauna atât de clar pe cât ați putea crede. WFA poate complica și mai mult lucrurile dacă angajații lucrează în diferite fusuri orare. Cu toate acestea, pe parcursul pandemiei, mulți lideri de afaceri care odată credeau că afacerile lor nu pot funcționa de la distanță sau asincron au descoperit că de fapt ar putea.

Și chiar și industriile care necesită programe fixe și o prezență fizică, cum ar fi fabricile de automobile, pot avea departamente (financiare, juridice, HR) care pot funcționa mai independent. Înainte de a lua în considerare adoptarea unei politici WFA, întreabă-te dacă munca asincronă de la distanță ar fi posibilă pentru compania ta și cât de probabil ar fi să ducă la o productivitate mai scăzută. Gândiți-vă la asta pentru afacerea în ansamblu, precum și cu privire la departamentele și rolurile individuale.

În unele cazuri, reglementările specifice industriei pot fi un factor limitativ în ceea ce privește locul în care pot lucra angajații. De exemplu, anumite tipuri de instituții financiare sunt foarte reglementate și ar putea trebui să se conformeze cerințelor specifice de licențiere pentru a desfășura afaceri pe liniile de stat și de țară. În alte cazuri, lucrul la distanță poate fi posibil, dar mai puțin eficient. Munca asincronă ridică anumite provocări, în special în ceea ce privește comunicarea – cu toate acestea, poate crește eficiența, lăsând munca să continue non-stop. McKinsey & Company a identificat care industrii sunt cele mai potrivite pentru lucrul la distanță.

2. Câte zile de WFA ar trebui să permiteți într-un anumit an?

Numărul de zile în care permiteți angajaților să lucreze de oriunde pe an ar trebui să fie în funcție de doi factori.

În primul rând, așa cum sa discutat la întrebarea 1, luați în considerare dacă productivitatea va fi afectată negativ de perioadele prelungite de lucru la distanță. De exemplu, multe locuri de muncă din sectorul tehnologiei, cum ar fi dezvoltarea de software, sunt relativ independente și adesea efectuate de la distanță. Este greu de văzut cum WFA pentru o perioadă de timp ar pune probleme. Cu toate acestea, în alte industrii sau roluri care necesită un grad ridicat de colaborare, o lună sau două în afara biroului din când în când pot fi funcționale, dar perioade mai lungi de timp ar putea să nu fie ideale.

În al doilea rând, gândiți-vă la reglementările externe. Multe reguli de viză și imigrare se bazează pe perioade de timp standard (de exemplu, 30, 90 sau 183 de zile). De exemplu, cetățenilor americani li se permite în general să petreacă până la 90 de zile într-o anumită țară cu o viză de turist tradițională. Este puțin probabil ca desfășurarea lucrului de la distanță pentru o companie cu sediul în SUA din străinătate - muncă care nu implică interacțiune pe piața locală - ar reprezenta un risc serios de declanșare a PE în acest interval de timp.

Nu este o coincidență că majoritatea politicilor WFA adoptate de marile companii până în prezent variază între una și trei luni pe an. Angajaților Shopify li se permite să facă WFA timp de trei luni pe an, Revolut oferă două luni de WFA, în timp ce American Express permite o lună. Pentru orice politică WFA dată, o durată mai scurtă scade probabilitatea mai multor riscuri cheie: declanșarea PE, încălcarea regulilor de imigrare și devenirea supusă legii locale a muncii.

3. Ce țări veți include sau exclude?

Puteți aborda această întrebare într-unul din trei moduri: o listă de țări preaprobată, o listă de țări interzise sau o combinație a celor două. (Din motive geopolitice sau de securitate, majoritatea companiilor interzic cel puțin câteva țări.)

Pe măsură ce determinați ce țări să includeți în politica dvs., luați în considerare ce riscuri sunt deosebit de relevante pentru fiecare locație, precum și nivelul general de risc. SUA și Marea Britanie, de exemplu, au unele dintre cele mai stricte reglementări în acest domeniu: chiar și șederea la acea graniță pe 30 de zile au potențialul de a ridica probleme fiscale. În schimb, și în special pe parcursul pandemiei, o serie de țări au introdus politici cu scopul explicit de a atrage lucrători la distanță. Multe țări ale căror economii se bazau anterior în mare măsură pe turism au luat o decizie calculată de a oferi programe de viză de muncă la distanță pentru a atrage lucrători la distanță cu venituri relativ mari și cheltuielile discreționare pe care le aduc.

4. Ar trebui să conectați în mod dinamic sistemul dvs. de management al performanței la politica dvs. WFA?

În timp ce majoritatea datelor sugerează că extinderea flexibilității angajaților, fie de către WFH sau WFA, are ca rezultat creșterea productivității, există modalități în care ați putea să amplificați acest beneficiu. Așa cum în trecut angajatorii au oferit bonusuri bazate pe performanță sau au acordat concedii sabatice plătite celor care au stat în companie pentru un anumit număr de ani, permiterea angajaților să lucreze de oriunde poate fi folosită ca un beneficiu stimulativ legat fie de performanță, fie de păstrare.

Care este politica WFA potrivită pentru organizația dvs.?

Nimic nu este lipsit de riscuri. Pe de o parte, adoptarea unei politici WFA poate expune compania la o serie de riscuri de conformitate. Pe de altă parte, lipsa de a oferi cel puțin o oarecare flexibilitate în ceea ce privește munca internațională la distanță vă expune riscul de a pierde unele dintre cele mai bune talente ale dvs. Ce trebuie să facă un angajator?

Speranța mea este că cadrul ROI vă va oferi o înțelegere de bază a potențialelor costuri și beneficii ale adoptării unei politici WFA. În plus, ar trebui să vă ajute să comparați diferite opțiuni de politică și să vedeți modul în care ajustarea anumitor componente ale politicii dvs. WFA poate afecta rentabilitatea investiției.

Acestea fiind spuse, unele dintre zonele de risc sunt complexe. Acestea variază în funcție de țară și evoluează constant, pe măsură ce autoritățile de reglementare încearcă să se adapteze la o forță de muncă globală din ce în ce mai geomobilă. Deși acest cadru de bază vă poate ajuta să dezvoltați o politică WFA cu risc relativ scăzut pentru compania dvs., dacă vă gândiți la o politică mai extinsă, ar putea merita să solicitați sfaturi profesionale.