Cum să folosiți întâlnirile săptămânale de design

Acestea sunt întrebări care mi-au apărut în cap odată ce o echipă de design a început să crească rapid în fața ochilor mei. Ca lider de echipă, m-am confruntat cu o nouă provocare: să mă asigur că există suficientă recurență în comunicarea echipei mele pentru a facilita dezvoltarea echipei. Intră în întâlnirile săptămânale de design.

Citiți suplimentare despre SmashingMag:

• A deveni un facilitator mai bun
• Cum să eficientizați dialogul creativ
• Cum să comunici eficient în proiecte IT
• Up On The Wall: Cum Pereții de lucru deblochează Perspectiva creativă

Problema

În timp ce luam kit-ul de design IDEO.org ca parte a planului nostru de educație, cursul ne-a încurajat pe noi (echipa de proiectare) să ne întâlnim săptămână după săptămână pentru a discuta și a rezolva problemele de design din lumea reală. După ce am terminat cursul, am revenit la vechile noastre obiceiuri simple, constând în stand-up-uri zilnice și întâlniri de luni dimineața cu restul echipelor. Dar iată ceva amuzant: echipa de proiectare a continuat să simtă nevoia să se întâlnească și să se angajeze în anumite subiecte – mai ales că echipa a fost împărțită între două locații de birou. Având în vedere acest lucru, ne-am gândit, de ce să nu urmărim ideea unei întâlniri interne săptămânale de design?

Formatul

Ne-am adunat în jur și am căutat să găsim o structură care să se potrivească nevoilor noastre. Căutăm o modalitate de a menține echipa conectată, de a împărtăși progresul sarcinilor noastre curente, de a preveni eventualele obstacole, de a rezolva probleme, de a discuta subiecte de interes comun și de a ne îmbunătăți abilitățile. După câteva sesiuni de brainstorming, am venit cu un format de o oră care s-a părut potrivit pentru mica noastră echipă de patru designeri. Am dat chiar și o poreclă întâlnirii: The Design Kiosk.

Structura

Pe scurt, Chioșcul de design este format din:

• 10 minute pentru a parcurge sarcinile noastre curente și prioritățile noastre principale pentru obiectivele companiei și rezultatele cheie (OKR);
• 15 minute pentru partajarea celor mai recente articole pe care le-am citit, link-uri pe care le-am găsit și alte resurse utile pe care le-am descoperit (până la trei pentru fiecare membru);
• 5 minute pentru partajarea unui sfat de design rapid pe care l-am învățat în ultima săptămână (Photoshop, Sketch sau altele); de exemplu, apăsând „Alt” într-un panou Photoshop afișează butonul „Reset” — Yipee! ;
• 25 de minute pentru discutarea subiectului principal (aceasta ar putea consta în cum să adoptăm cele mai recente tendințe de design, sau cum să ne îmbunătățim abilitățile de prezentare sau cum să organizăm ghidul de stil pentru site-ul agenției noastre);
• 5 minute pentru a încheia lucrurile, pentru a scrie acțiuni clare care trebuie întreprinse și pentru a decide asupra subiectului principal pentru săptămâna viitoare.

Un șablon de foaie de calcul

Pentru a stoca și a urmări tot ceea ce a fost discutat și distribuit, am creat un șablon de foaie de calcul deasupra structurii. Este practic propriul nostru jurnal de întâlniri la care revenim de fiecare dată când dorim să verificăm o resursă sau să parcurgem ceea ce s-a hotărât. Este un instrument excelent pentru a evita pierderea concentrării și pentru a menține lucrurile să plutească în direcția corectă. Șablonul este organizat în foi pentru fiecare săptămână și urmează structura Design Kiosk. Puteți verifica singur șablonul și puteți vedea un exemplu de note de întâlnire.

Cum functioneaza

Nu este suficient să ai o structură și un șablon cu care să lucrezi. Ne-am stabilit câteva reguli de bază pentru ca întâlnirile să se desfășoare corect. Iată cum decurge de fapt o întâlnire:

1. Toți membrii trebuie să participe.
2. Întâlnirea are loc vineri - acest lucru ne permite să fim atenți la ceea ce urmează săptămâna următoare.
3. Fiecare întâlnire are un coordonator diferit responsabil cu pregătirea șablonului și realizarea agendei pentru tema principală. Persoana respectivă se asigură că toată lumea completează șablonul pentru acea săptămână cu stările sarcinilor și resursele recomandate.
4. Persoana desemnată coordonează întreaga întâlnire și parcurge fiecare articol din listă.
5. Coordonatorul se asigură că rămânem pe drumul cel bun și nu ne abatem de la subiectul principal. Ei au responsabilitatea de a-și stimula colegii să se implice și să-și exprime opinia.
6. Pe parcursul întâlnirii, coordonatorul ia notițe și întocmește o listă cu acțiunile imediate care trebuie întreprinse.
7. La finalul întâlnirii se decid un nou subiect și coordonator pentru săptămâna viitoare.
8. Procesul se repetă.

Acest proces de schimbare a coordonatorilor între colegii de echipă oferă diversitate și adaugă o aromă unică fiecărei întâlniri, menținând în același timp fiecare membru implicat.

După 10 întâlniri

Rezultate

Privind înapoi la primele 10 întâlniri, am trecut prin peste 100 de resurse și am abordat 2 provocări principale de proiectare.

Prima provocare a fost să recunoaștem că fiecare dintre noi are propria noastră zonă de confort atunci când vine vorba de designul UI - folosind aceleași modele și comportamente sigure de la bun început. Pentru a face față acestui lucru, am decis să avem sarcini în care fiecare dintre noi a trebuit să creeze interfețe pentru anumite dispozitive inteligente (IoT) folosind tendințele actuale. A doua provocare a fost îmbunătățirea abilităților noastre de prezentare ca echipă și individual. Participăm la o mulțime de conferințe, întâlniri și propuneri de vânzare, așa că fiecare trebuie să-și exerseze discursurile, cazurile și gesturile. Pentru a face asta, acele 25 de minute principale au fost rezervate pentru exersarea abilităților noastre de pitching. Concentrarea asupra acestor două provocări a fost o mișcare inspirată — îmbunătățirile au fost clar vizibile cu fiecare rundă de diapozitive sau concepte pe care le-am prezentat la evenimentele și propunerile de vânzare care au urmat. S-a dovedit a aduce beneficii nu numai echipei, ci și companiei.

Mai mult, echipa noastră de conținut a adoptat modelul de întâlnire (ajustându-l la nevoile lor), în timp ce echipa de dezvoltare și-a creat propriul format inspirat de modelul nostru.

Un exemplu inteligent

Să revenim puțin și să intrăm în detalii despre cum am început să ieșim din zona noastră de confort în designul UI prin aceste tipuri de întâlniri.

Mai întâi, am organizat o întâlnire în care am discutat despre principalele tendințe vizuale în UI și web design (de la culori strălucitoare și degrade netede, tipografie îndrăzneață, umbre subtile și estompări, carduri UI și grile personalizate, la interfețe conversaționale, video și VR). și experiențe AR — pentru a numi doar câteva).

Pentru următoarea întâlnire, am stabilit câteva sarcini. Fiecare dintre noi a trebuit să aleagă un „dispozitiv inteligent” și să creeze un ecran al unei interfețe imaginare de aplicație. Am mers cu un coș de gunoi inteligent, un frigider inteligent și un mop inteligent. Fiecare dintre noi a ales să lucreze individual cu unul dintre concepte. Aceste propuneri ne-au permis să înnebunim și să explorăm liber noi modele și tendințe. Săptămâna următoare, ne-am prezentat conceptele și ne-am oferit feedback unul altuia în doar 25 de minute (pentru că era subiectul principal al săptămânii).

Un set de sarcini nu a fost suficient. Luna următoare, am făcut un alt lot de interfețe pentru produse inteligente, de data aceasta pentru o tigaie, o sonerie, un vizor și un scanner biometric.

Dându-și seama că aceste practici sunt utile echipei, am decis că trebuie să avem o întâlnire lunară pentru conceptele UI și alta pentru repetițiile de prezentare.

Provocări

În timpul acestor peste 10 întâlniri, ne-am confruntat cu câteva provocări și schimbări.

Pentru început, atunci când este vorba despre teme, nu ne mai întâlnim până când toată lumea își termină sarcina. Este confortabil să sari peste o întâlnire doar pentru că „nu am avut timp”. De asemenea, este foarte important ca toată lumea să participe la întâlniri (cu excepția cazului în care oamenii sunt în vacanță – până la urmă suntem doar oameni). Și să nu uităm de viața de agenție imprevizibilă care ne obligă să ne reprogramăm.

Am eliminat secțiunea „Sfat de design” pentru că părea puțin forțată, iar sfaturile începeau să fie adăugate doar pentru a fi adăugate. Așadar, am decis că dacă avem ceva de împărtășit, vom face acest lucru atunci când vom enumera link-urile și resursele, lăsând astfel mai mult timp pentru subiectul principal.

La început, au participat doar trei colegi. Acum, cu participarea mai multor membri (inclusiv o colegă care învață design UX pentru a putea schimba cariera), ne gândim să adăugăm timp suplimentar la întâlniri.

Gânduri finale

Privind înapoi la cât de multe am explorat și descoperit în timpul acestor întâlniri, nu avem de gând să renunțăm la ele. Echipa este entuziasmată, iar dacă ar fi să ne întoarcem și să schimbăm ceva, ar fi să ne fi organizat mai devreme. Întâlnirile ajută echipa să comunice, să colaboreze și să crească. Dacă faci parte dintr-o echipă, îți recomand să o încerci și să adaptezi formula șablonului la nevoile grupului tău.