Instrumente Kinder: Cum să îmbunătățești Designul Enterprise UX pentru sănătatea mintală

La câțiva ani după ce m-am mutat în Marea Britanie, Serviciul fiscal din Africa de Sud mi-a trimis prin e-mail o „cerere finală” pentru taxe înapoi și penalități mari care se acumulau – fără să știu – de un deceniu.

Sunt o persoană conștiincioasă, așa că acest proiect de lege a fost un șoc. M-am conectat imediat la noul portal de autoservire al site-ului de venituri care pretindea că ușurează depunerea declarațiilor fiscale și ridicarea litigiilor.

Nu a fost ușor.

Navigația era plată și uluitoare; acțiunile cheie au fost îngropate și nu li sa acordat nicio prioritate pe pagini. Informațiile importante au apărut ca moduri de alertă care au fost imposibil de localizat odată ce au fost închise. Îndemnul „Obțineți ajutor pentru depunerea electronică” a fost o ușă falsă care ducea la o pagină care spunea că nu sunt agenți disponibili.

În calitate de designer UX/UI cu peste 15 ani de experiență în crearea de site-uri, aplicații și sisteme centrate pe utilizator, am fost îngrozit. Am, de asemenea, ADHD, anxietate și depresie; și ca persoană cu un creier neurodivergent și aceste afecțiuni de sănătate mintală, site-ul web inutilizabil a declanșat agitație crescută, ruminare și panică într-o situație deja stresantă.

Aproape un miliard de oameni din întreaga lume trăiesc cu o tulburare de sănătate mintală și sute de milioane au ADHD. În 2021, problemele de sănătate mintală au fost principala cauză a absenței de la locul de muncă în Marea Britanie, aducând pierderi ale angajatorilor de până la 43 de miliarde de lire sterline (57 de miliarde de dolari).

Cercetările despre efectul designului UX asupra sănătății mintale sunt în stadii incipiente, dar un design bun este accesibil și găzduiește o multitudine de linii de bază. Un UX confuz ar putea declanșa anxietate, așa cum a făcut și pentru mine; sarcinile repetitive ar putea exacerba depresia; pentru cineva cu o tulburare de atenție, o avalanșă de alerte ar putea deraia o zi de lucru productivă.

Îmbunătățirea designului UX pentru sănătatea mintală

Pentru lucrătorii care se luptă cu tulburări de sănătate mintală, cerințele produselor de întreprindere prost concepute pot agrava simptomele. Designerii pot ajuta prin îmbunătățirea câtorva puncte de durere endemice pentru munca de cunoaștere. Multe dintre aceste soluții UX propuse se bazează pe tehnologia existentă sau extind disponibilitatea funcțiilor subutilizate. Alții se bazează pe progresele în învățarea automată.

Simplificați gestionarea fluxului de lucru

Cercetătorii au legat plictiseala cronică la locul de muncă cu depresia, iar sarcinile repetitive și ușoare pot declanșa frustrare și anxietate în jurul timpului pierdut. Creșterea automatizării de birou pentru sarcini repetitive și încorporarea designului anticipat prin învățarea automată ar putea ajuta lucrătorii să elibereze aceste efecte negative și să le permită să se aplice la soluționarea creativă a problemelor.

Creați opțiuni de editare în bloc. O mare parte din ceea ce facem în instrumente precum Jira, GitHub și Excel sunt variații ale lucrărilor finalizate anterior. Tabelele, de exemplu, sunt omniprezente în aplicațiile de întreprindere, dar posibilitatea de a filtra, selecta, duplica și gestiona conținutul în bloc lipsește adesea la nivel de tabel.

Oferiți șabloane inteligente. Cunosc manageri de proiect care preferă să-și creeze propriile șabloane în aplicații de flux de lucru precum Jira. În aceste cazuri, șabloanele activate pentru învățarea automată pot oferi comenzi rapide, sugerând acțiuni și formate bazate pe istoricul fluxului de lucru al unui utilizator.

Eliminați barierele de comunicare

Colaborarea la distanță peste granițele culturale și lingvistice a devenit mai comună de la debutul pandemiei de COVID-19. Există o mulțime de instrumente virtuale de comunicare și colaborare pentru a facilita acest lucru, dar întârzierile audio/vizuale, absența limbajului corpului și a contactului vizual și notificările aplicațiilor pot crește anxietatea și pot reduce productivitatea, chiar și la persoanele fără tulburări de sănătate mintală. Îmbunătățirea instrumentelor de comunicare pentru întreprinderi în câteva moduri cheie poate ajuta.

Traduceți contextul, nu doar limbajul. Traducerea a parcurs un drum lung în ultimul deceniu, dar oferirea de semnificații potențiale multiple pentru limbile cu context înalt și indicarea nivelului de încredere al fiecărei traduceri ar atenua disconfortul vorbitorilor non-nativi atunci când folosesc aplicații de chat, cum ar fi platforma de mesagerie instantanee a Microsoft Teams. În mod ideal, aceste caracteristici ar semnala și idiomurile comune care nu au o traducere literală și prezintă riscuri de neînțelegere.

Reduceți întreruperile. Jira și alte instrumente de gestionare a produselor sunt renumite pentru producerea de mulțimi de e-mailuri de notificare. Cu toate acestea, dezactivarea acestor notificări poate însemna pierderea unor evoluții importante. În viitor, instrumentele ar putea fi programate pentru a trimite alerte în funcție de volumul de discuții, anomalii (cum ar fi șeful care sare într-un fir) și cuvinte cheie.

Designerii de la Slack, de exemplu, lucrează la un sistem AI care ar afișa câte un mesaj, în ordinea importanței. Instrumentele care triizează informații ca acesta pot ajuta la informarea utilizatorilor fără a-i copleși.

Compensați deficiențele videoclipului. Apelurile video sunt acum ca de obicei pentru majoritatea lucrătorilor din cunoștințe. Dar utilizatorii cu „anxietate de zoom” se tem că accidentele tehnice îi fac să pară incompetenți. Aplicațiile ar putea normaliza și depersonaliza erorile notificând automat participanții cu o insignă sau un mesaj de chat atunci când un alt utilizator se confruntă cu probleme de conexiune.

Mărirea automată a volumului pentru utilizatorii care vorbesc încet și dezactivarea sunetului celorlalți participanți până când un difuzor este terminat pentru a evita întreruperile accidentale, ar putea crește, de asemenea, încrederea colegilor. O altă modificare inteligentă: implicit ascunderea vederii de sine. Vederea unei imagini despre sine pentru o întreagă întâlnire poate determina oamenii să se fixeze și să simtă anxietate față de aspectul lor – un fenomen pe care cercetătorii îl numesc „dismorfie zoom”.

Actualizați resursele de formare

Persoanele cu depresie sunt predispuse la auto-învinovățire, ceea ce poate izbucni ca răspuns la arhitectura UX stângace. Prea multe produse de întreprindere se bazează pe explicații leneșe sau pe ghiduri de ajutor incomplete pentru a comunica funcțiile de bază sau actualizările. (Internetul este plin de tutoriale despre cum să finalizați funcțiile de bază în instrumente precum Microsoft Word și Jira.) În schimb, designerii de produse ar trebui să facă eforturi pentru a oferi opțiuni de instruire și asistență robuste și variate.

Oferiți explicații detaliate la prima utilizare. Îndrumarea utilizatorilor prin prima lor sarcină în timpul integrării îi va familiariza rapid cu funcțiile cheie. Folosiți cât mai mult posibil clipuri video, animații și imagini. Oamenii nu vor citi dacă nu trebuie, dar mișcarea le va atrage atenția.

Folosiți oameni reali pentru asistența clienților. Creșteți-vă asistența umană de fiecare dată când lansați o actualizare majoră sau faceți modificări care afectează fluxul de lucru al utilizatorului, deoarece aceste evenimente sunt cele mai susceptibile de a provoca confuzie. Cu cât rezolvi mai devreme acea confuzie, cu atât este mai puțin probabil să genereze anxietate. Chatboții pot fi excelenți la triaj, dar ar trebui să conecteze întotdeauna utilizatorii cu agenți live imediat la cerere sau atunci când nu pot oferi un răspuns satisfăcător. Asistența live pentru clienți este costisitoare, dar blocarea în buclele chatbot poate face utilizatorii să se simtă mai anxioși și mai izolați.

Integrați mini tutoriale. Pentru utilizatorii veterani, actualizările funcțiilor pot perturba fluxurile de lucru, iar videoclipurile explicative sau explicațiile sunt dificil de încadrat într-o zi de lucru aglomerată. În schimb, încercați să adăugați mini tutoriale care sunt declanșate atunci când un utilizator încearcă să efectueze o acțiune legată de actualizare. De exemplu, evidențiați noi locații de instrumente atunci când un utilizator deschide un proiect.

Asigurați-vă că toate tutorialele sunt ușor de găsit într-un centru de ajutor. Este frustrant să închizi o fereastră pop-up și să realizezi mai târziu că a fost singura ta șansă de a afla despre o actualizare.

Creșteți concentrarea și eficiența

O mai bună UX poate reduce blocajele și crește sentimentul de autonomie, făcând munca mai eficientă și reducând stresul.

Integrați instrumente pentru microcatch-up. Calendarele sunt adesea pline de întâlniri stand-up, recenzii și brief-uri. Imaginați-vă dacă lucrătorii ar putea solicita în schimb grupări în cadrul unui proiect sau document atunci când este necesar. (Slack, Figma și Miro folosesc foarte bine instrumentele de colaborare integrate.) Acest lucru le permite utilizatorilor să ceară ajutor, reduce numărul de întâlniri programate și reduce plictiseala și stresul.

Încurajați concentrarea și timpul de nefuncționare. Toate instrumentele, inclusiv e-mailul, ar trebui să includă capacitatea de a opri comunicarea în timpul perioadelor predefinite de concentrare sau relaxare. În mod ideal, aceste instrumente ar răspunde orelor de lucru ale unui utilizator (setate în instrument sau extrase dintr-un calendar de lucru) și ar sugera pauze pentru exerciții și mâncare. Statisticile privind activitatea recentă a unui utilizator, cum ar fi un grafic care afișează orele suplimentare din acea săptămână, împreună cu datele de sănătate care susțin îngrijirea personală, ar putea încuraja obiceiuri de muncă mai sănătoase.

Pentru a preveni ca utilizatorii să piardă notarea timpului, instrumentele de întreprindere ar putea marca, de asemenea, sfârșitul orelor de lucru cu un mesaj de sărbătoare sau o scurtă trecere la o interfață de utilizare în tonuri de gri pentru a încuraja utilizatorii să se deconecteze.

Descurajați micromanagementul. Managerii pot folosi funcții de colaborare pentru a monitoriza sau a interfera cu munca angajaților. De exemplu, unii utilizatori Figma raportează că managerii și directorii folosesc modul multiplayer pentru a-i vedea cum lucrează, ceea ce generează anxietate și resentimente. Utilizatorii au nevoie de intimitate pentru a gândi bine și pentru a fi confortabil cu greșelile. Acest lucru ar putea însemna blocarea proiectelor lor până când solicită revizuirea părților interesate și partajarea unei liste de verificare a progresului la care managerii se pot referi în loc de „spionare” sau trimitere mesaje angajaților pentru actualizări.

Rezolvați blocajele pe loc. Permiteți lucrătorilor să solicite un „raliu” – o caracteristică pentru proiectele active care ar împinge o problemă urgentă în partea de sus a cozii unui manager. Acest lucru ar rezolva problemele mai rapid și, de asemenea, ar oferi șefilor predispuși la micromanagement o idee mai clară a momentului în care să se implice.

Design pentru liniște sufletească

Instrumentele de colaborare de la distanță au un potențial incredibil de a face munca mai eficientă și mai flexibilă. Dar UX-ul întreprinderii poate aduce, de asemenea, frustrare și anxietate care îi afectează negativ pe lucrătorii neurodivergenți și pe cei cu probleme de sănătate mintală. Chiar și utilizatorii fără aceste preocupări pot beneficia de un design care reduce distragerile, ineficiențele și neînțelegerile. Dacă noi, ca designeri, acordăm prioritate accesibilității pentru sănătatea mintală în UX, putem face din munca de la distanță o opțiune de îmbunătățire a vieții pentru toată lumea.

Aveți alte idei de design care ar ușura povara asupra sănătății mintale a lucrătorilor de birou? Spune-ne în comentarii.