10 sfaturi despre organizarea înregistrărilor clienților (2023)

Piatra de temelie a oricărei afaceri de succes este structura, securitatea și organizarea, așa că este important să aveți un control asupra tuturor documentelor dvs., în special organizarea înregistrărilor clienților.

Urmărirea înregistrărilor clienților poate fi deranjantă sau dificilă, dar în cele din urmă vă va ajuta să deveniți mai eficient și mai eficient. În lumea de astăzi a încălcării datelor și a crimelor cibernetice, nu poți fi niciodată prea precaut.

Mesaj sponsorizat

Modul în care faceți copii de rezervă, securizați și organizați fișierele clienților dvs. poate dura timp și poate fi costisitor. Cu toate acestea, sunteți responsabil în cele din urmă să vă asigurați că acestea sunt manipulate corect și securizate. Scopul nostru în această postare recomandată este să vă ajutăm să vă rezolvați opțiunile și să găsiți soluții la prețuri accesibile.

Iată 10 sfaturi pentru a vă asigura că vă păstrați înregistrările clienților organizate, securizate și cu copii de rezervă.

10 sfaturi despre organizarea înregistrărilor clienților

Pin

1. Copie de rezervă hârtie și fișiere electronice

Decideți dacă doriți să păstrați fișiere pe hârtie, fișiere electronice sau ambele. Decizia ta ar trebui să țină cont de cât spațiu ai disponibil.

În timp ce backupul electronic ocupă foarte puțin spațiu, fișierele client trebuie să fie copiate adesea în caz de defecțiune a computerului sau de corupție a datelor. Puteți face copii de rezervă pe Backblaze B2 sau pe un alt spațiu de stocare în cloud pentru a îmbunătăți securitatea datelor și a asigura accesibilitatea acestora.

În ceea ce privește backup-ul și organizarea fișierelor prin hârtie, aceste fișiere ocupă mult mai mult spațiu și pot necesita resurse suplimentare pentru a le păstra în siguranță. Cu toate acestea, a avea atât copii digitale, cât și copii ale înregistrărilor clienților va fi cea mai bună opțiune.

2. Utilizați Protecția prin parolă și computerul dedicat

Dacă veți păstra sistemul de fișiere pe un computer, utilizați protecția cu parolă oferită de sistemul dvs. de operare, mai ales dacă fișierele conțin orice fel de informații personale.

Dacă este posibil, păstrați un computer sau laptop separat pentru afaceri. Laptopurile mici, ieftine, fără o mulțime de clopote și fluiere sunt grozave ca copii de rezervă dedicate pentru fișierele de afaceri mici și alte înregistrări.

3. Utilizați stocare sigură de bună calitate pentru copiere pe hârtie

Veți avea nevoie de o zonă securizată pentru fișierele care conțin informații confidențiale? Informațiile personale și sensibile pot avea nevoie de un dulap încuiat sau de un seif pentru a le proteja de privirile indiscrete.

Investiția într-un depozit de încuietori de calitate excelentă ar putea fi bună pentru afacerea dvs. pe termen lung. Dacă intenționați să păstrați fișiere pe hârtie, cumpărați un dulap de fișiere. În timp ce cutiile de carton sau teancurile de dosare de pe birou sunt o soluție ușoară, acestea nu sunt fezabile pe termen lung.

Un dulap de dosar mic, încuiat, cu două sau trei sertare este ieftin și potrivit pentru orice afacere abia la început.

4. Utilizați un index principal

Un index principal este o modalitate convenabilă de a localiza fișiere, mai ales atunci când aveți un număr mare de clienți. Intrările din indexul dvs. principal (care poate fi un fișier de computer sau un simplu fișier de card sau Rolodex) ar trebui să conțină informații neconfidențiale pentru a identifica clientul, cum ar fi numele, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail.

5. Încercați să utilizați un sistem de coduri

Etichetarea folderelor de fișiere și a intrărilor din indexul principal cu codurile de identificare corespunzătoare poate fi, de asemenea, utilă. De exemplu, ai putea folosi numele clientului și data primului tău loc de muncă cu ei într-o combinație alfanumerica.

De exemplu, dacă John Smith te-a angajat pentru prima dată pe 22 martie 2023, codul tău pentru fișierul său ar putea fi JSM-32223. Propriile tale coduri create personal vor avea o interpretare rapidă pentru tine atunci când trebuie să mergi direct la un fișier.

6. Utilizarea notelor poate fi utilă

Faceți note pe fișierele dvs. Efectuarea notițelor personale despre clienți vă va ajuta să vă amintiți mai repede persoanele și nevoile acestora, mai degrabă decât să parcurgeți multe pagini dintr-un întreg fișier pentru mica informație pe care o căutați.

7. Încercați un instrument online

Instrumentele online pot fi la îndemână pentru depunere, iar cu multe programe disponibile acum, informațiile sunt salvate automat pentru dvs. Dacă alegeți un instrument online, asigurați-vă că îl verificați mai întâi și uitați-vă la recenzii.

Întrebați despre securitate, confidențialitate și fiabilitate în cercul dvs. de afaceri. Dacă aveți îndoieli sau găsiți prea multe recenzii proaste, evitați-vă și căutați un instrument de depunere foarte apreciat.

De asemenea, merită să ne amintim că fișierele online nu sunt la fel de sigure ca cele din computerul personal sau din cabinetul de dosare.

8. Fă-ți timp pentru a te organiza

Fă-ți timp să lucrezi la fișierele tale. Cu excepția cazului în care aveți totul pe un computer sau online, sistemul dvs. de fișiere nu se va organiza automat. Nu lăsați hârtiile să se acumuleze pe birou.

În timp ce „haosul organizat” este amuzant în teorie, intrarea pe un birou acoperit cu teancuri de hârtie nu inspiră încredere unui client. Nu amâna dosarul până nu te îneci în documente. Doar câteva minute la sfârșitul fiecărei zile sau o jumătate de oră o dată pe săptămână sunt suficiente pentru a elimina fișierele.

9. Distrugeți documentele vechi

Asigurați-vă că distrugeți fișierele vechi și defuncte; nu le arunca niciodata la gunoi intregi. Furtul de documente nedistruse care conțin informații personale este una dintre metodele de top pentru furtul de identitate. Investește într-un tocător.

Tocătoarele mici, personale, care distrug discurile și materialele mai grele, precum și hârtia sunt convenabile, ieftine și în mod constant utile. Unele magazine de articole de birou oferă un serviciu de distrugere pentru a elimina documentele dumneavoastră sensibile.

10. Aduceți pe cineva să vă ajute

Dacă simțiți că nu vă puteți descurca cu dosarul, ar putea merita să angajați pe cineva care să o facă pentru dvs.

Afacerile care abia se înființează și funcționează nu au o mulțime de bani mici, dar nu aveți nevoie de cineva pe statul de plată cu normă întreagă. Cereți unui prieten sau membru al familiei care are experiență în depunerea dosarelor să vă ajute pentru niște bani în plus.

Sfaturi pentru organizarea înregistrărilor clienților – Rezumat

În rezumat, adoptarea unei abordări proactive în ceea ce privește salvarea și organizarea înregistrărilor clientului dvs. va fi una dintre cele mai importante măsuri de securitate pe care le puteți implementa pentru afacerea dvs.

Este o preocupare serioasă într-o lume a hackerilor cu intenția diabolică de a te distruge pe tine și pe clientul tău. Faceți tot ce este necesar pentru a rămâne la curent cu organizarea și securizarea înregistrărilor clienților și veți fi gata în cazul în care se întâmplă ceva de neconceput.

A fi organizat, a scădea răspunderea și a reduce riscul este întotdeauna satisfăcător pentru proprietarii de afaceri!