Adăugarea timpului în programul dvs. ca profesionist

Acest articol a fost susținut cu amabilitate de prietenii noștri dragi de la Trafft, a căror misiune este de a ajuta oamenii să automatizeze partea de rezervare a afacerii lor, fie că sunt antreprenori individuali sau companii. Mulțumesc!

Mulți dintre noi, inclusiv eu, s-ar putea să nu realizeze cum le petrece timpul în fiecare zi. Unele dintre aplicațiile disponibile acum pe iPhone sau Android ne pot ajuta cu o parte din realizarea, spunându-ne cât timp petrecem jucând, trimitem e-mail sau urmărim YouTube pe telefonul nostru. Acest lucru, totuși, poate captura doar o fracțiune din ziua ta.

Unul dintre videoclipurile mele preferate, pe care personal l-am vizionat de trei sau patru ori, este un videoclip de Max Joseph despre cum să citesc mai multe. Tehnicile descrise în acest videoclip pot fi aplicate la toate aspectele vieții, în ciuda concentrării sale pe citirea mai multor cărți.

Explicația este că mai întâi trebuie să înțelegeți câte pagini puteți citi în cinci minute. Dacă citiți 10 pagini în această perioadă, atunci într-o sesiune de treizeci de minute veți citi în medie 60 de pagini, permițându-vă să finalizați până la 420 de pagini pe săptămână , având o perioadă de citire de jumătate de oră în fiecare zi. Ar putea fi cu ușurință 40 până la 50 de cărți pe an!

Aceleași principii pot fi aplicate sarcinilor noastre de lucru. Desigur, obiectivele noastre de lucru nu sunt la fel de scalabile liniar precum lectura, așa că trebuie să alocăm în consecință și să stabilim așteptările potrivite. Nu pot sublinia suficient că, dacă suntem prea ambițioși cu programele noastre, poate provoca oboseală și pierderea motivației. Cred că urmează metoda Pomodoro, dar blocul de treizeci de minute este foarte util ; nu este mult timp, dar este suficient pentru a avea cel puțin o sarcină sau o subsarcină bine în curs.

În imaginea de mai sus, am subliniat trei zile eșantion care pot fi sau nu din zilele mele. Fiecare număr de mai sus este ora zilei de la miezul nopții până la 23:59, în timp ce pătratul reprezintă blocuri de treizeci de minute. În înregistrările mele pentru întreaga zi, am pus un cod de culoare pentru orele mele de lucru și voi avea o diagramă separată special pentru a-mi despărți orele de lucru.

Puteți vedea că în timpul zilei de lucru am marcat albastrul închis drept „încheierea sarcinilor”, ceea ce reprezenta designul produsului pentru cazul meu. Urmează întâlnirile și, în sfârșit, lucrăm la prezentări. Mov, verde și galben reprezintă aceeași cheie ca întreaga zi pentru a reduce confuzia.

Ambele orare similare cu ale mele pot fi similare cu ceea ce vă confruntați astăzi. Programele sunt împrăștiate și neorganizate; acest format te pregătește pentru eșec.

Să aruncăm o privire acum asupra modului în care ne petrecem ziua la serviciu:

Întâlniri

Cred că este sigur să spunem că toți disprețuim întâlnirile, dar ele par fără sfârșit. Sunt vremuri ca acestea în care apreciez cu adevărat companiile pentru care am lucrat care au cultura „Ar fi putut fi un e-mail sau un mesaj slăbit”. Într-un fel, îi determină pe oameni să înceapă să se gândească dacă este necesar să se stabilească o întâlnire și să le acorde timp oamenilor - și, dacă o întâlnire este o organizare, o agendă clară trebuie să fie prezentată înaintea celor invitați să accepte. Întâlnirile sunt dificile atunci când gestionați un program, cu excepția cazului în care vă aflați într-o poziție sau într-o companie care menține întâlnirile la minimum.

Vom revizui tehnicile mai târziu în acest articol despre cum să gestionați întâlnirile, poate fi nevoie de o anumită finețe din partea dvs. atunci când începeți, dar va avea rezultate excelente pe termen lung.

Fapt distractiv : Am petrecut timp de la mijlocul lunii martie până la mijlocul lui aprilie 2020 pentru a vedea câte întâlniri au fost adăugate la programul meu din cauza COVID-19 și a lucrului la distanță. Deși s-a nivelat de-a lungul timpului, începutul a fost îngrozitor. Aproape o săptămână întreagă de timp în acea lună a fost acordat întâlnirilor, dintre care multe ar fi putut fi un e-mail.

Crearea obiectivelor

Faceți un pas înapoi, respirați adânc și aruncați o privire asupra tuturor sarcinilor pe care trebuie să le îndepliniți la nivel macro. Să ne împărțim categoric sarcinile, aceasta poate fi după diferite roluri sau nume de proiecte. În ceea ce privește modul în care continuați, puteți pune categorii în două coloane: una pentru personal și una pentru serviciu . (Personal consider că separarea celor două părți ajută la menținerea diviziunii dintre viața personală și cea profesională.)

Pentru scopurile mele de muncă, am următoarele obiective:

• Mobilizare
• Marketing
• Rețele
• Cercetare de piata
• Design și dezvoltare
• Învăţare
• Timp deschis

Pentru lista mea, am clasificat doar sarcinile mele de lucru și vă voi lăsa să vă completați separat pentru sarcinile personale.

Învățarea este locul în care pot face mici sesiuni online sau pot participa la conferințe, pot citi postări pe blog - orice pentru a-mi îmbunătăți abilitățile. Este important să aveți această categorie pentru a vă oferi timp pentru a vă dezvolta abilități. Cel mai rău lucru pe care ți-l poți face este să stagnezi în timp.

Timpul deschis vă va permite să înlocuiți oricare dintre celelalte categorii sau să vă ocupați de alte sarcini secundare. În funcție de programul dvs., este posibil să îl aveți împrăștiat pe parcursul săptămânii sau dintr-o dată într-o anumită zi - personal încerc să am acest lucru în fiecare marți și joi.

Această listă va diferi în funcție de rolul sau modelul dvs. de afaceri. Dacă aveți o echipă, poate exista o categorie pentru managementul echipei sau legarea echipelor. Săptămână de săptămână prioritățile acestora se pot schimba, astfel încât în ​​fiecare săptămână timpul alocat trebuie evaluat și programat în consecință.

Organizarea sarcinilor

Acum, că ne-am definit categoriile, trebuie să punem toate sarcinile și elementele din backlog în fiecare categorie. Pentru această parte, aș continua să folosesc orice instrument cu care vă simțiți cel mai confortabil. Personal prefer să folosesc Microsoft To-Do , deoarece se sincronizează cu ușurință cu calendarul meu. Dar te poți pregăti cu orice metodă care ți se potrivește cel mai bine. Odată ce sarcinile sunt organizate, asigurați-vă că le acordați prioritate după cum credeți de cuviință.

Planificarea Săptămânii

La începutul fiecărei săptămâni sau cu o seară înainte, este o idee bună să vă planificați care sunt obiectivele dvs. și ce categorii vă vor ajuta să atingeți aceste obiective în această săptămână. De exemplu, poate doriți să vă concentrați în întregime pe marketing, învățare și sensibilizare, așa că puteți pur și simplu să adăugați aceste blocuri în calendarul dvs.

În funcție de stilul dvs. de lucru , puteți decide să faceți fiecare zi de zi sau să vă împărțiți ziua în jumătăți sau sferturi. Eu personal prefer să mă concentrez pe o jumătate de zi pe obiective specifice, deoarece două ore nu sunt adesea timp suficient pentru a realiza ceva substanțial.

Din aceasta, puteți vedea acum că ziua noastră, atunci când este vizualizată în formatul de bloc pătrat anterior, pare mult mai organizată și planificată zi de zi.

Întâlnirile ar trebui să fie programate în aceleași blocuri cu care sunt legate - și încercați să vă impuneți programul cât mai mult posibil. Orele deschise sunt programate să se afișeze ca gratuite, permițând sarcini ad-hoc și întâlniri cu clienții în timpul acelor blocuri care pot apărea. Este important să avem aceste blocuri pentru a permite o oarecare flexibilitate, deoarece nu vrem să fim prea rigidi. .

Adaug sarcinile din interiorul fiecărui bloc ca detalii. Acest lucru îmi permite să gestionez sarcini de mai multe zile și este mult mai ușor de gestionat în acest fel. Puteți vedea că sarcinile mele sunt clasificate în același mod în dreapta - în acest fel mă pot concentra pe ceea ce trebuie făcut . Puteți vedea că am subliniat sub-sarcinile marcate în bloc care sunt listate în lista mea de sarcini.

Dacă aveți o întâlnire de revizuit cu echipa dvs. - puteți pur și simplu să puneți în cascadă întâlnirile cu blocuri. Calendarul poate începe să pară haotic în perioadele aglomerate, dar este un haos organizat.

Sarcini de backup

Uneori, proiectele eșuează, sarcinile se termină mai devreme decât se aștepta sau blochează. Utilizarea acestui plan de bloc ne permite să ne apucăm de sarcini și să rămânem concentrați pe aceeași categorie, mai degrabă decât să trecem la o altă categorie și să fim nevoiți să ne schimbăm mentalitatea. Pur și simplu preluați următoarea sarcină disponibilă din acea categorie pentru a vă menține impulsul.

Sfat : nu aș sugera să rezervați în exces un anumit bloc cu sarcini, deoarece vă poate face să vă pierdeți concentrarea sau să simțiți că nu se realizează nimic. În schimb, adăugați două sau trei sarcini gestionabile și, atunci când este necesar, adăugați mai multe la un bloc. Dacă sunteți familiarizat cu planificarea agilă pentru echipe - gândiți-vă la aceasta ca la sprintul dvs. personal și la planificarea agilă, desigur, cu timpul, abilitățile dvs. de a estima sarcinile pe care le puteți finaliza într-un interval de timp se vor îmbunătăți. Poate chiar să ai o perioadă de reflecție asemănătoare unui retro cu echipa ta sau cu tine, dacă ești un one-man show ca mine.

Clienți și servicii

Oricât de mult ne-ar plăcea să avem control 100% asupra calendarului nostru, pur și simplu nu este posibil. Mulți factori, inclusiv clienții și membrii echipei, creează conflicte în program. Tocmai am descoperit în secțiunea anterioară cum să gestionăm programele intern.

În multe cazuri, dorim să creăm o experiență pe primul loc pentru client, dar nici nu vrem să petrecem prea mult timp creând și gestionând programe. Cu instrumente precum Trafft care au capabilități software de programare a întâlnirilor, ne putem configura cu ușurință calendarele pentru a le permite clienților să-și rezerve timp direct cu tine . Desigur, ultimul lucru pe care ni-l dorim este un alt instrument din magazie de gestionat, iar Trafft a făcut o treabă foarte inteligentă în automatizarea unei mari părți a procesului, inclusiv a plăților, gestionarea serviciilor și facturarea clienților.

Configurare calendar cu trafic

Formatul de calendar bloc pe care l-am menționat anterior merge mână în mână cu Trafft. Este posibil să aveți diferite tipuri de servicii sau să prioritizați clienții în funcție de diferite criterii. Cu Trafft putem crea cu ușurință servicii și aloca orele specifice în care aceste servicii pot fi rezervate - și dacă calendarul dvs. este conectat, orele de rezervare vor bloca și orele indisponibile în calendarul dvs.

Pentru cazul meu de utilizare — am serviciile împărțite în cât timp estimează clientul să ruleze proiectul. În funcție de volumul meu de muncă, de ce tip de proiecte am acum, mi se poate cere să resping unele proiecte. Trafft oferă, de asemenea, șabloane rapide de e-mail pe care le pot personaliza și adăuga câteva variabile pentru a-l menține dinamic.

Este o modalitate grozavă de a capta în continuare clienții potențiali, dar totuși de a informa clienții situația. O caracteristică care îmi place foarte mult este posibilitatea de a întârzia e-mailul - în acest fel nu pare atât de automatizat. Este posibil să trimit răspunsul automat la câteva ore după ce clientul a completat formularul.

Este posibil să observați mai sus că există opțiuni pentru categorii suplimentare - acest lucru vă permite să împărțiți diferite servicii, de exemplu, consultarea proiectelor sau întrebările despre proiecte noi față de servicii plătite, în care clientul poate ști exact ce vrea (sau a discutat deja cu dvs.)

Deși personal nu taxez pentru consultare, opțiunea este disponibilă utilizând metodele de plată Stripe și PayPal.

Cu echipe

Dacă afacerea dvs. are mai mulți angajați care să preia un anumit serviciu, puteți modifica cu ușurință formularul de numire pentru a răspunde nevoilor dvs. sau puteți testa A/B care este modul cel mai potrivit pentru dvs.

Una dintre caracteristicile mele preferate, care lipsește adesea în multe programe software pentru formulare de programare, este opțiunea de a personaliza ordinea formularului. Implicit este selectarea angajatului preferat, apoi selectarea serviciilor disponibile de la acel angajat.

În serviciile mele, este mai logic să-l las pe noul client să-și selecteze data și ora preferate:

Dacă ai norocul să ai un manager de birou care să gestioneze programările pentru apeluri telefonice (sau faci asta singur), crearea unei întâlniri se poate face cu ușurință prin portalul angajaților și aloca angajații în funcție de ora și data specificate.

Facturare

În cazul rezervărilor de programare, puteți chiar stabili prețuri diferite în funcție de angajat și vechime. Pentru proiectele mici, prețul unui serviciu poate diferi, dar necesită și o persoană cu o vechime mai mică - prin urmare, factura și serviciul rezervat pot avea un preț diferit pentru client, așa cum se arată.

După cum v-ați aștepta, cu Trafft, factura poate fi personalizată cu ușurință cu logo-ul și culorile dvs. de branding. Puteți să trageți și să plasați logo-ul și să alegeți dintre opt culori de stil.

Obiective și KPI-uri

Ultima și majoră caracteristică care permite cu adevărat Trafft să se distingă de restul este următoarea caracteristică de urmărire a KPI-urilor și a obiectivelor. Înțelegerea cât de mult timp și venituri a avut un angajat din cauza unor servicii specifice este o modalitate excelentă de a promova creșterea în cadrul afacerii dvs. - fie concentrându-vă pe serviciile care sunt mai puțin utilizate de către angajat, fie îmbunătățirea și extinderea serviciilor deja excelente pe care le oferă companiei dumneavoastră.

Concluzie

Din moment ce toți ne grăbim, mai ales în aceste vremuri, mi-am dorit foarte mult să găsesc și să introduc o metodă și un produs complementar care să ne îmbunătățească fluxul de lucru fără a le adăuga. A fi ferm convins că produsele ar trebui să funcționeze pentru tine și nu invers, a redus perspectivele către Trafft pentru mine personal. Dacă aveți feedback sau alte tehnici software și de gestionare a timpului, mi-ar plăcea să aud despre asta!