Instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă menține echipa de proiectare de la distanță împreună

Coronavirusul a schimbat condițiile de lucru ale biroului dumneavoastră? Echipa ta de proiectare lucrează acum de la distanță?

S-ar putea să vă lupți să vă mențineți echipa unită, din cauza scăderii productivității sau a comunicării. Din păcate, atunci când oamenii lucrează de acasă, amânarea poate deveni noua normalitate; standardele de lucru pot scădea și este posibil să observați, de asemenea, mai puțină (sau deloc) comunicare sau răspunsuri întârziate.

Deoarece lucrul de la distanță vă poate afecta echipa de proiectare, este posibil să doriți să implementați instrumente pentru a menține angajații să lucreze eficient. Vă vom spune despre mai multe opțiuni pentru a satisface această nevoie. Continuați să citiți pentru mai multe informații!

Chat-uri în echipă

Una dintre cele mai ușoare modalități de a vă menține echipa în comunicare este să optați pentru a utiliza aplicațiile de chat pentru echipă. Aceste aplicații permit echipei dvs. să creeze un mediu asemănător biroului prin intermediul unui software care este similar cu mesageria instantanee.

Fiecare dintre aplicațiile disponibile are diferite opțiuni pentru a trimite mesaje membrilor echipei, dar de obicei va include posibilitatea de a vă adresa întregii echipe și disponibilitatea mesajelor directe. În general, veți putea crea canale sau conversații cu membri selectați ai echipei sau despre anumite subiecte.

Pe lângă faptul că îi mențin pe toată lumea în comunicare, veți descoperi că aceste aplicații facilitează colaborarea la muncă, ideile de brainstorming și rămâneți la curent cu proiectele în derulare. Fiecare membru al echipei își poate seta notificările în funcție de locul în care locuiește - dacă se întâmplă să se afle pe tot globul, va vizualiza mesajele în timpul programului normal de lucru.

Aplicațiile de chat în echipă vă permit să construiți o cultură a companiei, menținând membrii echipei implicați (chiar dacă conversația nu este despre muncă.) Puteți opta să utilizați aplicațiile pentru un punct de contact mai puțin formal decât e-mailul, permițând potențialelor prietenii să înflorească .

Odată cu utilizarea regulată a aplicațiilor de comunicare, veți observa că angajații au un sentiment crescut de responsabilitate, o implicare mai bună și capacitatea de a urmări în detaliu orice problemă. Puteți alege să găzduiți concursuri, interviuri interactive ale angajaților sau exerciții de teambuilding.

Chiar dacă părți din echipa ta nu s-au întâlnit niciodată în persoană, vor simți un nou sentiment de conexiune cu alți angajați și manageri. Acesta este un mare beneficiu pentru echipele care sunt în principal la distanță și va ajuta la reducerea fluctuației angajaților.

Stocare in cloud

Indiferent dacă lucrați acasă sau la birou, aveți nevoie de o modalitate convenabilă de a vă stoca documentele. În multe setări normale de birou, veți stoca documente pe un server de rețea care poate fi accesat doar în timp ce vă aflați la birou.

Multe birouri trec la opțiuni de stocare în cloud, astfel încât angajații să poată lucra de oriunde aleg și să acceseze în continuare fișierele companiei. Indiferent dacă alegeți să utilizați Google Drive, Dropbox, OneDrive sau un alt serviciu, probabil că veți fi mulțumit de productivitatea nouă și îmbunătățită a echipei dvs.

Pentru a alege care serviciu se potrivește cel mai bine nevoilor companiei dvs., va trebui să vă uitați la punctele de preț, la caracteristicile oferite și dacă asistența este sau nu disponibilă (și la ce cost). Unele servicii oferă spațiu de stocare gratuit persoanelor fizice și companiilor mai mici, dar veți de obicei constată că serviciile de stocare în cloud își extind planurile în funcție de cât de mare este organizația ta.

În general, veți observa că există multe beneficii ale stocării în cloud, inclusiv faptul că este ieftină, ușor accesibilă de oriunde cu internet, sigură și scalabilă. De asemenea, funcționează bine pentru proiectele care necesită colaborare cu mai mulți membri ai echipei sau departamente, oferind mai multor persoane acces simultan la același document și vizualizarea modificărilor în timp real.

Integrari software

În funcție de tipul de programe pe care alegeți să le utilizați pentru nevoile de chat și stocare în echipă, este posibil să puteți optimiza performanța acestora cu integrări software. Aceste integrări permit ca diverse aplicații și programe să ruleze și să lucreze împreună - în loc de programe distincte și individuale.

Microsoft Team Integrations este unul dintre cele mai cunoscute programe de integrare disponibile. Acest software vă permite dvs. și echipa dvs. să conectați fiecare dintre aplicațiile dvs. una cu cealaltă pentru a merge fără probleme de la program la program, având toate datele ușor accesibile.

Veți descoperi că orice tip de integrare software va funcționa cel mai bine cu stocarea în cloud; cu toate acestea, stocarea tradițională pe server poate funcționa în continuare. Tipul de integrare software pe care îl alegeți ar trebui să fie optimizat pentru toate aplicațiile și programele dvs. De exemplu, dacă se întâmplă să utilizați Slack pentru comunicarea în echipă, Trello ca tablă albă și Google Drive ca spațiu de stocare, veți dori să găsiți software de integrare care este menit să fie utilizat cu aceste programe.

Deși fiecare dintre programele dvs. poate fi rulat cu ușurință pe cont propriu, veți descoperi că software-ul de integrare crește productivitatea prin îmbunătățirea în continuare a comunicării despre anumite proiecte; veți observa, de asemenea, că datele sunt partajate într-un ritm mai rapid și mult mai ușor prin intermediul software-ului de integrare decât prin programele independente.

Table albe pentru colaborare

Foarte asemănătoare cu o tablă albă dintr-un birou, o tablă virtuală permite membrilor echipei să vadă proiectele în derulare și să colaboreze în timp real. În loc să aveți întâlniri regulate pentru a lucra la diferite planuri, puteți vedea cu ușurință progresul fiecărei faze de proiectare, permițând tuturor membrilor echipei să prezinte idei atunci când este necesar.

Aplicațiile Whiteboard vă permit să postați documente din software-ul dvs. de stocare în cloud, se pot integra cu aplicațiile de chat pentru echipă și vor permite fiecărui membru al echipei să vadă exact ce sarcini le sunt atribuite. Aceste aplicații permit, de asemenea, atragerea clienților pentru a vedea progresul proiectelor lor specifice, oferindu-le capacitatea de a corecta orice defecte înainte de prezentarea finală.

În mod invariabil, unii oameni vor avea o preferință pentru un program de tablă albă sau altul - cel mai bun mod de a alege software-ul de tablă albă al companiei dvs. este să comparați opțiunile care funcționează cu software-ul dvs. care este deja în uz. Optarea pentru o aplicație pentru tablă albă doar pentru că este ieftină vă va face să simțiți că este un serviciu inutil, pierzând în cele din urmă bani, timp și efort.

Indiferent de programul de tablă pe care alegeți să îl utilizați, trebuie să fie ușor de utilizat, astfel încât integrarea să fie ușoară și echipa dvs. să dorească să folosească software-ul. Aceste aplicații sunt excelente pentru ideile mari care necesită mult spațiu și ar trebui să aibă capacitatea de a atașa cu ușurință orice fișiere necesare. Puteți alege aplicația care funcționează cel mai bine pentru echipa dvs. - indiferent dacă este axată pe prezentare sau brainstorming.

Asigurați-vă că verificați din nou compatibilitatea tablei albe preferate - unele pot funcționa mai bine cu computere care rulează pe Microsoft, altele pot funcționa mai bine cu Apple iOS. Anumite aplicații de tablă albă funcționează bine în timp ce folosesc oricare dintre aceste sisteme de operare și pot fi utilizate cu ușurință și cu sistemul de operare Chrome.

Să decizi dacă munca de la distanță ar trebui să fie noul „normal”

Când alegeți să utilizați o aplicație de chat în echipă, stocare în cloud, integrări software, veți începe să observați că lucrul de la distanță poate fi normal și că mulți oameni chiar o preferă. Membrii echipei pot avea în continuare probleme cu lucrul de la distanță; de multe ori acest lucru se datorează lipsei de supraveghere și a fi nou în sentimentul de „fără supraveghere”.

Dacă descoperiți că aceasta continuă să fie o problemă, luați în considerare găsirea altor aplicații de productivitate care vă permit să urmăriți timpul de lucru, listele de sarcini sau chiar să automatizeze părți ale departamentului dvs. Deși lucrul de la distanță poate fi o schimbare la început, tu și echipa ta veți ajunge în cele din urmă să vă bucurați de libertatea pe care o aduce!