Sfaturi pentru înregistrarea evenimentelor pe site-ul dvs. web

Înregistrarea online la evenimente a devenit o caracteristică din ce în ce mai populară. Oferă un nivel ridicat de confort atât pentru utilizatori, cât și pentru proprietarii de site-uri. Și acest tip de funcționalitate este disponibil pentru aproape oricine are un site web.

Dacă sunteți designer web, șansele sunt ca cererile clienților pentru capabilitățile de înregistrare a evenimentelor să fi crescut în ultimii ani. Organizațiile abandonau deja metodele tradiționale – iar o pandemie globală nu a făcut decât să accelereze tendința.

Și există o multitudine de opțiuni pentru implementare. De la pluginuri WordPress de nișă la servicii de evenimente terțe, mulți furnizori au populat acest spațiu. Există ceva pentru orice nevoie și buget.

Cu toate acestea, nu orice metodă se va potrivi nevoilor dvs. De aceea, este important să se planifice întregul proces – de la înregistrarea utilizatorilor și gestionarea datelor până la ceea ce se întâmplă după eveniment.

Așadar, înainte de a începe să înregistrați online evenimente, citiți sfaturile noastre pentru a alege instrumentul potrivit.

Tipul și frecvența evenimentelor dvs

Un lucru pe care îl veți găsi când lucrați cu clienții este că nu există doi la fel. Acest lucru este valabil mai ales atunci când vorbim despre evenimente. Fiecare organizație are preferințe și politici unice.

Prin urmare, veți dori să puneți o mulțime de întrebări. Aflați cum arată evenimentele pentru ei. De exemplu, încercați să determinați:

• Numărul de evenimente organizate pe an;
• Tipul de evenimente (virtuale sau în persoană);
• Câți participanți sunt așteptați pentru fiecare eveniment;
• Unde au loc evenimentele (locuri fizice sau platforme de întâlnire online);
• Ce costuri vor plăti solicitanții înregistrați;

Tipul și frecvența evenimentelor joacă un rol vital. Luați în considerare un client care găzduiește o singură conferință anuală. Nevoile lor pot fi destul de diferite de cele ale unei persoane care organizează întâlniri lunare.

Clienții cu mai multe evenimente ar putea beneficia de un sistem de înregistrare care este legat de un calendar. Acest lucru ar permite utilizatorilor să răsfoiască evenimentele în ordine cronologică. Și afișarea evenimentelor viitoare poate deveni o parte integrantă, ușor de implementat, a paginii de start a site-ului.

Evenimentele în persoană și cele virtuale tind să aibă și unele diferențe cheie. Utilizarea unei platforme de întâlnire la distanță, cum ar fi Zoom, înseamnă distribuirea unui link către solicitanții înregistrați. Dar nu ar fi frumos să folosim un sistem de înregistrare care se leagă direct cu platforma? Acest lucru ar adăuga un nivel de confort pentru utilizatori și administratorii site-ului.

Evenimentele care au loc în persoană ar trebui să includă cât mai multe informații despre locație. Îmi vin în minte adresa unității, numărul de telefon și adresa URL a site-ului web. Puncte bonus pentru sistemele care includ o hartă și o legătură către indicații de orientare sau alte moduri de transport.

Gândiți-vă la colectarea datelor utilizatorilor

Este un pariu sigur că majoritatea sistemelor de înregistrare la evenimente vor colecta informații de contact de bază (nume, adresă de e-mail). Și date precum adresele poștale și numerele de telefon vor fi necesare pentru compatibilitatea cu gateway-urile de plată online.

Dar nevoile de date pot depăși cu mult aceste elemente esențiale. În funcție de organizație, poate fi necesar oricare dintre următoarele:

• ID de membru;
• Preferințe alimentare;
• Nevoi de accesibilitate;
• Mărime tricou;
• Numele companiei/organizației;
• Opțiuni de sesiune de conferință;
• Înscrieți-vă pentru a primi e-mailuri sau materiale de imprimare;
• Încărcări de fotografii sau alte documente;

Și acele exemple doar zgârie suprafața a ceea ce este posibil. Nu există limite stricte cu privire la tipurile de date care pot fi colectate.

Astfel, veți dori să vă asigurați că aplicația de înregistrare a evenimentelor poate satisface aceste nevoi. Unele instrumente oferă o selecție de câmpuri de formular care pot fi personalizate. Abilitatea de a seta câmpuri obligatorii este, de asemenea, utilă.

Modul în care accesați datele colectate este, de asemenea, important. În mod ideal, va exista o interfață de utilizare bazată pe web pentru vizualizarea înregistrărilor. Opțiunile pentru exportul și partajarea acestor date în diferite formate adaugă și mai multă flexibilitate.

În cele din urmă, gândiți-vă la modul în care datele de înregistrare ar putea fi corelate cu serviciile pe care le utilizați deja. Opțiunea de e-mail menționată mai sus, de exemplu, s-ar putea conecta cu un furnizor precum Mailchimp. Acest pic de automatizare va face întreținerea mult mai ușoară.

Comunicarea înainte și după eveniment

Este esențial să păstrați legătura cu solicitanții înscriși înainte și după un eveniment. Este o modalitate de a oferi cele mai recente informații, împreună cu mementouri utile. În plus, încurajează feedbackul utilizatorilor pe tot parcursul procesului.

Din nou, orice funcționalitate care se leagă de instrumentele dvs. de comunicare existente poate simplifica această sarcină. Cel puțin, o opțiune pentru a viza înregistrații unui anumit eveniment va fi suficientă.

De asemenea, este de remarcat faptul că comunicarea depășește trimiterea unui e-mail. Site-ul dvs. web poate servi și ca un hub important. Poate găzdui informații despre eveniment și permite candidaților să facă modificări rezervărilor lor.

Nu toate aplicațiile pentru evenimente sunt potrivite pentru acest tip de utilizare. Cu toate acestea, ați putea folosi un coș de cumpărături sau un plugin de membru pentru a completa golurile.

Acesta este un avantaj al utilizării WordPress sau a unui sistem similar de management al conținutului (CMS). Este ușor să adăugați funcționalități asociate care îmbunătățesc înregistrarea evenimentului. Utilizatorii sunt împuterniciți să facă mai mult, în timp ce proprietarii de site-uri au mai multe opțiuni pentru a gestiona evenimentele și persoanele înregistrate.

Alegeți platforma potrivită de înregistrare online a evenimentelor

La acceptarea înregistrărilor online la evenimente, scopul este de a implementa un proces ușor și intuitiv pentru utilizatori. Pe de altă parte, trebuie să se conformeze nevoilor clienților. Ar trebui să ofere flexibilitate la colectarea datelor și la administrarea înregistrărilor.

Poate cel mai mare obstacol în realizarea acestui lucru este alegerea platformei potrivite. Cu atât de multe opțiuni, poate fi dificil să le restrângi.

Totul începe cu înțelegerea nevoilor proiectului, totuși. Odată ce cunoașteți tipul și frecvența evenimentelor, împreună cu cerințele de date și de comunicare, veți avea o imagine mai clară a modului în care ar trebui să funcționeze lucrurile. De acolo, vei putea determina care platformă are cel mai mult sens.

Iar experiența pe care o vei dobândi este valoroasă. Vă va fi de mare ajutor pe măsură ce lucrați la proiecte similare în viitor.