Cum să gestionați Scope Creep în Web Design

Ți-ai dedicat vreodată timpul și energia unui proiect doar pentru a descoperi că responsabilitățile tale cresc cu mult dincolo de cerințele inițiale? „Nu pentru asta m-am înscris”, te gândești. „Dacă aș fi știut în ce mă bag.”

Ați experimentat o scădere a domeniului de aplicare și fie că vă întâlniți cu ea în viața personală sau profesională, toți cădem victime ale acesteia la un moment dat.

Când este lăsată nesupravegheată, extinderea domeniului de aplicare în designul web, ca în orice afacere, provoacă stres și costă timp și bani. Soluția? Aflați cum să identificați și să vă ocupați imediat de potențialele situații de avarie. Veți îmbunătăți comunicarea cu clienții, veți menține proiectele de web design pe drumul cel bun și, de asemenea, puteți transforma o potențială problemă de management de proiect într-o nouă oportunitate de afaceri.

Ce este Scope Creep?

Scope creep este un termen de management de proiect aplicabil la aproape orice întreprindere din muncă sau din viață. Rezultă atunci când amploarea unui proiect depășește sau trece peste granițele scopurilor și obiectivelor sale originale. Are câteva pseudonime, inclusiv misiunea creep și cerințele creep.

Caracteristicile Scope Creep în Web Design

Scope creep are multe aspecte diferite, în funcție de natura afacerii și proiectelor dvs. Pentru designerii web, clienții doresc adesea să adauge caracteristici suplimentare la solicitarea lor inițială pe măsură ce află despre ele de la colegi sau când vizitează alte site-uri web. Unele dintre formele obișnuite de deplasare a domeniului de aplicare includ:

• Imagini proaspete la fiecare vizită pe site
• Prezentări de imagini nelimitate
• Contoare de pagini
• Copiere web și conținut
• Pagini suplimentare
• Servicii de blogging
• Crearea și gestionarea contului de rețele sociale
• Actualizări periodice
• Servicii SEO

Acestea sunt lucruri pe care mulți clienți pot presupune că sunt incluse în proiectarea sau reproiectarea unui site web. În timp ce aceste caracteristici și servicii pot fi cu siguranță oferite clienților dvs., fiți foarte atenți să le adăugați ocazional pe măsură ce proiectul progresează.

În schimb, identifică-i pe fiecare în primele discuții cu clienții tăi. Dacă doresc ca aceste servicii să fie incluse, adăugați-le la contractul sau acordul de proiect.

Fii foarte specific; dacă oferiți actualizări periodice ale site-ului, cât de des este „periodic”? Cel mai important, enumerați-le ca articole individuale în cotație și taxați pentru ele.

Cauze

În timp ce deformarea domeniului de aplicare poate apărea sub diferite forme în funcție de afacere și proiect, aceste trei cauze ale variației de acoperire sunt comune pentru toate întreprinderile și industriile, inclusiv pentru web design.

1. Comunicare slabă între designer și client . Este posibil ca un client să nu vă poată spune clar ce vrea, deoarece pur și simplu nu înțelege ce puteți face pentru el. Folosiți întrebări de sondare pentru a determina prioritățile și obiectivele site-ului lor, care este bugetul lor și când doresc să fie finalizat. Ajutați-i să-și dea seama arătându-le portofoliul dvs. (sau cel puțin alte câteva site-uri pe care le-ați proiectat), oferindu-le o gamă de tarife și oferindu-le o idee despre cât timp ar dura un design de site web simplu sau mai elaborat. .
2. Lipsa de organizare în timpul finalizării proiectului . Scope creep poate mări un proiect de design web dezorganizat, deoarece consumă timp și resurse suplimentare. Știind exact ce urmează să fie finalizat, de către cine și când ține designerii și clienții pe drumul cel bun.
3. Lipsa unui contract sau acord detaliat . Dacă nimic nu a fost identificat și convenit într-un contract sau acord scris, este mult mai ușor pentru clientul dumneavoastră să introducă câteva cerințe suplimentare ale proiectului. Este mult mai ușor pentru dvs. să comunicați taxele pentru munca suplimentară dacă puteți sublinia că munca se află în afara rezultatelor convenite.

Impactul Scope Creep asupra proiectelor de web design

Scope creep are multe rezultate negative. Un volum de muncă crescut poate duce la stres pentru echipa de proiectare și o scădere a calității muncii.

Munca adăugată fie vă trage de la locul de muncă pentru alți clienți, fie vă obligă să plătiți salarii unui subcontractant pentru a finaliza sarcinile suplimentare. În unele cazuri, înseamnă să te întorci pentru a face modificări lucrărilor deja finalizate.

Cu excepția cazului în care proiectantul este abordat, scăderea domeniului de aplicare înseamnă a petrece mai mult timp lucrând mai mult, dar nu a câștiga mai mulți bani, reducând astfel profiturile.

De asemenea, este mai dificil să respectați termenele limită ale proiectului, iar stresul suplimentar poate duce la relații tensionate cu clienții și între membrii echipei de dezvoltare și proiectare. În cel mai rău caz, scăderea domeniului de aplicare are ca rezultat incompletarea și eșecul proiectului.

Cum să eviți Scope Creep

Comunicarea clară, organizarea și planificarea în fiecare fază a proiectului pot reduce considerabil impactul negativ al scăderii domeniului de aplicare asupra următorului dvs. proiect de web design.

• Stabiliți așteptări clare cu clientul înainte de începerea proiectului. Așteptările privind rezultatele, termenele și aranjamentele financiare ar trebui să fie clar definite înainte de a începe lucrul.
• Obțineți-o în scris într-un contract formal sau un acord de proiect. Includeți cât mai multe detalii puteți aici. Elementele pot include design, dezvoltare, număr de pagini, număr de revizuiri și orice copie web sau lucrări de design grafic.
• Identificați și acceptați o anumită dată de finalizare a proiectului. Acest lucru este esențial, deoarece vă puteți referi la el dacă clientul dvs. dorește să adauge mai mult la proiect, în special dacă are un program strâns și a făcut publicitate pentru data lansării unei noi afaceri sau a unui site web reproiectat.
• Definiți, atribuiți și programați livrabile. Utilizați o diagramă PERT sau o structură de defalcare a muncii. Marina Statelor Unite a creat inițial diagramele PERT în anii 1950 pentru a se ocupa de organizarea proiectelor la scară largă. Un format de diagramă WBS oferă o imagine de ansamblu la nivel înalt a sarcinilor și livrabilelor proiectului. Sunt utile în crearea reprezentărilor vizuale ale proiectului dvs. de web design și vă ajută să identificați fiecare sarcină pentru finalizare.
• Stabiliți o alocație de fluaj al lunetei. Planificați câteva suplimente pentru a se strecura în proiectul dvs. și permiteți-le în bugetul și calendarul dvs. Acordați o atenție deosebită, totuși, deoarece adesea este o colecție de cereri mici de la clienții de design web care se pot adăuga la o experiență dureroasă.

Scopul Creep sau oportunitate de afaceri?

Fluxarea domeniului de aplicare nu este întotdeauna un lucru rău. Extinderea domeniului de aplicare al unui proiect înseamnă mai multă muncă, dar poate însemna și o nouă oportunitate de afaceri. Din nou, comunicați clar cu clientul dvs. Spuneți-le dacă le puteți satisface cererile și modul în care îndeplinirea acestora va afecta bugetul și termenul limită al proiectului.

Spune ceva de genul „Sună interesant. Mi-ar plăcea să ajut. Acum, dacă îmi puteți oferi mai multe detalii, aș fi bucuros să elaborez un buget și un calendar revizuit.”

Nu uitați să luați în considerare efectul pe care această nouă lucrare îl va avea asupra celorlalți clienți și proiecte, mai ales dacă sunteți un mic magazin de design.

Acordați-vă timp pentru a evalua ultimul dvs. proiect de design. Clientul dvs. a avut cereri pe care pur și simplu le-ați completat ca parte a contractului inițial?

Dacă da, ce efect a avut acest lucru asupra termenului limită al proiectului și asupra profitului dvs.? Odată ce vă familiarizați cu identificarea scenariilor obișnuite de variație, va deveni mai ușor să le gestionați, să le transformați în oportunități de afaceri sau să le evitați cu totul.

Poate doriți să verificați și alte motive pentru care proiectele eșuează.