Scalare Agile: Cele mai bune practici SAFe pentru Scrum Masters

Acest articol este partea a doua a seriei de scalare Agile Toptal, concepută pentru a ghida managerii de proiect în eforturile lor de extindere a echipei. Citiți prima tranșă, „Comparați 5 cadre de scalare agilă: pe care ar trebui să utilizați?” pentru o prezentare detaliată a celor mai populare opțiuni.

Pe măsură ce produsele cresc și devin mai complexe, la fel cresc și echipele care le produc. Când este timpul să se extindă, multe companii trec de la Scrum la Scaled Agile Framework (SAFe), un sistem care este implementat la nivel de întreprindere și permite companiilor să gestioneze mai multe produse complexe care necesită echipe de echipe pentru a se dezvolta.

Un Scrum Master care trece într-un cadru SAFe va păși într-un mediu care este în același timp familiar și nou. Artefactele, rolurile și ceremoniile se bazează pe Scrum. Dar operarea la o scară mai înaltă vine cu unele responsabilități suplimentare, în special pentru maeștrii Scrum care optează pentru a trece în rolul unui inginer de tren de eliberare (RTE), o traiectorie comună. RTE acționează ca Scrum Master al întregului tren de lansare. În loc să conducă o echipă Scrum formată din nouă până la 11 persoane, RTE-urile devin lideri-servitori ai echipelor de echipe care se încadrează pe mai multe departamente și organizează evenimente de dimensiune și anvergură mai mare.

Elementele de bază: Scrum la SAFe

SAFe permite unei companii să aplice abordări, valori și principii Agile în mai multe echipe. „Echipa de echipe” rezultată este cunoscută sub numele de Agile release train (ART). Echipele individuale continuă să angajeze un Scrum Master pentru a face afaceri ca de obicei, în timp ce rolul de tip Scrum Master pe un ART este realizat de un RTE. RTE aplică mecanismele generale și guvernanța Scrum, dar la nivel organizațional, mai degrabă decât la nivel de echipă. Și alte roluri și artefacte Scrum tradiționale la nivel de echipă se schimbă în consecință. De exemplu, ART „proprietarul produsului” devine manager de produs; un „produs backlog” devine backlog de program; un „sprint backlog” este un backlog de iterație; iar „incrementul de produs” este acum incrementul de program (PI).

Există patru configurații de SAFe — Esențial, Soluție mare, Portofoliu și Complet — iar cea pe care o utilizați depinde de cât de extins adoptă compania dumneavoastră cadrul. Configurațiile permit implementarea la mai multe niveluri, variind de la mai multe echipe care lucrează împreună până la integrarea completă a portofoliului și agilitatea afacerii la nivel de întreprindere. Dar, la fiecare nivel, scopul rămâne de a scala practicile Agile și Scrum, nu de a le înlocui.

Scrum Masters în SAFe

Scrum Masters care lucrează într-un cadru SAFe la nivel de echipă vor descoperi că locurile lor de muncă nu sunt semnificativ diferite. Ei vor rămâne un lider-servitor pentru o echipă Agile, responsabil pentru coaching și educație, înlăturarea impedimentelor și promovarea unui mediu în care membrii echipei se simt în siguranță pentru a face cel mai bine și pentru a se îmbunătăți continuu.

Cu toate acestea, vor exista unele noi responsabilități. Un SAFe Scrum master sprijină RTE în evenimentul de planificare PI și în execuția programului și reprezintă echipa lor în întâlnirile de sincronizare ART. Atunci când există impedimente care depășesc capacitatea echipei de a elimina, Scrum Master le transmite la RTE.

Un Scrum Master care decide să devină un RTE va descoperi că rolul său vine cu mult mai multe considerații. ART poate include echipe care sunt noi pentru dvs. sau noi pentru Agile, cum ar fi analiza de afaceri, hardware-ul sau conformitatea. Și deoarece configurațiile superioare ale SAFe includ operațiuni de program sau de portofoliu, managementul va fi implicat direct și regulat în moduri în care nu ar fi în Scrum, asigurându-se că totul este aliniat cu obiectivele la nivel de companie și/sau portofoliu.

RTE este responsabil pentru eliminarea impedimentelor care depășesc capacitatea unei singure echipe. Ei comunică cu părțile interesate și conduc îmbunătățirea continuă la nivelul ART. RTE antrenează nu numai echipe, ci și liderii acelor echipe, ajutând toate nivelurile ART să se îndrepte către auto-organizare și auto-management.

Evenimente SAFe

Așa cum un Scrum Master facilitează evenimente la nivel de echipă, un RTE facilitează evenimente la nivel ART - planificarea PI, sincronizarea ART, demonstrația sistemului și inspectarea și adaptarea. Ca RTE, te vei implica cu o varietate mai mare de părți interesate decât ai fost în calitate de Scrum Master și te vei ocupa de mai multe echipe cu interese concurente. Există mai mulți participanți – și mai variați – la fiecare eveniment și trebuie să vă aliniați prioritățile și să obțineți acceptare pentru inițiative cu mult timp în avans.

Planificarea PI

Evenimentul de planificare PI este o ceremonie esențială pentru SAFe, o sesiune gigantică de două zile pentru a alinia obiectivele tuturor echipelor din cadrul ART pentru următoarele opt până la 12 săptămâni prin crearea planului PI. Este ca un eveniment de planificare a sprinturilor, dar se întinde pe mai multe sprinturi în mai multe echipe.

Intrări

• Viziunea de afaceri
• Lista cu primele 10 până la 15 funcții care urmează să fie implementate
• Detalii despre capacitatea fiecărei echipe

Ieșiri

• Plan PI (un plan de livrare pentru următoarele cinci până la șase sprinturi)
• obiectivele PI
• Lista riscurilor potențiale

Sfaturi generale pentru evenimentul de planificare PI

• Obțineți acceptarea părților interesate. Înainte de întâlnire, RTE-urile ar trebui să stabilească cine sunt părțile interesate cheie și să-și împărtășească contribuțiile cu grupul.
• Aliniați prioritățile. Înainte de sesiune, programați o întâlnire de o zi cu echipa de management al produsului pentru a conveni asupra unei vederi la nivel înalt a caracteristicilor care trebuie furnizate, precum și a priorităților viitoare. Vor fi multe de rezolvat la eveniment, cum ar fi riscurile și dependențele, și este bine să existe un acord de direcție de bază.
• Repetă! Planificarea PI este un eveniment uriaș. S-ar putea să nu fie util să petreceți două zile întregi pentru repetiții, dar o sesiune de două până la patru ore cu șefii echipei ART care creează o experiență cât mai apropiată va ajuta enorm. Creați o versiune simplificată a agendei evenimentului și împărtășiți-o înainte de repetiție, astfel încât practica să poată începe dintr-un loc bine informat.
• Pregătește-te pentru misiune. Scopul planificării PI este de a furniza un plan pe termen lung într-o perioadă de timp relativ scurtă. Uneori, oamenii vor dori să intre în detalii ample despre orice, ceea ce nu este scopul evenimentului. Explicați acest lucru șefilor de echipă la repetiție și în sesiune; reamintim echipelor că scopul este de a furniza planuri la nivel înalt și de a crea aliniere, nu de a planifica fiecare minut din următoarele trei luni.
• Pregătiți informații despre capacitatea echipei. Cereți maeștrilor dvs. Scrum să vă ofere calcule de capacitate pentru următoarele opt până la 12 săptămâni. Așteptați-vă la unele respingeri sau întrebări; de exemplu, un Scrum Master poate să nu știe cu exactitate câte absențe va avea echipa sa în următoarele două luni. În astfel de cazuri, solicitați estimări și fiți flexibili atunci când răspundeți la limitele de capacitate în timpul PI în sine.
• Distribuiți agenda de planificare PI. Distribuiți programul cu cel puțin două săptămâni înainte de eveniment și fiți pregătiți să răspundeți la multe întrebări. Vor fi mulți participanți, iar dacă SAFe este nou pentru tine și compania ta, probabil că este nou pentru mulți alți membri ai echipei. Din experiența mea, până la al doilea sau al treilea eveniment de planificare PI, presiunea asupra facilitatorilor devine mult mai puțin intensă pe măsură ce echipele se familiarizează cu evenimentul și știu la ce să se aștepte.
• Prezența managementului sigur. Este adesea dificil pentru manageri sau manageri superiori să participe la un eveniment de două zile, dar participarea conducerii este o necesitate pentru a asigura alinierea la nivel înalt. Confirmați participarea lor cu cel puțin două săptămâni înainte de planificarea PI și asigurați-vă orice sprijin de care vor avea nevoie. Același lucru este valabil și pentru proprietarii de afaceri, care trebuie să aprobe obiectivele PI.

ART Sync

Evenimentul de sincronizare ART este o întâlnire săptămânală în care RTE poate obține informații despre progresul echipelor și poate identifica riscurile programului și obstacolele. Deși în niciun caz nu este singura ocazie pentru un RTE de a evalua impedimentele și de a determina dacă acestea necesită escaladare, este un eveniment important care oferă un loc regulat pentru abordarea acestor probleme.

Intrări

• Progresul echipelor
• Jurnal de impedimente
• Planul PI (pentru a identifica orice abateri majore între plan și progresul real)

Ieșiri

• Creșteri (dacă este necesar)
• Deciziile privind orice modificare a planului PI

Sfaturi generale pentru evenimentul ART Sync

• Încurajează comunicarea regulată. Deoarece ART Sync este săptămânal, în loc să fie zilnic ca stand-up-urile Scrum, RTE ar trebui să precizeze că echipele pot ridica probleme urgente imediat și nu ar trebui să aștepte următoarea sincronizare ART.
• Fiți pregătiți cu date. Cereți maeștrilor Scrum și proprietarilor de produse să aducă valori de progres cuantificabile, cum ar fi arderea sau fluxul cumulativ, pentru a avea o conversație informată despre progres.
• Treceți dincolo de o revizuire săptămânală a stării. Sincronizarea ART este menită să fie un eveniment în care prioritățile sunt aliniate și problemele sunt rezolvate, nu un simplu check-in.

Demo de sistem

Demo-ul sistemului este destinat să prezinte întregul domeniu de activitate creat în timpul unei iterații precedente. La acest eveniment, managerul de produs și echipa lor arată proprietarilor de afaceri și altor părți interesate progresul integrat al ART în forma sa actuală.

Intrare

• Starea actuală de lucru bazată pe rezultatul tuturor membrilor echipei Agile în cursul iterației precedente

Ieșiri

• Feedback cu privire la adecvarea sistemului pentru scop
• Modificări ale restanțelor (dacă este necesar)

Sfaturi generale pentru evenimentul demonstrativ al sistemului

• Repetă! Dedică 30 până la 45 de minute la două săptămâni lucrând cu prezentatorii pentru a-și defini segmentele.
• Renunță la diapozitive. Prezentați lucrarea integrată efectivă. Dacă lucrați la un produs software, cereți prezentatorilor să le arate părților interesate o creștere a produsului care funcționează, mai degrabă decât un pachet de diapozitive. Dacă este posibil, demonstrați produsul dvs. într-un mediu de organizare. Vrei ca demonstrația să semene cu exactitate cu experiența utilizatorului final. Dacă nu puteți prezenta un sistem integrat o dată la două săptămâni, uitați-vă la canalul de livrare și discutați cu echipele despre cum puteți adopta cultura CI/CD și DevOps.
• Concentrați-vă pe valoarea afacerii. Prezentarea dumneavoastră este pentru proprietarii de afaceri și părțile interesate; împărtășește ceea ce este cel mai important pentru ei.
• Păstrați feedback-ul concentrat. Feedback-ul părților interesate pe care îl primiți va fi important, dar acest eveniment nu este momentul pentru schimbări drastice ale viziunii produsului sau ale foii de parcurs. Fiți gata să redirecționați conversația către feedback la nivel înalt pe care echipele le pot transforma în elemente de acțiune mai târziu.
• Ține-l pe scurt. Părțile interesate sunt oameni ocupați; o întâlnire de 45 până la 60 de minute va avea ca rezultat o prezență mai frecventă și mai implicată.
• Acordați timp pentru întrebări și răspunsuri. Fii transparent în răspunsurile tale. Amintiți-vă că uneori „nu știu, dar putem afla” este cel mai bun răspuns.

Inspectați și adaptați

Inspectarea și adaptarea este o sesiune mega-retrospectivă care are loc la sfârșitul unui PI. Sesiunea este împărțită în trei părți,

• Demo-ul sistemului PI: o prezentare pentru întreaga ieșire integrată a PI. Este similar cu demonstrația principală a sistemului, dar în loc de o iterație, acest eveniment prezintă munca integrată în întregul PI.
• Măsurători cantitative și calitative: o oportunitate pentru RTE de a prezenta valorile adunate pe parcursul PI. Aceste valori includ (dar nu se limitează la) viteza echipei, poveștile utilizatorilor acceptate, acoperirea testelor unitare sau defecte deschise.
• Atelier retrospectiv și de rezolvare a problemelor: o șansă pentru participanți de a privi înapoi la PI, de a reflecta asupra a ceea ce a funcționat și a nu a funcționat, de a identifica problemele sistematice și de a propune modalități de a le rezolva.

Intrări

• Progresul echipelor
• Starea actuală a activității integrate a ART, inclusiv toate rezultatele incrementului programului

Ieșire

• Lista de îmbunătățiri potențiale

Sfaturi generale pentru evenimentul de inspectare și adaptare

• Anunțați în prealabil proprietarii de afaceri. Furnizați un preaviz cu cel puțin două săptămâni înainte de eveniment. Întâlniți-vă cu toți managerii de produs și proprietarii de afaceri prezenți înainte de sesiune pentru a vă alinia cu prezentarea rezultatelor calitative.
• Asigurați prezența părților interesate seniori. Prezența lor este cea mai importantă la demonstrația sistemului PI atunci când prezentați munca echipei și produsul în evoluție. Multe dintre indicațiile pentru demonstrația obișnuită a sistemului se aplică aici: repetați în prealabil, evitați diapozitivele de prezentare și prezentați rezultatele reale.
• Evitați vina. Pe parcursul sesiunii, asigurați-vă că nimeni nu se simte amenințat de datele prezentate sau de problemele identificate în retrospectivă. Unele echipe se pot simți geloase sau defensive dacă numerele altei echipe sunt mai mari sau se pot simți evidențiate dacă o problemă a apărut cu echipa lor. Îmbrățișați o cultură a întregii echipe pentru a preveni astfel de probleme.
• Concentrați-vă pe probleme sistematice. Încercați să nu acordați prea multă atenție problemelor sporadice, oferiți echipei dvs. spațiul de care are nevoie pentru a face brainstorming și lăsați imaginația să curgă liberă pentru soluțiile propuse.
• Creați propuneri acționabile. La sfârșitul evenimentului, ar trebui să aveți elemente în restanță pe care echipele să le implementeze. Identificarea problemelor nu ajută dacă nu luați măsuri pentru a le rezolva.

Tabelul de mai jos compară evenimentele SAFe cu echivalentele lor Scrum și descrie frecvența și execuția ceremoniilor la nivel de întreprindere:

Creșterea și extinderea

Trecerea de la Scrum la SAFe poate fi una intimidantă. Operarea la o scară mai înaltă va prezenta întotdeauna noi provocări și noi moduri de a gândi chiar și la cele mai familiare practici. Dacă alegeți să deveniți un RTE, veți descoperi că postul depinde cel mai mult de abilitățile pe care le aveți deja. Un RTE este un agent de schimbare și un servitor-lider, la fel ca un Scrum Master, iar postul îți oferă șansa de a îndeplini acest rol la nivel de întreprindere, ridicându-ți abilitățile alături de produsele tale.