Diagrama RACI: Ce este, Cum se creează, Cum se implementează, Ce trebuie evitat

Ați lucrat vreodată la un proiect cu roluri și responsabilități neclare, care provoacă confuzie și întârzieri? Multe echipe se luptă să definească cine este responsabil pentru ce, ceea ce duce la ineficiențe.

Din fericire, există o soluție: RACI.

RACI este un instrument simplu și puternic care ajută echipele să clarifice rolurile și responsabilitățile pentru proiecte specifice. Prin utilizarea RACI, echipele pot eficientiza comunicarea, pot îmbunătăți colaborarea și pot obține rezultate mai bune ale proiectului.

Conform cercetărilor recente , 80% dintre companii se luptă cu luarea deciziilor. Aici este locul în care RACI vine la îndemână.

Dacă doriți să înțelegeți ce este RACI în managementul de proiect și cum poate fi utilizat eficient, citiți mai departe.

Ce este o matrice RACI?

O diagramă RACI, cunoscută și sub numele de matricea de atribuire a responsabilităților (RAM), ilustrează rolurile și responsabilitățile membrilor echipei pentru sarcini sau proiecte specifice. Acronimul RACI înseamnă Responsabil, Responsabil, Consultat și Informat, care sunt cele patru roluri cheie care sunt atribuite persoanelor implicate într-un proiect. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că toată lumea din echipă își înțelege rolul și responsabilitățile, ceea ce poate îmbunătăți comunicarea, colaborarea și rezultatele proiectului.

• Responsabil (R): Persoana sau persoanele care sunt responsabile pentru finalizarea rezultatelor.
• Responsabil (A): Persoana responsabilă în ultimă instanță pentru succesul sau eșecul rezultatelor livrate.
• Consultat (C): Persoanele care trebuie consultate pentru contribuții sau feedback cu privire la rezultate.
• Informat (I): Oamenii care trebuie să fie informați în mod consecvent despre progresul sau schimbările legate de livrabil.

Cum se creează o diagramă RACI?

Să discutăm despre procesul pas cu pas de creare a unei diagrame RACI care vă va ajuta să eficientizați mai bine munca –

Pasul 1 – Identificați membrii echipei

Identificați membrii echipei care vor fi implicați în finalizarea proiectului. Aceasta poate include persoane din diferite departamente sau funcții din cadrul organizației. De exemplu, manageri de proiect, ingineri software, sponsori executivi etc.

Pasul 2 – Înțelegeți proiectul și reperele care trebuie atinse

Creați o listă cu toate sarcinile sau livrabilele care trebuie finalizate pentru proiect. Această listă ar trebui să fie cât mai cuprinzătoare posibil pentru a se asigura că toate responsabilitățile sunt luate în considerare.

Pasul 3 – Creați rânduri RACI și atribuiți sarcini

Determinați care membru al echipei va fi responsabil, responsabil, consultat sau informat pentru fiecare livrabil. Atribuiți roluri proiectului, cum ar fi proiectarea site-ului web, aprobarea clienților, testare și multe altele.

Pasul 4 – Creați o reprezentare vizuală a unei diagrame RACI

Utilizați un program de foi de calcul precum Excel sau Google Sheets pentru a crea un tabel cu sarcinile din partea stângă și membrii echipei în partea de sus. Apoi, atribuiți rolurile RACI corespunzătoare fiecărei celule din tabel.

Pasul 5 – Discutați și revizuiți

Odată ce ați creat diagrama RACI inițială, revizuiți-o împreună cu membrii echipei implicate în proiect pentru a vă asigura că toată lumea este de acord cu rolurile și responsabilitățile atribuite. Faceți toate ajustările necesare pe baza feedback-ului asupra planului de proiect.

Ce să evitați când lucrați cu o diagramă RACI?

Crearea unei diagrame RACI ajută la eficientizarea procesului. Cu toate acestea, unele lucruri trebuie evitate -

Complicarea excesivă a diagramei

Este important să păstrați diagrama RACI simplă și ușor de înțeles. Evitați să adăugați niveluri inutile de detaliu sau să atribuiți prea multe roluri unei singure sarcini, deoarece acest lucru poate duce la confuzie și poate scădea utilitatea diagramei.

Atribuirea mai multor persoane ca responsabili

Doar o singură persoană ar trebui să fie responsabilă pentru fiecare îndatorire sau livrabil din diagrama RACI. Atribuirea mai multor persoane ca responsabili poate duce la confuzie și la lipsa răspunderii.

Învațăcursuri de analiză de afacerionline de la cele mai bune universități din lume.Câștigați Masters, Executive PG Programmer Certification sau Global Master Certification pentru a vă accelera cariera.

Eșecul actualizării diagramei

Graficul RACI ar trebui actualizat în mod regulat pentru a reflecta schimbările în proiect, componența echipei și alți factori. Eșecul actualizării diagramei poate duce la informații învechite și confuzie cu privire la roluri și responsabilități.

Atribuirea prea multor persoane la rolurile consultate sau informate

Deși este important să mențineți părțile interesate informate și implicate în proiect, alocarea prea multor persoane la rolurile consultate sau informate poate duce la întârzieri inutile și provocări de comunicare.

Folosind diagrama RACI ca substitut pentru comunicare

Diagrama RACI ar trebui folosită ca un instrument pentru a sprijini comunicarea și colaborarea între membrii echipei, mai degrabă decât un substitut pentru comunicarea directă. Este important să existe o comunicare deschisă și continuă despre roluri și responsabilități pe parcursul proiectului.

Consultațicursurile noastre gratuite legate de îmbunătățirea competențelor.

Cum se implementează diagrama RACI?

E-mailurile nu sunt singurul sau cel mai eficient mijloc de implementare a RACI. Iată câțiva factori cheie de luat în considerare -

Documentul ar trebui revizuit

Toți membrii echipei și părțile interesate ar trebui să participe la o întâlnire la începutul programului proiectului pentru a examina documentele critice; în mod ideal, această întâlnire ar trebui să aibă loc la lansarea proiectului.

Obțineți feedback

Trimiteți lucrarea tuturor participanților ca material de citit înainte și cereți feedback. Obținând această intrare timpurie, majoritatea modificărilor pot fi făcute înainte de întâlnire, permițând o prezentare perfectă a RACI final.

Explorați programele noastre de analiză a afacerilor de la cele mai bune universități din lume

Examinați sarcinile

Examinați îndatoririle fiecărui membru al echipei. Nu vă grăbiți prin această recenzie; în schimb, acordați suficient timp pentru această componentă crucială la începutul proiectului dumneavoastră.

Explorarea avantajelor implementării diagramei RACI

RACI vine cu o serie de beneficii pt

Clarificarea rolurilor și responsabilităților

O diagramă RACI definește clar cine este responsabil, responsabil, consultat și informat pentru fiecare sarcină sau livrare, ceea ce ajută la evitarea confuziei, reduce neînțelegerile și asigură că fiecare își cunoaște rolul în proiect.

Îmbunătățește comunicarea și colaborarea

Diagrama RACI promovează comunicarea și colaborarea prin înțelegerea clară a cine trebuie să fie implicat în fiecare sarcină sau decizie și în ce măsură. Acest lucru ajută la asigurarea că toată lumea este informată, consultată sau implicată după cum este necesar, ceea ce duce la o mai bună luare a deciziilor și la o colaborare mai eficientă.

Crește responsabilitatea

Diagrama RACI mărește responsabilitatea prin atribuirea clară de proprietate și responsabilitate pentru fiecare sarcină sau livrabil. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că sarcinile sunt finalizate la timp și la standardul necesar, îmbunătățind rezultatele proiectului.

Ajută la gestionarea riscurilor

Diagrama RACI poate ajuta la identificarea riscurilor potențiale, asigurându-se că toate părțile interesate relevante sunt implicate în luarea deciziilor și că sarcinile sunt atribuite persoanei adecvate. Acest lucru poate ajuta la minimizarea riscului de erori sau omisiuni, ducând la întârzieri sau eșecuri ale proiectelor.

Îmbunătățește eficiența proiectului

Diagrama RACI ajută la eficientizarea managementului de proiect, oferind o imagine de ansamblu clară și concisă a rolurilor și responsabilităților, reducând timpul și efortul necesar pentru comunicare și luarea deciziilor.

Citiți alte articole legate de Business Analytics

Concluzie

O diagramă RACI este un instrument puternic care poate ajuta managerii de proiect să clarifice rolurile și responsabilitățile. Oferind o imagine de ansamblu clară și concisă a rolurilor și responsabilităților, diagrama RACI poate ajuta la eficientizarea managementului de proiect și la facilitarea luării deciziilor. Indiferent dacă gestionați un proiect mic sau o inițiativă la scară largă, diagrama RACI poate fi o resursă valoroasă care vă poate ajuta să obțineți succesul proiectului.

În timp ce înțelegerea cunoștințelor unei diagrame RACI poate fi foarte benefică pentru succesul organizațional, îmbunătățirea competențelor este un alt aspect crucial pe care fiecare angajat trebuie să-l ia în considerare!

Certificatul de master global upGrad în Business Analytics este o alegere excelentă dacă doriți să vă îmbunătățiți abilitățile în domeniul dvs. de interes. Oferiți sub îndrumarea experților de la Universitatea de Stat din Michigan, candidații pot învăța elementele de bază ale utilizării datelor pentru a îmbunătăți performanța corporativă, luarea rapidă a deciziilor și formularea planului pe termen lung. Cu experiență practică, veți deveni cu siguranță o parte imperativă a lumii afacerilor, extinzându-vă abilitățile și cunoștințele pentru a beneficia nenumărate organizații.