Fazele managementului proiectului: o defalcare completă

Un proiect poate fi definit ca un efort temporar către atingerea unor rezultate specifice. Cuprinzând adesea o secvență de pași și sarcini, fiecare proiect are propriile obiective, buget, plan, interval de timp și rezultate. Cel mai important, un proiect implică adesea oameni din medii diferite care lucrează împreună pentru a atinge un anumit obiectiv.

Poate că unul dintre cele mai importante aspecte ale unui proiect este modul în care diferitele faze ale proiectului sunt planificate, executate și gestionate pentru a obține rezultatele convenite. Și aici este locul în care conceptul de management de proiect este central. Așa cum ciclul de viață al proiectului implică diferite etape, managementul proiectului are faze distincte, fiecare aplicându-se unei etape specifice a ciclului de viață al proiectului .

Deci, haideți să descoperim mai multe despre fazele standard de management al proiectelor .

Ce este managementul de proiect?

Managementul de proiect este practica de a aplica cunoștințe, abilități, principii, procese, instrumente și tehnici specifice pentru a oferi ceva de valoare. Acesta ia în sfera sa inițierea, planificarea, execuția și managementul noilor inițiative pe care o organizație își propune să le implementeze. Spre deosebire de activitățile de afaceri de zi cu zi de rutină, managementul proiectelor nu este un proces continuu – odată ce obiectivul este atins, proiectul se încheie.

Fiecare proiect are nevoile sale unice care necesită un set specific de instrumente, tehnici și abordări pentru a fi îndeplinite. Dar, indiferent de tipul de proiect, componentele critice ale managementului de proiect sunt timpul, costul, domeniul de aplicare și calitatea.

Fie că este vorba despre construcția unei clădiri sau a unei autostrăzi, dezvoltarea unui nou software sau implementarea unui sistem de management financiar, proiecte există în aproape fiecare industrie și sector. De la IT, farmacie și energie până la apărare, FMCG și construcții, ciclul de viață al proiectului din fiecare industrie necesită un management eficient al proiectelor pentru rezultate de calitate.

Cele cinci faze ale managementului de proiect

Sursă

Discuția asupra fazelor de management al proiectului este incompletă fără mențiunea ciclului de viață al proiectului . În termeni simpli, ciclul de viață al unui proiect cuprinde diferitele faze ale proiectului concepute pentru a satisface nevoile proiectului. Ca atare, ciclul de viață al proiectului ar trebui să definească munca care trebuie îndeplinită, rezultatele care trebuie generate, oamenii implicați și modul în care fiecare fază trebuie controlată și aprobată.

Fiecare element al ciclului de viață al proiectului contribuie la preluarea proiectului de la început până la sfârșit și oferă un proces controlat, sistematic și în timp util pentru a monitoriza progresul proiectului.

Fazele managementului proiectului sunt asociate în mod complex cu ciclul de viață al proiectului . Ca atare, unul există datorită celuilalt. Deci, iată o defalcare a celor cinci etape ale managementului de proiect și ceea ce necesită fiecare fază.

Faza 1: Inițierea proiectului

Prima dintre cele cinci faze de management de proiect se referă la transformarea unei idei abstracte într-un obiectiv realizabil și semnificativ. Scopul fazei de inițiere a proiectului este de a defini proiectul la o scară mai largă. Începe cu dezvoltarea unui caz de afaceri, cercetarea dacă proiectul este practic și dacă ar trebui întreprins. Odată ce părțile interesate încearcă proiectul, managerii de proiect trebuie să dezvolte carta de proiect – un document care subliniază obiectivele proiectului, domeniul de aplicare, limitările, termenele așteptate, bugetul și alte cerințe.

Pe scurt, faza de inițiere a proiectului îndeplinește următoarele sarcini:

• Definirea obiectivelor proiectului
• Crearea unui caz de afaceri
• Completarea cartei proiectului
• Întocmirea listei cu părțile interesate

Faza 2: Planificarea Proiectului

Sarcinile principale din faza de planificare a proiectului includ identificarea cerințelor tehnice, crearea unui plan de comunicare, dezvoltarea unui program cuprinzător al proiectului și stabilirea obiectivelor/livrabilurilor. Iată cele mai utilizate două metode pentru stabilirea obiectivelor proiectului:

1. Obiective SMART

Sursă

Criteriul SMART este o metodă stabilită pentru a oferi o înțelegere clară a consecințelor procesului de stabilire a obiectivelor. Atenuează riscurile, permițând managerilor de proiect să stabilească obiective clar definite și fezabile.

2. Obiective clare

Sursă

Metoda CLEAR de stabilire a obiectivelor ia în considerare mediul de afaceri modern, cu ritm rapid. Ajută la obținerea flexibilității și a rezultatelor instantanee prin colaborare, obiective limitate, conexiuni emoționale, împărțirea obiectivelor mai mari în sarcini mai mici și rafinarea obiectivelor atunci când este necesar.

Prin urmare, faza de planificare a proiectului implică următoarele sarcini:

• Definirea domeniului de aplicare al proiectului
• Crearea unui plan de proiect
• Stabilirea unui buget
• Definirea rolurilor și responsabilităților

Faza 3: Executarea Proiectului

Execuția proiectului este faza în care echipa se pune la treabă pentru a dezvolta și finaliza livrabile. Faza este un zumzet de activități când mai multe sarcini sunt îndeplinite sub supravegherea managerului de proiect. Iată o listă cu ceea ce are loc în faza de execuție a proiectului:

• Dezvoltarea echipei
• Alocarea și gestionarea resurselor proiectului
• Executarea planurilor de management de proiect
• Construirea produsului sau procesului
• Configurarea sistemelor de urmărire
• Executarea sarcinilor
• Dirijarea si gestionarea executiei proiectului
• Organizarea de întâlniri pentru a discuta starea și actualizările
• Remedierea problemelor pe măsură ce apar
• Actualizarea și modificarea planurilor de proiect după cum este necesar

Faza 4: Monitorizarea Proiectului

Monitorizarea proiectului merge mână în mână cu execuția proiectului. Împreună se asigură că obiectivele și rezultatele proiectului sunt îndeplinite. Managerii de proiect stabilesc de obicei indicatori cheie de performanță (KPI) și factori critici de succes (CSF) pentru a se asigura că progresul proiectului este pe drumul cel bun. În plus, managerii de proiect urmăresc și costurile cu resursele și eforturile implicate în proces. Nu în ultimul rând, monitorizarea performanței proiectului formează și o responsabilitate integrală a managerului de proiect; ia în considerare problemele care apar și cât de repede sunt abordate.

Astfel, iată ce se întâmplă în faza de monitorizare a proiectului:

• Urmărirea efortului și a costului resurselor
• Monitorizarea progresului proiectului
• Asigurarea conformitatii cu planul
• Prevenirea oricărei posibilități de întrerupere

Faza 5: Închiderea proiectului

Ultima dintre fazele managementului proiectului indică livrarea finală și finalizarea proiectului. Această ultimă fază implică rezilierea contractorilor angajați (dacă există), completarea documentelor necesare și recunoașterea membrilor valoroși ai echipei. Managerul de proiect poate organiza o întâlnire pentru a reflecta asupra victoriilor și neajunsurilor echipei în timpul proiectului, evaluând ceea ce a mers bine, identificând lacunele care trebuie remediate pentru eforturile viitoare.

În plus, managerul de proiect creează o listă de sarcini care au rămas nerealizate în timpul proiectului și lucrează cu echipa pentru a le îndeplini. În plus, managerul pregătește un raport final al proiectului și un buget și stochează toate datele critice într-un loc sigur, accesibil managerilor de proiect ai organizației.

Pe scurt, ultima fază presupune:

• Predarea livrabilelor
• Revizuirea livrabilelor proiectului
• Revizuirea performanței echipei
• Colectarea și stocarea tuturor documentelor de proiect într-un singur loc

Aflați elementele esențiale ale managementului de proiect cu upGrad

Învățarea despre fazele managementului de proiect din locul potrivit este la fel de importantă ca și managementul de proiect în sine. Așadar, upGrad vă aduce Programul de certificare în managementul produselor și Programul PG în management pentru a vă ajuta să vă începeți cariera în managementul proiectelor.

1. Program de certificare pentru managementul produselor (6 luni):

Iată ce veți obține de la cursul menționat mai sus:

• Certificat de management de produs de la Duke Corporate Education și upGrad
• Peste 200 de ore de conținut, peste 15 studii de caz și proiecte, peste 10 sesiuni de întrebări și răspunsuri live
• Acoperire cuprinzătoare a peste 8 instrumente și software
• Abilități în cercetarea pieței, analiză, design utilizator, dezvoltare și planificare de produse, implicare și creștere
• Suport complet de învățare și creare de rețele cu experți din industrie

2. Programul PG în management (11 luni)

Dacă doriți să vă duceți pregătirile cu un pas mai departe și să vă pregătiți pentru roluri de conducere în dezvoltarea afacerilor, vânzări, marketing și consultanță în management, programul upGrad PG în management (11 luni) este perfect pentru dvs. Iată câteva dintre punctele importante ale cursului:

• Certificat de recunoaștere de la Institutul de Tehnologie de Management, Ghaziabad
• Peste 320 de ore de învățare, peste 20 de sesiuni live, peste 10 studii de caz și sarcini
• Câștigați credite pentru o diplomă globală de MBA cu cele mai bune școli B din Marea Britanie și Australia
• Asistență în carieră de 360 ​​de grade și sesiuni de mentorat 1:1 cu experți din industrie
• Oportunități de networking peer-to-peer și în industrie

Pas înainte

Mediul de afaceri global de astăzi nu este doar rapid, ci și super competitiv. Cheia pentru a obține un avantaj constă în livrarea și îndeplinirea proiectelor la timp și în limita bugetului, păstrând în același timp fidel obiectivele de afaceri. Aici intervine managementul de proiect. Managerii de proiect au un rol esențial de jucat în determinarea succesului proiectelor pe care le întreprinde o organizație. Rolul lor depășește simpla înțelegere a ciclului de viață al proiectului pentru a include analize, abilități organizaționale și bune abilități interpersonale.

Programele educaționale online ale upGrad sunt concepute pentru a oferi o experiență de învățare captivantă, asigurând în același timp că cursanții dobândesc abilitățile necesare pentru a fi pregătiți pentru viitor. Cursurile upGrad au afectat peste 500.000 de profesioniști care lucrează la nivel global și continuă să stabilească standarde în industria EdTech superior. Așadar, înscrieți-vă la upGrad astăzi și deveniți parte a celor peste 40.000 de cursanți la nivel global, răspândiți în 85 de țări!