Sfaturi pentru organizarea de întâlniri productive la distanță

Nu a fost cu mult timp în urmă că întâlnirile se țineau în primul rând în persoană. Spre supărarea multor designeri web (inclusiv eu), întâlnirile la distanță nu au fost acceptate pe scară largă de clienți. Ce diferență fac câțiva ani.

Întâlnirile au evoluat încet spre platforme la distanță. Apoi a lovit pandemia de COVID-19. Dintr-o dată, Zoom și furnizorii similari au devenit opțiunea preferată. În aceste zile, este mai probabil să organizați o întâlnire din camera de zi decât din biroul unui client. Nu există plângeri aici.

Întâlnirile la distanță nu numai că ne protejează de viruși, dar economisesc și o cantitate enormă de timp. Gata cu călătoriile obositoare și e-mailurile pierdute la care să răspundeți.

Cu toate acestea, există un preț de plătit pentru acest nivel de confort. Întâlnirile de la distanță pot fi incomode și pline de întreruperi. Este posibil ca unii clienți cu probleme tehnice să nu fi stăpânit încă elementele de bază ( ahem, vă rugăm să porniți microfonul ).

Vă întrebați cum să profitați la maximum de această nouă lume curajoasă? Citiți în continuare câteva sfaturi care vă vor ajuta să organizați întâlniri productive la distanță.

Găsiți un loc liniștit

Tehnologia ne permite să ne conectăm la o videoconferință aproape de oriunde. Dar este totuși important să-ți alegi locația cu înțelepciune.

În mod ideal, veți găsi un loc liniștit, fără distrageri de la care să vă conectați. La urma urmei, este greu să fii productiv într-un mediu perturbator. Zgomot de fundal, oameni care se mișcă în spatele tău, animale și copii care luptă pentru atenție – toate sunt bariere în calea lucrărilor.

Aceasta înseamnă evitarea locurilor publice aglomerate, cum ar fi cafenelele sau spațiile aglomerate în aer liber. Există prea multe șanse ca ceva să meargă prost. În plus, pare puțin neprofesionist.

Dacă lucrezi de acasă, încearcă să găsești un mic loc unde să fii singur – de preferință cu o ușă pe care să o poți închide. Este posibil să nu puteți împiedica câinele să latre sau să sune soneria (astfel, declanșând câinele), dar puteți minimiza perturbarea.

Cu cât sunt mai puține distrageri, cu atât toată lumea se poate concentra mai bine asupra sarcinii în cauză.

Stabiliți o agendă

Nimeni nu beneficiază de o întâlnire care merge prost. Știi, cele care durează prea mult și se îndreaptă spre subiecte care nu au legătură. Când în cele din urmă se termină, sentimentul este mai degrabă acela de ușurare decât de realizare. Și acest lucru pare să fie deosebit de comun într-o setare de la distanță.

Aici un pic de planificare poate merge mult. Prin stabilirea și partajarea agendei de întâlnire, toți cei implicați vor ști la ce să se aștepte.

Agendele pot fi foarte flexibile, ceea ce este util dacă nu ești cea mai organizată persoană din lume. Nu trebuie să planificați lucrurile la minut. Chiar și o schiță generală și un interval de timp estimat vor face truc.

În calitate de gazdă, agendele oferă o modalitate ușoară de a menține conversația pe drumul cel bun. După ce ați terminat cu un anumit subiect, puteți arunca o privire la ordinea de zi și puteți spune: „Să trecem la următorul subiect”. Este un instrument de productivitate neprețuit.

Profită de instrumentele de moderare

Indiferent de platforma de întâlnire pe care o alegeți, există șanse să fie incluse unele instrumente de moderare a utilizatorilor. Acestea vă permit să dezactivați sunetul participanților și să transferați rolul de „prezentator” altora.

Este important să utilizați aceste funcții în mod responsabil. Nu vrei să conduci întâlnirea cu o mână de fier. Este mai probabil să dăuneze procesului de colaborare.

Cu toate acestea, sunt eficiente pentru evenimente cu un număr mare de participanți. Acest lucru poate împiedica oamenii să vorbească unul peste altul. Este, de asemenea, o modalitate rapidă de a reduce la tăcere feedbackul perturbator al microfonului cuiva sau alte zgomote asortate.

Rolul de prezentator este deosebit de util, deoarece permite altor participanți să-și partajeze ecranele. Îi ajută să-și ilustreze punctele de discuție și îi pune pe toți pe aceeași pagină.

Dacă întâlnirea dvs. începe să devină un liber pentru toți, instrumentele de moderare sunt acolo pentru a vă ajuta să țineți lucrurile sub control. De asemenea, le puteți folosi de la început pentru a asigura o navigare lină.

Înregistrare pentru referință viitoare

Ați ieșit vreodată de la o întâlnire personală după ce ați uitat câteva detalii? Asta se întâmplă chiar și celor mai dedicați dintre cei care iau note.

Din fericire, majoritatea platformelor de întâlnire la distanță oferă funcționalitate de înregistrare. Acest lucru vă permite atât dvs., cât și celorlalți participanți să vă întoarceți și să faceți referire la informații cheie.

O înregistrare este deosebit de utilă pentru sesiunile de antrenament. Se aruncă o mulțime de informații, iar unele concepte se pot pierde în amestec. Având un videoclip disponibil, oferă clienților posibilitatea de a se ajuta singuri. De asemenea, vă poate scuti de la primirea unui e-mail sau două în panică.

De asemenea, merită remarcat potențialele preocupări legate de confidențialitate care vin odată cu actul de înregistrare. Deși unele platforme vor afișa o notificare că o întâlnire este înregistrată, este totuși o politică bună să anunțați și acest lucru. Mai bine să fii în siguranță decât să-ți pară rău.

Profitați la maximum de întâlnirile de la distanță

Beneficiile întâlnirilor la distanță sunt incontestabile. Sunt mai bune pentru mediu și pentru programul tău încărcat. Dar tot se reduce la productivitate.

Deoarece aceste tipuri de întâlniri sunt adesea mai casual, există tendința de a renunța la pregătire și concentrare. Asta duce la întâlniri virtuale care sunt împrăștiate și prelungite. Asta nu este o rețetă pentru succes.

Soluția este să amestecați pregătirea de la școală veche cu cea mai recentă tehnologie. Plasează-te într-un mediu fără distracție. Scrieți o agendă de bază pe care să o puteți folosi pentru a ghida participanții pe calea cea bună. Și folosiți instrumentele utile oferite de platforma aleasă.

Împreună, acești pași vă vor menține întâlnirile pe drumul cel bun și vă vor economisi o mulțime de timp. Așa ar trebui să funcționeze afacerile în secolul 21.