Cum să depășiți provocările de integrare a datelor pentru produsele software

Acest articol a fost susținut cu amabilitate de dragii noștri prieteni de la Flatfile, care creează experiențe frumoase, centrate pe om, pentru a elimina barierele dintre oameni și date. Mulțumesc!

Companiile care doresc să plătească bani buni pentru o nouă bucată de software, cel mai probabil, nu pornesc de la zero. Ei conduc o afacere consacrată, cu procese bine construite și documentate. Deci, au o mulțime de date de transferat.

Drept urmare, decizia de a aduce o nouă aplicație în fold nu este una pe care o iau cu ușurință. Procesele interne trebuie schimbate. Faptul ca echipa să adopte noua soluție poate dura timp. Integrarea acestuia cu sistemele existente și instrumentele externe poate fi o problemă. Da, și mai este și chestiunea conformității de care să vă faceți griji.

Aceasta înseamnă că există o presiune mare asupra noului software pentru a oferi o experiență de top de la început. Nu reușiți să oferiți companiilor o modalitate simplă și intuitivă de a-și integra datele și, ca urmare, vă puteți aștepta la rate mari de retragere a clienților.

Dacă proiectați un produs care are nevoie de date de la clienți pentru a fi de orice valoare, iată ce trebuie să știți despre construirea procesului de integrare a datelor.

Cum se corelează integrarea datelor cu satisfacția utilizatorului

Software-ul de afaceri este în esență doar o cutie goală care așteaptă să fie umplută cu datele utilizatorilor săi. Fără capacitatea de a integra perfect datele utilizatorilor, software-ul devine practic inutil.

Să ne uităm la ce se întâmplă atunci când obțineți corect procesul de integrare a datelor.

Beneficii pentru utilizatorul final

Dacă reușiți să obțineți piesa de înregistrare a datelor, așteptați-vă ca utilizatorii dvs. finali să beneficieze de următoarele beneficii:

• Vor fi mai încrezători în decizia lor.
  Cu datele complete și precise transferate în software-ul dvs., utilizatorii văd de fapt cât de valoroase sunt acestea imediat după înregistrare. Acest lucru lasă puțin loc pentru a ghici decizia lor, ceea ce duce la o mai mare satisfacție generală cu produsul și, în cele din urmă, la mai mulți bani pentru afacerea dvs.
• Veți obține o participare mai mare a echipei.
  O experiență pozitivă de integrare a datelor permite clienților să vă folosească produsul mai rapid, reducând timpul necesar pentru a obține valoare. Deci, într-adevăr, integrarea datelor pregătește scena pentru modul în care clienții tăi și echipa lor vor vedea restul aplicației tale.
• Ei vor avea mai mult succes cu software-ul.
  Deoarece utilizatorii nu vor fi nevoiți să se streseze cu privire la formatarea și curățarea datelor sau depanarea proceselor de import pline de erori, aceștia pot profita mai mult de produs și de caracteristicile acestuia.

Beneficiile dezvoltatorului de software

Furnizorul de software (dvs. și/sau clientul dvs.) beneficiază, de asemenea:

• Îmbunătățiți satisfacția utilizatorilor.
  Utilizatorii dvs. finali nu trebuie să fie vrăjitori tehnici pentru a afla cum să integreze datele în produsul dvs. Când lucrați cu ușurință, reduceți rata de pierdere, atrageți mai mulți utilizatori și păstrați mai mulți utilizatori loiali pe termen lung.
• Petreceți mai puțin timp serviciului pentru clienți.
  Puteți să nu vă mai faceți griji că trebuie să suportați un proces de înregistrare defectuos a datelor, precum și să preluați sarcini precum formatarea și validarea datelor pentru utilizatorii dvs. În schimb, dedicați-vă timpul și energia pentru a construi relații mai bune cu clienții, în loc să stingeți incendiile tot timpul.
  Kelly Abbott, co-fondator și CTO al Feței de masă, poate atesta acest lucru:
  

  „Am redus cu 95% timpul pe care îl petrecem discutând cu fișierele. Practic, am avut toate mâinile de lucru pentru a rezolva acele probleme uneori.”

• Aveți mai multă încredere în produsul dvs.
  Când aveți o soluție de integrare a datelor care este flexibilă și puternică, nu trebuie să restricționați ce date pot sau nu pot importa utilizatorii dvs. Nu mai este o limitare.
  După cum explică Abbott:

  „Ne-a făcut mai contemplativi cu privire la datele pe care le solicităm clienților. Nu mai trebuie să evităm să cerem date care ar putea necesita prea mult timp pentru remediere. Flatfile elimină această problemă și ne-a îmbunătățit dorința de a experimenta diferite tipuri de date pe care le putem încorpora în analizele noastre. Cu cât petrecem mai mult timp manipulând diferite tipuri de date, cu atât este mai probabil să descoperim informațiile care produc valoare suplimentară pe piață. Acest lucru este indispensabil pentru un startup ca noi.”

• Economiseste bani.
  Deși va trebui să cheltuiți bani pentru o soluție de integrare a datelor terță parte, veți economisi compania dvs. timpul și banii cheltuiți în încercarea de a gestiona un importator de date personalizat, procesul de integrare și relațiile cu clienții. (Fața de masă, de exemplu, a economisit zeci de mii de dolari când au adoptat Flatfile.)

Provocările integrării datelor pentru produsele software

Să aruncăm o privire la provocările obișnuite în integrarea datelor și la modul în care Flatfile Concierge le elimină:

Provocarea #1: Există o mulțime de date de agregat

Când se înregistrează pentru un nou software de afaceri, utilizatorii probabil se așteaptă să facă o mică muncă în avans, cum ar fi completarea informațiilor de bază despre cont, configurarea setărilor și adăugarea de utilizatori. Ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să-i surprinzi cu un importator de date care le va cauza mai multă muncă.

Să presupunem, de exemplu, că ați construit un CRM.

Cu excepția cazului în care software-ul vizează startup-urile și alte afaceri noi, utilizatorii vor avea o mulțime de date externe de adus. De exemplu:

• Informații de contact pentru clienți, potențiali, furnizori, parteneri și membri ai echipei;
• Datele existente ale clienților, cum ar fi istoricul contului și al vânzărilor;
• Date despre perspective precum istoricul comunicațiilor;
• Detalii pipeline de vânzări;
• Obiectivele și valorile individuale și de echipă.

Cu excepția cazului în care CRM-ul dvs. se integrează direct cu fiecare dintre CRM-urile anterioare ale utilizatorilor dvs., cum vor muta aceștia aceste date? Copiaza si lipeste? Șabloane CSV?

În plus, trebuie să vă gândiți la toate celelalte surse din care un CRM extrage informații. Gateway-uri de plată. Foi de calcul care trăiesc pe baza impulsului unei echipe de vânzări. Contracte semnate care au fost trimise prin e-mail sau fax către compania dumneavoastră. Există o mulțime de date care vin din diferite locuri și oameni.

Fix

Există o serie de lucruri pe care Flatfile Concierge le face pentru a remedia această problemă.

Pentru început, permite importarea datelor dintr-o varietate de tipuri de fișiere:

• CSV,
• TSV,
• XLS,
• XML,
• Și altele.

Cu acest tip de flexibilitate, utilizatorii dvs. nu vor trebui să-și facă griji cu privire la transferul de date la un anumit tip de fișier și apoi la curățarea erorilor care apar în timpul transferului. Flatfile Concierge poate gestiona diferite tipuri de fișiere, de diferite tipuri de date și le poate valida cu ușurință pe toate.

Un alt lucru la care trebuie să vă gândiți este modul în care software-ul dumneavoastră va urmări și organiza fiecare fișier importat și datele corespunzătoare.

Ceea ce le permite utilizatorilor să facă Flatfile este să creeze spații de lucru colaborative în care să plaseze date. Când un membru al echipei adaugă date noi în spațiul de lucru, este capturată o înregistrare care conține:

• Data încărcării,
• Nume de fișier,
• Utilizatorul care a transmis datele,
• Numărul de rânduri adăugate,
• Versiunea istorică,
• Erori de încărcare.

Acest lucru va menține lucrurile organizate, ținând totodată responsabilitatea tuturor față de datele pe care le contribuie. Și cu aceste informații disponibile dintr-un tablou de bord centralizat, nu va exista niciun secret cu privire la ceea ce a fost încărcat, de către cine și când. Erorile de import pot fi remediate și în colaborare, fără a fi nevoie să reîncărcați datele din foile de calcul.

Provocarea #2: Datele sunt importate într-o varietate de state

Când oferiți utilizatorilor de software posibilitatea de a-și transfera datele în produsul dvs., nu aveți prea multe lucruri pe care dvs. sau echipa de software puteți face în ceea ce privește formatarea sau curățarea datelor utilizatorilor finali în prealabil. Nici nu trebuie. Sarcina ta este să te asiguri că clienții văd valoarea software-ului; să nu se lupte cu importul de date.

Le-ați putea oferi un șablon de foaie de calcul, dar asta le-ar cere să-și petreacă timp reformatând toate datele. Le puteți îndrepta către baza de cunoștințe, dar, din nou, asta presupune că utilizatorii dvs. finali vor fi dispuși să facă acest lucru suplimentar.

În realitate, utilizatorii tăi se vor grăbi să intre în noul software și să se apuce de treabă. Nu se vor opri să se ocupe de asta. Asta e treaba software-ului.

Cu toate acestea, multe soluții de integrare a datelor nu gestionează foarte bine foile de calcul dezordonate. Nu numai că le este greu să recunoască care sunt unele dintre date (de multe ori pentru că modelul de date nu se potrivește cu al lor), dar apoi aplicația refuză să accepte anumite coloane de foi de calcul.

Chiar dacă este vina utilizatorului final pentru că nu și-a organizat sau etichetat datele în mod corespunzător sau și-a învățat echipa cum să facă acest lucru (sau pur și simplu nu știe ce să facă în primul rând), pe cine credeți că va da vina în cele din urmă când datele lor nu vor importa?

Fix

Importatorul Flatfile Concierge este alimentat de AI, ceea ce înseamnă că software-ul dvs. (și importatorul de date) poate face treaba pentru utilizatorii dvs. finali.

Folosind o logică avansată de validare, importatorul de date își poate da seama care sunt datele și unde se duc.

În timp ce Flatfile va potrivi automat coloanele și datele corespunzătoare cu câmpurile de date reale ale software-ului dvs., utilizatorii au șansa de a confirma că este cazul înainte de a-l permite să intre în sistem:

Înainte să se întâmple acest lucru, puteți lucra puțin la backend pentru a vă asigura că Flatfile știe ce să facă cu datele utilizatorilor dvs.:

• Creați modele de date țintă, astfel încât Flatfile să poată naviga în formate complexe de foi de calcul și tipuri de date pe care utilizatorii dvs. vor încerca probabil să le importe.
• Creați un șablon cu reguli de validare, astfel încât AI-ul Flatfile să știe exact cum să mapați totul.
• Validați datele importate față de alte baze de date pentru a ajuta importatorul să contextualizeze, să valideze și să curețe datele în timp.

Odată ce ai făcut treaba inițială, restul este ușor.

Cea mai mare parte a muncii va fi realizată de Flatfile Concierge atunci când va transforma datele importate în ceva curat și util. De fapt, aproximativ 95% dintre coloanele importate se vor mapa automat la software-ul dvs. datorită sistemului de învățare automată și potrivire neclară al Flatfile.

Utilizatorul final va avea posibilitatea de a revizui părțile datelor sale care conțin erori. Dacă găsesc vreuna, pot repara erorile din Flatfile, în loc să fie nevoiți să le repare într-o foaie de calcul și să le reimporteze.

Provocarea nr. 3: Obținerea și urmărirea datelor de la mai mulți utilizatori

Când sunt mulți bucătari în bucătărie, există o serie de lucruri care pot merge prost.

Datele pot trăi uneori pe computerele membrilor echipei sau, mai rău, pot fi trimise prin e-mail, ceea ce poate fi o mare problemă de securitate pentru datele sensibile. Acest lucru se poate întâmpla dacă utilizatorilor nu li se oferă acces la platforma software sau consideră importatorul de date prea intimidant pentru a fi utilizat.

Pe de altă parte, cu un proces greșit de integrare a datelor, ar putea deveni ca un free-for-all în care oamenii adaugă orice dracu le place la datele companiei. Deși datele sunt importate, nu există un cadru de revizuire, așa că baza de date a companiei este plină de erori și intrări duplicat.

Utilizatorii dvs. finali trebuie să poată menține ordinea, controlul și securitatea atunci când au de-a face cu ceva la fel de serios precum datele companiei - mai ales dacă doriți ca software-ul dvs. să fie utilizabil.

Fix

Flatfile Concierge a proiectat procesul de integrare a datelor pentru a fi unul colaborativ.

După cum puteți vedea, administratorii companiei pot invita anumiți colaboratori (adică clienți) să adauge date în spațiile lor de lucru. Dar aceasta nu este o invitație generală de a importa date.

Administratorii au capacitatea de a crea un proces de aprobare. Ei ajung la:

• Solicitați seturi de date specifice de la membrii echipei.
• Controlați în ce spații de lucru li se permite să importe date.
• Examinați toate datele trimise înainte de a trimite datele aprobate în platformă.

Administratorii pot importa și date în numele clientului. Flatfile Concierge se asigură că integrarea datelor nu este niciodată un punct mort pentru clienți.

Acest lucru nu numai că asigură că datele potrivite ajung în software, dar fluxul controlat înseamnă că datele vor ajunge să fie, de asemenea, mai curate și mai precise. Toate acestea, oferind în același timp o experiență perfectă de integrare a datelor pentru utilizatori.

Provocarea #4: Securitatea datelor este întotdeauna o preocupare

Când vine vorba de dezvoltarea web și a aplicațiilor, confidențialitatea și securitatea utilizatorilor sunt prioritare. Dacă clienții și vizitatorii noștri nu au încredere că informațiile lor sunt ferite de privirile indiscrete (și nu sunt vândute agenților de publicitate), ei vor înceta să mai folosească soluțiile noastre.

Același lucru se întâmplă și cu software-ul – deși nu trebuie să-și facă griji doar securizarea datelor personale ale companiei.

Adesea, atunci când companiile importă date în software (cum ar fi exemplul CRM), ele importă datele private și sensibile ale clienților lor. Permiteți ca acest lucru să fie compromis și vă puteți săruta la revedere software-ului.

Deci, da, software-ul în sine trebuie securizat. Asta e un dat. Dar la fel și procesul dvs. de înscriere a datelor. Este un punct uriaș de vulnerabilitate dacă este lăsat necontrolat.

Fix

Primul lucru pe care îl face Flatfile Concierge este să încurajeze utilizatorii să renunțe la partajarea datelor sensibile prin e-mail, FTP și alte platforme nesecurizate, oferind o soluție de integrare a datelor ușor de utilizat.

Al doilea lucru pe care îl face este să ofere un spațiu de lucru autentificat și compatibil pentru ca utilizatorii să importe, să valideze și să-și posteze datele în software-ul dvs.

Iată cum Flatfile Concierge își securizează spațiile de lucru:

• Fiecare colaborator intră în importatorul de date printr-o invitație autentificată.
• Datele sunt criptate în tranzit și stocate într-o găleată Amazon S3 criptată.
• Platforma de înregistrare a datelor este 100% conformă GDPR.
• Flatfile este compatibil HIPAA și SOC2 și se poate adapta pentru alte cerințe de conformitate, după cum este necesar.

În plus, odată ce datele sunt migrate cu succes în aplicația dvs., acestea sunt șterse din Flatfile. În acest fel, trebuie să vă faceți griji doar cu privire la securizarea datelor dvs. în software-ul dvs. și nu pe platformele anterioare pe care le-ați atins.

Încheierea

Cu un proces de înregistrare a datelor insuficient sau predispus la erori, dumneavoastră, furnizorul de software și utilizatorii săi finali veți petrece prea mult timp curățând și validând manual foile de calcul. Acest lucru nu se va întâmpla doar în timpul înregistrării inițiale a utilizatorului. Dacă importatorul de date nu este la înălțime, veți arunca cu toții o mulțime de timp și resurse de fiecare dată când datele trebuie să fie încărcate sau transferate în platformă de la clienții existenți.

Desigur, toate acestea presupun că importatorul dvs. poate chiar introduce datele utilizatorului în software. (Din păcate, acest lucru se întâmplă cu prea multe soluții personalizate.)

Inutil să spun: procesul dvs. de integrare a datelor trebuie să fie impecabil pentru echipa și clienți. Este singura modalitate de a menține ratele de abandon ale utilizatorilor scăzute și satisfacția utilizatorilor ridicată.

Integrarea datelor este un proces cu adevărat complex de gestionat. Economisiți-vă problemele în încercarea de a vă dezvolta propria soluție de integrare a datelor și timpul de a încerca să depanați problemele cu aceasta. Cu un importator de date bazat pe inteligență artificială, cum ar fi Flatfile Concierge, totul este îngrijit pentru tine.