Eficientizați fluxurile de lucru Jira cu aceste bune practici
Publicat: 2022-07-22Lansată de Atlassian în urmă cu aproape două decenii și orientată inițial către dezvoltatorii de software, Jira s-a impus de atunci ca soluție de management de proiect pentru echipele Agile din întreaga lume. Deși este încă folosit în mare parte de echipele de dezvoltare, funcționalitatea flexibilă a lui Jira poate funcționa pentru aproape orice echipă din orice organizație.
Cu toate acestea, odată cu această flexibilitate vine și riscul complexității: una dintre cele mai frecvente plângeri pe care le aud despre software este că fluxurile sale de lucru extinse sunt de negestionat. Deci, cum ar trebui create fluxurile de lucru pentru a stimula adoptarea și a menține eficiența?
Folosesc Jira de 12 ani în mai multe industrii și într-o varietate de roluri de management de proiect, analiză de afaceri și administrator Jira. Aceste bune practici Jira pentru fluxul de lucru vă vor ajuta să vă optimizați configurarea și să maximizați beneficiile flexibilității sale în toate domeniile organizației dumneavoastră.
Cum să adaptezi fluxurile de lucru Jira pentru orice departament
De la implementarea fluxurilor de lucru standard de dezvoltare până la proiectarea celor cu cerințe mai complexe, este posibil ca un administrator Jira să adapteze capacitățile software-ului la orice parte a organizației sale. Dacă trebuie să urmăriți procesele în afara IT, Jira are mai mult de oferit decât vizualizarea tipică de sprint board. Iată câteva modalități prin care diferite departamente și companii își pot îmbunătăți utilizarea Jira:
| Tipul organizației | Configurare Jira recomandată | Avantaje |
|---|---|---|
| Un departament de resurse umane cu un proces de angajare complicat care se întinde pe mai multe sisteme | Creați un consiliu de angajare care utilizează fluxuri de lucru bazate pe tipul de angajare nouă, conducând calea pe care personalul de resurse umane o parcurge prin diferite sisteme pentru a configura fiecare angajare. | Trasarea diferitelor căi de angajare permite personalului HR să înființeze noi angajați corect și complet prima dată, economisind timp în integrare și corecții costisitoare ulterioare. |
| Un departament de marketing care dorește să gestioneze munca recurentă, cum ar fi campaniile | Setați fiecare campanie din cadrul unui proiect ca o epopee. Cardurile de sarcini repetabile pot fi încărcate la începutul fiecărei campanii, asigurându-se că fiecare este rulat în mod similar și că sunt întreprinse toate procesele și acțiunile relevante. | Fluxul de lucru cu sarcini repetabile asigură că fiecare campanie este derulată cât mai eficient și complet posibil. În plus, vizualizarea foii de parcurs Jira poate fi utilizată pentru a oferi o vizualizare în timp real a cronologiei planificate față de starea reală pentru fiecare campanie. |
| O afacere IT cu mai multe grupuri de dezvoltare care nu funcționează neapărat în același mod (poate din cauza unei achiziții recente sau a unor echipe care raportează la diferite organizații) | Folosiți proiecte care conțin mai multe panouri și un flux de lucru comun, în care fiecare grup are un panou care reprezintă modul în care lucrează. Plăcile pot fi Kanban, Scrum sau un mix. | Echipele pot lucra în continuare în modul care funcționează cel mai bine pentru ei, dar munca la proiect este urmărită și raportată uniform. Acest lucru reduce presiunea asupra echipei de a-și schimba procesele exclusiv în scopuri de raportare a proiectelor sau a programelor. |
| Orice organizație care realizează sarcini programate în mod regulat, cum ar fi raportarea KPI sau acțiuni cu furnizori externi | Utilizați automatizarea Jira pentru a crea și gestiona sarcini pe baza unui program specific. Sarcinile pot rula prin fluxuri de lucru după cum este necesar pentru a se asigura că procesul este finalizat. | Toată munca este centralizată într-un singur loc, iar membrii echipei nu trebuie să se bazeze pe notele din calendar sau pe e-mailurile ulterioare pentru a menține sarcinile la program. |
Jira Workflow Management
Atunci când folosesc mai multe fluxuri de lucru pentru diferite funcții, administratorii se pot găsi dificultăți să gestioneze numeroasele scheme. Dacă un administrator ajunge cu o schemă de flux de lucru diferită pentru fiecare proiect, plăcile rezultate pot deveni aproape imposibil de întreținut. Pentru a evita acest lucru, construiți și mențineți fluxurile de lucru într-un mod intenționat. Acestea sunt primele trei recomandări ale mele pentru a face acest lucru:
1. Găsiți un teren comun
Numele de coloane diferite de pe un panou nu necesită neapărat fluxuri de lucru diferite pentru a le susține pe fiecare. Găsiți elemente comune în fluxurile de lucru, stări și tranziții ale proiectului. Un pas sau un statut „În curs” poate acoperi un pas de dezvoltare pentru IT, un pas de colectare a cerințelor pentru un birou de management de proiect și un pas de creare pentru o campanie de marketing. Dacă pot urma o stare comună și un flux de lucru, puteți reduce volumul articolelor Jira de întreținut. Acest lucru reduce, de asemenea, probabilitatea unei tranziții ratate la un anumit proiect.
2. Concentrați-vă pe Ce
Adesea, oamenii creează pași de flux de lucru pentru fiecare membru al echipei care are o acțiune, ceea ce poate produce un flux de lucru care arată ca spaghete și o tablă cu coloane prea înguste pentru a fi citite. În schimb, concentrați-vă pe tipul de sarcină, adică pe Ce, nu pe Cine sau Cum. Deci, cum gestionați un flux de lucru care are mai mulți pași de revizuire și aprobare care sunt de natură similară și au loc aproximativ în același timp, dar sunt efectuate de persoane diferite? Utilizați funcții precum funcții de buclă, funcții de postare și automatizări care permit unui articol să se găsească într-un pas al fluxului de lucru de aprobare (care poate fi folosit și pentru anumiți pași de testare într-un flux de lucru de dezvoltare), dar reprezintă totuși mai multe acțiuni, sarcini și puncte de control.
Rețineți că coloanele panoului se referă la stări, astfel încât 15 stări ar necesita fie 15 coloane, fiecare cu o singură stare, fie mai multe stări pe coloană. Dacă vizualizarea dvs. de tablă necesită într-adevăr 15 stări separate, poate fi necesar să creați un flux de lucru mai complex. Dacă vizualizarea tabelului include mai multe stări pe coloană, totuși, luați în considerare simplificarea fluxului de lucru pentru a se potrivi coloanelor.
3. Folosiți datele acolo unde este posibil
Jira este bazat pe date, așa că adesea este mai eficient să folosiți datele — mai degrabă decât un pas de flux de lucru — pentru a reprezenta starea unei sarcini. În loc să faceți tranziția unei povești de utilizator de la Cerințe la Criterii de acceptare la Revizuit, puteți reprezenta fiecare dintre acele categorii ca o stare în care fiecare sarcină se referă la un anumit câmp sau element de date.
Dacă urmați o abordare bazată pe date, puteți, de asemenea, să profitați de automatizare și să programați elemente pentru a trece prin fluxul de lucru pe măsură ce munca este finalizată și documentată, în loc să așteptați ca cineva să mute cardurile. Atributele de date precum câmpurile standard, câmpurile personalizate sau etichetele pot fi folosite pentru aceasta.
De exemplu, pentru a reduce zgomotul într-un flux de lucru amplu de dezvoltare, toate cele trei stări de cerințe ar putea rezida într-un singur pas al fluxului de lucru Cerințe. Când cerința este gata pentru Criteriile de acceptare, proprietarul sarcinii adaugă o etichetă „AC necesar” sau verifică un câmp personalizat „Gata pentru AC”, iar Jira îl va atribui automat pentru a fi testat. Acest lucru facilitează procesul în același mod ca și cu mai mulți pași, dar menține fluxul de lucru ușor. Acest lucru este important mai ales dacă aveți un flux de lucru care ar putea suporta pași concurenți sau pentru care comanda este flexibilă.
Două exemple de flux de lucru Clean Jira
Următoarele diagrame detaliază fluxuri de lucru eficiente și gestionabile compuse din stări, tranziții și rezoluții care pot fi aplicate într-o varietate de scenarii.
Un flux de lucru de aprobare generică lean poate fi utilizat pentru toate tipurile de sarcini de afaceri, cum ar fi propunerile de marketing, precum și diferite părți ale sarcinilor de dezvoltare, cum ar fi cerințele.
Un flux de lucru bun de dezvoltare poate susține mai multe plăci și poate sprijini mai multe echipe de dezvoltare care lucrează în moduri diferite. Din nou, se concentrează pe Ce, nu pe Cine. Acest singur flux de lucru poate suporta multe tipuri de consilii, organizații, faze de proiect și sarcini de afaceri. Deși poate părea complicat, acest lucru se datorează în mare măsură numărului de tranziții, care sunt necesare pentru echipele care îl folosesc pentru a gestiona elementele în mod eficient.
Provocări și soluții comune Jira
Flexibilitatea lui Jira înseamnă că trebuie să fii intenționat în modul în care configurați și mențineți fluxurile de lucru. De asemenea, trebuie să vă asigurați că nu utilizați implicit fluxurile de lucru atunci când alte abordări sunt mai potrivite. Unele probleme comune pot fi remediate urmând acești pași:
| Problemă | Pasii urmatori |
|---|---|
| Am prea multe tipuri diferite de fluxuri de lucru. | Creați un „superset” al tuturor stărilor fluxului de lucru, grupând stări similare. Creați un flux de lucru comun și convertiți-l pe fiecare în unul nou. |
| Fluxurile mele de lucru sunt complexe. | Petreceți ceva timp chestionând colegii pentru a afla cum folosesc aceștia bordul și rapoartele asociate. Este probabil să nu folosească toți pașii fluxului de lucru sau că nu este necesar să aibă pași discreți. Începeți prin a crea o versiune simplificată a unui flux de lucru complex și asigurați-vă că toate funcționalitățile relevante de raportare și proces sunt încă disponibile. |
| Articolele ajung pierdute sau în stare greșită. | Dacă aveți multe fluxuri de lucru și panouri diferite, probabil că ați întâmpinat această problemă. În primul rând, va trebui să revizuiți toate stările nemapate de pe fiecare dintre setările plăcii. Este ușor să actualizați fluxurile de lucru, dar uitați să adăugați o stare nouă la o coloană a forumului. Chiar dacă există stări pe care nu le folosești pe o placă, cel mai bine este să le ai în backlog, mai degrabă decât nemapate, astfel încât să nu pierzi vizibilitatea cardului dacă faci o modificare. În al doilea rând, simplificați fluxurile de lucru pentru a minimiza apariția cardurilor inactive sau pierdute. |
| Am nevoie de multe fluxuri de lucru pentru că facem lucrurile diferit în situații diferite. | Aruncă o privire la situațiile tale și stabilește dacă acestea se bazează pe un tip de problemă sau pe alte date. Este posibil să aveți în continuare multe fluxuri de lucru, dar acestea pot fi comune pentru tipurile de probleme sau alte entități. Apoi, simplificați modul în care le gestionați. De exemplu, puteți menține trei fluxuri de lucru pentru tipurile de probleme de activitate (sarcină simplă, sarcină cu testare/aprobare, sarcină cu implementare) și le puteți introduce în diferite scheme de flux de lucru, în loc să mențineți 18 fluxuri de lucru pentru sarcini pe proiect. |
Bazați-vă pe aceste tehnici pentru succesul fluxului de lucru
Multe organizații ar putea găsi oportunități suplimentare de a utiliza Jira, dar sunt deja supraîncărcate cu fluxurile de lucru din proiectele lor IT. Prin implementarea acestor recomandări și bune practici, puteți extinde utilizarea Jira fără a crește sarcina administrativă. Dacă aveți experiență în utilizarea Jira la alte organizații, folosiți-o ca inspirație, dar nu vă limitați gândirea la modul în care ați văzut-o folosită pentru un anumit proiect sau industrie. Nu uitați să găsiți un teren comun, să vă concentrați pe Ce și să folosiți datele acolo unde este posibil. Procedând astfel, veți asigura că utilizați toată flexibilitatea pe care Jira o are de oferit. Și odată ce toate domeniile organizației dvs. folosesc Jira în mod eficient, va fi mai ușor să discutați și să implementați KPI-uri globale, îmbunătățiri ale proceselor și alte inițiative în întreaga afacere.