Tratamentul KPI: Cum poate îmbunătăți analiza de date medicale pentru centrul medical

Furnizorii de asistență medicală din SUA ar putea reduce în mod colectiv peste 1,5 trilioane de dolari în costuri în următorii șase ani prin implementarea îmbunătățirilor de productivitate, potrivit unui raport din 2022 de la McKinsey & Co. Când vine vorba de creșterea eficienței, asistența medicală este o industrie deosebit de complicată. Există limitări naturale în reproiectarea organizațiilor din domeniul sănătății, deoarece în joc sunt vieți, nu doar profituri. Cu toate acestea, furnizorii sunt supuși unei presiuni imense pentru a optimiza productivitatea, mai ales după pandemia de COVID-19, care a perturbat furnizarea de servicii și a lăsat spitalele din SUA să se confrunte în mod colectiv cu pierderi de miliarde de dolari.

Adoptarea rapidă a dosarelor medicale electronice (EHR) în ultimul deceniu a îmbunătățit considerabil îngrijirea pacienților și eficiența operațională, dar mai sunt multe de făcut.

În calitate de fondator și CEO al companiei de consultanță în management Marion Street Capital, am lucrat cu numeroși furnizori de servicii medicale în ultimii ani pentru a îmbunătăți productivitatea și a consolida rezultatul final, fără a sacrifica calitatea îngrijirii pacienților. Echipa mea și cu mine avem o experiență profundă în dezvoltarea instrumentelor de analiză a datelor și folosim informațiile pe care le oferă pentru a dezvolta indicatori cheie de performanță (KPI) și un plan solid de gestionare a acestor valori. Folosind acest manual, am ajutat clienții să optimizeze îngrijirea pentru mii de pacienți și să economisească peste 50 de milioane de dolari.

Utilizarea analizei datelor din domeniul sănătății pentru a conduce strategia

Indicatorii KPI sunt diferiți de alte valori de afaceri, prin aceea că sunt proiectați special pentru a conduce strategia, oferind obiective de performanță, repere și informații privind luarea deciziilor. De exemplu, volumul vânzărilor este o măsură comună, dar în sine, reprezintă doar un rezultat. În schimb, KPI-urile menite să ajute la creșterea volumului vânzărilor pot include măsurători precum numărul de noi clienți potențiali și timpul de răspuns al vânzătorului.

Având în vedere presiunea financiară neîncetată asupra industriei de asistență medicală, KPI-urile sunt esențiale și pot ajuta furnizorii să-și crească valoarea serviciilor, să reducă costurile, să eficientizeze operațiunile, să optimizeze alocarea resurselor și să ofere îngrijiri de calitate superioară.

Găsirea KPI-urilor potriviți

Cheia este să alegeți cei mai productivi KPI și să proiectați un cadru care să alinieze părțile interesate, cum ar fi șefii de chirurgie și directorii financiari, din întreaga organizație. Folosim două categorii mari pentru a organiza datele unui furnizor: operaționale și financiare.

KPI-uri operaționale

Aceste valori au ca scop îmbunătățirea utilizării resurselor și a rezultatelor pacienților și pot include diverse măsurători, cum ar fi următoarele exemple pe care le-am ajutat să le dezvoltăm pentru unul dintre clienții noștri, o clinică inovatoare pentru tulburarea consumului de opioide din SUA:

• Utilizarea furnizorului, adică cât de mult din timpul fiecărui profesionist din domeniul sănătății (în număr de ore sau procent) este cheltuit pentru servicii facturabile cu pacienții
• Neprezentarea pacientului
• Întâlniri unice cu pacienți
• Abandonarea pacienților (admiteri și externari)
• Pacienți unici văzuți
• Servicii per pacient, per vizită

Titlurile știrilor tind să se concentreze pe procedurile medicale și prețurile medicamentelor atunci când vine vorba de costurile de asistență medicală, dar forța de muncă este de obicei cel mai mare factor care conduce la creșterea cheltuielilor. De aceea, furnizorii care doresc să reducă costurile ar face bine să se concentreze pe o mai bună utilizare a forței de muncă - de exemplu, colectarea de date pentru ca administratorii să poată optimiza fluxurile de pacienți și să reducă timpii de așteptare, implementând aplicații computerizate și mobile pentru a ajuta medicii să gestioneze sarcinile administrative și să crească timpul petrecut. cu pacienții și trimiterea de mementouri automate de întâlnire către pacienți pentru a reduce neprezentările și a economisi timp personalului.

KPI financiari

Cealaltă categorie de KPI-uri este financiară și multe dintre acestea sunt similare cu valorile utilizate de alte industrii, cum ar fi fluxul de numerar operațional sau marja de profit net.

Cu toate acestea, unele KPI legate de finanțare sunt unice pentru asistența medicală, cum ar fi costul medicamentelor pentru pacient pe sejur și întreaga subcategorie care se concentrează pe relația cu plătitorii, cel mai frecvent companiile de asigurări. Acestea sunt valori esențiale pentru gestionarea și îmbunătățirea fluxului de venituri al unui furnizor și includ date precum:

• Rata de respingere a revendicărilor
• Timp de procesare a cererii de asigurare
• Rata rambursării: suma în dolari plătită de asigurători

Stabilirea obiectivelor pentru îmbunătățirea KPI-urilor operaționale se poate traduce într-o îngrijire mai bună și rezultate operaționale mai bune, în timp ce procedând la fel pentru indicatorii financiari, susține rezultatul direct. Obiectivul general al selectării KPI-urilor este de a afla care ținte au cel mai mare impact, menținând în același timp personalul și conducerea aliniate la obiectivele comune. De asemenea, este esențial să ajustați KPI-urile în timp, revizuindu-le pe măsură ce condițiile se schimbă.

Înainte ca furnizorii să ajungă la acel punct, totuși, trebuie să aibă un tablou de bord eficient pentru vizualizarea și interpretarea acestor valori.

Crearea tablourilor de bord

Puterea KPI-urilor este că transformă datele în perspective. Dar pentru a gestiona aceste informații și a le traduce în eficiență, furnizorii au nevoie de o modalitate eficientă de a prezenta datele respective. De obicei, consider că cea mai eficientă și atrăgătoare cale este printr-un tablou de bord vizual.

Primul pas pe care îl facem de obicei cu un client este să ne asigurăm că înțelegem obiectivele specifice ale organizației, de exemplu, reducerea unui deficit de operare în timp ce elaborăm infrastructura tehnologică a afacerii și locul în care aceasta generează date. De asemenea, chestionăm membrii personalului din diferite funcții pentru a înțelege cum pot folosi date pentru a îmbunătăți procesul de luare a deciziilor, de exemplu, prin studierea dosarelor medicale electronice pentru a culege tendințe la nivel înalt, cum ar fi șederea medie a pacienților, fără a încălca confidențialitatea pacientului.

Odată ce stabilim ce date să urmărim, începem să construim o stivă de date, o resursă de informații pe care o vom ajuta să o gestionăm și să o rafinam pe parcurs. Primul pas este organizarea informațiilor într-o bază de date, depozit de date (o colecție de baze de date) sau lac de date (un depozit care stochează mai multe informații brute pentru modelare și analiză). Fiecare dintre acestea este un mijloc util de stocare a conținutului, dar există diferite cazuri de utilizare în care unul este mai avantajos decât celelalte.

Apoi creăm tabloul de bord folosind o platformă de business intelligence (BI) precum Tableau, Power BI sau Qlik Sense și o folosim pentru a extrage informații din baza de date sau din lacul de date a organizației.

Segmentarea informațiilor

Implementarea unei strategii KPI de succes necesită determinarea celor mai utile valori și caracteristici pentru fiecare tablou de bord, astfel încât oamenii care interacționează cu ei să poată face acest lucru în mod productiv. Diferiți factori interesați au nevoie de puncte de date diferite și vor avea KPI diferiți, așa că este important să segmentați datele pentru publicul potrivit. De exemplu, este posibil să doriți să proiectați un tablou de bord operațional pentru medici și personalul medical în timp ce mutați KPI-urile financiare într-un tablou de bord diferit pentru administratori și directori. Cunoașterea datelor va varia foarte probabil de la o organizație, așa că este important să prezentați informații și să oferiți îndrumări, să vizualizați opțiuni și filtre într-un mod care să nu copleșească oamenii.

Scopul este de a maximiza rentabilitatea investiției, dezvoltând un proces stabil și repetabil. Dar dorim, de asemenea, să maximizăm automatizarea și să minimizăm nevoia de interacțiune umană cu achiziția și actualizarea datelor.

Un studiu de caz pentru tabloul de bord

Pentru clientul nostru din clinica cu tulburări de consum de opioide, am dezvoltat trei tablouri de bord: unul pentru personalul medical, altul pentru departamentul de facturare și al treilea pentru directorii clinicii. Acest sistem și criteriile de referință pe care le măsoară au ajutat organizația să genereze un flux de numerar gratuit de 19,5 milioane de dolari în al doilea an de operațiuni – bani care au fost reinvestiți în programe sociale pentru comunitate.

Tabloul de bord cu date clinice

Acest panou extrage date direct din sistemul electronic de evidență medicală al clinicii și oferă o privire detaliată asupra performanței și operațiunilor zilnice în mai multe domenii ale afacerii. Am împărțit în continuare tabloul de bord în următoarele pagini pentru public și mai specifice:

• Rezumat: Această pagină este relevantă pentru toată lumea din clinică și arată unele dintre principalele KPI clinice: servicii facturabile furnizate, internări, externari și recensământ (numărul de pacienți unici care au vizitat clinica în acea zi).
• Utilizare: Ofițerul medical șef, COO și liderii operațiuni (cum ar fi directori sau manageri superiori) se uită la această pagină, care arată numărul de servicii și timpul petrecut pentru servicii de către fiecare clinician pe zi sau săptămână.
• Păstrarea: COO și liderii operațiuni folosesc această pagină pentru a face o scufundare profundă în admiteri și eliberări în funcție de dată, membru al personalului medical, sursa de recomandare, pacienții din program la care sunt alocați când sunt internați și multe altele.
• Neprezentări: această pagină permite directorului operațiunilor și conducerilor de operațiuni să noteze tendințe specifice, cum ar fi neprezentările la întâlniri. De exemplu, clientul nostru a văzut că pacienții care au fost în program mai puțin de 30 de zile lipsesc 20% din programări, în timp ce cei care sunt în program mai mult de 30 de zile lipsesc 10% dintre ele.
• Raportul medic-șef: medic-șef avea nevoie de un raport specific întocmit special pentru el, care să cuantifice și să ofere informații cu privire la testele antidrog pozitive și cuantificarea erorilor medicale care ar putea necesita rezolvare sau raportare rapidă.
• Personal: COO și liderii operațiuni folosesc această pagină pentru a înțelege cum să angajeze personalul clinicii pe orice tură dată. Atât retrospectiv, cât și predictiv, le informează furnizorilor despre orice lipsă sau excedent de personal din trecut și apoi utilizează acele date pentru a proiecta numărul de membri ai personalului care va fi necesar pentru a satisface cererea în anumite zile și ore în viitor. Creată ca parte a unei solicitări ad-hoc folosind procese Six Sigma și Lean, această pagină rămâne ca un raport live în tabloul de bord pentru monitorizare continuă pe măsură ce clinica crește.

Tabloul de bord pentru datele de facturare

Acest tablou de bord extrage informații din sistemul de facturare medicală și afișează o estimare a cererilor medicale pe care ne așteptăm ca clinica să le colecteze ca venit. De asemenea, afișează tendințe în rândul plătitorilor de asigurări specifici, cum ar fi cât de repede plătesc și cât de mult plătesc în raport cu așteptările noastre.

Echipa financiară utilizează estimarea creanțelor restante pentru Conturile de încasat, iar echipa de facturare folosește acest tablou de bord pentru a înțelege tendințele cererilor și pentru a identifica problemele pe care trebuie să le soluționeze. De exemplu, dacă DSO mediu al unui anumit plătitor – zile necesare procesării și plății unei cereri – trece de la 15 la 25 de zile, echipa poate folosi filtre din tabloul de bord pentru a identifica și examina anumite tipuri de revendicări care ar putea dura mai mult și poate face brainstorming. solutii.

Tabloul de bord C-suite

Acest lucru distilează datele din toate celelalte tablouri de bord într-o imagine rezumată a KPI-urilor care sunt cele mai critice pentru performanța operațională și financiară. Acest tablou de bord se leagă și de obiectivele săptămânale pe care le-am ajutat să le stabilim pentru clinică – inclusiv întâlniri cu pacienți, servicii pe pacient, internări și externari, venituri și conturi de încasat – astfel încât directorii să poată compara rezultatele reale cu previziunile.

Deoarece urmărim KPI-uri în diferite zone ale organizației de asistență medicală, fiecare poate avea un proprietar sau o parte responsabilă diferită. Folosim ceea ce numim „buclă de feedback dinamic” pentru a sprijini fluxul de informații, revizuind, interpretând și discutând în mod regulat valorile KPI în raport cu obiectivele cu părțile interesate. Acest lucru ne permite să reevaluăm în mod constant eficacitatea parametrilor și efectul pe care acestea îl au asupra operațiunilor și profitabilității organizației.

Soluții de crowdsourcing

Pe măsură ce orice organizație evoluează, apar provocări, care necesită soluții dincolo de simpla îndeplinire și depășire a standardelor. Uneori datele semnalează și existența unor probleme pentru care nu există soluții evidente. Sondajul tuturor părților implicate poate ajuta în această situație.

De exemplu, un tablou de bord pe care l-am conceput pentru un client din domeniul sănătății anul trecut a evidențiat o scădere substanțială a sesiunilor de consiliere de grup la clinica lor. Prin crowdsourcing de informații din mai multe zone ale organizației, am obținut o viziune holistică a inițiativei de consiliere de grup și am introdus corecții temporare - cum ar fi raportări mai detaliate despre consilierea de grup și promovarea sporită a serviciului de către programatori - pentru a atenua tendința descendentă și a crește sesiunile. . Iată câteva exemple din ceea ce am discutat cu diferite grupuri de personal:

• Facturi medicale: Cât de mult venituri primește clinica dintr-o sesiune de grup față de un serviciu echivalent?
• Alte cadre medicale: Cum le va afecta o concentrare sporită asupra sesiunilor de grup programele și interacțiunile cu pacienții? Personalul medical împingea pacienții să participe la ședințe individuale în loc de ședințe de grup? Și dacă da, de ce?
• Alt personal operațional: A existat feedback negativ cu privire la sesiunile de grup în sondajele pacienților care ar fi putut determina pacienții să le evite? Există și alte modificări operaționale pe care le putem folosi pentru a face sesiunile de grup mai eficiente și mai plăcute?

Ca urmare a datelor pe care le-am colectat prin intermediul acestor tablouri de bord și discuții, directorii clinicii au lansat mai multe inițiative pentru a programa mai multe sesiuni de grup și a le promova prin canalele de comunicare cu pacienții. Numărul de ședințe de grup a crescut cu 476% din octombrie 2021 până în iunie 2022, în timp ce rata de neprezentare în rândul pacienților a scăzut cu 13,2%. Această creștere a contribuit la o creștere de 58% a venitului mediu săptămânal în aceeași perioadă de timp.

Alte indicații de piață pentru sănătate

Într-un cadru de asistență medicală, rezultatele pozitive ale pacientului ar trebui să înlocuiască profitabilitatea, astfel încât faptul că KPI-urile se bazează atât de mult pe date pentru a ajuta la producerea de eficiențe poate ridica îngrijorări cu privire la potențiale conflicte. Având în vedere acest lucru, un indicator pe care îl evităm în mod special este atașarea unei compensații de stimulare a personalului la volumul de servicii furnizate pacienților, deoarece ar putea încuraja interacțiuni mai scurte și relații slabe furnizor-pacient.

Un alt mod în care am încercat să rezolvăm potențialele conflicte în timp ce ne uităm în continuare la volum este prin dezvoltarea unui KPI numit Active Census, definit ca numărul de pacienți activi înscriși într-un program de tratament la o clinică. Acest lucru încurajează clinicienii și alți membri cheie ai personalului să dezvolte practici care să conducă la pacienții să rămână în program. Acest tip de interacțiune de calitate are ca rezultat o reținere mai mare a pacienților și rezultate pentru pacient.

Luarea în considerare a mai multor KPI-uri este, de asemenea, crucială pentru a înțelege și a relata o narațiune completă. Privirea doar la o singură valoare oferă adesea o imagine inexactă. Dacă medicul șef ar examina singur utilizarea furnizorului și ar vedea că un furnizor a lucrat 30 până la 35 de ore facturabile din 40 pe săptămână pe mai multe săptămâni, în timp ce altul a lucrat 20 până la 25 de ore în fiecare dintre aceleași săptămâni, liderul ar putea concluziona că primul furnizor a fost mai productiv și merita o mărire sau un bonus mai mare. Cu toate acestea, este posibil ca cel de-al doilea clinician să fi avut o rată mai mare de neprezentare, ceea ce înseamnă că orele sale nu au fost legate de performanța la locul de muncă sau de etica în muncă.

Fiecare organizație este diferită și nu există un singur răspuns pentru a trasa calea de urmat pentru industria sănătății. Totuși, am văzut cum modificări aparent minore, cum ar fi reducerea numărului de întâlniri neprezentate, pot avea efecte în cascadă în întreaga organizație. Folosită în mod corespunzător, analiza datelor din domeniul sănătății oferă oportunități extraordinare de îmbunătățire atât a profitului, cât și a calității îngrijirii, deoarece personalul și conducerea lucrează spre obiective comune.