Vă prezentăm Float.com: o alternativă mai bună la foile de calcul

(Acesta este o postare sponsorizată.) Pe piața extrem de competitivă actuală, este vital să ne mișcăm rapid. La urma urmei, știm cu toții cum spune celebrul proverb: „Timpul este bani”. Cu cât echipa dvs. de produse se mișcă mai repede atunci când creează un produs, cu atât sunt mai mari șansele ca acesta să reușească pe piață. Dacă sunteți manager de proiect, aveți nevoie de un instrument care să vă ajute să profitați la maximum de timpul fiecărui membru al echipei.

Deși echipele creative lucrează de obicei la produse noi și inovatoare, multe încă folosesc instrumente vechi pentru a-și gestiona munca. Foile de calcul sunt unul dintre cele mai comune instrumente din cutia de instrumente a managerului de proiect. Deși acest lucru ar putea fi adecvat pentru o echipă de doi sau trei membri, pe măsură ce o echipă crește, gestionarea timpului echipei devine un loc de muncă solicitant.

Ori de câte ori managerii de proiect încearcă să-și gestioneze echipa folosind numai foi de calcul, de obicei se confruntă cu următoarele probleme:

1. Lipsa de vizibilitate

Înțelegerea a ceea ce se întâmplă cu adevărat într-un proiect necesită multă muncă. Este greu de înțeles vizual cine este ocupat și cine nu. Ca urmare, unii membri ai echipei ar putea ajunge supraîncărcați, în timp ce alții vor avea prea puțin de făcut. De asemenea, nu veți obține o defalcare clară a cât de mult timp este dedicat unei anumite activități și anumitor clienți, ceea ce este esențial nu doar în scopuri de facturare, ci și pentru a informa deciziile viitoare ale agenției dvs., cum ar fi pe cine să angajeze următorul.

2. Greu de raportat părților interesate

Cu foile de calcul ca acasă a managementului de proiect, traducerea datelor despre oameni și timp în perspective tangibile este o provocare. Vizualizarea datelor este, de asemenea, practic imposibilă cu gama limitată de funcții de creare a diagramelor pe care le oferă instrumentele de calcul. Ca rezultat, raportarea cu foi de calcul devine o sarcină care necesită timp. Cu cât mai mulți oameni și activități are un proiect, cu atât mai mult timp managerului de proiect va fi consumat prin raportare.

3. Foile de calcul gestionează sarcinile, nu oamenii

Gestionarea proiectelor cu foi de calcul individuale este un dezastru care așteaptă să se întâmple. Deși o singură foaie de calcul poate oferi o defalcare clară a unui singur proiect, nu are nicio modalitate de a indica supraîncărcarea și subîncărcarea pentru anumiți membri ai echipei din toate proiectele.

4. Lipsa unei imagini de ansamblu la nivel înalt a unui proiect

Este bine cunoscut în industrie că mulți designeri suferă de viziunea tunelului: fără imaginea de ansamblu a unui proiect în minte, concentrarea lor se îndreaptă către rezolvarea sarcinilor în curs. Dar problema vederii în tunel nu se limitează la proiectanți; există și în managementul proiectelor.

Când un manager de proiect folosește un instrument precum o foaie de calcul, este de obicei greu (sau chiar imposibil) să creezi o imagine de ansamblu la nivel înalt a unui proiect. Chiar și atunci când managerul de proiect investește mult timp în crearea acestei imagini de ansamblu, imaginea devine depășită de îndată ce direcția companiei se schimbă.

5. Riscul de informații învechite

Dezvoltarea produsului se mișcă rapid, ceea ce face ca managerii de proiect să monitorizeze continuu și să introducă toate modificările necesare în foaia de calcul. Acest lucru nu numai că consumă timp, dar nici nu este foarte distractiv - și, ca rezultat, adesea nu se termină.

Cum ne face tehnologia viața mai bună: vă prezentăm Float

Scopul tehnologiei a fost întotdeauna reducerea muncii mecanice pentru a se concentra pe inovație. Într-o agenție de creație sau de produs, scopul final este de a automatiza cât mai mult posibil din procesul de proiectare a produsului și management uman, astfel încât echipa să se poată concentra pe munca profundă a creativității și execuției.

Având în vedere acest lucru, haideți să explorăm Float, o aplicație de gestionare a resurselor pentru agențiile creative. Float face mai ușor de înțeles cine lucrează la ce, devenind o singură sursă de adevăr pentru întreaga ta echipă.

Ajutând managerii de produs să depășească provocările legate de managementul timpului și al oamenilor

Float facilitează colaborarea în echipă și face munca mai eficientă. Iată cum:

1. Visual Team Planner: vezi echipa și sarcinile dintr-o privire

Float vă permite să planificați sarcinile vizual folosind fila „Programare”. În această vizualizare, puteți aloca și actualiza sarcinile de proiect. O interfață drag-and-drop simplifică programarea echipei.

Iată un exemplu de vizualizare a programului :

Dar asta nu este tot. Puteți face mai multe:

• Prioritizează sarcinile
  Puteți face acest lucru pur și simplu mutându-le peste altele.
• Sarcini duplicate
  Pur și simplu apăsați „Shift” și trageți o sarcină selectată într-o locație nouă.

• Extindeți o sarcină
  Dacă cineva din echipa ta are nevoie de timp suplimentar pentru a finaliza o sarcină, poți prelungi timpul cu un singur clic folosind interfața vizuală.
• Împărțiți o sarcină
  Când devine evident că cineva din echipa ta are nevoie de ajutor pentru o sarcină, este ușor să împărțiți sarcina în părți și să atribuiți fiecare parte unui alt membru.

2. Raportare și statistici încorporate

Funcția de raportare și statistică încorporată a Float (rapoarte de utilizare) poate economisi managerilor de proiect ore de lucru manual la sfârșitul săptămânii, lunii sau trimestrului.

Este relativ ușor să personalizați formatul raportului. Puteți:

• Alegeți rolurile membrilor echipei (angajați, antreprenori, toți) în „Oameni”;
• Alegeți tipul de sarcini (provizoriu, confirmat, finalizat) în „Sarcina”.

Este vital să menționăm că Float vă permite să definiți diferite roluri pentru membrii echipei. De exemplu, dacă cineva lucrează cu normă parțială, puteți să definiți acest lucru în setările „Profil” și să specificați că munca sa este doar cu normă parțială. Această funcție este utilă și atunci când trebuie să calculați un buget.

Puteți trimite prin e-mail membrilor echipei orele lor individuale pentru săptămână.

3. Căutați și filtrați: toate informațiile de care aveți nevoie, la îndemâna dvs

Toate informațiile echipei tale se află într-un singur loc. Nu trebuie să utilizați foi de calcul diferite pentru proiecte diferite; pentru a adăuga un nou proiect, faceți clic pe „Proiecte” și adăugați un nou obiect.

De asemenea, puteți utiliza instrumentele de filtrare pentru a evidenția proiecte specifice. O modalitate simplă de a vedea sarcinile relevante dintr-o privire este filtrarea după etichete, lăsând doar anumite tipuri de proiecte (de exemplu, proiecte care au contractori).

4. Obțineți o imagine de ansamblu la nivel înalt a tuturor proiectelor dvs

Cu Float, veți avea întotdeauna o înregistrare a ceea ce s-a întâmplat și când. - Setați reperele în setările unui proiect și urmăriți etapele viitoare în fluxul dvs. de activități .

• Analizați un utilizator sau o echipă și revizuiți-i programul. Când vedeți că cineva este supraprogramat (roșul vă va spune asta), puteți muta alți membri ai echipei la acea activitate și îi puteți regrupa.

Puteți vizualiza în funcție de zi, săptămână sau lună, ceea ce face ușor să micșorați și să vedeți o imagine de ansamblu a proiectului dvs.

5. Reducerea riscului de informații învechite

Nu trebuie să comutați între mai multe instrumente pentru a afla tot ce trebuie să știți. Aceasta înseamnă că informațiile dvs. vor fi actualizate (este mult mai ușor să vă gestionați proiectul folosind un singur instrument, mai degrabă decât multe).

Float poate fi conectat cu ușurință la toate serviciile pe care le utilizați.

Concluzie

Dacă managementul de proiect al echipei tale lasă mult de dorit, Float este o idee simplă. Float face ușor să vedeți tot ce trebuie să știți despre proiectele echipei dvs. într-un singur loc, oferind managerilor de proiect informațiile și funcționalitățile de care au nevoie pentru a gestiona lumea rapidă a designului și dezvoltării digitale. Începeți cu Float astăzi!