Faceți ca echipele de produse distribuite să funcționeze mai eficient cu monday.com

(Acesta este un articol sponsorizat.) Modul în care lucrează echipele de produse se schimbă: industria software trece rapid la lucrul de la distanță. Numai în SUA, 43% dintre americanii angajați au petrecut cel puțin ceva timp lucrând de la distanță, iar acest număr a crescut constant în ultimii ani. Multe produse digitale de succes de pe piață astăzi au fost proiectate și dezvoltate de o echipă distribuită. Astfel de echipe nu au un birou în sensul tradițional. Fiecare alege să lucreze de unde îi place, atât geografic, cât și funcțional (într-un spațiu de coworking, cafenea, birou la domiciliu etc.).

În timp ce o echipă de produse distribuite poate părea tentantă pentru tine, crearea unui proces de proiectare eficient într-o astfel de echipă necesită mult efort. Colaborarea și comunicarea sunt două dintre cele mai importante provocări cu care se confruntă echipele distribuite. Gestionarea unei echipe distribuite necesită o înțelegere a modului în care lucrează persoanele din echipa ta, precum și un set de instrumente digitale care să facă operațiunile echipei cât mai eficiente. De aceea, investiția în instrumentele și tehnologia potrivite de la distanță este atât de esențială pentru managerii de produs.

Dacă sunteți un manager de echipă care dorește să stabilească un proces de proiectare robust pentru o echipă distribuită, atunci acest articol este pentru dvs. Veți găsi șapte dintre cele mai frecvente provocări pe care echipele de produse distribuite ar trebui să le depășească și veți afla cum le poate ajuta un instrument de management al echipei numit monday.com (fost dapulse ).

1. Construiți o înțelegere comună a obiectivelor unui proiect

Când vine vorba de organizarea unui proces de lucru într-o echipă la distanță, unul dintre obiectivele cheie este acela de a menține întreaga echipă pe aceeași pagină. Managementul trebuie să stabilească obiective și să se asigure că toți membrii echipei le înțeleg și le acceptă. Construirea înțelegerii este deosebit de importantă pentru echipele aflate la distanță, deoarece interacțiunea tinde să fie mai sporadică. Asigurați-vă că toată lumea din echipă cunoaște următoarele:

• Care sunt obiectivele generale ale proiectului? Când o echipă înțelege clar strategia de produs (ce vrea să construiască și de ce), această înțelegere motivează implicarea.

• Ce se așteaptă de la ei și cum se potrivesc în imaginea de ansamblu? Oamenii vor să-și cunoască rolul în acest proces. Chiar dacă fiecare membru al echipei va fi adânc în detalii atunci când lucrează la un proiect, înțelegerea imaginii de ansamblu îl va ajuta să se concentreze pe ceea ce este cu adevărat important.

• Ce fac alte persoane implicate în proiect? Fiecare membru al echipei ar trebui să aibă vizibilitate asupra a ceea ce lucrează ceilalți membri ai echipei.

Cu cât toată lumea știe mai multe, cu atât mai bine poate lucra în echipă.

Vizualizați Procesul de Dezvoltare a Produsului

Ajutând pe toți membrii echipei să știe ce se așteaptă de la ei și când este posibil folosind funcția monday.com numită „cronologie”. Cronologia face sarcinile mai vizuale — membrii echipei vor putea vedea când este programată fiecare sarcină, cât timp va dura și cum se potrivește în întregul proiect. Instrumentul vă permite să vedeți nu numai ce sarcini lucrează membrii echipei dvs., ci și modul în care aceste sarcini sunt distribuite în timp. Este grozav pentru când unele activități depind de altele (de exemplu, dezvoltatorii așteaptă machete de la designeri).

2. Gestionați volumul de muncă al echipei

După cum vă va spune oricine care a lucrat vreodată într-o echipă de la distanță, lucrul la distanță este destul de diferit de lucrul față în față. Mulți manageri de proiect le este greu să gestioneze volumul de muncă al echipei.

Majoritatea echipelor de produse folosesc software de urmărire a proiectelor pentru a-și planifica și estima munca. De obicei, o echipă va pregăti toată munca într-o listă de sarcini, în care fiecare sarcină are o descriere text și o estimare a timpului. Cel mai mare dezavantaj al acestei abordări este că nu este foarte reprezentativă. De exemplu, panourile Kanban, folosite astăzi de multe echipe de produse, nu sunt foarte reprezentative - este aproape imposibil dintr-o privire asupra plăcii să înțelegeți ordinea în care trebuie finalizate sarcinile, mai ales când au dependențe.

Urmărește tot ceea ce lucrează echipa ta

Costul de interacțiune (adică efortul cognitiv sau fizic necesar pentru a finaliza o acțiune) joacă un rol vital în experiența utilizatorului unui produs. Cu cât este nevoie de mai mult efort pentru a finaliza o operațiune, cu atât interfața devine mai puțin utilizabilă pentru utilizatorul final. Dacă managerul de proiect trebuie să treacă la diferite produse pentru a vedea progresul echipei, aceasta va crea frecări inutile și va împiedica echipa să lucreze eficient.

monday.com adună și afișează datele de progres într-un mod logic și ușor de înțeles. Instrumentul are o caracteristică numită tablă. Tabloul este locul în care toți membrii echipei pot urmări tot ceea ce lucrează echipa. Principalul avantaj al tablei este că le permite managerilor de produs să monitorizeze progresul echipei în timp real și să vadă instantaneu cine lucrează la ce și să vadă unde stau lucrurile.

Comunicați starea curentă

Fiecare echipă are nevoie de un mecanism care să facă ușor de înțeles ce se întâmplă dintr-o privire.

O modalitate de a rezolva această problemă este utilizarea codurilor de culori pentru diferite elemente. Codarea culorilor accelerează căutarea vizuală, deoarece permite utilizatorilor să filtreze rapid un anumit obiect (sau obiecte) cunoscând culoarea asociată acestuia. monday.com folosește coduri de culori pentru a indica starea curentă a unei sarcini. De exemplu, este ușor să vezi unde s-au blocat lucrurile doar privind pe tablă și găsind toate sarcinile colorate în roșu.

Creați, modificați și atribuiți sarcini în câteva clicuri

Adăugarea de sarcini într-un instrument de management de proiect nu sună foarte interesant. În general, cu cât este nevoie de mai mult timp, cu atât managerul de produs va fi mai puțin fericit.

monday.com simplifică procesul de introducere a datelor. Managerii pot adăuga rapid rânduri la tablă - monday.com le numește impulsuri. Pulsurile pot fi sarcini, proiecte, misiuni, articole de făcut etc. Crearea unui puls necesită doar câteva clicuri.

După ce creați un puls, pur și simplu atribuiți-l unui membru al echipei.

Adaptați platforma la nevoile dvs

Nu există un proces de proiectare universal. Fiecare proiect este diferit și necesită propriul său proces de proiectare. Un instrument de management al produsului ar trebui să fie foarte adaptabil la schimbare; echipa de produs ar trebui să poată personaliza procesul în funcție de nevoile lor, fără a fi nevoită să depună mult efort în personalizare.

monday.com este extrem de personalizabil și permite utilizatorului să configureze aproape orice opțiune. Puteți personaliza monday.com pentru a gestiona orice flux de lucru sau proces, pentru a aborda orice provocare și pentru a gestiona practic orice.

Când vine vorba de crearea unei table, nu trebuie să începeți de la zero. O multitudine de șabloane vă permit să începeți rapid. De exemplu, șablonul „Sarcini de echipă” ar fi foarte util pentru echipele de produse.

După ce ați selectat un șablon pentru nevoile dvs., îl puteți personaliza prin manipularea diferitelor secțiuni. Echipele de produse trebuie adesea să combine sarcinile în grupuri, în care fiecare grup reprezintă o etapă (de exemplu, „Versiunea 1”, „Versiunea 2”, etc.). A face acest lucru pe monday.com este relativ simplu. În calitate de proprietar de panou, puteți avea câte grupuri doriți.

Dar nu se oprește aici. Puteți folosi funcția de listă de verificare pentru a defalca sarcinile și mai mult. De exemplu, fiecare sarcină poate fi împărțită în pași mai mici de făcut. Această caracteristică este la îndemână atunci când trebuie efectuate câteva activități înainte ca sarcina să poată fi finalizată - de exemplu, dacă specificația unui produs trebuie să fie aprobată de câțiva designeri înainte de a putea fi predată echipei de dezvoltare. Lista de verificare se află într-un puls, în secțiunea „Actualizări”, și poate ajuta la crearea unei structuri pentru fiecare puls.

Planificați vizual volumul de lucru al echipei

Designerii, dezvoltatorii și managerii lucrează adesea cu intervale de timp comprimate și proiecte simultane. O echipă trebuie să fie capabilă să răspundă rapid la feedback-ul cu privire la produsul său din partea părților interesate și a utilizatorilor. În urma ciclului de construire-măsurare-învățare, o echipă de produs ar trebui să fie cu adevărat flexibilă; ar trebui să fie gata să implementeze feedback din sesiunile de testare și să ajusteze procesul de proiectare în funcție de noile informații. Același nivel de flexibilitate ar trebui să fie în toate produsele pe care le folosește echipa.

Folosind cronologia monday.com , este posibil să faceți corecții și să îmbunătățiți eficiența echipei. Editorul vizual facilitează procesul de gestionare a sarcinilor. Managerul de produs poate vedea unde se află fiecare proiect în fiecare punct și poate vedea și se poate concentra asupra zonelor de luptă, rapid și eficient.

Cronologia face posibilă vizualizarea capacității fiecărui membru al echipei într-o anumită perioadă de timp (să zicem, în următoarele câteva săptămâni), văzând unde au loc să își asume mai multă muncă și unde trebuie să delege sarcini altora.

3. Creați comunicații interne eficiente

Comunicarea joacă un rol critic în procesul de proiectare. Când vine vorba de design de produs, este esențial ca toți membrii echipei să fie pe aceeași pagină. Spre deosebire de echipele colocate, o echipă distribuită nu va avea ocazia să organizeze întâlniri normale față în față. Când elimini interacțiunea față în față, nu te poți aștepta ca lucrurile să funcționeze la fel. Tiparele de comunicare prost stabilite pot face ca unii membri ai echipei să simtă că lucrează în vid.

Instrumentele contează mai mult în lucrul la distanță, deoarece ele reprezintă fundamentul comunicării. Scopul este să ne asigurăm că toți membrii echipei se simt conectați.

Centralizați toată comunicarea

În lumea de astăzi, comunicăm cu o varietate de instrumente: de la e-mail tradițional la mesagerie online, cum ar fi Skype, WhatsApp, Slack și Facebook Messenger. Trecerea de la un instrument de gestionare a sarcinilor la un alt instrument de comunicare poate fi stresant. Mai rău, unele informații se pot pierde în timpul tranziției (de exemplu, o căsuță de e-mail se poate umple până la punctul în care un membru al echipei poate trece cu vederea un e-mail critic).

Echipele de produse pot folosi monday.com ca o singură platformă de comunicare pentru locul lor de muncă. Și ar fi o soluție mult mai bună pentru că permite comunicarea în contextul fiecărei sarcini. Cu monday.com , nu mai trebuie să utilizați e-mailul pentru comunicarea internă. Când un membru al echipei face clic pe un puls de pe orice panou, se deschide o casetă în dreapta ecranului, afișând „actualizările”. Pur și simplu menționați numele de utilizator al unei persoane ("@johndoe") și trimiteți mesajul dvs. Lucrul grozav este că firul de chat rămâne cu această sarcină, așa că găsirea unei conversații după un timp este relativ ușor.

Reduceți numărul de întâlniri și optimizați întâlnirile necesare

Întâlnirile sunt o parte esențială a procesului de comunicare. Când vine vorba de revizuirea planurilor și de brainstorming asupra deciziilor de proiectare, nu există niciun substitut pentru o întâlnire. Dar pentru o echipă distribuită, numărul de ore potențiale disponibile pentru întâlniri în timp real poate fi limitat, așa că este esențial să folosiți cât mai bine timpul. O echipă distribuită ar trebui să încerce continuu să-și reducă numărul de întâlniri și să maximizeze eficiența timpului pe care membrii echipei îl au împreună.

Luați ca exemplu o întâlnire săptămânală de lansare. Această întâlnire are loc luni, iar membrii echipei se reunesc pentru a discuta planurile pentru săptămână. Pentru multe echipe, astfel de întâlniri sunt rareori productive. Destul de des, informațiile partajate într-o ședință de lansare săptămânală devin depășite la scurt timp după întâlnire, iar membrii echipei trebuie să rearanjeze prioritățile sarcinilor.

monday.com economisește echipei mult timp în întâlniri. În loc să discute despre planul săptămânii, managerul de produs poate împărți sarcinile complexe în obiective săptămânale realizabile. Acest lucru îi va ajuta pe membrii echipei să planifice săptămâna în funcție de ceea ce au nevoie pentru a face.

Împărtășiți resurse valoroase cu întreaga echipă, nu cu membrii individuali

Imaginați-vă că ați găsit o resursă cu adevărat valoroasă și doriți să o împărtășiți colegilor. Tu tweet despre asta și trimite un link către un chat de grup. Primești feedback de genul „Resurse grozave! Mulțumiri!" de la unele persoane din chat. La scurt timp după aceea, cei mai mulți dintre colegii tăi uită de resursă, mai ales dacă nu o pot folosi în munca pe care o desfășoară acum. Trist, nu? Putem face mai bine.

În loc să trimiteți un link către un chat de grup, partajați toate resursele pe care le găsiți pe un panou separat. monday.com are un șablon numit „Design Inspiration & Resources”. Lucrul grozav al acestei abordări este că va fi mult mai ușor pentru membrii echipei să găsească o anumită resursă atunci când au nevoie de ea.

Organizați o mai bună planificare și sesiuni de brainstorming

Prioritizarea sarcinilor este o activitate tipică în managementul agil al proiectelor. Membrii echipei se reunesc, discută sarcini și votează ce să implementeze în următorul sprint.

monday.com include votul. Membrii echipei pot folosi coloana de vot atunci când doresc să decidă ceva împreună ca o echipă. Pur și simplu adăugați o coloană de vot la un forum, iar membrii echipei își vor putea vota cu un singur clic.

Notificați membrii echipei în timp real

Frica de a lipsi (FOMO) este o problemă comună în echipele distribuite. Când lucrează de la distanță, membrii echipei s-ar putea să se teamă să rateze o informație importantă. Drept urmare, ei petrec mult timp în instrumentele de comunicare, verificând corespondența și mesageria. Acest lucru poate deveni cu adevărat distragător. Membrii echipei ar trebui să petreacă mai puțin timp în instrumentele de comunicare și mai mult timp în instrumentele pe care le folosesc pentru proiectare (instrumente pentru prototipare și dezvoltare). Este prea ușor să pierzi ziua citind mesaje și răspunzând.

Un instrument de comunicare ar trebui să servească informații vitale exact atunci când membrii echipei au nevoie de ele; ar trebui să aibă un mecanism eficient de notificare. monday.com informează utilizatorii prin desktop și mobil în timp real. Platforma are o aplicație pentru iOS și Android. Aplicația permite membrilor echipei să rămână conectați pe telefon sau tabletă și să răspundă rapid de oriunde. De asemenea, este posibil să personalizați regulile de notificare. De exemplu, puteți gestiona ce activitate declanșează un e-mail.

Creați un program de lucru pentru echipa dvs

Dacă echipa ta este distribuită pe tot globul și trebuie să aranjezi o întâlnire, trebuie să fii sigur că nu se va întâmpla la ore incomode (cum ar fi în miezul nopții). Ar fi grozav să vedem orele de lucru ale membrilor echipei.

Tabloul de program de lucru este piatra de temelie a operațiunilor dvs. de afaceri. Membrii echipei din fiecare fus orar se pot angaja la orele care funcționează pentru ei. Acest lucru îi ajută pe managerii de produs să programeze întâlniri la momente care funcționează pentru toată lumea.

4. Implicați utilizatorii în procesul de proiectare

Cele mai multe produse de succes comercial au fost create cu un accent puternic pe publicul țintă. Designerii știu că, dacă doresc să lanseze un produs de succes, trebuie să introducă utilizatorii reali în procesul de proiectare. Implicarea utilizatorilor este cea mai eficientă și influentă în primele etape ale dezvoltării produsului, deoarece costul efectuării modificărilor crește pe măsură ce sistemul se dezvoltă. În general, cu cât creați mai devreme o buclă puternică de feedback, cu atât produsul final va fi mai bun.

Partajați modele cu utilizatorii și adunați un feedback valoros

Feedback-ul pe care o echipă de produs îl primește de la utilizatori este extrem de valoros. Poate valida faptul că echipa de proiectare se mișcă în direcția corectă.

Pe monday.com , utilizatorii pot crea un panou și pot alege cui să îl distribuie. De exemplu, dacă lucrați cu un client, puteți configura un panou pentru proiectul său și îl puteți invita să lucreze ca invitat. Placa ar putea include funcții cheie la care doriți să lucrați. De îndată ce partajați forumul, clientul va primi o notificare și apoi va putea deschide panoul, va revizui planul și va solicita modificări.

5. Găsiți cu ușurință toate informațiile necesare

Documentarea este o altă provocare. Echipele distribuite nu au un spațiu partajat fizic în care să poată partaja documentația produsului. Informațiile pot fi stocate în mai multe locuri diferite: e-mail, unități cloud, computere locale etc. Ar putea duce la ca membrii echipei să piardă o informație importantă și să nu fie conștienți de aceasta. Acest lucru duce la cunoștințe fragmentate.

Centralizați toate documentele

A avea toate documentele într-un singur loc este esențială pentru succes. monday.com sincronizează toate informațiile într-un singur hub accesibil. Toți membrii echipei pot stoca toate discuțiile relevante într-o bază de date care poate fi căutată. Platforma oferă o opțiune de a încărca diferite tipuri de fișiere prin simpla glisare și plasare. Data viitoare când un designer trebuie să partajeze specificațiile unui produs, tot ce trebuie să facă este să încarce un fișier pe platformă.

Căutați Orice Și Totul

Oricine a lucrat vreodată cu o bază de cunoștințe vă va spune cât de critică este funcționalitatea de căutare. Fără o căutare adecvată, șansa de a găsi informații scade semnificativ.

monday.com vă permite să găsiți rapid orice la care a lucrat echipa dvs., inclusiv imagini, actualizări, proiecte și sarcini. Munca ta devine o bază bogată de cunoștințe.

De exemplu, când trebuie să găsiți cea mai recentă versiune a specificației unui produs, tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe caseta de căutare, să selectați fila „Fișiere” și să introduceți numele proiectului ca interogare de căutare.

6. Faceți din Instrumentul de colaborare o parte firească a echipei

Platforma pe care o alegeți pentru managementul echipei ar trebui să pară ca a doua natură. Tehnologia ar trebui să funcționeze pentru tine și echipa ta, nu invers.

Minimizați timpul necesar pentru a învăța un instrument

Când introduceți un nou instrument în procesul de proiectare, un obiectiv ar trebui să fie acela de a avea acordul total de a lucra folosind acest instrument. Acest acord nu este întotdeauna ușor de ajuns, deoarece membrii echipei sunt de obicei sceptici cu privire la următorul „instrument magic care le va rezolva toate problemele”. Mai rău este că trebuie să petreacă mai mult timp învățând cum să-l folosească. Nimeni nu vrea să învețe software nou.

Unul dintre cele mai semnificative avantaje ale monday.com este intuitivitatea sa. Indiferent dacă ați mai folosit o aplicație similară, monday.com poate fi preluat fără instruire. Membrii echipei vor putea înțelege cum să folosească instrumentul fără pregătire.

Scalabil

Când companiile selectează un instrument de colaborare, adesea îl consideră o investiție. Ei vor un instrument care să se extindă cu afacerea.

monday.com este potrivit pentru echipe de orice dimensiune, de la doi freelanceri care lucrează împreună până la mii de colaboratori pe tot globul. Instrumentul se adaptează cu tine, de la simplitate la complexitate, cu ușurință totală. De asemenea, pe măsură ce afacerea dvs. se extinde, monday.com face ușor să treceți la o versiune premium (Standard, Pro sau Enterprise) și să obțineți mai multe dintre funcțiile premium ale platformei.

Integrați platforma cu instrumentele existente

Un instrument de management al sarcinilor este esențial pentru orice echipă care speră la rezultate bune. Dar setul de instrumente al echipei trebuie să sprijine și procesul de proiectare (pentru prototipare și dezvoltare) și colecția de artefacte de design (de exemplu, pe Google Drive sau Dropbox). Este esențial ca instrumentul de management al echipei să se integreze perfect cu alte instrumente pe care le folosește echipa.

Când vine vorba de integrare, monday.com face mult pentru a face parte din ecosistemul software stabilit. Se poate conecta la Dropbox, Zapier, Google Drive și alte instrumente de partajare. În calitate de membru al echipei, puteți atașa un fișier model la actualizările dvs., partajându-l în contextul sarcinilor la care se referă.

monday.com vine, de asemenea, cu o arhitectură API deschisă, care le permite dezvoltatorilor să-și construiască propriile integrări.

7. Mențineți echipa motivată

Este extrem de important să ai atmosfera potrivită. Liderii de echipă nu trebuie doar să fie în ton cu fiecare persoană din echipă, ci ar trebui să caute continuu modalități de a crește implicarea.

Sărbătorește succesele cu membrii echipei

Este firesc ca oamenii să caute recunoaștere. Nevoia de aprobare socială ne determină să căutăm confirmarea de la oameni pe care îi cunoaștem (părinți, prieteni, colegi). Când cineva recunoaște rezultatele noastre spunând ceva la fel de simplu precum „O treabă grozavă!”, ne simțim motivați să lucrăm pentru atingerea obiectivelor noastre. Este esențial ca jucătorii echipei să fie recunoscuți, mai ales atunci când lucrează de la distanță.

monday.com are câteva caracteristici care ajută la crearea unui sentiment de recunoaștere. Prima este funcția de degetul mare în sus, care este practic o reacție pozitivă la o activitate. Majoritatea oamenilor sunt familiarizați cu acest lucru din rețelele sociale. Oamenii sunt obișnuiți să măsoare efectul unei postări după numărul de aprecieri pe care le primesc. monday.com îți permite să dai un degetul în sus muncii colegilor tăi.

O altă caracteristică plăcută sunt GIF-urile animate. Puteți anima comentariile cu GIF-uri. monday.com vă permite să alegeți dintre mii de GIF-uri atunci când răspundeți colegilor de echipă, ceea ce va adăuga un pic de personalitate comentariilor dvs.

Nu în ultimul rând, monday.com are o funcție confetti. De îndată ce un designer își finalizează ultima sarcină „în curs” pe o tablă, va vedea un efect de confetti animat. Acest detaliu subtil adaugă un pic de încântare și îi motivează pe membrii echipei să aibă o tablă ecologică.

Concluzie

Stabilirea unui proces eficient într-o echipă distribuită este dificilă. Ceea ce funcționează pentru o echipă colocată nu va funcționa neapărat pentru o echipă distribuită, iar ceea ce funcționează pentru o echipă distribuită nu va funcționa neapărat pentru alta.

Construiți o cultură de lucru prietenoasă la distanță, concentrându-vă pe următoarele priorități:

• Prioritizează transparența.
  Păstrați informațiile importante accesibile tuturor.

• Rămâneți la curent cu activitatea echipei.
  Înțelegeți dintr-o privire ce face fiecare membru al echipei dumneavoastră și unde se află echipa în proces.

• Construiți un sistem de comunicare eficient.
  Fundamentul echipelor distribuite este comunicarea. Creați un sistem sănătos de întâlniri și obiceiuri pentru a menține oamenii să comunice.

• Coborâți bariera de intrare.
  Alegeți un instrument de colaborare în echipă care va fi cel mai puțin dureros pentru toată lumea. Ar trebui să fie un punct de referință care să reunească totul.