Ghidul tău pentru o comunicare eficientă la locul de muncă

Comunicarea eficientă este necesară indiferent unde vă aflați sau cu cine ați putea vorbi.

La locul de muncă, totuși, abilitățile de comunicare sunt poate singura trăsătură personală care poate determina succesul carierei tale. De fapt, lipsa unei comunicări eficiente poate perturba alți factori precum eficiența, obiectivele precum și moralul unei companii.

Termenul „bune abilități de comunicare” a fost atât de folosit în exces, încât oamenii au devenit nesiguri cu privire la semnificația lui. Bune abilități de comunicare indică capacitatea de a înțelege instrucțiunile și de a transmite informații într-un mod simplu, dar fără ambiguități. Este una dintre cele mai de bază, dar esențiale abilități pe care le poți poseda ca angajat. De fapt, abilitățile de comunicare sunt unul dintre primele lucruri pe care intervievatorii le judecă la un candidat.

Elemente de comunicare eficientă

De multe ori oamenii uită că abilitățile bune de comunicare reprezintă mai mult decât „a putea vorbi bine”. Sigur, competența lingvistică este esențială pentru a comunica eficient. Dar există multe alte elemente pentru comunicarea eficientă.

Ascultare activa

Comunicarea este un drum cu două sensuri. De aceea, ascultarea este la fel de importantă, dacă nu mai mult, ca și vorbirea. La locul de muncă, trebuie să asculți persoana din fața ta pentru a-i înțelege procesul de gândire. Fără ascultare activă, ați putea spune ceva care nu face obiectul subiectului, ceea ce duce la o comunicare greșită. Una dintre cele mai bune modalități de a exersa ascultarea activă este prin a pune întrebări. De asemenea, puteți reformula ceea ce au spus ei și le puteți repeta. Acest lucru îi va asigura pe cealaltă persoană că ați înțeles ce a încercat să comunice.

Răbdare

Te vei întâlni cu un grup divers de oameni la locul tău de muncă. În timpul unei conversații, poate fi frustrant și copleșitor când pare că nu poți să-ți înțelegi punctul de vedere. Prin urmare, este important să exersați să aveți răbdare nu numai cu ceilalți, ci și cu voi înșivă. Nu te poți aștepta ca toți cei pe care îi întâlnești să te înțeleagă din prima. Fă-ți timp și fă-i să înțeleagă. Acest lucru este crucial în special dacă vă aflați într-o poziție de conducere, cum ar fi un manager sau un lider de echipă. Trebuie să ai răbdare cu echipa ta, astfel încât ea să se simtă încrezătoare și să poată comunica mai deschis cu tine. Comunicarea deschisă este esențială pentru lucrul în echipă.

Claritate și coeziune

Înainte de a iniția orice conversație la locul de muncă, asigurați-vă că aveți un scop în spatele acesteia. Păstrați în cap o notă despre ceea ce încercați să obțineți din această comunicare. Creați o schiță a punctelor pe care doriți să le furnizați. Pentru că, pe cât de important este să transmiteți mesajul corect, este, de asemenea, important să faceți acest lucru în mod clar și coeziv. Lipsa de claritate va duce doar la confuzie și eroare, ceea ce va duce în cele din urmă la întârzieri și la luarea proastă a deciziilor. Indiferent dacă vorbiți cu un coleg, un senior sau un subordonat, amintiți-vă să păstrați conversația clară și la obiect. Claritatea va duce la ca lucrurile să fie făcute în timp util.

Empatie

Lucrul ca parte a unei echipe înseamnă că va trebui să fii deschis și la ideile altor oameni. Deci, indiferent dacă sunteți sau nu de acord cu ei, trebuie să găsiți în voi înșivă să fiți deschis la ideile și opiniile lor. Chiar și atunci când nu ești de acord cu cineva, trebuie să îi respecți părerea. Da, este mai ușor de spus decât de făcut. Dar trebuie să empatizezi cu persoana respectivă, să te pui în pielea ei pentru a înțelege de ce ar fi putut acționa într-un anumit fel. Mai mult, poți oricând să pui întrebări pentru a înțelege mai bine situația lor.

Atitudine pozitiva

Cu toții avem zile proaste sau zile în care ne simțim sub vreme. Deși este în regulă să-ți acorzi ceva timp pentru a reveni la ritm, nu purta acea energie la lucru. Nu-l lăsa să afecteze modul în care ai de-a face cu oamenii la locul de muncă. Încercați să mențineți o atitudine pozitivă la locul de muncă, indiferent de ceea ce s-ar putea întâmpla în viața personală. Pe de altă parte, dacă aveți probleme cu oamenii de la serviciu, discutați! Luați legătura cu acești oameni și găsiți o modalitate de a trece peste asta și de a vă depăși necazurile. Orice ai face, amintiți-vă să abordați situația. Pentru că dacă alegi să-l suprimi, provocările tale vor crește, până la punctul de a te împovăra și, prin urmare, de a înrăutăți lucrurile.

Tonul vocii

Tonul vocii este un element crucial în procesul de comunicare. Poate stabili întreaga stare de spirit a conversației. De exemplu, dacă începeți conversația într-un mod iritat sau agresiv, este foarte probabil ca persoana cu care vorbiți să răspundă în mod similar. Tonul vocii include emoțiile pe care le încorporezi, precum și volumul pe care îl folosești. O propoziție poate avea mai multe semnificații în funcție de tonul tău, precum și de cuvintele pe care ai ales să le subliniezi. În plus, tonul vocii nu este aplicabil numai conversațiilor cu colegii, ci și aplicabil pentru joburile cu clienții. Mai ales dacă nu doriți să înrăutățiți situațiile cu un client deja furios, trebuie să vorbiți cu el calm.

Onestitate și deschidere

O bună comunicare necesită ca oamenii să fie sinceri și deschiși unul cu celălalt. Încearcă să ai mintea deschisă când vorbești cu cineva. Angajați-vă să înțelegeți punctul lor de vedere înainte de a sări la o concluzie sau de a le întoarce, ducând la o ceartă fără sens. Încercați să negociați și să ajungeți la o cale de mijloc. Abordarea fiecărei conversații cu o minte deschisă va avea ca rezultat rezultate mai reușite. Mai mult, fii mereu sincer. Dacă aveți probleme cu ceva la locul de muncă, abordați un HR sau managerul dvs. Subliniază lucrurile care te-ar putea deranja. Dacă intrați cu o abordare sinceră, ei o vor simți și se vor răsfăța cu adevărat în conversație.

Cum să implementați o comunicare eficientă la locul de muncă

În calitate de angajator, este important să depuneți eforturi pentru a implementa o comunicare eficientă la locul de muncă. La urma urmei, comunicarea eficientă duce la un spațiu de lucru productiv. Dar atunci când ai de-a face cu atât de mulți oameni simultan, poate fi ușor copleșitor. Acest lucru se datorează faptului că toate diferă în ceea ce privește personalitățile, procesele de gândire, capacitatea de înțelegere, etica muncii și așa mai departe.

Iată câteva modalități cu ajutorul cărora puteți implementa o comunicare eficientă între angajații dvs.:

Programe de formare a angajaților

După cum am menționat mai devreme, fiecare angajat este diferit. Nu este necesar ca toată lumea să fie socială sau să aibă abilități interactive. Uneori trebuie să-l scoți din oameni. O modalitate excelentă de a face acest lucru este prin organizarea de programe de formare a angajaților la locul de muncă. Aceste programe îi pot ghida pe oameni să se relaxeze unul în fața celuilalt și să fie mai confortabil în socializare. Angajații pot afla cât de eficientă comunicarea le poate crește nivelul de productivitate. Programul dvs. poate consta din subiecte precum abilitățile de ascultare, elementele fundamentale ale comunicării, comunicarea online etc.

Da un exemplu

Una dintre cele mai bune modalități de a aduce angajații la bord cu o comunicare eficientă este oferirea unui exemplu. Modelarea unei comunicări bune și eficiente în fața angajaților dvs. poate fi o modalitate excelentă de a încuraja învățarea socială. Acest lucru este aplicabil în special întreprinderilor mai mici și companiilor în care natura și atitudinea unui angajator pot avea un impact major asupra mentalității angajatului. Majoritatea muncii lor implică comunicarea față în față unul cu celălalt în fiecare zi.

Prin urmare, dacă angajatorul dă un exemplu bun, angajații vor urma. Angajații își vor modela comportamentul după exemplul dat de șeful lor. Pe de altă parte, dacă lucrați într-o companie mare – puteți asocia noi angajați cu vechii angajați care practică deja o comunicare eficientă.

Supraveghetori

O altă modalitate eficientă de a implementa abilități de comunicare eficiente la locul de muncă este de a pune angajații cu abilități de comunicare eficiente în roluri de supraveghere sau de conducere. Fiind un lider de echipă sau un supervizor, acești angajați pot transfera aceste abilități colegilor lor de serviciu. Ca urmare, echipele sau grupurile de care vor fi responsabili vor urma. Mai mult, atunci când angajații vor vedea că oamenii sunt promovați la niveluri de supervizare, nu numai că va pune ștacheta potrivită pentru fiecare angajat, ci și îi va motiva să lucreze mai mult la abilitățile lor.

Evaluări de performanță

Evaluările performanței sunt o sursă excelentă de motivație pentru angajați. O politică pe care angajatorii o pot implementa este prin includerea abilităților de comunicare și a eficienței în rapoartele sau evaluările lor de performanță. În acest fel, angajații vor fi motivați să își lucreze abilitățile de comunicare și să-și atingă obiectivele. De asemenea, puteți stabili obiective pentru angajați și le puteți oferi stimulente pentru a atinge aceste obiective. Puteți oferi recompense sau puteți configura un program de recompense pentru angajații care își ating obiectivele de comunicare.

Exerciții de team building

Exercițiile de team building sunt o modalitate excelentă de a-i determina pe oameni să se leagă și să se cunoască. Și cu cât există o legătură mai bună între angajați, cu atât vor ajunge mai bine să comunice între ei. Angajați-vă echipele și angajații în activități care îi vor determina să lucreze coeziv pentru a-și consolida comunicarea între ei.

Simplificați canalele de comunicare

Majoritatea companiilor se angajează în canale și lanțuri de comunicare stricte care îngreunează un flux liber de comunicare în cadrul organizației. Monitorizarea constantă a canalelor lor de comunicare, cum ar fi e-mailurile, mesajele instantanee, canalele slăbite etc. nu va face decât să aducă stres inutil angajaților tăi. Creați canale de angajare care sunt mai ușor de parcurs și care nu copleșesc angajații. Faceți conducerea superioară mai deschisă și mai accesibilă pentru subordonați. Atunci când canalele de comunicare sunt mai simple, angajații se vor angaja în comunicare mai des, ceea ce va duce la îmbunătățirea abilităților lor de comunicare.

Conduceți sesiuni unu-la-unu

S-a dovedit eficient că angajații au mai multe șanse să vorbească și să comunice atunci când li se vorbește personal. În calitate de manager, trebuie să desfășurați sesiuni frecvente unu-la-unu cu angajatorii dvs. Fie că este vorba de un nou angajat care se alătură ca un nou proaspăt sau de asociatul care a lucrat la compania dumneavoastră în ultimii 4 ani. Fă-ți timp pentru toată lumea. Păstrează-ți comportamentul calm și echilibrat pe tot parcursul sesiunii. Menține contactul natural cu ochii și fă-i să se simtă confortabil.

Implementați un sistem de feedback

Comunicarea într-un singur mod poate merge doar atât de departe. Trimiterea de mesaje, e-mailuri, buletine informative etc. - trimit doar o parte a mesajului. Implementați un sistem de feedback în sistemul companiei dvs. Încurajați angajații să participe și să trimită feedback, încurajați-i să pună întrebări. Acest lucru nu numai că îi va face să se simtă auziți, dar le va permite și să comunice mai bine cu conducerea. Acest lucru se poate face cu ajutorul formularelor online sau în timpul întâlnirilor de personal. Această metodă este, de asemenea, excelentă pentru a primi unele îmbunătățiri și idei autentice care pot fi luate în considerare.

Indiferent de domeniul în care lucrăm, toți avem stiluri și moduri diferite de a comunica. Angajații își petrec o mare parte din zile lucrând la birou. Ajutându-i să rămână conectați cu misiunea și viziunea organizației este o modalitate de a îmbunătăți implicarea angajaților. Cu cât canalele de comunicare la locul de muncă sunt mai deschise și mai eficiente, cu atât putem gestiona mai bine zvonurile și lipsa de încredere care apar atunci când angajații simt că nu sunt auziți sau ținuți la curent.