Managementul activelor digitale: un ghid complet

Sursa imagine: Pexels.com

Managementul activelor digitale prezintă o soluție software și de sistem care permite companiilor să stocheze, să organizeze, să gestioneze, să recupereze și să distribuie activele digitale ale unei organizații. Poate vă întrebați ce este managementul activelor digitale. Ei bine, managementul activelor digitale se referă la un proces de afaceri și o tehnologie de management al informațiilor.

Ce sunt activele digitale?

Activele digitale se referă la orice formă de conținut care poate fi stocată electronic, permițându-vă să creați, să publicați, să gestionați și să partajați cu oricine din interiorul și din afara organizației dvs. Mediul digital în schimbare rapidă de astăzi înseamnă că nu există limită pentru ceea ce cuprinde activele digitale.

Fișierele precum videoclipurile, fotografiile, documentele, videoclipurile și alte conținuturi media sunt considerate active. Practic, fiecare departament se angajează în active digitale care alimentează creșterea și succesul organizației dvs. Interesant este că o platformă de gestionare a activelor digitale permite membrilor echipei din cadrul organizației dvs. să caute, să colaboreze și să partajeze active în mod eficient.

Care sunt beneficiile managementului activelor digitale?

Transformarea digitală eficientă necesită organizațiilor să gestioneze fiecare fișier digital din ecosistemul lor media. Cu cât afacerea dvs. crește mai mare, cu atât biblioteca dvs. de active digitale este mai mare.

Există nenumărate beneficii asociate cu gestionarea activelor digitale pentru organizația dvs.

1. Acces rapid și ușor la fișiere

Toți cei care doresc să înțeleagă gestionarea activelor digitale se pot referi la petrecerea prea mult timp pe un singur fișier.

Majoritatea soluțiilor de gestionare a activelor digitale sunt bazate pe cloud și, prin urmare, permit tuturor accesul 24/7 la activele digitale de oriunde, atâta timp cât au o conexiune la internet. Software-ul permite companiilor să-și stocheze tot conținutul digital într-o singură locație centralizată. În acest fel, acționarii interni și externi pot găsi mai rapid ceea ce au nevoie.

În mod similar, acele companii care înțeleg managementul activelor digitale au acces la drepturi și permisiuni care pot fi adaptate nevoilor diferiților utilizatori, asigurându-se că persoanele potrivite au acces la sistem.

2. Conținut actualizat

Dacă doriți să înțelegeți gestionarea activelor digitale, atunci trebuie să înțelegeți că riscul de apariție a fișierelor învechite este redus semnificativ. Gestionarea activelor digitale asigură că activele esențiale sunt ușor de actualizat după încărcare.

Cu informații actualizate, afacerea dvs. rămâne la curent, deoarece există informații pregătite pe piața actuală. Utilizatorii sistemului au, de asemenea, liniștea de care au nevoie pentru a funcționa bine în timp ce folosesc informațiile cele mai actualizate.

3. Îmbunătățește siguranța și securitatea activelor importante

Gestionarea activelor digitale elimină riscul pierderii informațiilor critice de afaceri. Împiedică pierderea fișierelor dvs. prin asigurarea stocării sigure și securizate într-o locație centrală, spre deosebire de ceea ce se întâmplă cu hard disk-urile externe.

4. Îmbunătățește partajarea directă a fișierelor

Cu un sistem de gestionare a activelor digitale, vă puteți partaja cu ușurință fișierele cu alte persoane din sistem. De exemplu, părțile interesate interne și externe au nevoie de acces la o bună parte din informațiile companiei dvs.

Puteți controla modul în care sunt utilizate activele după ce le-ați partajat cu diferiți utilizatori, deoarece sistemul vă permite să setați date de expirare și să urmăriți istoricul de partajare.

5. Reduceți costurile operaționale

Gestionarea activelor digitale economisește costurile operaționale. Un sistem de management al activelor digitale poate economisi organizației dvs. mult timp petrecut în îndeplinirea sarcinilor de mare valoare, sporind astfel performanța organizațională.

Gestionarea activelor digitale vă poate ajuta să vă îmbunătățiți rentabilitatea investiției, permițând crearea, stocarea, recuperarea și distribuirea mai rapide a activelor digitale.

Provocări asociate managementului activelor digitale

În curând, veți atinge rezultatul final dacă nu vă gestionați în mod adecvat activele digitale. Iată câteva provocări cu care se confruntă companiile cu gestionarea activelor digitale și cum le rezolvă.

Accesibilitatea activelor

Cu greu vă puteți controla activele digitale dacă nu aveți un sistem de management digital funcțional. Sunt șanse ca oamenii greșiți să folosească activele greșite, ceea ce poate fi costisitor pentru afacerea dvs.

Din fericire, puteți recâștiga controlul cu o soluție centralizată care ajută la stabilirea fluxurilor de lucru, gestionează accesul la sistem și simplifică procesul de aprobare, astfel încât fișierele corecte să ajungă la mâinile potrivite.

Forța de muncă deconectată

Dacă nu vă gestionați în mod adecvat activele digitale, există o mare probabilitate să conduceți o forță de muncă deconectată.

Puteți profita de o platformă unificată care ajută la stimularea colaborării și a partajării. Cu o platformă de gestionare a activelor digitale, puteți îmbunătăți performanța echipei prin democratizarea activelor, îmbunătățirea coerenței între canale și crearea fluxurilor de lucru agile.

Cu software-ul de gestionare a activelor digitale, echipa ta devine împuternicită, deoarece are o singură sursă de informații pentru toate activele mărcii tale. Securitatea informațiilor este, de asemenea, îmbunătățită enorm, deoarece permite echipei dvs. să stocheze, să partajeze, să organizeze și să partajeze biblioteca digitală.

Timp pierdut și bani

Veți continua să numărați pierderi semnificative dacă echipa dvs. petrece timp prețios căutând bunuri nelocate. Cu o platformă centralizată, forța de muncă poate organiza, monitoriza și întreține fiecare activ din afacerea dvs., oferindu-le timp să se concentreze pe dezvoltarea afacerii dvs.

Când ar trebui să investiți într-un software de management al activelor digitale?

• Când este consumator de resurse pentru a vă găsi bunurile. Software-ul de gestionare a activelor digitale poate ajuta dacă este nevoie de câteva minute pentru a găsi și partaja fișiere digitale. Vine cu o gamă largă de instrumente care vă pot ajuta să organizați și să căutați fișiere.
• Atunci când activele dvs. nu pot fi accesate convenabil, accesibilitatea este crucială pentru productivitatea membrilor echipei. Dacă echipa dvs. nu poate accesa fișierele cu ușurință, termenele limită ar putea fi dificil de depășit, iar inconsecvențele de marcă pot fi, de asemenea, frecvente.
• Să presupunem că aveți nevoie de securitate la nivel de întreprindere pentru partajare și acces la stocare. Trebuie să blocați documentele esențiale de afaceri într-un mediu stabil și sigur. Un sistem de management al activelor digitale vă permite să vă bucurați de un centru de date securizat pentru monitorizare non-stop.
• Dacă întâmpinați blocaje în timpul colaborării creative. Cu un sistem de management al activelor digitale, puteți obține alerte în timp real care măresc comunicarea proiectului. De exemplu, forța de muncă va fi actualizată când sunt adăugate fișiere și comentarii noi.

Gânduri finale

Managementul activelor digitale este utilizat în toate industriile în care sunt implicate activele digitale. Când căutați cel mai bun software de gestionare a activelor digitale pentru compania dvs., trebuie mai întâi să identificați provocările actuale ale afacerii dvs.

• Identificați utilizatorii cheie și discutați despre funcționalitatea de care au nevoie.
• Creați o listă de caracteristici importante de luat în considerare atunci când căutați furnizori de gestionare a activelor digitale.
• Aveți grijă să luați în considerare tipul de platformă de gestionare a activelor digitale potrivite pentru afacerea dvs. De exemplu, puteți evalua beneficiile unui sistem de management al activelor digitale bazat pe cloud față de o soluție instalată la sediu pentru afacerea dvs.
• Selectați cel mai bun software care va aduce beneficii afacerii dvs. și pe care angajații dvs. îl vor folosi.