Design Sprints: Stimularea creativității prin constrângeri

În calitate de manager de inovare și produs, lucrez cu companii pentru a identifica, crea și furniza noi surse de valoare. Uneori, această valoare este generată prin rafinarea activităților business-as-usual; alteori, este creat prin oferirea de produse și servicii noi pieței. Dar, indiferent de motorul valorii, cheia muncii mele este cultivarea creativității angajaților. Oamenii cu care lucrez au deja expertiza necesară în materie. Sarcina mea este să le ofer structura, spațiul și sprijinul necesar pentru a cultiva această expertiză și a-i ajuta să creeze noi fluxuri de valoare.

Activarea creativității la nivel organizațional este diferită de a face acest lucru individual; trebuie să reflectați asupra structurilor pe care le aveți pentru a sprijini generarea și livrarea de idei noi. Aveți nevoie de suficientă structură pentru a vă asigura că ideile devin noi rezultate tangibile, dar nu atât de mult încât ideile să fie sugrumate și să nu fie nimic. Este întotdeauna un echilibru fin, indiferent de dimensiunea sau complexitatea companiei dvs.

Una dintre cele mai bune modalități de a stimula creativitatea pe parcursul ciclului de viață al afacerii este prin utilizarea constrângerilor creative - stabilirea granițelor și limitărilor în moduri care încurajează, mai degrabă decât împiedică, creativitatea. Folosirea sprinturilor de design vă va arăta cum constrângerile creative vă pot ajuta să găsiți punctul de mijloc dintre structură și haos pentru a aduce noi idei la viață, deblocând puterea creativă a fiecărui membru al echipei, reducând în același timp riscul de inovare.

Înțelegerea spectrului creativității

Lumea afacerilor cuprinde un spectru larg de companii care, din punct de vedere organizațional, se află undeva între structură și haos. La un capăt al spectrului se află startup-urile aflate în stadiu incipient – ​​imaginează-ți tropul modern de doi sau trei oameni într-un garaj sau într-un spațiu de coworking, înghesuiți în jurul unei table albe și aruncând idei noi. Mediul este adesea descris ca o energie ridicată, cu puțin accent pe proces, unde instinctul este de a urmări o idee nouă promițătoare, poate fără a o valida în mod corespunzător.

La celălalt capăt al spectrului se află organizațiile mari, complexe și stabilite. Aceste companii sunt adesea caracterizate prin ierarhie, proces și accent pe eficiența operațională. Poate că și-au început viața ca startup-uri haotice, dar acum și-au extins ofertele, au creat identități fixe de marcă și și-au perfecționat strategiile. Dintr-o perspectivă a inovației, ei se concentrează în primul rând pe stoarcerea câștigurilor de eficiență din produsele existente. Instinctul aici este de a petrece mult timp pentru a elimina orice idee nouă înainte de a trece la execuție.

Din punct de vedere al creativității sau al inovației, niciunul dintre capetele acestui spectru nu este un loc deosebit de bun pentru o organizație. Prea multă structură organizațională înăbușă procesul creativ, deoarece angajații petrec o cantitate excesivă de timp și energie aderând la procesele de afaceri (de exemplu, foi de pontaj, managementul părților interesate și întâlniri excesive) și au puțin timp sau energie rămasă pentru a veni cu idei. Firmele care operează în acest mod sunt vulnerabile la perturbări de către firme mai mici, mai agile și mai haotice. Dar, în timp ce o structură mai mică ar putea permite mai mult timp și spațiu pentru a genera idei sau a pivota fluid, lipsa unui proces prin care să naștem idei noi este la fel de înăbușitoare. Ideile nu sunt capturate sau validate în mod corespunzător, iar produsul devine umflat și scopul său este confuz, ceea ce duce la o presiune asupra resurselor și la incapacitatea de a livra eficient.

Este esențial să găsim punctul de mijloc în care oamenii au timp și spațiu pentru a crea și apoi, dacă și când sămânța unei idei a germinat, cantitatea potrivită de structură și proces pentru a o ajuta să crească.

Atingerea punctului de mijloc

Un studiu din 2018 Journal of Management a încercat să concilieze cercetările conflictuale cu privire la efectul constrângerilor asupra inovației; unele studii au descoperit că restricțiile de intrare – cum ar fi timpul limitat, capitalul uman sau finanțarea – au ajutat la stimularea creativității, în timp ce altele au descoperit că aceste restricții descurajează gândirea inovatoare. Autorii sugerează că amploarea reținerii contează: impunerea limitărilor are un efect inversat în formă de U. Prea puțini fac o echipă mulțumită; un număr moderat face ca sarcina să fie o provocare, încurajând experimentarea și riscul; iar dincolo de un anumit punct, constrângerile devin din nou o problemă, descurajând inovația și demoralizand membrii echipei.

Pentru a atinge echilibrul, organizațiile pot folosi constrângeri creative cu intenție. Implementarea balustradelor le oferă angajaților un mediu sigur în care să-și asume și să își asume riscuri îndrăznețe și creative, fără a supraîncărca echipele cu atât de multe constrângeri încât acestea să devină o piedică.

Gândește-te la asta ca și cum ai învăța să mergi pe bicicletă: ai cinci ani, ai văzut alți copii care se plimbă prin cartier pe bicicletele lor și vrei să faci același lucru. Există sămânța ideii. După săptămâni de rugăciuni, un cadru de metal și plastic strălucitor stă pe veranda din față. Gâfâi. Cum vei folosi de fapt chestia asta? Din fericire, părinții tăi au furnizat roți de antrenament, o cască și genunchiere și coate (parapeți pentru a reduce riscul) și îți interzic să treci pe lângă stâlp sau să mergi fără supraveghere (constrângeri pentru a-ți limita acțiunile). Aceste balustrade și constrângeri oferă structura care vă permite să acționați asupra ideii dvs. Limitările vă oferă libertatea de a vă începe călătoria.

Utilizarea timpului ca o constrângere creativă

Timpul poate fi o constrângere creativă eficientă și simplă. Acesta este motivul pentru care oamenii pun în aplicare termene limită. În timp ce programarea și gestionarea timpului sunt importante, din experiența mea, scopul principal al majorității termenelor limită este de a cere oamenilor să fie productivi și plini de resurse în îndeplinirea sarcinilor lor.

Aceeași abordare poate fi utilizată într-un context de inovare, în utilizarea atelierelor de lucru intensive, încadrate în timp, pentru a solicita idei noi sau pentru a le valida pe cele existente. Dacă oamenii știu că sunt capabili să se gândească doar 25 de minute la ceva înainte de a trece la altceva, se vor concentra pentru acele 25 de minute. Utilizarea pe scară largă a tehnicii Pomodoro, în care munca se desfășoară în trepte scurte, este un exemplu de cât de eficiente pot fi constrângerile de timp.

Una dintre modalitățile mele preferate de a folosi timpul pentru a stimula creativitatea și productivitatea în rândul echipelor este procesul de design sprint. Orice organizație – cu angajamentul potrivit de timp și resurse – poate utiliza această abordare.

Design Sprinturi

Inițiat la GV, un sprint de proiectare este un proces de cinci zile facilitat, încadrat în timp, care oferă spațiu și structură pentru ca echipele să testeze și să prototipeze rapid idei noi pentru a rezolva o „enunțare a problemei” predefinită. Fiecare dintre cele cinci zile este împărțită în teme și fiecare zi este împărțită în continuare într-o serie intensivă de ateliere mai mici, încadrate în timp, astfel încât oamenii lucrează sincron la un număr de zone diferite ale aceluiași produs.

Sprintul de proiectare se bazează pe ciclul tradițional de dezvoltare în patru etape: idee, construire, lansare și învățare. În dezvoltarea de produse tradiționale, echipele sunt capabile să strângă feedback și să repete asupra produsului lor doar în etapa finală, după procesul costisitor și consumator de timp de construire și lansare a unui produs. Procesul de sprint de proiectare își propune să reducă riscul de inovare concentrându-se pe prototiparea și testarea rapidă a unei idei cu utilizatorii. GV descrie acest proces ca oferind o scurtătură între „idee” și „învățare”, permițând echipei să crească și să experimenteze fără investiții anticipate. Lecțiile învățate într-un sprint de design pot informa dacă echipa continuă să construiască produsul sau nu.

Cheia unui sprint de design este însă că întregul proces are loc într-o săptămână. Fiecare etapă a procesului este încadrată în timp într-o zi, iar constrângerile de timp obligă echipele să gândească rapid și creativ. Activitățile zilnice ale sprintului de design oferă o structură pentru echipe mai haotice, oferindu-le un proces definit cu rezultate definite. Dar acele activități zilnice introduc și un element de haos pentru echipele mai structurate, forțându-le să se miște rapid și să gândească creativ din cauza constrângerilor de timp.

De ce ai nevoie?

Facilitatorii cu experiență desfășoară de obicei aceste sesiuni, dar cu îndrumarea și garanția potrivită, oricine poate învăța să fie un facilitator de sprint. Pentru a rula propriul sprint de design, veți avea nevoie de:

• O declarație de problemă.
• O echipă de șapte (sau mai puține) formată din cel puțin un facilitator (inclusiv dvs.) și reprezentanți dintr-o serie de alte roluri, cum ar fi proprietar de produs, designer, inginer, expert în domeniu sau expert în marketing.
• Cinci zile de timp blocate pentru fiecare participant, restul lucrărilor fiind reduse la minimum (programele întâlnirilor șterse, notificările dezactivate).
• O serie de ateliere care sunt concepute pentru a ajuta o echipă să rezolve rapid enunțul problemei.
• Un spațiu dedicat cu note lipicioase și table albe pentru sesiuni în persoană sau software de colaborare (de exemplu, Miro sau Google Jamboard) pentru întâlniri virtuale.

Cum functioneazã?

În timp ce formatul exact poate varia de la sprint la sprint, în funcție de cerințele companiei și de preferința facilitatorului de sprint, fiecare dintre cele cinci zile se concentrează în general pe o temă diferită, iar fiecare zi tematică conține o serie de ateliere mici.

Sprinturile de design tind să se concentreze, de înțeles, pe design. Dar formatul este suficient de flexibil pentru a-l personaliza în funcție de nevoile afacerii și ale echipei tale. Personal, îmi place să aduc mai multă perspicacitate pentru afaceri în proces decât se găsește într-un sprint tipic de design. Procesul meu ar putea arăta cam așa:

• Ziua 1. Înțelegerea spațiului problemei

  • Permiteți echipei de sprint să intervieveze părțile interesate/experți cheie preidentificate despre spațiul cu probleme.
  • Desenați o hartă a călătoriei clienților.
  • Creați personaje pentru clienți.
  • Definiți obiectivele pe termen lung pentru proiect/produs.

• Ziua 2. Idee și „Ce se întâmplă în piață?”

  • Rulați un exercițiu de schiță Crazy 8s/soluție.
  • Efectuați o analiză competitivă.
  • Scanați și dimensionați piața.
  • Definiți clienții cu care să testați în ziua 5.

• Ziua 3. Storyboarding

  • Storyboard soluția ca o echipă.
  • Construiți arhitectura tehnică (dacă este cazul).

• Ziua 4. Prototiparea și cazul de afaceri

  • Începeți să prototipați soluția.
  • Completați pânza modelului de afaceri.

• Ziua 5. Testarea utilizatorilor și redarea părților interesate

  • Testați ideile inițiale cu utilizatorii/clienții și obțineți feedback.
  • Împărtășiți progresele părților interesate/investitorilor (dacă este cazul).

Până la sfârșitul săptămânii, echipa va fi produs o soluție prototip, a primit feedback de la clienți și a explorat domeniile de bază ale modelului de afaceri al soluției. În cursul normal al dezvoltării, acest lucru poate dura luni de zile.

Am folosit sprinturi de design pentru a proteja echipele de structurile corporative, oferindu-le sandbox-uri unde pot inove și își asuma riscuri fără pericolul de a afecta restul afacerii. Libertatea oferită de barele de protecție ale sprinturilor și motivația oferită de constrângerile de timp permit echipelor să acționeze într-un mod agil, dar cu cantitatea potrivită de deficit pentru a stimula acțiunile creative și decisive.

Găsirea echilibrului potrivit

Indiferent de dimensiunea sau scara unei organizații, mediul de lucru oferit angajaților este crucial pentru a le permite să inoveze eficient. Întrebați-vă: sunt angajații motivați să vină cu idei noi? Dacă un angajat ar veni cu o idee revoluționară, s-ar simți împuternicit să o prezinte? Dacă un angajat ar veni cu o idee revoluționară, ar ști compania ce să facă cu ea?

S-a scris mult despre dorința de autonomie a angajaților în forța de muncă actuală. Dar, în același timp, managementul laissez-faire și lipsa clarității rolurilor au un impact negativ asupra bunăstării angajaților, iar startup-urile haotice care nu pot face tranziția către structuri mai ordonate și ierarhice sunt predispuse la eșec. Mediile de afaceri trebuie să-și extindă procesele creative pentru a include atât spațiul, cât și libertatea de a genera idei, precum și structurile care dau viață acestor idei.

Puteți descărca un PDF cu următorul infografic și îl puteți folosi ca ghid pentru a începe planificarea sprinturilor de design pentru echipele dvs.