Ați obținut următorul job de Scrum Master. Acum ce?

Când un Scrum Master începe o nouă slujbă, două lucruri sunt de obicei adevărate: toată lumea vrea să-ți începi munca imediat și nimeni nu este destul de sigur ce lucru ar trebui să faci. Conducerea se așteaptă adesea să vă grăbiți în proces și să începeți să rezolvați problemele care s-au acumulat de ceva timp. Ei doresc ca echipa Scrum Master să performeze imediat, dar au doar așteptări vagi despre care ar trebui să fie rolul Scrum Master.

Combinația de urgență și ambiguitate în aceste zile de început poate determina un Scrum Master să facă o mulțime de pași greșiți. Să ne uităm la unele dintre cele mai frecvente greșeli făcute de maeștrii Scrum într-un nou rol, echipă de proiect sau organizație. Vă voi explica cum să vă direcționați cel mai bine timpul și energia pentru a optimiza performanța echipei dvs. ca un servitor-lider eficient și agent de schimbare.

Greșeli comune Scrum Master

Am lucrat cu Scrum de mai bine de un deceniu, atât ca antrenor Agile, cât și ca maestru Scrum. De-a lungul timpului, am observat mai multe modele și am identificat greșelile comune pe care le fac maeștrii Scrum. Iată patru pe care le văd cel mai des:

1. Concentrarea excesivă pe ceremonii

Cea mai evidentă parte a jobului tău ca Scrum Master este facilitarea ceremoniilor, așa că ar putea părea logic să începi prin a configura, programa, desfășura și urmărirea acestor evenimente. Aparent, de acolo, te-ai putea stabili cu alte aspecte ușor de definit ale rolului tău: optimizarea instrumentului de management al proiectelor, crearea de panouri, deschiderea sarcinilor, verificarea după finalizarea acestora, ajutarea echipei să înțeleagă tehnicile de backlog potrivite și așa mai departe.

Deși aceasta poate părea o modalitate sigură de a începe, concentrarea exclusivă pe ceremonii și sarcini zilnice în primele zile la locul de muncă riscă să denaturați îndatoririle unui Scrum Master ca fiind în primul rând administrative. Confruntați cu îndrumări limitate, membrii echipei vor rămâne la fel, interacționând doar cu Scrum Master pentru a-și muta sarcinile prin etapele fluxului de lucru, pentru a adăuga comentarii și note pentru proprietarul produsului sau pentru a rezolva impedimentele. Mai degrabă, din prima zi, gândiți-vă cum să acționați ca un agent de schimbare, nu un administrator al status quo-ului. Evenimentele și ceremoniile sunt importante, dar nu exclude responsabilitățile mai puțin vizibile, cum ar fi alinierea dinamicii echipei la cultura companiei sau stabilirea de obiective pe termen lung.

2. Presupunând că managementul cunoaște problemele reale

În calitate de Scrum Master, puteți fi angajat, cel puțin parțial, pentru a rezolva problemele de proces dintr-o anumită echipă. Dar nu uitați să creați o rețea mai largă atunci când căutați soluții: problemele pot apărea din interiorul echipei, dar pot apărea și din lipsa suportului adecvat, alinierea slabă între afacere și IT, niveluri scăzute de împuternicire, echipe în formă greșită sau lipsa de mentorat și învăţare.

Există multe instrumente care vă pot ajuta să identificați zonele cu probleme, inclusiv cadrul de valori concurente, radarul AgilityHealth și Calea către agilitate. Dar ai putea începe și mai simplu, vorbind cu echipa ta, cu alte departamente și cu managementul. Am creat această foaie de lucru descărcabilă cu o serie de întrebări pe care ar trebui să le adresați pentru a ajuta la identificarea locului în care au apărut dificultățile procesului.

Informațiile pe care le adunați vă vor permite să pregătiți un plan de acțiune pentru îmbunătățire, producând procese mai eficiente care vor aborda mai ușor preocupările managementului. Managementul poate avea mai multe idei despre care sunt problemele de nivel superior, dar de obicei le pasă mai mult de produse și de creșterea companiei decât de procesul de dezvoltare de zi cu zi. Dacă soluțiile pe care le identificați sunt largi și profunde, creând valoare concretă, managementul va fi mulțumit de ele.

3. Nu vă abateți niciodată de la Ghidul Scrum

Este de înțeles – și recomandabil – să așteptați până când puteți urma regulile Scrum înainte de a încerca să le încălcați. Un model popular de a le sparge „în siguranță” se bazează pe conceptul de artă marțială japoneză ShuHaRi.

În Shu, echipele urmează principalele reguli și practici pentru a obține cele mai bune rezultate. Odată ce le pot aplica în mod consecvent și previzibil, ei intră în Ha, săpat mai adânc în valorile și principiile Agile. Știind de ce există regulile, ei învață de la alții și integrează această învățare în practica lor. În cele din urmă, în Ri, ei au o bază de cunoștințe pe care le pot folosi pentru a adapta regulile la nevoi și contexte specifice.

ShuHaRi este util deoarece ilustrează o cale clară pentru a deveni o echipă Agile matură. Cu toate acestea, este o greșeală să presupunem că echipa ta este la începutul călătoriei sale, la Shu. Ce se întâmplă dacă echipa știe deja regulile și le aplică cu succes de ceva timp? Ce se întâmplă dacă problema nu este în respectarea regulilor, ci în domenii precum împărtășirea cunoștințelor, învățarea, observarea sau reflecția? Pentru astfel de echipe, dacă începi prin a te concentra pe reguli, eforturile tale pot fi contraproductive sau echipa ta s-ar putea să te respingă ca fiind cineva care face lucrurile la carte. Ai răbdare și asigură-te că opiniile tale sunt susținute de date și nu răspunde niciodată la întrebări cu „Pentru că așa spune Scrum Guide”.

4. Tratarea fiecărei echipe la fel

Este posibil să fii repartizat într-o nouă echipă care a fost formată special pentru tine. Sau vă puteți alătura unei echipe existente care a lucrat împreună de luni sau chiar ani și are propriul mod de a face lucrurile. Am lucrat cu ambele tipuri de echipe și am descoperit că aplicarea unei abordări universale nu funcționează.

Într-o echipă nouă, este posibil să fiți întâmpinați cu interes și prietenie. Faza de configurare va fi probabil înșelător de ușoară: echipa ta va fi entuziastă (și idealistă) și vei auzi o mulțime de sloganuri precum „Vrem schimbări” și „Vrem îmbunătățiri”. Dar, odată cu trecerea timpului, rezistența va crește probabil: membrii echipei se vor plânge de lipsa de timp pentru dezvoltare, prea multe evenimente, nefiind în formă de T, confuzie în roluri sau lipsa capacității de a împărți poveștile. Trebuie să fii pregătit să răspunzi la multe întrebări în timp ce îți ghidezi echipa prin valori și principii. Când explicați evenimentele, artefactele și rolurile Scrum, nu uitați că empirismul și încrederea sunt vitale pentru ca echipele Scrum să înflorească. Află unde sunt membrii echipei tale și fii suficient de flexibil pentru a-i întâlni acolo.

Cu o echipă existentă, este posibil să pășiți într-un mediu în care obiceiurile proaste nu sunt imediat evidente. Veți dori să ascultați mai mult și să vorbiți mai puțin, observând ce face fiecare membru al echipei și cum o face. Ați putea începe cu o evaluare Team Radar pentru a înțelege ce le lipsește și unde sunt punctele dureroase.

Crearea unui radar de echipă este mai simplă decât pare. Începeți prin a identifica opt domenii pe care echipa trebuie să le discute sau să le evalueze. Desenați opt axe care provin dintr-un punct de mijloc (după cum se arată în ilustrație), etichetați fiecare axă cu una dintre zonele de discuție și solicitați membrilor echipei să-și evalueze performanța în mod colectiv pe o scară numerotată pentru fiecare axă. Când toate numerele sunt reprezentate grafic, conectați punctele dintre axe și gândiți-vă la soluții acționabile pentru cele trei zone cu cel mai mic punctaj.

Odată ce ați identificat zonele cu probleme după scorurile lor, începeți să lucrați la cele care au obiectivul principal și o implementare mai simplă pentru a crea câștiguri rapide în cadrul echipei. Problemele semnificative pot fi mai mari: evenimentele sunt plictisitoare, îmbunătățirile nu sunt implementate, creșterea nu este vizibilă, lucrurile nu se schimbă, calitatea este scăzută sau livrarea este în întârziere. Dacă echipa se aștepta ca implementarea Scrum să le rezolve toate problemele și nu, va trebui să mergeți mai adânc pentru a înțelege cultura companiei, atitudinea, nivelul de suport și siguranța psihologică.

Noi bune practici Scrum Master

Am vorbit despre ce să nu facem. Acum să vorbim despre sarcinile pe care un nou Scrum Master ar trebui să înceapă imediat să le îndeplinească pentru a ajuta la stabilirea unui mediu de lucru concentrat, productiv și reciproc agreabil.

1. Țineți o prezentare a echipei

Organizați o sesiune de cunoaștere și invitați membrii echipei să aducă gustări și băuturi. Atmosfera ar trebui să fie obișnuită și ai putea face o repriză structurată în care toată lumea împărtășește o mică anecdotă despre ei înșiși pentru a sparge gheața.

2. Efectuați un Kickoff

Un start bine condus va stabili ce instrumente aveți și de unde să începeți. Ca echipă, ar trebui să utilizați startul pentru a răspunde în colaborare la întrebări cheie din mai multe domenii:

Produs

• Care sunt viziunea produsului, scopul, strategia, canvasul modelului de afaceri, foaia de parcurs, obiectivele, fluxurile de valoare, părțile interesate, partenerii, clienții, valoarea afacerii, backlog și comenzile?

Tehnologie și instrumente

• Ce este stiva de tehnologie?
• Ce instrumente de dezvoltare, DevOps, management de proiect și comunicare aveți la dispoziție?

oameni

• Echipa este nou angajată sau adusă din alte echipe?
• În ce măsură este echipa conștientă de cultura companiei?
• Care sunt specialitățile, expertiza, abilitățile și rolurile membrilor echipei?

Proces

• Cum va fi organizat spațiul de lucru? Există scânduri?
• Cum arată fluxul de lucru?
• Este instrumentul de management al proiectului/produsului organizat corespunzător?
• Există standarde ale companiei care trebuie implementate?
• Unde se păstrează documentele?
• Unde au loc evenimentele: la fața locului sau de la distanță?
• Ce valori sunt folosite?

3. Definiți condițiile de muncă

Faceți un plan concret pentru modul în care se va face munca. Organizați sesiuni de brainstorming, folosind tehnici precum ascultarea globală, etichetarea emoțională și facilitarea vizuală și luați notițe la care echipa se poate referi în viitor.

Stabiliți reguli pentru sesiuni: fiți transparent, ascultați și concentrați-vă; nu da vina, nu face zgomot și nu întrerupe. Stabiliți casete de timp și respectați-le pentru fiecare sesiune. Unele subiecte de brainstorming includ:

Ce este Agile?

• Echipa dvs. are experiență cu Agile sau sunt noi?
• Ce sunt valorile Agile versus valorile Scrum?

De ce suntem aici?

• Care este scopul nostru?
• Ce așteptări avem de îndeplinit?

Cine suntem noi ca echipa?

• Care sunt rolurile, responsabilitățile, abilitățile și punctele forte ale echipei?
• Ce înseamnă pentru noi o echipă grozavă?

Cum plănuim să lucrăm împreună?

• Care sunt valorile și normele noastre?
• Cum ne vom deplasa prin modelul Tuckman și curba schimbării?

Ce vom livra?

• Care este gradul de conștientizare a produsului nostru?
• Cum vom gestiona restanța și obiectivul?
• Cum ne asigurăm că oferim valoare pentru client?
• Există alte inițiative pe care vrem să le luăm?

Cum vom livra produsul nostru?

• Care este spațiul nostru de lucru?
• Care sunt procesele, cadrele, practicile, evenimentele și instrumentele noastre de flux de lucru?
• Care este definiția noastră de Done?

Cum ne vom evalua performanța?

• Ce valori contează pentru noi?
• Cum putem experimenta și îmbunătăți?

Conversațiile sunt un instrument puternic pentru construirea unui loc de muncă pozitiv și eficient. Sarcina ta este să acționezi ca un facilitator și un servitor-lider – să ajuți echipa să se unească și să-și definească propriul mod de lucru.

4. Creați un acord de lucru

Folosind întrebările la care ați răspuns la început și notele pe care le-ați luat în sesiunea de brainstorming, lucrați cu echipa pentru a crea un acord de lucru eficient. Un acord de lucru poate lua multe forme, dar consider că este util să începem cu o declarație de misiune – o declarație unică și puternică, care precizează fără echivoc ce facem, cum o facem și de ce.

De acolo, construiți un set de linii directoare pentru comportamentul la locul de muncă și procesele asupra cărora toată lumea poate fi de acord. Poate fi la fel de simplu ca organizarea întrebărilor la care ați răspuns deja sau adunarea unor subiecte noi pe care va trebui să le luați în considerare pe măsură ce apar în cursul discuției. Un bun acord de lucru vă va ajuta echipa să înțeleagă ce așteptări există – nu numai așteptările pe care le aveți față de ei, ci și pe cele pe care le au pentru dvs., unul pentru celălalt și pentru munca pe care o produc. A avea un acord de lucru tangibil va ajuta la promovarea eficienței echipei și a camaraderiei prin reducerea presupunerilor și neînțelegerilor.

Când vă stabiliți sarcinile, asigurați-vă că rolurile și conceptele cheie sunt clar definite pentru echipa dvs. Acordul de lucru, definiția Terminat, viziunea și obiectivul produsului și starea de așteptare trebuie să fie înțelese de toți cei implicați. În plus, responsabilitățile Scrum Master și ale proprietarului de produs trebuie să fie clar delimitate.

Începutul creșterii durabile

Perspectiva clară care vine cu un nou început poate fi un avantaj. Puteți evalua sistemul fără atașament la procesele încorporate și puteți profita liber de oportunitatea de a ajuta la creșterea echipei dvs. Este o mare responsabilitate și un dar extraordinar. Cum folosești acel cadou depinde de tine. Dacă asumi un rol la modă fără a ține cont de ceea ce trebuie făcut dincolo de administrativ, oamenii vor simți asta și tu vei eșua. Dacă singurul tău obiectiv este să implementezi Ghidul Scrum, nu vei afecta schimbarea, vei face doar oamenii să urască Scrum. Cu toate acestea, dacă trăiți și respirați Agil, dacă sunteți un motor de schimbare și un căutător de creștere prin fire, exemplul pe care îl dați va fi contagios.

Ce greșeli comune de Scrum Master ați adăuga la această listă? Vă rugăm să le împărtășiți în secțiunea de comentarii.