Un ghid pentru offboarding în 2022
Publicat: 2022-05-30Offboarding-ul este un proces strategic. Deși începe cu echipa de HR care inițiază procesul, sunt incluși și profesioniștii IT. Un interviu prost se poate transforma într-un insider rău intenționat care va costa o companie mii. Pentru a face acest lucru corect, aveți nevoie de o soluție care atenuează riscurile de pierdere a datelor. Cea mai bună practică este să profitați la maximum de acest proces prin implementarea unei abordări de securitate cibernetică Zero Trust.
Dacă onboarding-ul se referă la ceea ce face o firmă pentru aclimatizarea noului personal odată ce acesta acceptă să accepte un loc de muncă, offboarding înseamnă invers. Separarea începe dacă un angajat nu mai lucrează aici. Și pentru a o face corect, un sistem care să ajute să servească legăturile cu acel individ cât mai bine posibil este o necesitate.
Având în vedere acest lucru, următorul ghid este un ghid pentru offboarding în 2022 și ce trebuie să știe organizațiile.
Ce este Offboarding-ul?
Există diferite motive pentru separare. Se întâmplă uneori din cauza unei dispute salariale sau când compania cere prea mult de la un muncitor. Oricare ar fi, compania speră că această separare este în termeni prietenoși. Partea cea mai tristă este că nu este întotdeauna cazul.
O tranziție de succes este o cheie pentru o firmă care dorește să prospere pe termen lung. Și modalitatea corectă de a începe procesul este cu feedback de la un interviu de ieșire. Celălalt pas este să împărtășiți cunoștințele cu ceilalți.
Coordonarea activităților de offboarding este sarcina unei echipe de resurse umane. Pentru o afacere mijlocie, aceasta nu este o problemă. Cu toate acestea, o firmă mai mică are rareori o echipă de HR dedicată. Adesea, este posibil să gestionați procesul în calitate de proprietar al unei firme. În unele cazuri, un supervizor direct sau un manager de birou ar trebui să se ocupe de asta.
În timpul acestei despărțiri, lucrătorul poate lua orice obiect personal care nu aparține companiei. În același timp, un lucrător ar putea petrece puțin timp cu HR semnând una sau două documente. El trebuie să predea echipamentul, să colecteze feedback prin interviuri de ieșire și să dezactiveze parolele și drepturile de acces.
O strategie bună pentru plecarea în tranziție asigură că nu există acces deschis și nici nu există capete libere. Nu ar trebui să se piardă nimic și nu ar trebui să existe oportunități pentru o încălcare a securității. Prin urmare, trebuie să procedați corect pentru a atenua riscurile de pierdere a datelor.
Beneficiile unei strategii eficiente de terminare sunt:
- Tranziție lină în rol;
- Abilitatea de a lega capete libere;
- Obținerea de feedback direct și sincer;
- Oportunitatea de a părăsi firma cu o impresie pozitivă finală;
- Lăsând ușa deschisă pentru a reveni în viitor.
Gândiți-vă la rezilierea ca parte a imaginii de ansamblu a ciclului de viață al personalului. Începe din prima zi a angajatului până după plecarea acestuia.
Dar mai întâi, trebuie să înțelegeți cum să construiți și să optimizați ciclul de viață al lucrătorului. Dacă procedați greșit, riscați să vă confruntați cu litigii costisitoare, cu pierderea secretelor comerciale, a proprietății organizației sau a unui brand de angajator slab. În schimb, este mai probabil să le eviți pe fiecare cu o strategie bună la îndemână.
Deci, cunoaște-ți obiectivele. Astfel, poate doriți să:
- reduce riscul,
- imbunatatirea eficientei,
- crește productivitatea.
Greșeli de offboarding de evitat
Greșelile se întâmplă mereu. Ele fac parte din viața noastră de zi cu zi. Și greșelile de reziliere nu fac excepție. Cheia este să nu-ți fie frică de eșec în această perioadă. Cu cât eșuezi mai mult, cu atât vei învăța mai mult.
Mergeți în jos pe lista celor mai frecvente greșeli pentru a afla la ce să vă așteptați. Iată-l:
- Concentrare slabă pe securitate
Strategia de ieșire corectă îl ajută pe lucrător să părăsească compania în condiții bune. Dar securitatea este prioritatea ta principală, deoarece va beneficia organizația ta pe termen lung.
- Fiind prea impersonal
Rezilierea pare adesea ca un divorț. Începe în termeni buni, dar rareori este pașnic până la urmă. Oricare ar fi motivul ieșirii, echipa dvs. de resurse umane trebuie să rămână prietenoasă, cu excepția cazului în care situația impune schimbarea strategiei.
- Nu folosiți datele pentru a crea o strategie eficientă de offboarding
Totul se întâmplă cu un motiv. La fel și offboarding-ul. Oricare ar fi procesul de ieșire, veți dori să-l îmbunătățiți în timp. Pentru asta, măsurătorile sunt cheia. Fără date, nu poți vedea unde te afli fără date.
- Omite interviurile de ieșire
Este întotdeauna o idee proastă să eviți interviurile de ieșire. În acest fel, nu vezi detaliile în profunzime care fac o imagine de ansamblu. Merită timpul să știți cum să vă îmbunătățiți locul de muncă.
- Nu păstrează cunoștințele
Împărtășirea cunoștințelor este unul dintre primii pași pe care trebuie să îi faceți odată ce un lucrător decide să părăsească compania. Este o modalitate de a reduce costurile de formare și curba de învățare a viitorului personal.
- Offboarding și securitate
Pentru a vă face o idee despre motivul pentru care este importantă securitatea, iată câteva date de învățat. Cincizeci și doi la sută dintre profesioniștii IT cunosc pe cineva care poate accesa în continuare datele unui fost angajat. Și chiar dacă este ceva la care nu ne place să ne gândim, momentul este acum. Fă-o corect, astfel încât oamenii să nu aibă acces la sistemele și rețelele companiei după ce pleacă.
Lucrătorii existenți sunt adesea motivul riscurilor de securitate. Dacă aveți personal la distanță, atunci este timpul să vă verificați lacunele. Iată câteva lucruri de luat în considerare:
- Pierdere de date
Este rar când o întreprindere nu are grijă de datele sale. Faceți tot posibilul să investiți timp, bani și efort pentru a vă proteja pierderile de date. În caz contrar, firma dumneavoastră nu poate funcționa și funcționa corect. De asemenea, este o modalitate de a vă proteja clienții. Pentru a construi încredere și relații cu clienții dvs., trebuie să vă asigurați o experiență sigură pentru date. Asigurați-vă golurile dacă nu doriți să faceți parte din statisticile triste. După cum se arată în Raportul privind investigațiile privind încălcarea datelor, aproximativ 40% dintre angajați au furat datele din fostul lor birou.
- Probleme de conformitate
Fie intenționat, fie întâmplător, fostul tău lucrător preia date confidențiale. Se intampla. Partea proastă este că legile de conformitate cu reglementările sunt riguroase. Gestionarea lor este o sarcină grea.
- Pierderea reputației
Reputația contează. O bună reputație se poate pierde în câteva minute. Odată cu pierderea datelor, riscați să vă pierdeți printre clienți, furnizori și parteneri.
- Pierderea productivității
Birocrația nu este un pat de trandafiri. Cu toate acestea, contează foarte mult. Un document de personal pierdut vă reduce eficiența.
Sfaturi pentru crearea unei strategii eficiente de offboarding
Când începeți să vă creați strategia, asigurați-vă că aceasta este definită ca parte a arhitecturii de securitate Zero Trust. Aceasta este cea mai bună practică de urmat, deoarece folosește în mod inerent principiul cel mai mic privilegiu.
Din punct de vedere tehnologic, este inteligent să le oferim angajaților un minim de acces pentru a-și face treaba. Astfel, veți face mai ușoară urmărirea procesului de separare și veți evita probleme precum scăderea privilegiilor.
Un alt avantaj al abordării de securitate Zero Trust este centralizarea. Înțelegeți cine sunt utilizatorii dvs. și vedeți ce fac și când. De asemenea, utilizați o metodă de micro-segmentare. Blocați un utilizator de fiecare dată când obține acces.
Acum, să coborâm sfaturile pentru crearea unei strategii eficiente de separare.
- Creați un proces de offboarding de marcă
Aceasta este partea cea mai creativă a procesului. Diavolul sta in detalii. Asta înseamnă că chiar și referirea la foștii tăi lucrători ca absolvenți va crea o percepție generală mai bună asupra mărcii tale. Adesea, foștii tăi lucrători ar putea deveni contractori sau clienți într-o zi. Și cu o experiență de lucru pozitivă, este mai probabil să vină la tine. Tratează-ți angajații așa cum ai vrea să fii tratat în aceeași situație.
- Sistematizează totul
Creați un plan detaliat care să urmeze un anumit sistem. Descrieți fiecare pas al procesului pentru a vă asigura că nu se pierde nimic. Includeți plata postangajare, 401(k)s, un ghid pentru tranziția asigurărilor de sănătate, predarea proprietății fizice și intelectuale și semnarea unui acord de nedivulgare și mementouri de neconcurență.
- Creați protocoale transparente de partajare a cunoștințelor
- Documentați transferul de cunoștințe
- Feedback bidirecțional
Nu este important doar să auzi de la un lucrător care pleacă experiența pe care a avut-o. Feedback-ul este o stradă cu două sensuri și există atât de multe informații de învățat, de care altfel s-ar putea să nu fii conștient. În viața de zi cu zi a oricărei companii se întâmplă mereu „Moșul Barbare”. Este rar când știi toată finețea. O decizie greșită va avea un efect negativ.
Deci ce urmeaza?
Când crezi că ești gata, atunci gândește-te de două ori. Asigurați-vă că ți-ai făcut temele și că ai pregătit orice documentație finală. Examinați documentele. Solicitați o scrisoare de stare a beneficiilor pentru echipa de resurse umane.
Problema banilor este fierbinte pentru un muncitor. Deci, nu vă înșelați cu salariul final. Asigurați-vă că include salariile și comisioanele restante, cheltuielile neplătite, indemnizația de concediere, soldurile contului de cheltuieli pentru sănătate și plata neutilizată pentru concediu.
Ai avut plăcerea de a lucra cu o companie publică? Adăugați aceste informații pe site-ul companiei dvs. Actualizați-l. Creați o postare pe blog sau o fereastră pop-up pentru buletinul informativ care să vă țină publicul informat.
Deoarece nu există un software all-in-one pentru toate procesele organizației dvs., crearea unei strategii eficiente necesită timp. De teamă să nu înveți din eșecurile tale, obții cel mai sigur proces de terminare posibil.