14 secrete de urmărire a timpului pe care toți designerii trebuie să le cunoască
Publicat: 2021-06-16Indiferent dacă sunteți freelancer sau angajat la o firmă de design grafic, procesul de proiectare rămâne același. Există mulți pași implicați în fiecare categorie de design care creează metoda complicată pentru cel mai bun rezultat creativ. Și atunci când lucrați la mai multe proiecte simultan, devine foarte obositor dacă abilitățile dumneavoastră organizatorice sunt lipsite.
Deci, managementul timpului și urmărirea timpului sunt părți foarte importante din viața unui profesionist în design grafic. S-ar putea să trebuiască să-ți raportezi șefului tău ca parte a jobului tău sau s-ar putea să trebuiască să o faci pentru practicile tale satisfăcătoare. Dar cu proiectarea, poate fi puțin dificil să urmăriți fiecare pas și fiecare proces din cauza naturii sale fluide. Și, prin urmare, am adunat 14 secrete de urmărire a timpului pe care toți designerii trebuie să le cunoască.
Aceste secrete sunt îndrumarea experților și vorbesc despre modul în care puteți urmări munca în cariera dvs. de proiectant cu minimum de bătăi de cap. Să ne afundăm în detalii.
1. Introducerea manuală a timpului este mai fezabilă pentru începători:
Pentru începători, nu este recomandabil să urmeze foi de calcul lungi și manuale complicate. Procesul simplu de urmărire a timpului începe de la notarea manuală a timpului în documentul personal. Acesta este pasul de bază pe care ar trebui să-l facă fiecare începător înainte de a sari în orice formule dificile de urmărire. Nu este important să urmăriți totul din prima zi.
Dacă doriți să includeți acest lucru în rutina dvs., atunci faceți-l simplu și ușor de început. Păstrarea unui cronometru pe telefon și notarea intrărilor de timp de nefuncționare de la începutul și sfârșitul unei sarcini sau al unui proiect poate fi primul pas ideal. Deci, nu faceți lucrurile copleșitoare pentru a face această practică mai convenabilă și mai ușor de încorporat.
2. Împărțiți proiectul în pași:
Cea mai predominantă activitate în rândul designerilor cu urmărirea timpului este împărțirea proiectului în câțiva pași cheie. Vă ajută cu adevărat să analizați ce pas necesită cât timp și ce puteți face pentru a îmbunătăți performanța generală. Este posibil să aveți un proces diferit pentru diferite proiecte. Așadar, pentru a detalia urmărirea timpului, puteți împărți proiectul în câteva segmente cheie comune și puteți analiza timpul lor pentru a ști ce se întâmplă exact cu acel proces.
Planificarea, cercetarea, conceptualizarea, proiectarea, testarea și livrarea sunt pașii de bază ai oricărui proiect de design. Toate pot avea și alte segmente vitale, așa că, în funcție de proiectul dvs., puteți crea diviziile și puteți urmări timpul lor.
3. Este important să vă analizați capacitățile înainte de a da pondere tuturor pașilor:
Când vine vorba de a decide o pondere aproximativă în timp pentru fiecare dintre procesele dvs., nu trebuie să luați decizii pripite; aceasta este în ceea ce privește procesul de estimare a unui proiect. După ce ați exersat urmărirea timpului pentru un timp, puteți estima aproximativ timpul pentru proiectele viitoare. Dar înainte de asta, asigurați-vă că v-ați examinat cu atenție capacitățile.
Nu este același pentru fiecare designer, așa că nu puneți niciodată un instrument de urmărire a timpului conform unor date online aleatorii sau a presiunii de la colegi. Cunoaște-ți abilitățile și limitele, apoi decideți de cât timp aveți nevoie pentru a finaliza un anumit proces. Este esențial pentru fiecare designer pentru a realiza un raport valid de urmărire a timpului.
4. Fiecare activitate mică nu poate face parte din urmărirea timpului:
Este foarte probabil să adăugați micile activități la planul de urmărire a timpului, ceea ce nu este un lucru benefic de făcut. Unii pași cheie standard sunt o parte esențială a urmăririi timpului și necesită atenția dvs., dar nu ar trebui să includeți titlurile activităților personalizate în urmărirea timpului. Pentru că, în loc să vă ajute să vă faceți o idee clară, acestea ar putea crea confuzie și complicații proiectului dumneavoastră.
Cu practica de urmărire a timpului, mai simplu este mai bine decât orice, așa că încercați să minimizați fiecare element și să evitați să adăugați activități inutile de proiecte mici la plan. Un sfat simplu ar fi să folosiți termenii mai largi în loc de activități mai mici pentru a face un plan perfect de urmărire a timpului.
5. Blocurile de timp sunt întotdeauna foarte utile:
Pentru a încuraja practica de urmărire a timpului, există câteva trucuri utile care pot face procesul mai ușor. Împărțirea zilei în blocuri de timp este una dintre ele. Desigur, îl puteți împărți și în săptămâni și zile, dar de obicei, designerii lucrează zilnic și preferă să împartă în ore. Împărțirea zilei în blocuri de timp și alocarea fiecărui bloc unei anumite activități este o formă mai simplă de urmărire a timpului.
Prin acest proces, devine mai ușor de înțeles proporția de timp a fiecărei activități. Și devii mai alert și clar cum să gestionezi fiecare oră și să decizi greutatea. Deci, este un truc simplu genial să exersezi mai mult timp de urmărire într-o rutină zilnică.
6. Presiunea creată din urmărirea timpului poate îmbunătăți productivitatea:
În mod ideal, presiunea nu este obiectivul principal al urmăririi timpului. Și practicile stricte de urmărire a timpului în birouri nu sunt, de asemenea, foarte benefice pentru nimeni. Dar dacă te uiți la partea mai bună, urmărirea timpului creează inevitabil presiune și disciplină, pe care le poți lua ca pe o provocare pozitivă și le poți transforma în favoarea ta.
Înainte de urmărirea timpului, s-ar putea să lucrați în freestyle, dar acum urmați un anumit tipar și vă organizați foarte bine timpul, ceea ce cu siguranță poate crește eficiența. Un management bun și un proces disciplinat de proiectare încurajează rezultate mai bune și rezultate mai rapide. Deci, în loc să fii copleșit de presiune, încearcă să stabilești o presiune suportabilă și bucură-te de ea cu rezultate neașteptate.
7. Următoarele automate ale timpului pot oferi soluții uimitoare:
Există software și instrumente uimitoare de urmărire automată a timpului disponibile pe piață. Îl puteți găsi gratuit și pentru versiuni plătite, de asemenea. Sunt utilizate pe scară largă în organizațiile mari pentru a face lucrurile mai lin. Aceste instrumente au funcții și opțiuni excelente pentru a vă sprijini activitățile de urmărire a timpului. Obțineți o experiență fantastică care face procesul de urmărire a timpului mai interesant și plăcut.
Instrumentele automate se pot ocupa de fiecare activitate minoră și majoră pentru dvs. și vă oferă rezultatul dorit. În plus, puteți obține diverse analize și rapoarte, puteți salva datele, puteți crea elemente noi și le puteți face mai profesionale. Deci, dacă doriți să accesați beneficii avansate de urmărire a timpului, este bine să obțineți câteva instrumente inteligente de urmărire a timpului.
8. Calculul strict și imparțial este o necesitate:
Dacă sunteți un designer dedicat care dorește să implementați urmărirea timpului pentru dvs., este important să deveniți complet sincer cu procesul. După ce obțineți toate datele de urmărire ale proiectului, trebuie să calculați și să ajungeți la o concluzie adecvată. Nu există scuze și rezultate confuze pentru practicile corecte de urmărire a timpului.
Trebuie să fii riguros și să faci calcule imparțial pentru a cunoaște starea exactă a urmăririi timpului. Un raport pe jumătate neutru nu este de niciun folos pentru un designer care dorește să beneficieze de beneficiile urmăririi disciplinate a timpului. Deci, pe termen lung, este mai bine să faceți standardele corecte de la început. Încercați să vă asigurați că observați în mod critic datele și faceți rapoarte adecvate.
9. Clasificarea proiectelor și realizarea de etichete este un pas esențial:
Partea de raportare așteaptă atenție și eforturi la fel de mult ca și partea de urmărire a timpului. Când gestionați mai multe proiecte, trebuie să înțelegeți natura și așteptările fiecărui proiect. Urmărirea timpului unei zile nu vă poate ajuta să mergeți mai profund cu linia proiectului. Așa că începeți să analizați datele de urmărire a timpului conform proiectelor. Și apoi creați-vă etichetele personalizate pentru diferite tipuri de proiecte pentru a vă face munca mai organizată și mai simplă.
Puteți face acest lucru pe baza activităților de bază, livrabilelor, clienților sau termenelor limită. În funcție de munca și piața dvs., trebuie să faceți acest pas și să creați categorii și etichete pentru urmărirea timpului.
10. Distragerile și amendamentele nu sunt consistente:
Un lucru pe care trebuie să-l înțelegeți în urmărirea timpului este că distragerile dvs. și apoi amendamentele urmate nu sunt o parte consecventă a practicii dvs. de urmărire a timpului. Ele pot fi posibile în stadiul de început, dar devenirea lor parte naturală este foarte interzisă. Cu toate acestea, dacă doriți să evitați distracția dvs. de la început, încercați să utilizați intervalul de timp pentru distragere a atenției din program.
În acest fel, vă puteți antrena creierul să folosească orice fel de distragere a atenției și alte activități doar în acea perioadă de timp - cu cât distracția este mai mică, rezultatele mai mari și, în cele din urmă, fără modificări. Așa că antrenează-te să urmezi un model disciplinat și să folosești timpul cu înțelepciune pentru un raport perfect de urmărire a timpului.
11. Menținerea unei fișe personale și a rapoartelor sunt ingredientele secrete:
Chiar dacă aveți un senior la care să vă raportați, este mai bine să păstrați o notă personală și să raportați. Datele de urmărire a timpului pot avea diverși factori care afectează, iar dacă utilizați un instrument automat, atunci multe variabile nu ar fi sub controlul dumneavoastră. Și de aceea, o foaie personală de urmărire a timpului vă poate ajuta foarte mult să vă analizați munca reală și este ușor de întreținut și ușor de a obține rezultate fructuoase.
Așadar, includeți o foaie personală de înregistrări de timp în practicile dvs. de urmărire a timpului, mai ales atunci când vă bazați pe un instrument sau o metodă externalizată. În acest fel, puteți oferi clientului sau angajatorului dumneavoastră o analiză concretă de urmărire a timpului.
12. Activități nefacturabile Contează și:
După cum sa menționat anterior, procesul de proiectare poate avea straturi de activități legate de cercetare, planificare, pregătire și proiectare. Așadar, atunci când îți urmărești munca pentru un anumit proiect, trebuie să incluzi și unele activități nefacturabile, deoarece acestea contribuie foarte mult la rezultatul final.
Orele dvs. de cercetare, colectarea aprobărilor și licențelor esențiale, efectuarea de modificări multiple și multe alte activități minore pe care este posibil să nu le includeți ca activitate de proiectare de bază ar trebui, de asemenea, luate în considerare în raportul de urmărire a timpului. Pentru că îți finalizează proiectul și te costă multe lucruri.
13. Estimați proiectul și monitorizați-l de fiecare dată:
După ce ați lucrat o perioadă la o practică adecvată de urmărire a timpului, puteți trece la partea de estimare și monitorizare. Cu fiecare proiect nou, puteți estima timpul în avans și apoi îl puteți monitoriza în mai multe intervale pentru a verifica cât de aproape vă puteți apropia de propriile predicții.
Este un pas esențial, deoarece vă oferă autoritate asupra ciclului dvs. de gestionare a timpului. Încet, ai ști câte ore ai investi în diferite activități și proiecte înainte de a lucra. Dar se poate întâmpla numai atunci când ați observat în mod critic modelul de urmărire a timpului și ați aflat despre sistemul dvs. de lucru.
14. Metodele și standardele complexe nu sunt necesare:
Dacă credeți că numai practicile profesionale complicate de urmărire a timpului vă pot ajuta procesul de proiectare, vă înșelați serios. Uneori nu trebuie să mergi pe calea dificilă, deoarece opțiunile simple pot, de asemenea, să facă treaba. Conform modelului și înțelegerii dvs. de lucru, puteți veni cu orice plan de bază pentru a păstra evidența corectă a timpului.
Motivul final al urmăririi timpului este de a avea date clare despre timp și sarcinile respective, care nu trebuie să includă neapărat procese și standarde complexe. Încercați să îl faceți cât mai simplu posibil, astfel încât să rămână ușor de urmărit și implementat de fiecare dată când lucrați la un nou proiect.
Urmărirea timpului ajută cu adevărat un designer să-și cunoască propriile domenii de expertiză și îmbunătățiri. Furnizarea unui design de succes este scopul final al jobului unui designer, dar livrarea acestuia într-un termen rezonabil este, de asemenea, la fel de importantă. Implementarea practicilor de urmărire a timpului de la începutul unei cariere te poate ajuta foarte mult pe termen lung.
Vă ajută să lucrați fără probleme cu abilități organizatorice mai bune. Și, la un moment dat, fiecare designer consideră că fiecare dintre procesele sale ar trebui să aibă un interval de timp definit pentru a prognoza un proiect complet înainte de a accepta un anumit termen limită. Deci, cu secretele menționate mai sus, probabil că ți-ai făcut o idee despre cum poți începe și unde trebuie să lucrezi.
Puteți obține o plată mai bună și o eficiență mai bună cu practici adecvate de urmărire a timpului. Prin urmare, observați-vă modelul de lucru și începeți să implementați practici de urmărire a timpului cu cea mai mare prioritate pentru a deveni cel mai bun de pe piață.