Uma estrutura de ROI eficaz para desenvolver uma política de trabalho em qualquer lugar

“A mudança tectônica causada pelo COVID-19 mudou o 'trabalho' de um substantivo para um verbo. De um lugar que fomos para uma coisa que fazemos, independentemente do lugar.” — Joe Brady, CEO - Américas, The Instant Group

Atualmente, as empresas enfrentam uma enorme pressão de funcionários atuais e futuros para fornecer acordos de trabalho mais flexíveis, e há mais opções do que nunca. Embora a mudança abrupta para o trabalho remoto causada pela pandemia do COVID-19 tenha sido inicialmente caótica, trabalhar em casa (WFH) se mostrou muito mais viável do que o esperado. Empresas – e setores inteiros – que não haviam considerado adotar tais políticas agora estão procurando torná-las permanentes para atrair e reter funcionários.

Agora que superamos amplamente as barreiras culturais e tecnológicas para trabalhar em casa, a próxima fronteira lógica é trabalhar em qualquer lugar (WFA). Esse nível de liberdade e flexibilidade já foi descartado como uma fantasia. Mas agora, dado o pano de fundo da Grande Demissão e a reabertura das fronteiras globais, fornecer ou não aos funcionários a opção de trabalhar de qualquer lugar provavelmente será uma prioridade para muitos empregadores – e funcionários – em 2022.

As principais barreiras para trabalhar de qualquer lugar são questões legais e fiscais. Os principais riscos incluem conformidade fiscal (para funcionários e empregadores), preocupações com imigração, leis trabalhistas locais e problemas de segurança de dados. Embora esses riscos possam parecer assustadores inicialmente, eles podem ser gerenciados. Grandes empresas, como Spotify e Revolut, já possuem políticas WFA. Essas políticas não garantem necessariamente liberdade absoluta aos funcionários. Em vez disso, eles podem ser projetados para fornecer aos trabalhadores algum grau de flexibilidade, ao mesmo tempo em que impõem limitações estratégicas para minimizar os riscos.

Trabalhei na EMEA, APAC e nos EUA e passei uma quantidade significativa de tempo como trabalhador remoto itinerante. Sou revisor oficial de contas e ocupei cargos seniores em multinacionais globais, o que me permitiu viajar para mais de 150 locais. Eu experimentei em primeira mão os desafios de lidar com questões complexas de impostos corporativos, impostos individuais e leis trabalhistas em várias jurisdições.

Minha família e eu descobrimos que trabalhar de qualquer lugar é uma mudança de vida. Minha filha de 5 anos já morou em quatro países e viajou para mais de 20. Poder trabalhar de qualquer lugar nos permitiu realmente mergulhar em diferentes culturas e perseguir nossas paixões de maneiras que nunca poderíamos em férias curtas. Essa nova maneira de trabalhar me inspirou a iniciar minha própria empresa: agora aconselho empresas e indivíduos sobre como tornar o WFA uma realidade.

Como o WFA é uma área política nova e em evolução que envolve regulamentações de um grande número de países, ainda há mais perguntas do que respostas. Dito isto, os empregadores estão conseguindo avançar e tomar decisões, apesar de alguma ambiguidade. A maneira mais simples — e talvez a melhor — de avaliar os riscos e as recompensas de oferecer uma política WFA é por meio de uma estrutura abrangente de ROI. Esse tipo de análise pode ajudá-lo a tomar uma decisão informada sobre se a adoção de uma política WFA é a escolha certa para sua organização e a otimizar uma política para seu nível de tolerância ao risco.

De “Trabalhar em casa” para “Trabalhar em qualquer lugar”

Mencionei a crescente pressão que os empregadores estão enfrentando por parte dos funcionários para deixá-los trabalhar não apenas remotamente, mas cada vez mais de qualquer lugar. Você pode perguntar: Qual é exatamente a diferença?

WFH refere-se a funcionários em tempo integral cujas empresas permitem que trabalhem remotamente, geralmente no conforto de suas casas. As políticas da WFH normalmente se aplicam a trabalhadores que permanecem em um país e podem optar por trabalhar “em casa” parte ou todo o tempo.

As políticas da WFA são diferentes. Eles permitem que os funcionários trabalhem remotamente no exterior de forma temporária, geralmente por mais de sete dias, mas menos de 365. As durações dentro desse intervalo caem em uma área legal cinzenta em muitos países. Essas estadias são mais longas do que as viagens de negócios padrão, mas não exigem uma mudança permanente de residência.

Embora o WFA não seja um conceito novo para alguns (inclusive eu), é algo que muitas vezes passou por falhas regulatórias. No entanto, à medida que um número crescente de pessoas se junta às fileiras da WFA, a residência temporária provavelmente estará sob maior escrutínio regulatório e fiscalização mais rigorosa. Esse cenário em mudança é mais um motivo para desenvolver uma política WFA bem projetada que proteja sua empresa contra riscos de conformidade legal e fiscal.

Políticas WFA: O que os empregadores têm a ganhar?

Tanto os dados concretos quanto as fortes evidências anedóticas indicam que permitir que os funcionários trabalhem remotamente pode fornecer benefícios tangíveis aos empregadores, ajudando-os a atrair e reter os melhores talentos, aumentando a satisfação e a produtividade dos funcionários e reduzindo a necessidade e o custo do espaço de escritório. Os empregadores que oferecem permanentemente a opção de WFA obtêm o benefício adicional do acesso ao pool global de talentos. A empresa de software GitLab estima o benefício líquido que recebe por ser uma empresa totalmente remota em US$ 18.000 por trabalhador por ano.

Mesmo antes da pandemia, pesquisas acadêmicas das principais universidades sugeriam que permitir o trabalho remoto poderia aumentar a produtividade dos funcionários. Um estudo de 2013 liderado pelo professor de economia de Stanford Nicholas Bloom descobriu que a transição do trabalho tradicional de escritório para o trabalho em casa levou a um aumento de 13% na produtividade dos funcionários. Um estudo observacional subsequente realizado por professores da Universidade de Harvard e da Northeastern University descobriu que permitir que os funcionários migrassem do WFH para o WFA levou a um aumento de produtividade adicional de 4,4%.

A mensagem dos funcionários é clara e consistente: arranjos de trabalho inflexíveis são uma das principais razões que eles citam para deixar seus empregos. Em uma pesquisa recente da GoodHire, 74% dos entrevistados disseram que precisariam de alguma forma de trabalho remoto para permanecer em seus empregos atuais.

Um crescente corpo de evidências sugere que muitos trabalhadores estariam dispostos a aceitar um corte salarial pela opção de trabalhar remotamente de forma permanente. Embora o valor varie de acordo com a fonte, em geral, a maioria dos entrevistados diz que aceitaria reduções salariais de 5% a 10% para tornar permanentes os acordos de trabalho remoto.

Quais são as desvantagens das políticas WFA?

Existem desincentivos à adoção de uma política WFA, principalmente o pesadelo de conformidade que o WFA pode criar. Analisaremos isso principalmente da perspectiva do empregador, que geralmente enfrenta maior exposição ao risco. No entanto, os funcionários que trabalham remotamente em um país que não seja sua residência fiscal permanente por longos períodos de tempo também enfrentam certos riscos.

O principal risco que os empregadores enfrentam em cenários WFA é a possibilidade de acionar “estabelecimento permanente” (PE). PE descreve as atividades de uma empresa em um país estrangeiro que são substanciais e contínuas, o suficiente para dar origem a responsabilidade fiscal nesse país. Diferentes países e seus respectivos tratados tributários podem usar critérios ligeiramente diferentes para definir PE, mas a maioria se baseia na orientação do Artigo 5 da Convenção Tributária Modelo da OCDE.

Existem duas formas principais de uma empresa acionar o PE: operando um estabelecimento fixo (físico ou virtual) em um país e/ou compensando um agente dependente nesse país (geralmente alguém com poder para assinar contratos em nome da empresa ). Executivos seniores e vendedores são exemplos típicos de agentes dependentes, embora a designação varie de acordo com o país e a situação. Por essas razões, tanto a natureza do trabalho realizado em um país, quanto a duração e o grau de regularidade com que esse trabalho ocorre, são fatores importantes a serem considerados ao desenvolver sua política WFA.

Digamos que um diretor sênior em sua empresa - alguém que é responsável por grandes decisões estratégicas e que tem autoridade para assinar contratos em nome da empresa - deseja morar em sua casa de verão no exterior por sete meses por ano. A natureza do trabalho que está sendo realizado, combinada com o período significativo de tempo gasto em um único país e a natureza recorrente das visitas, provavelmente desencadeará a EP ao falhar nos testes de “local fixo de negócios” e “agente dependente”.

Se um país estrangeiro considerar que sua empresa tem um estabelecimento permanente lá, você corre o risco de incorrer em uma conta de imposto corporativo consideravelmente mais alta. Por outro lado, é improvável que um desenvolvedor de software júnior trabalhando em um Airbnb em uma ilha do Caribe por um mês por ano acione o PE.

PE carrega o maior risco financeiro ao permitir que os funcionários façam WFA, mas não é o único risco. Descrevi os outros riscos principais na tabela a seguir.

Como você pode desenvolver e otimizar a política de WFA da sua empresa de forma a maximizar os benefícios potenciais enquanto mitiga os riscos mais significativos? Com uma estrutura de ROI.

Uma estrutura de ROI para políticas WFA

Da mesma forma que os investidores calculam o retorno de um investimento, as empresas muitas vezes procuram estimar (ou, após o fato, medir) o retorno de uma decisão estratégica de negócios em relação ao seu custo. Uma estrutura de ROI pode ser uma ferramenta útil ao desenvolver uma política WFA ou comparar opções de política. As entradas serão, sem dúvida, imprecisas, pois seria impossível atribuir valores numéricos concretos aos custos ou benefícios envolvidos. Independentemente disso, essa estrutura teórica pode ajudá-lo a ver como vários aspectos de sua política podem ser modificados para maximizar seu ROI, aumentando os benefícios ou diminuindo os custos.

Para nossos propósitos, o lado “custo” da equação deve levar em conta os gastos administrativos adicionais da implementação de uma política WFA, bem como o “custo” de cada um dos principais riscos listados no gráfico a seguir. Você pode estimar o custo de qualquer risco multiplicando a probabilidade do resultado negativo ocorrer pelo custo da penalidade que seria incorrida.

Por exemplo, oferecer uma política de WFA por 30 dias por ano apresenta uma probabilidade extremamente baixa de que qualquer funcionário acione PE em um país estrangeiro. Embora o custo da penalidade do PE seja alto, a probabilidade de incorrer nesse custo é insignificante nesse cenário, portanto, oferecer essa apólice deixa sua empresa em uma posição bastante segura.

Por outro lado, um risco inaceitável pode ser permitir que alguém em uma função de alto risco, como vendas, passe mais da metade do ano em um país onde há um risco significativo de criar um estabelecimento permanente que pode custar milhões à empresa. Nesse caso, seria difícil construir um business case para permitir que eles trabalhassem de qualquer lugar.

(No gráfico anterior, o custo estimado de substituição de um funcionário vem da Gallup, e algumas pesquisas relacionadas às preferências dos trabalhadores foram conduzidas pela Goodhire, Owl Labs e Vidyard.)

Ao desenvolver e comparar possíveis políticas de WFA, considere quatro questões-chave. As respostas influenciarão diretamente no ROI de uma determinada opção de apólice, permitindo que você otimize sua apólice maximizando os benefícios e minimizando os riscos.

1. O WFA é uma opção viável para sua empresa?

Nem todos os trabalhos podem ser bem feitos remotamente. Isso pode parecer óbvio, mas nem sempre é tão claro quanto você imagina. O WFA pode complicar ainda mais as coisas se os funcionários estiverem trabalhando em fusos horários diferentes. No entanto, ao longo da pandemia, muitos líderes empresariais que antes pensavam que seus negócios não podiam funcionar remotamente ou de forma assíncrona descobriram que, de fato, podiam.

E mesmo indústrias que exigem horários fixos e presença física – como fábricas automotivas – podem ter departamentos (financeiro, jurídico, RH) que podem operar de forma mais independente. Antes de considerar seriamente a adoção de uma política WFA, pergunte-se se o trabalho remoto assíncrono seria possível para sua empresa e qual seria a probabilidade de resultar em menor produtividade. Pense nisso para o negócio como um todo, bem como em relação a departamentos e funções individuais.

Em alguns casos, a regulamentação específica do setor pode ser um fator limitante de onde os funcionários podem trabalhar. Por exemplo, certos tipos de instituições financeiras são altamente regulamentados e podem precisar cumprir requisitos específicos de licenciamento para realizar negócios em fronteiras estaduais e nacionais. Em outros casos, o trabalho remoto pode ser possível, mas menos eficiente. O trabalho assíncrono apresenta alguns desafios, principalmente no que diz respeito à comunicação, mas também pode aumentar a eficiência permitindo que o trabalho continue 24 horas por dia. A McKinsey & Company identificou quais setores são mais adequados para o trabalho remoto.

2. Quantos dias de WFA você deve permitir em um determinado ano?

O número de dias que você permite que os funcionários trabalhem de qualquer lugar por ano deve ser uma função de dois fatores.

Primeiro, conforme discutido na Pergunta 1, considere se a produtividade será impactada negativamente por longos períodos de trabalho remoto. Por exemplo, muitos trabalhos no setor de tecnologia, como desenvolvimento de software, são relativamente independentes e muitas vezes realizados remotamente. É difícil ver como o WFA por qualquer período de tempo apresentaria problemas. No entanto, em outros setores ou funções que exigem um alto grau de colaboração, um ou dois meses fora do escritório de vez em quando pode ser viável, mas períodos de tempo mais longos podem não ser ideais.

Em segundo lugar, pense em regulamentações externas. Muitas regras de visto e imigração são baseadas em períodos de tempo padrão (por exemplo, 30, 90 ou 183 dias). Por exemplo, os cidadãos americanos geralmente têm permissão para passar até 90 dias em um determinado país com um visto de turista tradicional. É improvável que a realização de trabalho remoto para uma empresa sediada nos EUA no exterior – trabalho que não envolva interação no mercado local – represente um sério risco de desencadear PE dentro desse prazo.

Não é coincidência que a maioria das políticas WFA adotadas por grandes empresas até hoje variam de um a três meses por ano. Os funcionários da Shopify têm permissão para WFA por três meses por ano, a Revolut oferece dois meses de WFA, enquanto a American Express permite um mês. Para qualquer política WFA, uma duração mais curta reduz a probabilidade de vários riscos importantes: desencadear PE, entrar em conflito com as regras de imigração e ficar sujeito à lei trabalhista local.

3. Quais países você incluirá ou excluirá?

Você pode abordar essa questão de três maneiras: uma lista pré-aprovada de países, uma lista de países proibidos ou uma combinação dos dois. (Por motivos geopolíticos ou de segurança, a maioria das empresas proíbe pelo menos alguns países.)

Ao determinar quais países incluir em sua apólice, considere quais riscos são particularmente relevantes para cada local, bem como o nível geral de risco. Os Estados Unidos e o Reino Unido, por exemplo, têm algumas das regulamentações mais rigorosas nessa área: mesmo estadias na fronteira em 30 dias têm o potencial de levantar questões fiscais. Em contraste, e particularmente ao longo da pandemia, vários países introduziram políticas com o objetivo explícito de atrair trabalhadores remotos. Muitos países cujas economias anteriormente dependiam fortemente do turismo tomaram uma decisão calculada de oferecer programas de visto de trabalho remoto para atrair trabalhadores remotos com salários relativamente altos e os gastos discricionários que eles trazem.

4. Você deve vincular dinamicamente seu sistema de gerenciamento de desempenho à sua política WFA?

Embora a maioria dos dados sugira que expandir a flexibilidade dos funcionários, seja por WFH ou WFA, resulta em maior produtividade, existem maneiras de ampliar esse benefício. Assim como os empregadores historicamente ofereceram bônus baseados em desempenho ou concederam licenças sabáticas pagas para aqueles que permaneceram na empresa por um certo número de anos, permitir que os funcionários trabalhem de qualquer lugar pode ser usado como um benefício de incentivo vinculado ao desempenho ou à retenção.

Qual é a política WFA certa para sua organização?

Nada é sem risco. Por um lado, a adoção de uma política WFA pode expor sua empresa a uma série de riscos de conformidade. Por outro lado, não oferecer pelo menos alguma flexibilidade em relação ao trabalho remoto internacional coloca você em risco de perder alguns de seus melhores talentos. O que um empregador deve fazer?

Minha esperança é que a estrutura de ROI forneça a você uma compreensão básica dos custos e benefícios potenciais da adoção de uma política WFA. Além disso, deve ajudá-lo a comparar diferentes opções de política e ver como o ajuste de componentes específicos de sua política WFA pode afetar o ROI.

Dito isto, algumas das áreas de risco são complexas. Eles variam de acordo com o país e estão em constante evolução à medida que os reguladores tentam se adaptar a uma força de trabalho global cada vez mais geomóvel. Embora essa estrutura básica possa ajudá-lo a desenvolver uma política WFA de risco relativamente baixo para sua empresa, se você estiver considerando uma política mais ampla, pode valer a pena procurar aconselhamento profissional.