Kinder Tools: Como melhorar o design de experiência do usuário empresarial para a saúde mental

Alguns anos depois de me mudar para o Reino Unido, o Serviço de Receita da África do Sul me enviou um e-mail com uma “exigência final” de impostos atrasados ​​e multas pesadas que vinham acumulando – sem que eu soubesse – por uma década.

Eu sou uma pessoa conscienciosa, então essa conta foi um choque. Imediatamente entrei no novo portal de autoatendimento do site de receita que alegava facilitar a apresentação de declarações de impostos e a abertura de disputas.

Nao foi facil.

A navegação era plana e desconcertante; as principais ações foram enterradas e não receberam prioridade nas páginas. Informações importantes apareciam como modais de alerta que eram impossíveis de localizar depois de fechadas. A chamada à ação “Obtenha ajuda e-arquivamento” era uma porta falsa que levava a uma página dizendo que não havia agentes disponíveis.

Como designer de UX/UI com mais de 15 anos de experiência na criação de sites, aplicativos e sistemas centrados no usuário, fiquei chocado. Eu também tenho TDAH, ansiedade e depressão; e como uma pessoa com um cérebro neurodivergente e essas condições de saúde mental, o site inutilizável desencadeou maior agitação, ruminação e pânico em uma situação já estressante.

Quase um bilhão de pessoas em todo o mundo vivem com um distúrbio de saúde mental e centenas de milhões têm TDAH. Em 2021, problemas de saúde mental foram a principal causa de ausência do trabalho no Reino Unido, representando perdas de até £ 43 bilhões (US$ 57 bilhões).

A pesquisa sobre o efeito do design UX na saúde mental está em seus estágios iniciais, mas um bom design é acessível e acomoda uma infinidade de linhas de base. Um UX confuso pode desencadear ansiedade, como aconteceu comigo; tarefas repetitivas podem exacerbar a depressão; para alguém com um distúrbio de atenção, uma avalanche de alertas pode atrapalhar um dia de trabalho produtivo.

Melhorando o UX Design para Saúde Mental

Para os trabalhadores que lutam contra distúrbios de saúde mental, as demandas de produtos corporativos mal projetados podem piorar os sintomas. Os designers podem ajudar melhorando alguns pontos problemáticos endêmicos do trabalho do conhecimento. Muitas dessas soluções de UX propostas se baseiam em tecnologia existente ou expandem a disponibilidade de recursos subutilizados. Outros contam com avanços no aprendizado de máquina.

Simplifique o gerenciamento do fluxo de trabalho

Pesquisadores associaram o tédio crônico no trabalho à depressão, e tarefas repetitivas e servis podem desencadear frustração e ansiedade em relação ao tempo perdido. Aumentar a automação de escritório para tarefas repetitivas e incorporar o design antecipado por meio do aprendizado de máquina pode ajudar a libertar os trabalhadores desses efeitos nocivos e permitir que eles se apliquem à solução criativa de problemas.

Crie opções de edição em massa. Muito do que fazemos em ferramentas como Jira, GitHub e Excel são variações de trabalhos concluídos anteriormente. As tabelas, por exemplo, são onipresentes em aplicativos corporativos, mas a capacidade de filtrar, selecionar, duplicar e gerenciar conteúdo em massa geralmente está ausente no nível da tabela.

Ofereça modelos inteligentes. Conheço gerentes de projeto que preferem criar seus próprios modelos em aplicativos de fluxo de trabalho como o Jira. Nesses casos, os modelos habilitados para aprendizado de máquina podem oferecer atalhos sugerindo ações e formatos com base no histórico de fluxo de trabalho de um usuário.

Remova as barreiras de comunicação

A colaboração remota através das fronteiras culturais e linguísticas tornou-se mais comum desde o início da pandemia de COVID-19. Existem muitas ferramentas virtuais de comunicação e colaboração para facilitar isso, mas atrasos audiovisuais, ausência de linguagem corporal e contato visual e notificações de aplicativos podem aumentar a ansiedade e reduzir a produtividade – mesmo em pessoas sem distúrbios de saúde mental. Melhorar as ferramentas de comunicação corporativa de algumas maneiras importantes pode ajudar.

Traduza o contexto, não apenas o idioma. A tradução percorreu um longo caminho na última década, mas oferecer vários significados potenciais para idiomas de alto contexto e indicar o nível de confiança de cada tradução aliviaria o desconforto de falantes não nativos ao usar aplicativos de bate-papo, como a plataforma de mensagens instantâneas do Microsoft Teams. Idealmente, esses recursos também sinalizariam expressões idiomáticas comuns que não têm tradução literal e representam riscos de mal-entendidos.

Reduza as interrupções. O Jira e outras ferramentas de gerenciamento de produtos são notórios por produzir resmas de e-mails de notificação. No entanto, silenciar essas notificações pode significar perder desenvolvimentos importantes. No futuro, as ferramentas podem ser programadas para enviar alertas com base no volume de conversas, anomalias (como seu chefe pulando em um tópico) e palavras-chave.

Os designers do Slack, por exemplo, estão trabalhando em um sistema de IA que exibiria uma mensagem por vez, em ordem de importância. Ferramentas que fazem a triagem de informações como essa podem ajudar a informar os usuários sem sobrecarregá-los.

Compensar as deficiências do vídeo. As videochamadas agora são um negócio normal para a maioria dos trabalhadores do conhecimento. Mas os usuários com “ansiedade de zoom” temem que contratempos técnicos os façam parecer incompetentes. Os aplicativos podem normalizar e despersonalizar falhas notificando automaticamente os participantes com um crachá ou mensagem de bate-papo quando outro usuário estiver enfrentando problemas de conexão.

Aumentar automaticamente o volume para usuários que falam baixinho e silenciar outros participantes até que um orador termine para evitar interrupções acidentais também pode aumentar a confiança dos colegas. Outro ajuste inteligente: O padrão é ocultar a autovisualização. Ver uma imagem de si mesmo durante uma reunião inteira pode fazer com que as pessoas se fixem e sintam ansiedade por sua aparência – um fenômeno que os pesquisadores estão chamando de “dismorfia de zoom”.

Recursos de treinamento de atualização

Pessoas com depressão são propensas a se culpar, o que pode surgir em resposta à arquitetura de UX desajeitada. Muitos produtos corporativos dependem de orientações preguiçosas ou guias de ajuda incompletos para comunicar os principais recursos ou atualizações. (A internet está repleta de tutoriais sobre como completar funções básicas em ferramentas como Microsoft Word e Jira.) Em vez disso, os designers de produtos devem se esforçar para oferecer treinamento robusto e variado e opções de suporte.

Forneça orientações completas no primeiro uso. Orientar os usuários em sua primeira tarefa durante a integração os familiarizará rapidamente com os principais recursos. Use videoclipes, animações e imagens o máximo possível. As pessoas não vão ler se não precisarem, mas o movimento chamará sua atenção.

Use pessoas reais para suporte ao cliente. Aumente seu suporte humano sempre que lançar uma atualização importante ou fizer alterações que afetem o fluxo de trabalho do usuário, pois esses eventos são os mais prováveis ​​de causar confusão. Quanto mais cedo você resolver essa confusão, menor a probabilidade de gerar ansiedade. Os chatbots podem ser excelentes na triagem, mas devem sempre conectar os usuários a agentes ativos imediatamente mediante solicitação ou quando não puderem fornecer uma resposta satisfatória. O suporte ao cliente ao vivo é caro, mas ficar preso em loops de chatbot pode fazer com que os usuários se sintam mais ansiosos e isolados.

Integrar mini tutoriais. Para usuários veteranos, as atualizações de recursos podem interromper os fluxos de trabalho, e vídeos explicativos ou orientações são difíceis de encaixar em um dia de trabalho agitado. Em vez disso, tente adicionar minitutoriais que são acionados quando um usuário tenta realizar uma ação relacionada à atualização. Por exemplo, realce novos locais de ferramentas quando um usuário abre um projeto.

Certifique-se de que todos os tutoriais sejam fáceis de encontrar em uma central de ajuda. É frustrante descartar um pop-up e depois perceber que era sua única chance de saber sobre uma atualização.

Aumente o foco e a eficiência

Uma UX melhor pode reduzir gargalos e aumentar a sensação de autonomia, tornando o trabalho mais eficiente e reduzindo o estresse.

Integre ferramentas para micro catch-ups. Os calendários costumam estar cheios de reuniões em pé, revisões e resumos. Imagine se os trabalhadores pudessem solicitar reuniões dentro de um projeto ou documento quando necessário. (Slack, Figma e Miro fazem ótimo uso de ferramentas de colaboração integradas.) Isso permite que os usuários peçam ajuda, reduz as reuniões agendadas e reduz o tédio e o estresse.

Incentive o foco e o tempo de inatividade. Todas as ferramentas, incluindo e-mail, devem incluir a capacidade de silenciar a comunicação durante períodos predefinidos de concentração ou relaxamento. Idealmente, essas ferramentas responderiam às horas de trabalho de um usuário (definidas na ferramenta ou extraídas de um calendário de trabalho) e sugeririam pausas para exercícios e alimentação. Estatísticas sobre a atividade recente de um usuário, como um gráfico exibindo suas horas extras naquela semana, juntamente com dados de saúde que apoiam o autocuidado, podem incentivar hábitos de trabalho mais saudáveis.

Para evitar que os usuários percam a noção do tempo, as ferramentas corporativas também podem marcar o fim do horário de trabalho com uma mensagem comemorativa ou uma breve mudança para uma interface de usuário em escala de cinza para incentivar os usuários a fazer logoff.

Desencorajar o microgerenciamento. Os gerentes podem usar recursos de colaboração para monitorar ou interferir no trabalho dos funcionários. Por exemplo, alguns usuários do Figma relatam que gerentes e executivos usam o modo multiplayer para vê-los trabalhar, o que gera ansiedade e ressentimento. Os usuários precisam de privacidade para pensar bem e se sentir à vontade com os erros. Isso pode significar bloquear seus projetos até que eles solicitem a revisão das partes interessadas e compartilhar uma lista de verificação de progresso que os gerentes podem consultar em vez de “espionar” ou enviar mensagens aos funcionários para atualizações.

Resolva os gargalos no local. Permita que os funcionários solicitem uma “reunião” — um recurso para projetos ativos que colocaria um problema urgente no topo da fila de um gerente. Isso resolveria os problemas mais rapidamente e também daria aos chefes propensos ao microgerenciamento uma noção mais clara de quando se envolver.

Design para paz de espírito

As ferramentas de colaboração remota têm um potencial incrível para tornar o trabalho mais eficiente e flexível. Mas o UX corporativo também pode trazer frustração e ansiedade que impactam negativamente os trabalhadores neurodivergentes e aqueles com problemas de saúde mental. Mesmo usuários sem essas preocupações podem se beneficiar de um design que reduz distrações, ineficiências e mal-entendidos. Se nós, designers, priorizarmos a acessibilidade da saúde mental no UX, podemos tornar o trabalho remoto uma opção de melhoria de vida para todos.

Você tem outras ideias de design que aliviariam os encargos sobre a saúde mental dos trabalhadores de escritório? Deixe-nos saber nos comentários.