As 10 principais maneiras simples de melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo

É muito mais fácil ter uma noção controlada do tempo nos dias de hoje. Embora o malabarismo entre trabalho e vida pessoal possa ser opressor às vezes, incorporar habilidades de gerenciamento de tempo pode se beneficiar significativamente para garantir a harmonia. Você pode facilmente planejar e equilibrar seu tempo entre tarefas usando dicas de gerenciamento de tempo,

O gerenciamento eficaz do tempo é vital para pessoas que desejam obter controle sobre prazos apertados e cronogramas desafiadores. Com dicas de gerenciamento de tempo, pode-se garantir uma melhor reputação no local de trabalho ou avançar em termos de responsabilidades pessoais.

Etapas para melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo

Abaixo estão algumas habilidades práticas de gerenciamento de tempo que podem ajudá-lo a estar em funcionamento. Essas etapas não apenas ajudam você a encontrar uma versão melhor de si mesmo, mas também garantem que você trabalhe com eficiência.

1. Organização

Organizar tarefas é o processo de acompanhar diligentemente as prioridades de alguém, o que inclui tarefas como manter contas de cada pequena coisa. Uma das principais etapas para entender uma organização é analisar a rotina e estimar quais tarefas fazer primeiro e o que fazer por último. Uma lista organizada orienta você a aumentar sua produtividade, resultando em um processo de trabalho eficiente.

2. Priorização

A priorização é uma habilidade que requer esforço e tempo máximos em uma tarefa ou um conjunto específico de funções. Ao priorizar seus objetivos, você faz o melhor uso de seu tempo, criando assim um ambiente próspero em seu espaço de trabalho e para si mesmo.

Para priorizar tarefas, você precisa começar com uma lista de tarefas ou um planejador e alocar prioridades. Por exemplo, você pode desenvolver vários estudos e colocá-los sob rótulos como —primário, secundário e não importante. Isso o ajudará a se livrar do trabalho excessivo e a reduzir o estresse.

3. Definição de metas

Como o termo sugere, o estabelecimento de metas é o processo de definição de objetivos e objetivos para ajudá-lo a atingir seus objetivos. Dá-lhe uma ideia transparente do que deve ser feito e ajuda-o com as coisas que pode evitar para obter uma melhor visão do seu trabalho.

É fácil se distrair sem objetivos enquanto enfrenta mais desafios no caminho. Metas de curto e longo prazo são necessárias. Uma meta de curto prazo pode incluir a conclusão de um curso online ou a criação de um plano de poupança. Uma meta de longo prazo geralmente se concentra em um projeto que requer realização ao longo de meses ou anos.

4. Planejamento

Para atingir um objetivo, você deve elaborar um plano. As vantagens de ter um plano são muitas. Primeiro, o planejamento ajuda você a entender a natureza do projeto que espera realizar. Em segundo lugar, o planejamento permite que você se livre das discrepâncias internas. Além disso, o planejamento adequado é a chave para qualquer habilidade de gerenciamento de tempo. O planejamento também cuida do tempo que você dedica à realização de uma tarefa.

5. Delegação

Delegar tarefas é um conjunto de habilidades práticas que você pode contar nas habilidades de gerenciamento de tempo. Enquanto trabalha em seu projeto, você pode atribuir ou delegar tarefas aos trabalhadores de sua equipe. Isso aliviará o estresse e a carga de trabalho dos membros da equipe. Além disso, também garantirá que o tempo seja utilizado de forma eficaz.

6. Comunicação

Como líder de equipe, você pode delegar tarefas aos membros da equipe. Conhecer a arte da comunicação é a chave para qualquer habilidade eficiente de gerenciamento de tempo. Um bom relacionamento na comunicação pode fazer maravilhas para você.

A comunicação melhora as relações interpessoais no ambiente de trabalho e ajuda você a ganhar a confiança de seus subordinados. Também é crucial na resolução de conflitos. Portanto, a comunicação é um ativo valioso que é gratificante no espaço de trabalho.

7. Gerenciamento de estresse

O estresse pode ser uma emoção avassaladora quando se trata de aumentar a pressão no trabalho. Para utilizar seu tempo com eficiência, você deve entender como lidar com o estresse. Atividades como ioga, ciclismo, exercícios e meditação podem ajudar a controlar o estresse. Como resultado, você pode realizar tarefas de forma eficaz sem cair sob o véu do estresse.

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8. Flexibilidade

Nem todas as pessoas vêm equipadas com habilidades naturais de gerenciamento de tempo. Como resultado disso, a flexibilidade pode ser um feito bastante difícil de alcançar. No entanto, se você decidir exibir uma natureza flexível no trabalho, poderá se treinar efetivamente no gerenciamento do tempo. Antes de assumir uma tarefa, verifique seu planejador e veja se você ainda tem algum tempo livre. Se for uma tarefa prioritária, comunique-a ao seu supervisor.

Guia para melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo

Várias etapas podem guiá-lo para atingir uma meta ou concluir uma tarefa. Agora que discutimos as etapas necessárias para um gerenciamento eficaz do tempo, vamos passar para uma abordagem mais ampla e prática para utilizar o tempo com eficiência.

• Estabeleça metas alcançáveis.

Isso pode incluir dicas que dizem para você concluir uma tarefa urgente, aprender algumas lições de um novo idioma ou organizar seu armário. Lembre-se de que você só pode atingir seus objetivos quando medir o tempo que levará para concluir uma tarefa.

• Agendar tarefas em seu organizador.

Você pode escolher um planejador de sua escolha. Comece com sua primeira tarefa e atribua tempo a ela. Você pode nem sempre seguir os horários rígidos, mas sempre pode esperar concluir um trabalho em um curto período.

• Priorize as tarefas de acordo com o prazo.

Se a tarefa for baseada em tempo, é vital estar ciente do prazo, sem o qual a conclusão do trabalho pode ser um aborrecimento.

• Concentre-se em uma tarefa em qualquer ponto no tempo.

É essencial saber que a multitarefa não é o forte de todos. Além disso, concentrar-se em uma tarefa de cada vez garante que você dedique cem por cento ao estudo e evite a preguiça.

• Minimize interrupções e fontes de interrupção.

Ao realizar uma tarefa que exija a maior parte de sua atenção, evite usar telefones ou verificar notificações sobre e-mails, mídias sociais e similares. Você também pode eliminar fontes de ruído.

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• Faça pausas curtas entre a conclusão de uma tarefa.

Fazer pausas é uma das principais maneiras de evitar o esgotamento. Tudo bem não ser produtivo e eficiente o tempo todo. Você deve conhecer seu limite e fazer uma pausa se o trabalho o angustiar.

• Revise seu planejador até o final do dia.

Quando você examina seu planejador ou organizador, pode tomar a liberdade de sentir uma sensação de realização. Ao mesmo tempo, ajuda você a cuidar de todas as tarefas que não realizou naquele dia.

• Utilizar o aprendizado por reforço.

Usando esta técnica, você pode recompensar seus esforços no espaço de trabalho ou no espaço pessoal. O aprendizado por reforço garante que você conheça o valor de uma tarefa que beneficie seu tempo e esforço.

Estatísticas de gerenciamento de tempo

Uma pesquisa realizada em 2021 mostra que 18% da população dos EUA possui um sistema de gerenciamento de tempo dedicado chamado TMS. Outros se referem ao timeboxing, Eat That Frog! e à técnica Pomodoro.

12% preferem um diário ou agenda, enquanto 6% usam uma técnica específica que atende às suas melhores necessidades. A maioria das pessoas usa a matriz de Eisenhower, uma técnica de gerenciamento de tempo popular estabelecida. Em termos de realização de auditorias de tempo, 49% das pessoas ficam para trás. No mesmo contexto, 31% realizam auditorias ocasionais, enquanto 20% realizam essas auditorias regularmente.

Algumas distrações comuns que aumentam os problemas de gerenciamento de tempo em um espaço de trabalho profissional são colegas de trabalho tagarelas, reuniões improvisadas, longas horas de mídia social, barulho no escritório e a sensação de emoções avassaladoras no trabalho. Esses motivos contribuem para relatos de 80% dos funcionários sentindo uma sensação de descompromisso no trabalho.

Alguns acabam gastando um total de 30 dias por ano no gerenciamento de e-mail e, posteriormente, perdem o foco em verificar os e-mails regularmente. Pelas mesmas razões, 43% dos funcionários se sentem estressados.

Conclusão

Embora as habilidades de gerenciamento de tempo ensinem os fundamentos cruciais para um espaço de trabalho em crescimento, elas também podem ajudá-lo com soluções para problemas que podem ser um obstáculo significativo para a conclusão de uma tarefa. Manter a calma e manter um conjunto de métodos ou técnicas para resolver um problema é essencial. Ao mesmo tempo, um curso profissional como um Programa Avançado de Gerenciamento Geral da upGrad pode aprimorar ainda mais seu conjunto de habilidades, levando você a aproveitar oportunidades de mercado lucrativas em seu campo relevante!