10 dicas sobre como organizar registros de clientes (2023)

A base de qualquer negócio de sucesso é estrutura, segurança e organização, por isso é importante controlar todos os seus documentos, especialmente organizar registros de clientes.

Manter o controle dos registros do cliente pode ser incômodo ou difícil, mas, em última análise, ajudará você a se tornar mais eficiente e eficaz. No mundo atual de violações de dados e crimes cibernéticos, nunca é demais ser cauteloso.

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Como você faz backup, protege e organiza os arquivos de seus clientes pode levar tempo e ser caro. No entanto, você é o responsável final por garantir que eles sejam manuseados adequadamente e protegidos. Nosso objetivo neste post em destaque é ajudá-lo a escolher suas opções e encontrar soluções acessíveis.

Aqui estão 10 dicas para garantir que você mantenha os registros de seus clientes organizados, protegidos e com backup.

10 dicas sobre como organizar registros de clientes

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1. Backup de arquivos eletrônicos e impressos

Decida se deseja manter arquivos impressos, arquivos eletrônicos ou ambos. Sua decisão deve levar em conta quanto espaço você tem disponível.

Embora o backup eletrônico ocupe muito pouco espaço, os arquivos do cliente precisam ser copiados com frequência em caso de falha do computador ou corrupção de dados. Você pode fazer backup no Backblaze B2 ou outro armazenamento em nuvem para melhorar a segurança dos dados e garantir sua acessibilidade.

Com relação ao backup e organização de arquivos via hardcopy, esses arquivos ocupam muito mais espaço e podem exigir recursos adicionais para mantê-los seguros. No entanto, ter cópias digitais e impressas dos registros do cliente será a melhor opção.

2. Use proteção por senha e computador dedicado

Se você for manter seu sistema de arquivamento em um computador, use a proteção por senha que seu sistema operacional oferece, especialmente se os arquivos contiverem qualquer tipo de informação pessoal.

Se possível, mantenha um computador ou laptop separado para fins comerciais. Laptops pequenos e baratos, sem muitos sinos e assobios, são ótimos como backups dedicados para arquivos de pequenas empresas e outros registros.

3. Use armazenamento seguro de boa qualidade para cópias impressas

Você precisará de uma área segura para arquivos que contenham informações confidenciais? Informações pessoais e confidenciais podem precisar de um armário trancado ou cofre para protegê-las de olhares indiscretos.

Investir em armazenamento com travas de excelente qualidade pode ser bom para o seu negócio a longo prazo. Se você pretende manter arquivos impressos, compre um arquivo. Embora caixas de papelão ou pilhas de pastas em sua mesa sejam uma solução fácil, elas não são viáveis ​​a longo prazo.

Um pequeno arquivo de duas ou três gavetas com trava é barato e apropriado para qualquer empresa que está começando.

4. Use um índice mestre

Um índice mestre é uma maneira conveniente de localizar arquivos, especialmente quando você tem um grande número de clientes. As entradas em seu índice mestre (que pode ser um arquivo de computador ou um simples arquivo de cartão ou Rolodex) devem conter informações não confidenciais para identificar o cliente, como nome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail.

5. Tente usar um sistema de código

Rotular pastas de arquivos e entradas em seu índice mestre com códigos de identificação correspondentes também pode ser útil. Por exemplo, você pode usar o nome do cliente e a data de seu primeiro trabalho com eles em uma combinação alfanumérica.

Por exemplo, se John Smith contratou você pela primeira vez em 22 de março de 2023, seu código para o arquivo dele pode ser JSM-32223. Seus próprios códigos criados pessoalmente terão uma interpretação rápida para você quando precisar ir direto para um arquivo.

6. Usar anotações pode ser útil

Faça anotações em seus arquivos. Fazer anotações pessoais sobre os clientes ajudará você a se lembrar de indivíduos e de suas necessidades mais rapidamente, em vez de folhear muitas páginas de um arquivo inteiro em busca da pequena informação que está procurando.

7. Experimente uma ferramenta online

As ferramentas on-line podem ser úteis para o arquivamento e, com muitos programas agora disponíveis, o backup das informações é feito automaticamente para você. Se você escolher uma ferramenta online, certifique-se de examiná-la primeiro e ver as avaliações.

Pergunte sobre segurança, confidencialidade e confiabilidade em seu círculo de negócios. Se você tiver dúvidas ou encontrar muitas críticas ruins, fique longe e procure uma ferramenta de arquivamento de alta classificação.

Também vale lembrar que os arquivos online não são tão seguros quanto aqueles em seu computador pessoal ou arquivo.

8. Reserve um tempo para se organizar

Tire um tempo para trabalhar em seus arquivos. A menos que você tenha tudo em um computador ou online, seu sistema de arquivamento não vai se organizar automaticamente. Não deixe que a papelada se acumule em sua mesa.

Embora o 'caos organizado' seja divertido em teoria, entrar em uma mesa coberta de pilhas de papel não inspira confiança em um cliente. Não adie a apresentação até que você esteja se afogando na papelada. Apenas alguns minutos no final de cada dia ou meia hora uma vez por semana são suficientes para organizar os arquivos.

9. Destrua Documentos Antigos

Certifique-se de destruir arquivos antigos e extintos; nunca jogue-os inteiros no lixo. Roubar documentos não triturados que contenham informações pessoais é um dos principais métodos de roubo de identidade. Invista em um triturador.

Fragmentadores pequenos e pessoais que destroem discos e materiais mais pesados, bem como papel, são convenientes, baratos e sempre úteis. Algumas lojas de material de escritório oferecem um serviço de trituração para descartar seus documentos confidenciais.

10. Peça ajuda a alguém

Se você acha que não pode lidar com seu arquivamento, pode valer a pena contratar alguém para fazer isso por você.

As empresas que estão apenas começando e funcionando não têm muito dinheiro em caixa, mas você não precisa de alguém na folha de pagamento em tempo integral. Peça a um amigo ou membro da família que tenha experiência com arquivamento para ajudá-lo com um pouco de dinheiro extra.

Dicas sobre como organizar registros de clientes - Resumo

Em resumo, adotar uma abordagem proativa para fazer backup e organizar os registros de seus clientes será uma das medidas de segurança mais importantes que você pode implementar para sua empresa.

É uma preocupação séria em um mundo de hackers com uma intenção maligna de destruir você e seu cliente. Faça o que for preciso para organizar e proteger os registros do cliente e você estará pronto caso o impensável aconteça.

Ser organizado, diminuir a responsabilidade e reduzir o risco é sempre satisfatório para os empresários!