Adicionando tempo à sua agenda como profissional

Este artigo foi gentilmente apoiado por nossos queridos amigos da Trafft, cuja missão é ajudar as pessoas a automatizar a parte de reservas de seus negócios - sejam eles empreendedores individuais ou empresas empresariais. Obrigado!

Muitos de nós – inclusive eu – podemos não perceber como seu tempo é gasto a cada dia. Alguns dos aplicativos agora disponíveis para iPhone ou Android podem ajudar em parte da realização, informando quanto tempo passamos jogando, enviando e-mails ou assistindo ao YouTube em nosso telefone. Isso, no entanto, pode capturar apenas uma fração do seu dia.

Um dos meus vídeos favoritos que eu pessoalmente assisti três ou quatro vezes, é um vídeo de Max Joseph sobre como ler mais. As técnicas descritas neste vídeo podem ser aplicadas a todos os aspectos da vida, apesar de seu foco na leitura de mais livros.

A explicação é que primeiro você precisa entender quantas páginas você consegue ler em cinco minutos. Se você ler 10 páginas neste período, então em uma sessão de trinta minutos você lerá em média 60 páginas, permitindo que você termine até 420 páginas por semana com um período de leitura de meia hora por dia. Isso poderia facilmente ser de 40 a 50 livros por ano!

Esses mesmos princípios podem ser aplicados às nossas tarefas de trabalho. Claro, nossos objetivos de trabalho não são tão linearmente escaláveis ​​quanto a leitura, então precisamos alocar de acordo e definir as expectativas certas. Não posso enfatizar o suficiente que, se formos excessivamente ambiciosos com nossos horários, isso pode causar fadiga e perda de motivação. Acredito em seguir o método Pomodoro, mas o bloco de trinta minutos é muito útil ; não é muito tempo, mas é suficiente para que pelo menos uma tarefa ou subtarefa esteja em andamento.

Na imagem acima, delineei três dias de amostra que podem ou não ser dos meus dias. Cada número acima é a hora do dia da meia-noite às 23h59, enquanto o quadrado representa blocos de trinta minutos. Em meus registros para o dia inteiro, coloco um código de cores para minhas horas de trabalho e terei um diagrama separado especificamente para dividir minhas horas de trabalho.

Você pode ver que no dia de trabalho marquei o azul escuro como 'realizando tarefas', o que representava o design do produto para o meu caso. Em seguida são as reuniões e, por último, está trabalhando em apresentações. O roxo, verde e amarelo representam a mesma chave do dia inteiro para reduzir a confusão.

Esses dois horários semelhantes aos meus podem ser semelhantes ao que você está vivenciando hoje. Os horários são dispersos e desorganizados; esse formato está praticamente preparando você para o fracasso.

Vamos agora dar uma olhada em como nosso dia está sendo gasto no trabalho:

Encontros

Acho que é seguro dizer que todos desprezamos as reuniões, mas elas parecem intermináveis. Em momentos como este, eu realmente aprecio as empresas para as quais trabalhei e que têm a cultura “Poderia ter sido um e-mail ou mensagem no slack”. De certa forma, faz com que as pessoas comecem a pensar se é necessário marcar uma reunião e tomar o tempo das pessoas – e se uma reunião é uma configuração, uma agenda clara precisa ser apresentada antes dos convidados a aceitar. As reuniões são difíceis ao gerenciar uma agenda , a menos que você esteja em uma posição ou empresa que mantenha as reuniões no mínimo.

Revisitaremos as técnicas mais adiante neste artigo sobre como gerenciar reuniões, pode exigir um pouco de sutileza de sua parte no início, mas terá ótimos resultados a longo prazo.

Curiosidade : passei o tempo de meados de março a meados de abril de 2020 para ver quantas reuniões foram adicionadas à minha agenda devido ao COVID-19 e ao trabalho remoto. Embora tenha se estabilizado ao longo do tempo, o início foi horrível. Quase uma semana inteira de tempo durante aquele mês foi dedicada a reuniões, muitas das quais poderiam ter sido por e-mail.

Criando metas

Dê um passo para trás, respire fundo e dê uma olhada em todas as tarefas que você precisa concluir em um nível macro. Vamos dividir categoricamente nossas tarefas, isso pode ser por vários papéis ou nomes de projetos. Quanto à forma como você continua, você pode colocar categorias em duas colunas: uma para pessoal e outra para trabalho . (Pessoalmente, acho que separar os dois bits ajuda a manter a divisão entre vida pessoal e profissional.)

Para meus objetivos de trabalho, tenho os seguintes objetivos:

• Divulgação
• Marketing
• Rede
• Pesquisa de mercado
• Design e desenvolvimento
• Aprendendo
• Tempo aberto

Para minha lista, categorizei apenas minhas tarefas de trabalho e deixarei você concluir as mesmas tarefas pessoais separadamente.

O aprendizado é onde eu posso fazer pequenas sessões online, ou participar de conferências, ler postagens em blogs – qualquer coisa para aprimorar meu conjunto de habilidades. É importante ter essa categoria para ter tempo para desenvolver habilidades. A pior coisa que você pode fazer a si mesmo é ficar estagnado com o tempo.

O tempo aberto permitirá que você substitua qualquer uma das outras categorias ou assuma outras tarefas paralelas. Dependendo da sua agenda, você pode tê-lo espalhado ao longo da semana ou de uma só vez em um dia específico – pessoalmente, tento fazer isso todas as terças e quintas-feiras.

Essa lista será diferente com base em sua função ou modelo de negócios. Se você tem uma equipe, pode haver uma categoria para gerenciamento de equipe ou união de equipe. Semana a semana, as prioridades destes podem mudar e, portanto, a cada semana o tempo alocado precisa ser avaliado e programado de acordo.

Organizando as Tarefas

Agora que definimos nossas categorias — precisamos colocar todas as nossas tarefas e itens de backlog em cada categoria. Para esta parte, eu continuaria usando qualquer ferramenta com a qual você se sinta mais confortável. Pessoalmente, prefiro usar o Microsoft To-Do , pois sincroniza facilmente com o meu calendário. Mas você pode se preparar com qualquer método que funcione melhor para você. Uma vez que as tarefas estejam organizadas, certifique-se de priorizá-las como achar melhor.

Planejando a Semana

No início de cada semana ou na noite anterior, é uma boa ideia planejar quais são suas metas e quais categorias o ajudarão a alcançá-las esta semana. Por exemplo, você pode querer se concentrar inteiramente em marketing, aprendizado e divulgação, então você pode simplesmente adicionar esses blocos ao seu calendário.

Dependendo do seu estilo de trabalho , você pode decidir fazer cada dia, ou dividir seu dia em metades ou quartos. Pessoalmente, prefiro focar meio dia em objetivos específicos, pois duas horas geralmente não são tempo suficiente para fazer algo substancial.

A partir disso, você pode ver agora que nosso dia quando visto no formato de bloco quadrado anterior parece muito mais organizado e planejado no dia a dia.

Espera-se que as reuniões sejam agendadas nos mesmos blocos aos quais estão relacionadas – e tente impor sua agenda o máximo possível. Os horários de abertura estão programados para serem exibidos como Gratuitos, permitindo tarefas ad hoc e reuniões de clientes recebidas durante os blocos que podem surgir. É importante ter esses blocos para permitir alguma flexibilidade, pois não queremos ser muito rígidos .

Eu adiciono as tarefas dentro de cada bloco como detalhes. Isso me permite gerenciar tarefas de vários dias e é muito mais fácil gerenciar dessa maneira. Você pode ver que tenho minhas tarefas categorizadas da mesma maneira à direita - dessa forma, posso me concentrar no que precisa ser feito . Você pode ver que eu subscrevi as subtarefas marcadas no bloco que estão listadas na minha lista de tarefas.

Se você tiver uma reunião para revisar com sua equipe - você pode simplesmente distribuir as reuniões com blocos. O calendário pode começar a parecer caótico durante os horários de pico, mas é um caos organizado.

Tarefas de backup

Às vezes, os projetos falham, as tarefas terminam antes do esperado ou um bloqueio. A utilização desse plano de blocos nos permite pegar tarefas e manter o foco na mesma categoria, em vez de pular para outra categoria e ter que mudar a mentalidade. Basta assumir a próxima tarefa disponível nessa categoria para manter o ritmo.

Dica : Eu não sugeriria reservar um bloco específico com tarefas em excesso, pois isso pode fazer você perder o foco ou sentir que nada está sendo realizado. Em vez disso, adicione duas ou três tarefas gerenciáveis ​​e, quando necessário, adicione mais a um bloco. Se você estiver familiarizado com o planejamento ágil para equipes - pense nisso como seu sprint pessoal e planejamento ágil, naturalmente com o tempo, sua habilidade em estimar as tarefas que você pode concluir em um período de tempo melhorará. Talvez até tenha um período de reflexão muito parecido com um retro com sua equipe ou com você mesmo, se você for um show de um homem só como eu.

Clientes e serviços

Por mais que gostaríamos de ter 100% de controle do nosso calendário, simplesmente não é possível. Muitos fatores, incluindo clientes e membros da equipe, criam conflitos nas agendas. Acabamos de descobrir na seção anterior como gerenciar agendas internamente.

Em muitos casos, queremos criar uma experiência com o cliente em primeiro lugar, mas também não queremos gastar muito tempo criando e gerenciando agendamentos. Com ferramentas como o Trafft, que possuem recursos de software de agendamento de reuniões, podemos configurar facilmente nossos calendários para permitir que os clientes reservem um horário diretamente com você . Claro, a última coisa que queremos é outra ferramenta no galpão para gerenciar, e Trafft fez um trabalho muito inteligente ao automatizar grande parte do processo, incluindo receber pagamentos, gerenciar serviços e faturar clientes.

Configuração de calendário com tráfego

O formato de calendário de blocos que mencionei anteriormente anda de mãos dadas com o Trafft. Você pode ter diferentes tipos de serviços ou priorizar clientes dependendo de diferentes critérios. Com o Trafft, podemos facilmente criar serviços e alocar horários específicos em que esses serviços podem ser reservados - e se o seu calendário estiver conectado, os horários de reserva também bloquearão os horários indisponíveis no seu calendário.

Para meu caso de uso — eu tenho meus serviços divididos em quanto tempo o cliente estima que o projeto será executado. Dependendo da minha carga de trabalho, do tipo de projeto que tenho agora, posso ser obrigado a rejeitar alguns projetos. O Trafft também fornece modelos de e-mail rápidos que posso personalizar e adicionar algumas variáveis ​​para mantê-lo dinâmico.

É uma ótima maneira de ainda capturar leads, mas ainda deixar os clientes saberem da situação. Um recurso que eu realmente gosto é poder atrasar o e-mail - dessa forma, não parece tão automatizado. Posso fazer com que a resposta automática seja enviada algumas horas depois que o cliente preencher o formulário.

Você pode notar acima que existem opções para categorias adicionais - isso permite dividir vários serviços, por exemplo, consulta de projetos ou consultas de novos projetos contra serviços pagos, onde o cliente pode saber exatamente o que deseja (ou já discutiu com você)

Embora eu pessoalmente não cobra pela consulta, a opção está disponível utilizando os métodos de pagamento Stripe e PayPal.

Com equipes

Se sua empresa tiver vários funcionários para assumir um serviço específico, você poderá modificar facilmente o formulário de agendamento para atender às suas necessidades ou fazer um teste A/B para qual maneira funciona melhor para você.

Um dos meus recursos favoritos que muitas vezes falta em muitos softwares de formulário de compromisso é a opção de personalizar a ordem do formulário. O padrão é selecionar o funcionário preferencial e depois selecionar os serviços disponíveis desse funcionário.

Nos meus serviços, faz mais sentido deixar o novo cliente selecionar sua data e hora preferidas:

Se você tiver a sorte de ter um gerente de escritório para gerenciar compromissos por telefone (ou fizer isso sozinho), a criação de um compromisso pode ser feita facilmente através do portal do funcionário e atribuir funcionários com base na hora e data especificadas.

Faturamento

Com as marcações de consultas, você pode até definir preços diferentes dependendo do funcionário e da antiguidade. Para projetos pequenos, o preço de um serviço pode ser diferente, mas também exigir alguém de menor antiguidade – portanto, a fatura e o serviço contratado podem ter um preço diferente para o cliente, conforme mostrado.

Como seria de esperar, com o Trafft, a fatura pode ser facilmente personalizada com o logotipo e as cores da sua marca. Você pode arrastar e soltar seu logotipo e escolher entre oito cores de estilo.

Objetivos e KPIs

O último e principal recurso que realmente permite que o Trafft se destaque do resto é o próximo recurso para rastrear KPIs e metas. Entender quanto tempo e receita um funcionário incorreu devido a serviços específicos é uma ótima maneira de promover o crescimento dentro de sua empresa , seja concentrando-se em serviços menos utilizados pelo funcionário ou melhorando e expandindo os já excelentes serviços que eles fornecem à sua empresa.

Conclusão

Como estamos todos apressados, especialmente nestes tempos - eu realmente queria encontrar e apresentar um método e algum produto complementar que aprimorasse nosso fluxo de trabalho sem aumentá-lo. Acreditar firmemente que os produtos devem funcionar para você e não vice-versa reduziu as perspectivas de Trafft para mim pessoalmente. Se você tiver feedback ou outras técnicas de software e gerenciamento de tempo, adoraria ouvir sobre isso!