As ferramentas que você precisa para manter sua equipe de design remota unida

O Coronavírus mudou as condições de trabalho do seu escritório? Sua equipe de design agora está trabalhando remotamente?

Você pode estar lutando para manter sua equipe unida, devido à diminuição da produtividade ou comunicação. Infelizmente, quando as pessoas trabalham em casa, a procrastinação pode se tornar o novo normal; os padrões de trabalho podem diminuir e você também pode notar menos (ou nenhuma) comunicação ou respostas atrasadas.

Como trabalhar remotamente pode afetar sua equipe de design, talvez você queira implementar ferramentas para manter seus funcionários trabalhando de forma eficaz. Vamos falar sobre várias opções para ajudar a atender a essa necessidade. Continue lendo para obter mais informações!

Bate-papos de equipe

Uma das maneiras mais fáceis de manter sua equipe em comunicação é optando por usar aplicativos de bate-papo em equipe. Esses aplicativos permitem que sua equipe crie um ambiente semelhante ao de um escritório por meio de um software semelhante ao de mensagens instantâneas.

Cada um dos aplicativos disponíveis tem várias opções para enviar mensagens aos membros de sua equipe, mas normalmente inclui a capacidade de abordar toda a equipe e a disponibilidade de mensagens diretas. Geralmente, você poderá criar canais ou conversas com membros selecionados da equipe ou sobre tópicos específicos.

Além de manter todos em comunicação, você descobrirá que esses aplicativos facilitam a colaboração no trabalho, o brainstorming de ideias e a atualização sobre projetos em andamento. Cada membro da equipe pode definir suas notificações com base em onde mora - se estiver em todo o mundo, verá as mensagens durante o horário normal de trabalho.

Os aplicativos de bate-papo da equipe permitem que você construa uma cultura da empresa, mantendo os membros de sua equipe envolvidos (mesmo que a conversa não seja sobre trabalho). .

Com o uso regular de aplicativos de comunicação, você notará que os funcionários têm um maior senso de responsabilidade, melhor envolvimento e a capacidade de acompanhar minuciosamente qualquer problema. Você pode optar por sediar concursos, entrevistas interativas com funcionários ou exercícios de formação de equipe.

Mesmo que partes de sua equipe nunca tenham se conhecido pessoalmente, elas sentirão uma nova sensação de conexão com outros funcionários e gerentes. Esse é um grande benefício para equipes que são principalmente remotas e ajudará a reduzir a rotatividade de funcionários.

Armazenamento na núvem

Seja trabalhando em casa ou em um escritório, você precisa de uma maneira conveniente de armazenar seus documentos. Em muitas configurações normais de escritório, você armazenará documentos em um servidor de rede que só pode ser acessado enquanto estiver no escritório.

Muitos escritórios estão migrando para opções de armazenamento em nuvem para que os funcionários possam trabalhar de onde quiserem e ainda acessar os arquivos da empresa. Se você optar por usar o Google Drive, Dropbox, OneDrive ou outro serviço, provavelmente ficará satisfeito com a produtividade nova e aprimorada de sua equipe.

Para escolher o serviço que melhor atende às necessidades da sua empresa, você precisará verificar os preços, os recursos oferecidos e se o suporte está disponível ou não (e por qual custo). Alguns serviços oferecem armazenamento gratuito para indivíduos e empresas menores, mas você geralmente descobrem que os serviços de armazenamento em nuvem dimensionam seus planos com base no tamanho da sua organização.

No geral, você notará que há muitos benefícios do armazenamento em nuvem, incluindo o fato de ser econômico, facilmente acessível de qualquer lugar com internet, seguro e escalável. Ele também funciona bem para projetos que precisam de colaboração com vários membros da equipe ou departamentos, dando a várias pessoas acesso ao mesmo documento de uma só vez e visualizando as alterações em tempo real.

Integrações de software

Dependendo do tipo de programa que você optar por usar para as necessidades de armazenamento e bate-papo de sua equipe, você poderá otimizar seu desempenho com integrações de software. Essas integrações permitem que vários aplicativos e programas sejam executados e funcionem juntos - em vez de programas distintos e individuais.

O Microsoft Team Integrations é um dos softwares de integração mais conhecidos disponíveis. Este software permite que você e sua equipe vinculem cada um de seus aplicativos entre si para passar de programa a programa sem problemas, tendo todos os dados facilmente acessíveis.

Você descobrirá que qualquer tipo de integração de software funcionará melhor com armazenamento em nuvem; no entanto, o armazenamento de servidor tradicional também pode funcionar. O tipo de integração de software que você escolher deve ser otimizado para todos os seus aplicativos e programas. Por exemplo, se você usar o Slack para comunicação em equipe, o Trello como quadro branco e o Google Drive como armazenamento, precisará encontrar um software de integração destinado a ser usado com esses programas.

Embora cada um de seus programas possa ser executado facilmente por conta própria, você descobrirá que o software de integração aumenta a produtividade melhorando ainda mais a comunicação sobre projetos específicos; você também notará que os dados são compartilhados em um ritmo mais rápido e muito mais fácil por meio de software de integração do que por meio de programas independentes.

Quadros brancos para colaboração

Muito semelhante a um quadro branco em um escritório, um quadro branco virtual permite que os membros da equipe vejam projetos em andamento e colaborem em tempo real. Em vez de ter reuniões regulares para trabalhar em vários planos, você pode ver facilmente o progresso de cada fase do projeto, permitindo que todos os membros da equipe apresentem ideias quando necessário.

Os aplicativos de quadro branco permitem que você publique documentos do seu software de armazenamento em nuvem, podem ser integrados aos aplicativos de bate-papo da equipe e permitirão que cada membro da equipe veja exatamente quais tarefas são atribuídas a eles. Esses aplicativos também permitem que os clientes vejam o andamento de seus projetos específicos, dando-lhes a capacidade de corrigir quaisquer falhas antes da apresentação final.

Invariavelmente, algumas pessoas terão preferência por um programa de quadro branco ou outro - a melhor maneira de escolher o software de quadro branco de sua empresa é comparar quais opções funcionam com o software que já está em uso. Optar por um aplicativo de quadro branco apenas porque é barato fará com que você sinta que é um serviço inútil, desperdiçando dinheiro, tempo e esforço.

Qualquer programa de quadro branco que você escolher usar precisa ser fácil de usar para que a integração seja fácil e sua equipe queira usar o software. Esses aplicativos são ótimos para grandes ideias que exigem muito espaço e devem ter a capacidade de anexar facilmente os arquivos necessários. Você pode escolher o aplicativo que funciona melhor para sua equipe - seja para apresentação ou brainstorming.

Certifique-se de verificar novamente a compatibilidade do seu quadro branco preferido - alguns podem funcionar melhor com computadores que rodam na Microsoft, outros podem funcionar melhor com o Apple iOS. Certos aplicativos de quadro branco funcionam bem ao usar qualquer um desses sistemas operacionais e também podem ser facilmente usados ​​com o Chrome OS.

Decidindo se o trabalho remoto deve ser o novo “normal”

Ao optar por usar um aplicativo de bate-papo em equipe, armazenamento em nuvem, integrações de software, você começará a perceber que trabalhar remotamente pode parecer normal e que muitas pessoas até preferem. Os membros da equipe ainda podem ter dificuldades para trabalhar remotamente; muitas vezes isso se deve à falta de supervisão e à sensação de 'sem supervisão'.

Se você achar que isso continua sendo um problema, considere encontrar outros aplicativos de produtividade que permitam rastrear horários de trabalho, listas de tarefas ou até mesmo automatizar partes do seu departamento. Embora trabalhar remotamente possa ser um grande ajuste no início, você e sua equipe acabarão aproveitando a liberdade que isso traz!