Dicas para fazer inscrições de eventos em seu site

O registro de eventos online tornou-se um recurso cada vez mais popular. Ele oferece um alto nível de conveniência para usuários e proprietários de sites. E esse tipo de funcionalidade está disponível para praticamente qualquer pessoa com um site.

Se você é um web designer, é provável que as solicitações de clientes para recursos de registro de eventos tenham aumentado nos últimos anos. As organizações já estavam abandonando os métodos tradicionais – e uma pandemia global só serviu para acelerar a tendência.

E há uma infinidade de opções para implementação. De plugins WordPress de nicho a serviços de eventos de terceiros, muitos provedores preencheram esse espaço. Há algo para cada necessidade e orçamento.

Ainda assim, nem todo método vai atender às suas necessidades. Por isso é importante mapear todo o processo – desde o registro do usuário e o tratamento dos dados, até o que acontece após o evento.

Por isso, antes de começar a fazer inscrições para eventos online, leia nossas dicas para escolher a ferramenta certa.

O tipo e a frequência de seus eventos

Uma coisa que você descobrirá ao trabalhar com clientes é que não há dois iguais. Isto é particularmente verdade quando se fala de eventos. Cada organização tem preferências e políticas exclusivas.

Portanto, você vai querer fazer muitas perguntas. Descubra como são os eventos para eles. Por exemplo, tente determinar:

• O número de eventos realizados por ano;
• Tipo de eventos (virtuais ou presenciais);
• Quantos participantes são esperados para cada evento;
• Onde os eventos acontecem (locais físicos ou plataformas de reuniões online);
• Quais custos os inscritos pagarão;

O tipo e a frequência dos eventos desempenham um papel vital. Considere um cliente que hospeda uma única conferência anual. Suas necessidades podem ser bem diferentes de alguém que realiza encontros mensais.

Clientes com vários eventos podem se beneficiar de um sistema de registro vinculado a um calendário. Isso permitiria aos usuários navegar pelos eventos em ordem cronológica. E a exibição de eventos futuros pode se tornar parte integrante e fácil de implementar da página inicial do site.

Eventos presenciais e virtuais tendem a ter algumas diferenças importantes também. Usar uma plataforma de reunião remota como o Zoom significa distribuir um link para os inscritos. Mas não seria legal usar um sistema de registro que se conectasse diretamente com a plataforma? Isso adicionaria uma camada de conveniência para usuários e administradores de sites.

Os eventos que ocorrem pessoalmente devem incluir o máximo de informações possível sobre o local. O endereço da instalação, número de telefone e URL do site vêm à mente. Pontos de bônus para sistemas que incluem um mapa e link para instruções de direção ou outros modos de transporte.

Pense na coleta de dados do usuário

É uma aposta segura que a maioria dos sistemas de registro de eventos coletará informações básicas de contato (nome, endereço de e-mail). E dados como endereços de correspondência e números de telefone serão necessários para compatibilidade com gateways de pagamento online.

Mas as necessidades de dados podem ir muito além desses fundamentos. Dependendo da organização, qualquer um dos seguintes pode ser necessário:

• ID de membro;
• Preferências alimentares;
• Necessidades de acessibilidade;
• Tamanho da camiseta;
• Nome da empresa/organização;
• Escolhas da sessão da conferência;
• Optar por receber e-mails ou materiais impressos;
• Uploads de fotos ou outros documentos;

E esses exemplos apenas arranham a superfície do que é possível. Não há limites rígidos sobre quais tipos de dados podem ser coletados.

Assim, você deve garantir que o aplicativo de registro de eventos possa atender a essas necessidades. Algumas ferramentas fornecem uma seleção de campos de formulário que podem ser personalizados. A capacidade de definir campos obrigatórios também é útil.

A forma como você acessa os dados coletados também é importante. Idealmente, haverá uma interface do usuário baseada na web para visualizar os registros. As opções para exportar e compartilhar esses dados em vários formatos adicionam ainda mais flexibilidade.

Por fim, pense em como os dados de registro podem se relacionar com os serviços que você já está usando. O opt-in de e-mail mencionado acima, por exemplo, pode se conectar a um provedor como o Mailchimp. Esse pouco de automação tornará a manutenção muito mais fácil.

Comunicação antes e depois do evento

Manter contato com os inscritos antes e depois de um evento é crucial. É uma maneira de fornecer as informações mais recentes, juntamente com lembretes úteis. Além disso, incentiva o feedback do usuário durante todo o processo.

Novamente, qualquer funcionalidade vinculada às suas ferramentas de comunicação existentes pode simplificar essa tarefa. No mínimo, uma opção para direcionar os inscritos de um evento específico será suficiente.

Vale ressaltar também que a comunicação vai além do envio de um e-mail. Seu site também pode servir como um hub importante. Ele pode hospedar informações do evento e permitir que os inscritos façam alterações em suas reservas.

Nem todos os aplicativos de eventos são adequados para esse tipo de uso. No entanto, você pode empregar um carrinho de compras ou um plug-in de associação para preencher as lacunas.

Essa é uma vantagem de usar o WordPress ou um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) semelhante. É fácil adicionar funcionalidades relacionadas que aprimoram o registro de eventos. Os usuários têm o poder de fazer mais, enquanto os proprietários do site têm mais opções para gerenciar eventos e inscritos.

Escolha a plataforma certa de registro de eventos online

Ao aceitar inscrições de eventos online, o objetivo é implementar um processo fácil e intuitivo para os usuários. Por outro lado, também precisa estar em conformidade com as necessidades dos clientes. Deve oferecer flexibilidade na coleta de dados e administração de registros.

Talvez o maior obstáculo para conseguir isso seja escolher a plataforma certa. Com tantas opções, pode ser difícil reduzi-las.

Tudo começa com a compreensão das necessidades do projeto, no entanto. Depois de conhecer o tipo e a frequência dos eventos, juntamente com os requisitos de dados e comunicação, você terá uma visão mais clara de como as coisas devem funcionar. A partir daí, você poderá determinar qual plataforma faz mais sentido.

E a experiência que você ganhará é valiosa. Será de grande ajuda enquanto você trabalha em projetos semelhantes no futuro.