Como lidar com Scope Creep em Web Design

Você já dedicou seu tempo e energia a um projeto apenas para descobrir suas responsabilidades crescendo muito além dos requisitos iniciais? “Não foi para isso que me inscrevi”, você pensa consigo mesmo. “Se eu soubesse no que estava me metendo.”

Você experimentou o aumento de escopo e, se você se deparar com isso em sua vida pessoal ou profissional, todos nós somos vítimas disso em um momento ou outro.

Quando deixado sem supervisão, o aumento de escopo no web design, como em qualquer negócio, causa estresse e custa tempo e dinheiro. A solução? Aprenda a identificar e atender imediatamente a possíveis situações de desvio de escopo. Você melhorará a comunicação com os clientes, manterá seus projetos de web design nos trilhos e também poderá transformar um possível problema de gerenciamento de projetos em uma nova oportunidade de negócios.

O que é Scope Creep?

Scope creep é um termo de gerenciamento de projetos aplicável a praticamente qualquer empreendimento no trabalho ou na vida. Resulta quando a magnitude de um projeto excede ou ultrapassa os limites de suas metas e objetivos originais. Ele tem alguns aliases, incluindo fluência de missão e fluência de requisitos.

Características do Scope Creep em Web Design

A fluência do escopo assume muitas aparências diferentes, dependendo da natureza de seus negócios e projetos. Para web designers, os clientes geralmente desejam adicionar recursos adicionais à solicitação original à medida que aprendem sobre eles com colegas ou quando visitam outros sites. Algumas das formas comuns de fluência de escopo incluem:

• Imagens frescas em cada visita ao site
• Apresentações de slides de imagens ilimitadas
• Contadores de páginas
• Cópia e conteúdo da Web
• Páginas Adicionais
• Serviços de blog
• Configuração e gerenciamento de contas de mídia social
• Atualizações periódicas
• serviços de SEO

Essas são coisas que muitos clientes podem supor que estão incluídas no design ou no redesenho de um site. Embora esses recursos e serviços certamente possam ser oferecidos aos seus clientes, tenha muito cuidado ao adicioná-los casualmente à medida que o projeto avança.

Em vez disso, identifique cada um nas primeiras discussões com seus clientes. Se eles quiserem que esses serviços sejam incluídos, adicione-os ao seu contrato ou acordo de projeto.

Seja muito específico; se você oferece atualizações periódicas do site, com que frequência é “periódica”? Mais importante ainda, liste-os como itens individuais na cotação e cobrá-los.

Causas

Embora a fluência de escopo possa aparecer de várias formas de acordo com o negócio e o projeto, essas três causas de fluência de escopo são comuns a todos os negócios e indústrias, incluindo web design.

1. Má comunicação entre designer e cliente . Um cliente pode não ser capaz de lhe dizer claramente o que quer porque simplesmente não entende o que você pode fazer por ele. Use perguntas de sondagem para determinar as prioridades e metas do site, qual é o orçamento e quando eles querem que ele seja concluído. Ajude-os a descobrir mostrando a eles seu portfólio (ou pelo menos alguns outros sites que você criou), fornecendo a eles uma variedade de taxas e dando a eles uma ideia de quanto tempo um design de site simples ou mais elaborado levaria para ser concluído .
2. Falta de organização durante a conclusão do projeto . O aumento do escopo pode ampliar um projeto de web design desorganizado, pois consome tempo e recursos adicionais. Saber exatamente o que deve ser concluído, por quem e quando mantém designers e clientes no caminho certo.
3. Falta de um contrato ou acordo detalhado . Se nada foi identificado e acordado em um contrato ou acordo por escrito, é muito mais fácil para o seu cliente inserir alguns requisitos extras do projeto. É muito mais fácil para você comunicar as taxas de trabalho extra se você puder apontar que o trabalho está fora dos resultados acordados.

Impacto do Scope Creep em Projetos de Web Design

A fluência do escopo tem muitos resultados negativos. Um aumento da carga de trabalho pode levar ao estresse para a equipe de projeto e uma diminuição na qualidade do trabalho.

O trabalho adicional o afasta do trabalho para outros clientes ou o força a pagar salários a um subcontratado para concluir as tarefas extras. Em alguns casos, significa voltar para fazer alterações no trabalho já concluído.

A menos que seja abordado pelo projetista, o aumento do escopo significa gastar mais tempo fazendo mais trabalho, mas não ganhando mais dinheiro, reduzindo assim os lucros.

Também é mais difícil cumprir os prazos do projeto, e o estresse adicional pode levar a relacionamentos tensos com os clientes e entre os membros da equipe de desenvolvimento e design. Na pior das hipóteses, a fluência do escopo resulta em incompletude e falha do projeto.

Como evitar fluência do escopo

Comunicação clara, organização e planejamento em cada fase do projeto podem reduzir bastante o impacto negativo do aumento do escopo em seu próximo projeto de web design.

• Defina expectativas claras com seu cliente antes mesmo de o projeto começar. As expectativas de entregas, prazos e arranjos financeiros devem ser claramente definidos antes de iniciar o trabalho.
• Obtenha-o por escrito em um contrato formal ou acordo de projeto. Inclua o máximo de detalhes possível aqui. Os itens podem incluir design, desenvolvimento, número de páginas, número de revisões e qualquer cópia da web ou trabalho de design gráfico.
• Identifique e concorde com uma data de conclusão específica para o projeto. Isso é fundamental, pois você pode consultá-lo se seu cliente quiser adicionar mais ao projeto, principalmente se estiver com um cronograma apertado e anunciar a data de lançamento de um novo negócio ou site redesenhado.
• Definir, atribuir e programar entregas. Use um gráfico PERT ou estrutura de divisão de trabalho. A Marinha dos Estados Unidos originalmente criou gráficos PERT na década de 1950 para lidar com a organização de projetos de grande escala. Um formato de gráfico WBS fornece uma visão geral de alto nível das tarefas e entregas do projeto. Eles são úteis na criação de representações visuais do seu projeto de web design e ajudam a identificar cada tarefa para conclusão.
• Defina uma permissão de deslocamento do escopo. Planeje alguns extras para entrar em seu projeto e permita-os em seu orçamento e cronograma. No entanto, preste muita atenção, pois geralmente é uma coleção de pequenas solicitações de clientes de web design que podem resultar em uma experiência dolorosa de deslocamento de escopo.

Deslocamento de escopo ou oportunidade de negócios?

A fluência do escopo nem sempre é uma coisa ruim. Expandir o escopo de um projeto significa mais trabalho, mas também pode significar mais uma oportunidade de negócios. Novamente, comunique-se claramente com seu cliente. Informe-os se você pode atender às solicitações deles e como cumpri-los afetará o orçamento e o prazo do projeto.

Diga algo como “Parece interessante. Eu adoraria ajudar. Agora, se você puder me dar mais alguns detalhes, ficarei feliz em elaborar um orçamento e cronograma revisados. ”

Não se esqueça de levar em consideração o efeito que este novo trabalho terá em seus outros clientes e projetos, principalmente se você for uma pequena loja de design.

Reserve algum tempo para avaliar seu último projeto de design. Seu cliente teve solicitações que você simplesmente preencheu como parte do contrato original?

Em caso afirmativo, que efeito isso teve no prazo do projeto e no seu lucro? Assim que você se familiarizar com a identificação de cenários típicos de desvio de escopo, ficará mais fácil gerenciá-los, transformá-los em oportunidades de negócios ou evitá-los completamente.

Você também pode querer verificar alguns outros motivos pelos quais os projetos falham.